penjelasan ttg manajemen perubahan

1. Chairunnisa
Eva Syifa Arrahmah
Puja Lestari

2. Pengertian Manajemen Perubahan
Manajemen Perubahan terdiri dari dua perkataan
“Manajemen dan Perubahan”. Secara etimologis Manajemen berarti
pengelolaan, pengaturan atau pengendalian. Sedang pengertian
manajemen secara sederhana adalah proses mencapai tujuaan
organisasi melalui bantuan orang lain.
Perubahan sebagai perkataan kedua secara sederhana
berarti melakukan sesuatu secara berbeda, perubahan merujuk
pada terjadinya sesuatu yang berbeda dari sebelumnya (Jeff
Davidson)
Manajemen Perubahan adalah suatu proses sistematis
dalam menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang di
perlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang terkena
dampak proses tersebut (Potss dan Lamarsh 2004 : 16)

3. Penyebab Perubahan

4. Penyebab Perubahan
Faktor internal
1. Perubahan dari manajemen.
2. Perubahan prioritas dari
manajemen.
3. Masalah internal dalam
bekerja.
4. Keluar masuk karyawan sangat
tinggi.
5. Kehilangan karyawan-
karyawan penting.
6. Produk dan jasa baru.
7. Penerapan teknologi baru.
8. Penggabungan perusahaan
(mergers).
Faktor Eksternal
1. Penjualan meningkat atau
menurun.
2. Kompetisi yang sangat
ketat, sehingga
memerlukan perubahan
dalam proses.
3. Teknologi baru muncul
dan harus digunakan.
4. Perubahan kebijakan dan
peraturan pemerintah.
5. Perubahan dari pemilik
perusahaan
6. Rekomendasi dari
konsultan untuk
melakukan perubahan.

5. Jenis-Jenis Perubahan

6. Perubahan Stuktur
Perubahan dalam lingkungan eksternal atau dalam strategi
organisasi sering kali menyebabkan perubahan dalam stuktur
organisasi. Karena stuktur organisasi di tentukan oleh bagaimana
pekerjaan akan dilakukan dan siapa yang melakukannya, manajer
dapat mengubah salah satu atau kedua komponen stuktural itu.
misalnya, tanggung jawab dapartemen dapat dapat
dikombinasikan, tingkat organisasi dapat dihilangkan atau jumlah
manajer yang mengawasi dapat ditingkatkan.
Aturan dan prosedur yang lebih banyak bisa di terapkan
untuk meningkatkan standarlisasi atau karwayan bisa di
berdayakan untuk membuat keputusan sehingga pengambilan
keputusan menjadi lebih cepat

7. Perubahan Teknologi
Manajer dapat mengubah teknologi yang
digunakan untuk mengoversikan input menjadi
output. Kebanyakan peneliti manajemen awal
telah mengalami perubahan teknologi.
Misalnya teknik ilmiah melibatkan penerapan
perubahan yang meningkatkan efisiesi
produksi

8. Perubahan Orang
Perubahan orang melibatkan mengubah
sikap, harapan, presepsi dan perilaku.
Pengembangan organisasi (OD-
organizational develompment) adalah istilah yang
di gunakan untuk menggambarkan metode
perubahan yang berfokus pada orang-orang
serta sifat dan kualitas hubungan kerja
interpersonal

9. Dua Gambaran mengenai Proses
Perubahan
Metafora
Perairan
Tenang
Metafora
Arung Jeram

10. Pendekatan Manajemen Perubahan
Terdapat dua pendekatan utama untuk
manajemen perubahan, yang dinamakan
Planned Change (Perubahan Terencana) dan
emergent change (perubahan darurat).
Pendeketan yang di pergunakan
tergantung pada kondisi lingkungan yang
dihadapi. Pada situasi tertentu Planned change
lebih tepat dari ada kondisi lainnya mungkin
emergent change lebih cocok

