مهارات الكتابة الادارية

1. ‫االتصال‬‫االدارة‬ ‫في‬ ‫وأثره‬
‫األول‬ ‫الفصل‬

2. ‫اإلتصاالت‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫االدارة‬
80% ‫المدير‬ ‫وقت‬ ‫من‬

3. ‫خاصة‬ ‫خارجية‬ ‫اتصاالت‬
‫بالعمل‬
20%
‫و‬ ‫بالمرؤوسين‬ ‫اتصاالت‬
‫المنفذين‬
30%
‫االداري‬ ‫بالمستوى‬ ‫اتصاالت‬
‫االعلى‬
40%
‫فنية‬ ‫اعمال‬ ‫اداء‬
10%
‫االتصال‬ ‫نوع‬

4. ‫؟‬ ‫اإلتصال‬ ‫ماهو‬

5. ‫:اإلتصال‬
• ‫تبادل‬ ‫الى‬ ‫يؤدي‬ ‫سلوك‬ ‫اي‬
‫المعنى‬
• ‫التي‬ ‫المعلومات‬ ‫وتبادل‬ ‫نقل‬
،‫الفكر‬ ‫يتوحد‬ ‫اساسها‬ ‫على‬
‫وتتخذ‬ ‫المفاهيم‬ ‫وتتفق‬
‫القرارات‬
• ‫او‬ ‫االفكار‬ ‫او‬ ‫الحقائق‬ ‫تبادل‬
‫خالل‬ ‫من‬ ‫المشاعر‬ ‫او‬ ‫اآلراء‬
‫واالستقبال‬ ‫االرسال‬ ‫عمليات‬

6. ‫االتصال‬ ‫عناصر‬ :
‫المرسل‬
‫المرسل‬
‫اليه‬ ‫قناة‬‫اتصال‬
‫رسالة‬

7. ‫اهمية‬ ‫ما‬
‫؟‬ ‫اإلتصال‬

8. ‫االتصال‬ ‫أهمية‬:
• ‫لتوجيه‬ ‫رئيسة‬ ‫وسيلة‬
‫تجاه‬ ‫االفراد‬ ‫سلوك‬
‫المرغوبة‬ ‫االهداف‬
• ‫البيانات‬ ‫يوفر‬
‫الى‬ ‫وينقلها‬ ‫والمعلومات‬
‫القرار‬ ‫اتخاذ‬ ‫مركز‬
• ‫االفكار‬ ‫بين‬ ‫يقرب‬
‫للعاملين‬ ‫والمفاهيم‬
‫العمل‬ ‫أنماط‬ ‫ويوحد‬

9. • ‫القرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫مراكز‬ ‫الى‬ ‫العاملين‬ ‫افكار‬ ‫ينقل‬
• ‫وفريق‬ ‫والقرارات‬ ‫واألهداف‬ ‫السياسات‬ ‫وضع‬ ‫مراكز‬ ‫بين‬ ‫يربط‬
‫.العمل‬
• ‫المحيطة‬ ‫أوالبيئة‬ ‫السوق‬ ‫في‬ ‫واستمرراها‬ ‫بقاءالمنظمة‬.

10. ‫للعاملين‬ ‫بالنسبة‬ ‫االتصال‬ ‫أهمية‬
‫الدافع‬
‫القدرة‬
‫مستوى‬
‫اآلداء‬
‫مستوى‬‫أداء‬‫الفرد‬ = ‫*القدرة‬ ‫الدافع‬

11. ‫أهمية‬‫بالنسبة‬ ‫االتصال‬‫لإلدارة‬
‫النتائج‬ ‫االهداف‬
- ‫االتصال‬‫الفعال‬‫يؤدي‬‫الى‬‫انجاز‬
‫أفضل‬‫للعمل‬‫مع‬‫وجود‬‫رضا‬
‫وظيفي‬
-‫االمداد‬‫بالمعلومات‬‫وفهمها‬‫وتبادلها‬
‫كأمر‬‫ضروري‬‫لجهود‬‫فريق‬‫العمل‬
-‫تنبيه‬‫االتجاهات‬‫الذهنية‬‫والمعنوي‬‫ة‬
‫الالزمة‬‫للدافعية‬‫والتعاون‬‫والرضا‬
‫الوظيفي‬

