Dokumen tersebut membahas perencanaan perubahan organisasi, termasuk faktor-faktor yang mempengaruhi perubahan, langkah-langkah perubahan, dan tujuan dari perencanaan perubahan. Perencanaan perubahan melibatkan segmentasi audiens, merencanakan strategi, mengembangkan pesan, dan evaluasi. Perubahan dapat dilakukan secara bertahap melalui proses pembekuan, gerakan, dan pembekuan kembali. Tujuan perencana

2. Selama perubahan perencanaan; komunikator-komunikator dapat menggunakan hasil-hasil penelitian primer dan sekunder untuk memberikan segmentasi audiens-audiens sasaran; menyeleksi perilaku; merencanakan strategi; mengembangkan pesan; dan merancang sistem manajemen, distribusi, pemantauan serta evaluasi (Debus, 1988).

3. Orang-orang mungkin menentang perubahan dalam cara kerja mereka. Setiap aktivitas untuk mempromosikan perubahan cenderung menambah beban kerja setiap orang. Untuk itu memikirkan rencana tindakan terperinci untuk semua proyek perubahan akan membantu kita untuk lebih muda melakukan perubahan.

4. Ada dua poin penting sebelum merencanakan perubahan:

5. Jelaskan Sasaran.

6. Sebelum memilih sebuah rencana tindakan, pastikan Anda telah menjelaskan dengan tepat mengenai hal-hal yang berusaha dicapai oleh setiap proyek perubahan dan target waktu pencapaian. Buat sasaran seketat dan sespesifik mungkin dan pastikan semua sasaran itu cocok dengan SMART, akronim yang berguna dalam menentukan sasaran sebagai berikut:

7. Stretching – Sasaran harus menantang untuk memastikan bahwa tim bekerja dengan efisiensi maksimal.

8. Measurable – Sasaran harus dapat dihitung sehingga Anda bisa mengecek apakah Anda telah mencapainya.

9. Achievable – Sasaran harus dibuat untuk dapat dijangkau.

10. Relevant – Sasaran sebaiknya relevan dengan pelanggan Anda dan meningkatkan layanan Anda kepada mereka.

11. Time-Targeted – Sasaran harus mempunyai tanggal akhir

13. Perubahan di dalam organisasi dapat mengikuti tiga macam langkah berikut:

14. Mencairkan (unfreezing) keadaan status quo (sebuah keadaan seimbang)

15. Gerakan (movement) ke keadaan baru

16. Membekukan kembali (refreezing) perubahan baru untuk menyebabkan menjadi permanent.

17. Sebagai ilustrasi, perubahan yang akan dibuat ditentukan oleh kemampuan mobilisasi komitmen, modifikasi sistem, memantau kemajuan, mengakhiri perubahan dan kemampuan kepemimpinan. Hal tersebut dapat diterjemahkan sebagai tantangan dari kemampuan menyeleksi daerah pengembangan bisnis (dari mana, dimana dan kemana bergerak) sesuai dengan prinsip kekuatan bisnis yang didukung oleh daya tarik pasar produk.

19. Supaya organisasi dapat bertahan, maka perlu bereaksi terhadap perubahan-perubahan yang terjadi di dalam lingkungannya. Sewaktu pihak pesaing mengintroduksi produk-produk baru atau pelayanan baru, badan-badan pemerintah menetapkan peraturan-peraturan baru, sumber-sumber daya suplai tertentu dan tidak aktif lagi, maka organisasi yang ada perlu menyesuaikan diri dengannya. Contoh perubahan yang direncanakan adalah :

20. a. Diintroduksinya tim-tim kerja.

21. b. Pengambilan keputusan yang didesentralisasi.

22. c. Kultur-kultur keorganisasian baru.

23. Perubahan yang direncanakan berkaitan dengan upaya mengubah perilaku para individu-individu dan kelompok-kelompok organisasi, serta agen perubahan (para katalis) yang bertanggungjawab untuk mengelola kegiatan-kegiatan perubahan di dalam sebuah organisasi.

24. Adapun proses perubahan berencana akan memudahkan peninjauan dan identifikasi kontinu mengenai masalah-masalah yang perlu diperhatikan, sebagai bagian integral dari kebudayaan organisasi dari suatu penanganan manajerial.

25. Adapun tujuan dari perubahan yang direncanakan adalah :

26. Memperbaiki kemampuan organisasi yang ada dalam menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungannya,

27. Mengubah perilaku para karyawan.

28. Selain di atas, tujuan perubahan juga:

29. Untuk menangani secara efektif tantangan – tantangan yang timbul akibat meningkatnya persingan inovasi teknologi . Pembaruan peraturan pemerintah dan berbagaitekanansocial.

30. Untuk melakukan modifikasi – modifikasi berbagai pola keperilakuan individu atau kelompok dalam suatu organisasi.