11. Planned Change
(Perubahan Terencana)
Bullock dan Batten (Burnes, 200 : 272 ) mengukakan bahwa untuk
melakukan perubahan terencana perlu dilakukan empat fase tindakan, yaitu
sebagai berikut :
1. Exploration phase (fase eksplorasi)
Dalam tahap ini organisasi menggali dan memutuskan apakah ingin membuat
perubahan spesifik dalam operasi dan jika demikian, mempunyai komitmen
terhdap sumebar daya untuk merencakan perubhan. Proses perubahn
menyangkut kepedulian akan perlunya perubahan; mencari bantuan eksternal
untuk membantu dengan merencakan perubahan dan melakukan kontrak
dengan konsulta yang mendefinisikan tanggung jwab masing-masing pihak.
2. Planning phase (Fase Perencanaan)
Sekali konsultan dan organisai membuat kontrak, tahap berikutnya adalah
menyangkut pemahaman masalah dan kepentingan organisasi. Proses
perubahan menyangkut pengumpulan informasi dengan maksud menciptakan
diagnosis yang tepat tentang masalahnya; menciptakan tujuan perubahan dan
mendesain tindakan yang tepat untuk mencapai tujuan tersebut dan
membujuk pengambil keputusan kunci untuk mencapai tujuan tersebut dan
mendukung perubahan yang diusulkan

12. 3. Action phase (fase tindakan)
Pada tahap ini organisasi mengimplentasikan perubahan yang
ditark dari perencanaan. Proses perubahan menyangkut desain untuk
menggerakkan organisai dari current state (keadaan sekarang) ke future
state (keadan yang akan datang) yang diharapkan, dan termaksud
menciptakan pengaturan yang tepat untuk mengelola proses perubahan
dan mendapatkan dukungan untuk tindakan yang di lakukan dan
mengevaluasi kegiatan implementasi dan mengumpan hasil sehingga setiap
penyesuain dan perbaikan perlu didapatkan
4. Integration Phase (fase integrasi)
Tahap ini di mulai begitu perubahan telah dengan sukse
diimplementasikan. Hal ini berkaitan dengan mengonsolidasi dan
menstabilisasi peubahan sehingga mereka menjadi begian organisasi normal,
operasi sehar-hari berjalan dan tidak memerlukan pengaturan khusus atau
mendorong memelihara mereka. Proses perubahan menyangkut penguatan
melaui umpan balik dan sistem penghargaan dan secara bertahap menurukan
kepercayaan pada konsultan dan melatih manajer dan pekerja untuk
memonitor perubahan secara konstan dan melakukan perbaikan terhadapnya

13. Emergent approach memberikan arahan dengan melakukan
mengembangkan pada lima gambaran organisasi yang dapat
mengembangkan atau menghalangi keberhasilan perubahan, yaitu sebagai
berikut
Emergent approach
(Pendekatan Darurat)
1. Organizational structure (stuktur organisasi )
Organizational structure adalah perubahan struktual menuju
pada suatu organisasi dengan lebih banyak delegasi, yang berarti hierarki
datar, pada posisi yang mempunyai resistensi terhadap perubahan besar
Salah satu aspek yang berkembang adalah dengan adanya gerakan
menciptakan organisasi yang berpusat pada pelanggan dengan stuktur
yang mencerminkan sehingga tanggap terhadap pasar yang berbeda dari
pada perbedaan fungsi. Tanggapan pelanggan menempatkan tekanan lebih
besar pada proses horizontal yang efektif dan mewujudkan konsep bahwa
setiap orang adalah pelanggan.

14. 2. Organizational culture (budaya organisasi)
Organizational culture adalah suatu upaya untuk mempengaruhi
perubahan dalam suatu organisasi sekedar dengan perusahaan mengubah
budanyanya mengasumsikan bahwa terdapat hubungan linear yang tidak
beralasan antara budaya organisasi dengan kinerja. Tidak hanya dalam
konsep budaya organisasi bersegi jamak, tetapi juga tidak selalu persis jelas
bagaimana nudaya dan perubahan berhubungan dan kalau demikian ke arah
mana
3. Organizational learning (organisasi pembelajaran)
Pembelajaran memainkan peran kunci dalam menyiapkan orang
untuk bersedia melakukan perubahan atau membiarkan mereka menghalangi
perubahan. Keingina untuk berubah sering hanya bersifat membersihkan
diri dari perasaan karena tidak ada pilihan lain. Oleh karena itu, perubahan
dapat turun dengan cepat dengan membuat krisis mendatang nyata bagi
setiap orang dalam organisasi atau mendorong ketidakpuasan dengan sistem
dan prodesur sekarang.