12. ‫نماذج‬
‫االتصال‬

13. – ‫النموذج‬ ‫خطوات‬:
– 1-‫المرسل‬ ‫لدى‬ ‫الفكرة‬ ‫تكوين‬
– 2-‫رموز‬ ‫الى‬ ‫الفكرة‬ ‫تحويل‬
– 3-‫اتصال‬ ‫قناة‬ ‫خالل‬ ‫الرسالة‬ ‫نقل‬
– 4-‫الرسالة‬ ‫تسلم‬
– 5-‫اخرى‬ ‫مرة‬ ‫رسالة‬ ‫الى‬ ‫وتحويلها‬ ‫الرموز‬ ‫تفسير‬
– 6-‫ما‬ ‫تصرف‬ ‫أو‬ ‫بعمل‬ ‫القيام‬(‫السلوك‬)
– ‫امثلة‬:‫المكتوب‬ ‫التقارير‬ ، ‫االلكتروني‬ ‫البريد‬ ، ‫البريدية‬ ‫الرسائل‬‫ة‬
‫المرسل‬
‫جهاز‬
‫االرسال‬
‫قنوات‬
‫االتصال‬
‫جهاز‬
‫االستقب‬‫ال‬
‫المستقب‬‫ل‬
‫تشويش‬
‫النموذج‬‫لعملية‬ ‫البسيط‬‫االتصال‬

14. ‫المزدوج‬ ‫االتصال‬ ‫نموذج‬
– ‫النموذج‬ ‫خطوات‬:
– 1-‫الرسالة‬ ‫وتقديم‬ ‫الحديث‬ ‫بدء‬ ‫قبل‬ ‫المرسل‬ ‫جانب‬ ‫من‬ ‫التفكير‬
– 2-‫رسالة‬ ‫في‬ ‫الفكرة‬ ‫تنظيم‬
– 3-‫الرسالة‬ ‫او‬ ‫الرموز‬ ‫نقل‬(‫القناة‬)
– 4-‫المستقبل‬ ‫من‬ ‫الرسالة‬ ‫او‬ ‫الرموز‬ ‫استقبال‬
– 5-‫الرموز‬ ‫فك‬
– 6-‫االستجابة‬ ‫دور‬ ‫ياتي‬ ‫الرموز‬ ‫المستقبل‬ ‫تفهم‬ ‫اذا‬
– 7- ‫عملية‬‫من‬ ‫للتاكد‬ ‫فعل‬ ‫ردود‬ ‫على‬ ‫الحصول‬ ‫المرسل‬ ‫لمحاولة‬ ‫المعلومات‬ ‫استرجاع‬
‫الرسالة‬ ‫فهم‬
‫المرسل‬
‫جهاز‬
‫االرسال‬
‫قنوات‬
‫االتصال‬
‫جهاز‬
‫االستقب‬‫ال‬
‫المستقب‬‫ل‬
‫تشويش‬

15. ‫االمامية‬ ‫التغذية‬ ‫مرحلة‬:
١-‫آت‬ ‫هو‬ ‫بما‬ ‫المستقبل‬ ‫تعريف‬
٢-‫المستقبل‬ ‫نبض‬ ‫جس‬
٣-‫عملية‬ ‫لبدء‬ ‫االمامية‬ ‫للتغذية‬ ‫المستقبل‬ ‫استجابة‬ ‫انتظار‬
‫االتصال‬
‫المزدوج‬ ‫االتصال‬ ‫لنموذج‬ ‫امثلة‬:
‫الهاتفي‬ ‫االتصال‬
‫الشخصية‬ ‫المقابالت‬
‫المحاضرات‬

