10, si & pi, kartika khairunisa, hapzi ali, siklus pengeluaran, pembelian dan pembayaran kas, sistem informasi siklus pengeluaran, universitas mercu buana, 2018

1. Siklus Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas, Sistem informasi
siklus Pengeluaran
Kartika Khairunisa
55518110035
Dosen Pengampu :
Prof. Dr. Ir, Hapzi Ali, MM, CMA
Magister Akuntansi
Universitas Mercu Buana
Jakarta
2018
Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran merupakan kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data
terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk mempermudah pertukaran kas
dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan
khusus yang terkandung didalamnya meliputi :
1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan
2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang
tersebut adalah valid dan benar
3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah
valid dan benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat
6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok
yang tepat di dalam buku besar utang usaha
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran
yang sudah diotorisasi
8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang
berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh
Fungsi dari siklus pengeluaran antara lain:
1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
2. Menempatkan pesanan, menerima dan menyimpan barang
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
4. Menyiapkan pengeluaran kas
5. Mengelola utang usaha
6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan
Tiga aktivitas dalam siklus pengeluaran :
1. memesan barang, perlengkapan dan jasa

2. Pembelian (memesan) barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan
dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang,
meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang
dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen
diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari
manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke
departemen pembelian barang untuk dipesankan.
Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga
merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan
pemesanan barang ke supplie
2. menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa
Penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan
dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan
barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas
barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase
Order.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan
tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang
dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah
pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan
kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan
adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.
Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk
mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal
mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini,
hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh
diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan
pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah
diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.
3. membayar barang, perlengkapan dan jasa
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase
Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan
sedah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk
memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini
merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah
yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai
dengan kenyataannya.
Sistem pembelian
Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi:
a. bagian pembelian yaitu yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual
dan menginputnya ke komputer.
b. bagian hutang yaitu yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan
berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang
kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.
c. bagian gudang yaitu yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan
dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah
diterima, sehingga siap menerima tagihan

3. d. bagian hutang yaitu yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan
dari pemasok.
e. bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang
kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat
memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas
pembayaran.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :
1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan
pesanan barang atau jasa.
2. Penawaran Barang (Qutation)
Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar,
menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat,
dan lain sebagainya.
3. Pemesanan Barang (Purchase Order)
Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain
atas barang atau jasa yang hendak dibeli.
4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)
Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order,
kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas
5. Faktur Penjualan (Invoice)
Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga
termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang
relevan.
Sistem Pengeluaran Kas
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh
pembelian.
Tujuan sistem pembelian adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah
menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem
tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan
penghasilan bunga yang dapat dihasilkan dari dana tersebut. Jika kewajiban
dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat
mengacaukan kredibilitasnya sendiri.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas adalah:
a. Bukti kas keluar. Tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang
tunai, seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran hutang
atau pengeluaran-pengeluaran lainnya.
b. Cek. Salah satu sarana yang digunakan untuk menarik atau mengambil uang di
rekening giro.
c. Permintaan cek.

4. Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan
informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut
ini :
a. Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan
dipesan.
b. Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
c. Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
d. Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
e. Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum
diselesaikan.
Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan
kinerja berikut ini:
a. Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
b. Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
c. Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke
produksi.
d. Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.
Implementasi Sistem Informasi Siklus Pengeluaran, Pembelian dan
Pembayaran Kas pada PT ABC.
1. Memesan barang, perlengkapan dan jasa
Proses yang dilakukan pada tahap ini adalah proses pembuatan purchase
request, proses pemilihan supplier serta proses pembuatan purchase order yang
akan dikirimkan kepada supplier terpilih untuk melakukan pemesanan
pengadaan. Untuk meminimalisir risiko pada tahap ini, PT ABC melakukan
berbagai pengendalian, seperti memiliki fungsi tersentralisasi dalam proses
pengadaan untuk meminimalisir pemesanan barang yang tidak dibutuhkan dan
melakukan stock opname untuk mendapatkan pencatatan yang akurat.
2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa
Proses yang dilakukan pada tahap ini adalah inspeksi penerimaan barang dan
pembuatan good receipt pada pengadaan jasa. Tujuan pengendalian pada tahap
ini telah tercapai karena bagian penerimaan barang akan melakukan inspeksi
memastikan barang yang datang sesuai dan dalam keadaan yang baik dengan
yang dipesan, dilakukan otorisasi dan verifikasi sebelum dan sesudah
dilakukannya pengadaan jasa. PT ABC telah melakukan berbagai pengendalian
untuk meminimalisir risiko, seperti inspeksi dilakukan oleh user, supplier, dan
staf bidang penerimaan barang serta konsultan independen khusus untuk
barang curah dan para inspector harus melakukan verifikasi dan
menandatangani form inspection report.
3. Approving supplier invoice.
Pada tahap ini yang dilakukan adalah verifikasi dokumen penagihan hutang dan
supplier berserta dokumen pendukungnya, proses entry invoice pada sistem SAP
modul FI, dan proses posting akun hutang ke jurnal umum. Tujuan pengendalian
ini adalah untuk memastikan seluruh transaksi pembelian secara kredit dan
pengeluaran di posting ke akun supplier yang sesuai tidak tercapai.
4. Cash disbursement
Pada tahap ini, bidang kas dan bank akan melakukan verifikasi terhadap
disbursement voucher berserta dokumen pendukung, menyortir tanggal jatuh

5. tempo tagihan supplier, mengelengkapi form aplikasi setoran bank, melakukan
proses outgoing payment pada sistem SAP modul FI yang akan membentuk
jurnal pembayaran serta melakukan rekonsiliasi untuk menyesuaikan
pencatatan perusahaan dengan rekening koran.
Daftar Pustaka:
Achmad Fachrul Rifa'i.
2018. https://www.academia.edu/12377258/SIKLUS_PENGELUARAN_PEMBELI
AN_and_PENGELUARAN_KAS_. (26 November 2018, jam 09.49)
AhsanulHaqJalil. 2018. https://www.scribd.com/document/324730230/Materi-
4-Siklus-Pengeluaran-Prosedur-Pembelian-Dan-Pengeluaran-Kas. (26 November
2018, jam 09.28)
Anwarsaya. 2013. http://anwarsaya.blogspot.com/2013/10/siklus-
pengeluaran-sistem-informasi.html. (26 November 2018, jam 10.00)
Christinapandu. 2011. http://christinapandu.blogspot.com/2011/11/siklus-
pengeluaran-pembelian-dan.html. (26 November 2018, jam 09.55)
Iamrul rulchan. 2015. http://iamreiken-
hirameki2gind.blogspot.com/2015/01/aplikasi-siklus-pengeluaran-sia.html. (26
November 2018, jam 10.55)
James A. Hall. 2008. Sistem Informasi Akuntansi edisi 5. Jakarta: Salemba Empat.
Muliasari, Anggie Nathasa. 2012. http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/20305651-S-
Anggie%20Nathasa.pdf. (26 November 2018, jam 12.00)