15. 4. Managerial behavior (perilaku manajerial)
Pandangan tradisional organisasi melihat manajer sebagai
mengarahkan dan mengawasi staf, sumber daya dan informasi. Akan
tetapi, pendekatan emergent change memerlukan perubahan radikal dalam
perilaku manajer. Manajer di harapkan bekerja sebagai pemimpin,
fasilator dan coach yang melalui kemampuan meredam hambatan hierki,
fungsi dan organisasional, dapat membawa bersama dan memotivasi tim
dan kelompok untuk mengidentifikasi kebutuhan dan mencapai perubahan.
5. Power and politics (kekuatan dan politik)
Meskipun advokasi terhadap emergent change cenderung melihat
kekuatan dan politik dari perspektif yang berbeda semua mengenal arti
pentingnya perubhan yang harus dikelola jika perubahan ingin menjadi
efektif
Argument sentralnya adalah bahwa penting sekali artinya berusaha dan
mendapatkan dukungan dari manajemen senior, manajemen lokal, serikat
pekerja, dan pekerja.

16. Model manajemen perubahan
Ada beberapa model manajemen perubahan:
Dr. John P. Kotter, pelopor manajemen perubahan, menemukan Proses 8
Langkah untuk Memimpin Perubahan
Langkah #1: Menciptakan Sense of Urgency
Langkah #2: Menciptakan Koalisi Kepemimpinan yang Kuat
Langkah #3: Memiliki Visi untuk Perubahan
Langkah #4: Mengkomunikasikan Visi dengan Jelas
Langkah #5: Menyingkirkan Hambatan dalam Proses
Langkah #6: Merencanakan dan Menciptakan Kemenangan Jangka
Pendek Secara Sistematis
Langkah #7: Menguatkan Perubahan
Langkah #8: Menanamkan Perubahan Kedalam Budaya Perusahaan

17. Perubahan oleh Manajer
Menengah
Gagasan perlunya perubahan dapat datang dari
berbagai tingkatan manajemen.bahkan dari pekerja di
lapisan bawah yang tidak mempunyai posisi. Apabila
pelaksana perubahan berasal bukan dari puncak
organisasi.Maka sebagai konsekuensinya adalah
diperlukan adanya dukungan dari atasan.Hal tersebut
diperlukan karena pimpinan tertinggilah yang
berwenang mengalokasikan sumber daya yang di
perlukan

18. 1. Masalah
Apabila inisiatif perubahan berasal dari manajer tingkat
menengah.mungkin akan menghadapi berbagai masalah berkenaan
dengan posisinya tersebut. Tantangan antara lain datang dari:
 atasannya yang konservatif dan mungkin sangat resisten;
 rekan sekerja setingkat namun dapat memengaruhi atasan. yang
mungkin aktivitasnya akan terpengaruh oleh perubahan;
 rekan sekerja dalam bidang sumber daya manusia yang sebagian
kegiatannya terpengaruh oleh perubahan;
 anak buah sendiri yang tampaknya ingin melanjutkan apa yang
telah mereka kerjakan;
 personil yang kebetulan menjadi anggota komite;

19. 2. Going a champion
(memanfaatkan juara)
Bagi mereka yang tidak berada di puncak manajemen
keiginan melakukan perubahan memerlukan dukungan untuk
menghadapi manajemen puncak maupun linemanager.Di samping
itu.upaya agar perubahan yang dilakukan menejer tingkat
menengah dapat berhasil. dapat dengan memanfaatkan seorang
champion
Champion sering dikaitkan dengan masalah inovasi pada
dasarnya inovasi merupakan sesuatu yang lebih baik untuk
dilakukan.atau cara lebih baik untuk melakukan yang meningkatkan
kemampuan organisasi mencapai tujuannya. Hal ini tidak berarti
bahwa perubahan hanya sekedar asal berubah. Untuk dapat
dikatakan sebagai inovasi, suatu peubahan harus tampak nyata
bagi orang lain dan menawarkan dampak yang bersifat kekal
(hussy, 2000:135)

20. 3. Specialist Task Forces
(Gugus Tugas Spesialis)
Manajer tingkat menengah, dalam melakukan perubahan
di samping dapat memanfaatkan champion, dapat pula
membentuk gugus tugas yang terdiri dari para spesialis dari
berbagai bidang keahlian.
Andrew Pettigrew membagi tahapan peranan gugus
tugas spesialis yang dibentuk dalam proses perubahan dalam
tiga fase. yaitu conception (konsepsi), pioneering (perintisan),
dan self-doubt (keraguan diri) (Hussey, 2000: 138).

21. Peran dan tanggung Jawab
Di dalam menjalankan manajemen perubahan di kenal adanya
pemeran utama sehingga menyangkut pula tanggung jawab, yaitu disebut
sebagai berikut (Potts dan LaMarsh,. 2004: 62-92).
1. Change advocates
Inisiatif untuk melakukan perubahan pada umumnya dating dari para
pemimpin organisasi dalam banyak hal dating dari direktur atau senior
manajer. Akan tetapi tidak hanya orang dalam organisasi dating dengan
gagasan bagus, setiap orang bias melakukan. Hanya saja jika gagsan
dating dari orang yang tidak mempunyai wewewnang, akan sulit terjadi.