16. ‫الطرق‬‫الرئيسة‬‫لالتصال‬

17. ‫االتصال‬‫غير‬‫اللفظي‬ ‫االتصال‬‫الشفوي‬ ‫االتصال‬‫الكتابي‬
-‫يوضح‬‫ردود‬‫الفعل‬
‫العكسية‬
-‫مؤثر‬‫في‬‫الروح‬‫المعنوي‬‫ة‬
‫للموظفين‬
-‫له‬‫اثره‬‫البالغ‬‫لدى‬
‫الموظفين‬‫ذوي‬‫الكفاءات‬
‫والثقافة‬‫العالية‬
-‫مثال‬:‫االيماءات‬،
‫حركات‬‫الوجه‬،‫السكوت‬
،‫السالم‬‫باليد‬،‫االبتس‬‫امة‬
-‫يقوي‬‫روح‬‫التعاون‬
‫والصداقة‬
-‫يزيل‬‫التوتر‬‫والضغوط‬
‫نتيجة‬‫اخراج‬‫ما‬‫في‬
‫الصدور‬
-‫يشجع‬‫على‬‫تبادل‬‫االس‬‫ئلة‬
(‫فعال‬‫في‬‫تقريب‬‫المف‬‫اهيم‬)
-‫يسرع‬‫عملية‬‫تبادل‬
‫االفكار‬‫والمعلومات‬
‫واالراء‬‫فهو‬‫يوفر‬‫الوقت‬
‫والجهد‬
-‫مثال‬:‫المقابالت‬‫الشخص‬‫ية‬
،‫المكالمات‬‫التلفونية‬،
‫المحاضرات‬
-‫يسهل‬‫الرجوع‬‫اليه‬‫لتح‬‫ديد‬
‫المسؤوليات‬
-‫يوثق‬‫المعلومات‬‫لالست‬‫فادة‬
‫منها‬‫في‬‫المستقبل‬
-‫يضمن‬‫نقل‬‫بعض‬
‫المعلومات‬‫واالجوبة‬‫لعدد‬
‫كبير‬‫من‬‫العاملين‬
-‫مثال‬:‫التقارير‬،
‫المذكرات‬،‫الشكاوي‬،
‫اللوحات‬‫البيانية‬

18. ‫االتصال‬‫المكتوب‬
‫مميزات‬‫االتصال‬‫المكتوب‬ :
1-‫يمد‬‫كال‬‫من‬‫المرسل‬‫والمستقبل‬‫باطار‬‫مرجعي‬.
2-‫منخفض‬‫التكاليف‬.
3-‫فعالية‬‫الرسالة‬‫المكتوبة‬.
4-‫يعتبر‬‫مرجعا‬‫قانونيا‬.

19. ‫عيوب‬‫االتصال‬‫المكتوب‬
1- ‫ال‬‫يمد‬‫المرسل‬‫بالتغذية‬‫الراجعة‬
‫المباشرة‬‫والحالية‬ .
2- ‫قد‬‫يمر‬‫وقت‬‫طويل‬‫نسبيا‬‫قبل‬
‫معرفة‬‫رد‬‫الفعل‬‫لدى‬‫المستقبل‬
‫بالنسبة‬‫للرسالة‬‫المكتوبة‬‫ومدى‬
‫فهمها‬‫بالطريقة‬‫الصحيحة‬ .
3- ‫ال‬‫يفيد‬‫كثيرا‬‫في‬‫تنمية‬‫العال‬‫قات‬
‫االنسانية‬‫مقارنة‬‫باالتصال‬‫الشفهي‬ .

20. ‫االتصال‬‫الشفوي‬
‫مميزات‬‫االتصال‬‫الشفوي‬ :
1- ‫ينمى‬‫تفاعل‬‫سريع‬‫ومباشر‬‫بي‬‫ن‬
‫المرسل‬‫والمستقبل‬ .
2- ‫تنمى‬‫قدرا‬‫كبيرا‬‫من‬‫العالقات‬
‫االنسانية‬‫والتفاعل‬ .
3- ‫يعطى‬‫التغذية‬‫الراجعة‬
‫.المباشرة‬

21. ‫عيوب‬‫االتصال‬‫الشفوي‬
1- ‫يعتبر‬‫مكلف‬‫نسبيا‬‫م‬‫ن‬
‫ناحية‬‫الوقت‬ .
2- ‫يمكن‬‫أن‬‫يؤدى‬‫الى‬
‫نفور‬‫المستقبل‬‫من‬‫بعض‬
‫التصرفات‬‫والسلوكيات‬
‫.للمرسل‬

22. ‫االتصال‬‫غير‬‫اللفظي‬

23. ‫االتصال‬‫غير‬‫اللفظي‬
‫مميزات‬‫االتصال‬‫غير‬‫اللفظي‬ :
1- ‫مهم‬‫لجميع‬‫الناس‬‫بمختلف‬
‫مستوياتهم‬‫وثقافتهم‬ .
2- ‫يتم‬‫اللجوء‬‫اليه‬‫عند‬‫وجود‬‫ثقافات‬
‫ولغات‬‫مختلفة‬‫وشخوص‬‫من‬‫بيئات‬
‫مختلفة‬
3- ‫يعطي‬‫صورة‬‫واضحة‬‫عن‬‫أنماط‬
‫األشخاص‬‫الذين‬‫نتعامل‬‫معهم‬ .

24. ‫عيوب‬‫االتصال‬‫غير‬‫اللفظي‬ :
1- ‫يكشف‬‫أنماط‬‫األشخاص‬
‫الذين‬‫يقفون‬‫أمامنا‬‫وعيوبهم‬ .
2-‫يعدد‬‫تفسيرات‬‫السلو‬‫كيات‬
‫التي‬‫تصدر‬‫عنه‬.
3-‫عدم‬‫وصول‬‫الرسالة‬
‫المراد‬‫توصيلها‬.

25. ‫االتصال‬ ‫طريقة‬ ‫اختيار‬ ‫في‬ ‫المؤثرة‬ ‫العوامل‬
1. ‫الهدف‬
2. ‫الوقت‬
3. ‫المعلومات‬
4. ‫االشخاص‬ ‫عدد‬
5. ‫التكلفة‬
6. ‫الوظيفي‬ ‫و‬ ‫الثقافي‬ ‫المستوى‬

26. ‫فاعلية‬ ‫من‬ ‫تزيد‬ ‫عوامل‬‫االتصال‬
• ‫الرسالة‬ ‫مصدر‬ ‫في‬ ‫الثقة‬
• ‫لغة‬‫الواضحة‬ ‫العبارات‬ ‫وانتقاء‬ ‫مفهومة‬
• ‫المعلومات‬ ‫تكون‬ ‫ال‬ ‫حتى‬ ‫الرسالة‬ ‫لتوجيه‬ ‫المناسب‬ ‫الوقت‬ ‫اختيار‬
‫الفائدة‬ ‫عديمة‬
• ‫المعنى‬ ‫حقيقة‬ ‫تعكس‬ ‫التي‬ ‫الدالة‬ ‫المؤثرات‬ ‫استخدام‬(، ‫الصوت‬ ‫نبرات‬
‫الوجه‬ ‫حركات‬)

27. • ‫مشوقة‬ ‫بطريقة‬ ‫التحدث‬
• ‫ضرب‬‫األمثلة‬ ‫واستخدام‬‫البصرية‬ ‫االيضاح‬ ‫وسائل‬
• ‫من‬ ‫والتاكد‬ ‫الرسالة‬ ‫مستقبلي‬ ‫جانب‬ ‫من‬ ‫الفعل‬ ‫ردود‬ ‫على‬ ‫التعرف‬
‫فهمها‬
• ‫كاملة‬ ‫الرسالة‬ ‫تلقي‬ ‫بعد‬ ‫اال‬ ‫القرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫في‬ ‫التسرع‬ ‫عدم‬
• ‫منها‬ ‫انطالقا‬ ‫والتحدث‬ ‫المستقبل‬ ‫احتياجات‬ ‫تقدير‬

28. ‫ولماذا‬ ‫االتصال‬ ‫في‬ ‫تستخدمه‬ ‫الذي‬ ‫االسلوب‬ ‫ما‬
‫المباشر‬ ‫رئيسك‬
‫العمل‬ ‫في‬ ‫زميلك‬
‫مرؤوسيك‬
‫المنزل‬ ‫في‬ ‫اسرتك‬