22. 2. Sponsor
Seorang sponsor tidak dapat memberikan wewenang dengan menunjuk
change agent, kemudian meninggalkan Sponsor sering kali adalah
direktur atau senior manajer yang sibuk dengan pekerjaan sehari-
hari, tetapi juga bertanggung jawab untuk menjalankan peran aktif
dalam banyak perubahan yang sering kali dilakukan dari mejanya.
Sponsor harus memahami perubahan, mengeloa atau mengawasi
perubahan, dan berhubungan dengan orang yang terkena dampak
perubahan. Dengan demikian, tanggung jawab seorang sponsor adalah:
3. change agents
Di dalam hierarki perubahan, di atas change agents adalah sponsor
sedangkan di bawahnya adalah target. Sponsor meminta change agent
untuk memahami pada tingkat strategis tentang bagaimana perubahan
akan membuat perubahan bisnis dan membuatnya lebih baik. Mereka
berbicara dalam terminolog bisnis dan mengharapkan change agent
menyampaikan perubahan dengan cepat dan dengan biaya yang efisien.

23. Komunikasi dalam Perubahan
Dalam proses perubahan terjadi interaksi antara advovate,
sponsor, agent, dan target. Dalam perubahan apabila terjalin komunikasi
yang baik di antara mereka akan dapat mengurangi kemungkinan
resistensi.
Komunikasi adalah esensial bagi manajemen perubahan.itu dalam
beberapa situasi dikatakan bahwa manajemen perubahan adalah
manajemen komunikasi.
Komunikasi perubahan yang baik dimulai dengan menggunakan
komunikasi informal dan tidak terstruktur yang berlangsung sepanjang
waktu. Staf dan manajer dididik untuk membuat apa yang mereka katakan
konsisten dengan berita menyeluruh tentang perubahan. Tetapi komunikasi
perubahan juga menggunakan perencanaan komunikasi formal.Komunikasi
perubahan yang baik, secara signifikan memperbaiki kemungkinan
keberhasilan dan dapat sangat mengurangi risiko dari perubahan.

24. Dampak Kurangnya Komunikasi
Banyak perusahaan berusaha meningkatkan
pelayanan kepada pelanggan dengan membangun call
center yang bekerja berdasar serangkaian proses dan
prosedur. Tetapi hal ini dirasakan sudah ketinggalan
zaman.tidak sesuai dengan harapan pelanggan dan tidak
fleksibel.
Proses perubahan dilakukan dengan mendesain
ulang proses dan prosedur yang memungkinkan
pelanggan dilayani dengan fleksibel. Namun,dalam
implementasi menghadapi

25. Komitmen dalam
Perubahan
Keberhasilan perubahan berakar pada
komitmen.Kecuali apabila peserta dalam
transisi mempunyai komitmen dalam mencapai
tujuan perubahan dan membayar harga. untuk
mendapatkan tujuan, proyek akan gagal sama
sekali. Kenyataannya, kebanyakan kegagalan
perubahan dapat di lacak kembali pada
kurangnya komitmen (Daryl R. Conner, 1992).

26. Mengapa Orang-orang menolak
berubah?
Alasan utama orang menolak perubahan adalah mencangkup
ketidakpastian, kebiaaan dan kekhawatiran atas kerugian pribadi serta
keyakinan bahwa perubahan itu tidak mencerminkan kepentingan terbaik
dalam organisasi .
Perubahan mengganti sesuatu yang dikenal dengan ketidak
pastian. Beberapa orang mungkin khawatir bahwa mereka tidak dapat
melakukannya dan dapat mengembangkan sikap negative terhadap
perubahan ini atau berperilaku buruk jika harus menggunakanya.
Penyebab lain adalah bahwa kita berlaku sesuai kebiasaan. Selain itu
penyebab orang menolak perubahan adalah rasa takut kehilangan
sesuatau yang sudah dimiliki. Mereka takut akan kehilangan uang,
status, kekuasaan, persahabatan, kenyamanan pribadi atau manfaat
ekonomi lainnya yang mereka hargai. Ketakutan ini membantu
menjelaskan mengapa pekerja yang lebih tua cenderung lebih menolak
perubahan dari pada pekerja muda.

27. Teknik –teknik untuk Mengurangi
Penolakan terhadap Perubahan
Ketika Manajer melihat penolakan terhadap
perubahan itu bersifat disfungsional. Beberapa
strategi telah diusulkan untuk menangani penolakan
terhadap perubahan. Pendekatan ini meliputi edukasi
dan komunikasi, partisipasi, fasilitasi dan dukungan,
negosiasi, manipulasi dan kooptasi serta pemaksaan.
Manajer harus melihat teknik ini sebagai alat bantu
dan menggunakan salah satu yang paling tepat,
tergantung pada bisnis dan sumber penolakan

28. Mengubah Budaya Organisasi
Budaya organisasi terdiri dari kharakteristik yang relative stabil
dan permanaen itu cenderung membuatnya sangat resisten
terhadap perubahan. Budaya memakan waktu lama dalam
pembentukkannya, budaya cenderung mengakar. Budaya yang kuat
cenderung resisten terhadap perubahan karena karyawan telah
menjadi sanagt berkomitmen terhadapnya. Seiring waktu, jika
suatu budaya tertentu ternyata menjadi beban, Manajer mungkin
tidak dapat berbuat banyak untuk mengubahnya, terutama dalam
jangka pendek. Bahkan dalam kondisi yang paling menguntungkan,
perubahan budaya harus di lihat dalam konteks tahunan, bukan
mingguan maupun bulanan

29. Agar Perubahan berjalan sukses
Perubahan organisasi merupakan tantangan
sehari-hari yang terus berlangsung yang dihadapi para
Manajer. Manajer dapat membuat suatu perubahan
berhasil dengan cara
Membuat organisasi mampu berubah
Memahami peran mereka sendiri
Memberikan tiap karyawan peran dalam proses
perubahan

30. Merangsang Inovasi
Inovasi adalah kunci untuk kesuksesan yang berkelanjutan." "Kami
berinovasi hari ini untuk mengamankan masa depan." Kedua
kutipan ini (yang pertama oleh Ajay Banga, Direktur Utama yang
baru diangkat dari MasterCard, dan yang kedua oleh Sophie
Vandebroek, kepala teknologi Xerox Innovation Group)
mencerminkan bagaimana pentingnya inovasi dalam organisasi.
Sukses dalam bisnis saat ini menuntut adanya inovasi. Dalam dunia
yang dinamis, kacau dan bersaing secara global; organisasi harus
menciptakan produk dan layanan baru dan mengadopsi teknologi
canggih jika mereka ingin bersaing dengan sukses.

31. Kreativitas Vs Inovasi
Kreativitas mengacu pada kemampuan untuk menggabungkan ide-
ide dengan cara unik atau untuk membuat asosiasi yang tidak
biasa diantara ide-de. Organisasi yang kreativ akan
mengembangjan cara kerja yang unik atau solusi baru suatu
masalah. Namun, kreativitas itu sendiri tidaklah cukup. Hasil dari
proses kreatif perlu diubah menjadi produk atau metode kerja
yang berguna, yang di definisikan sebagai inovasi. Dengan
demikian organisasi yang inovatif ditandai dengan kemapuannya
untuk menghasilkan ide-ide baru yang diimplementasikan menjadi
produk, proses dan prosedur baru yang di rancang agar berguna
yaitu , menyalurkan kreativitas menjadi hasil yang bermanfaat

32. Merangsang dan Memelihara
Inovasi
Dalam mendapatkan output inovatif yang diinginkan (produk
inovatif dan metode kerja inovatif) tentunya melibatkan
transformasi/perubahan dari input. Input ini termasuk orang-orang
kreatif dan kelompok-kelompok kreatif dalam organisasi. Namun
memiliki orang-orang kreatif saja tidak cukup. Perlu lingkungan
yang tepat untuk membantu mengubah input-input tersebut
menjadi produk-produk inovatif atau metode kerja inovatif.
Lingkungan yang tepat ini adalah lingkungan yang
merangsang inovasi dan mencakup tiga variabel: struktur organisasi,
budaya organisasi dan praktik sumber daya manusia organisasi.

34. Pertanyaan sesi pertama
1. Apa maksud dari kata “koalisi?” (ajeng)
2. Apa maksud dari interpersonal? (divia)
3. Perusahaan membutuhkan orang-orang
kreatif, bagaimana cara meningkatkan
kreativitas (puji)
4. Dalam Perubahan dalam waktu jangka
pendek, bagaimana cara menentukan target
dalam jangka waktu yang tepat (salimah)