Dokumen tersebut membahas tentang manajemen perubahan, termasuk peran pentingnya, elemen-elemen perubahan, struktur program manajemen perubahan, tahapan perubahan, dan agen perubahan. Secara garis besar, dokumen tersebut menjelaskan proses sistematis manajemen perubahan mulai dari perencanaan, implementasi, hingga evaluasi untuk mencapai kinerja yang lebih baik."

2. 1. Peran Penting Manajemen
Perubahan
2. Elemen Perubahan
3. Struktur Program Management
Office (PMO) Manajemen
Perubahan
4. Pengorganisasian Manajemen
Perubahan
5. Tahapan Perubahan

3. Manajemen perubahan adalah suatu proses yang sistematis
dengan menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang
diperlukan organisasi untuk bergeser dari kondisi sekarang
menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju kinerja yang lebih
baik dan untuk mengelola individu yang akan terkena dampak dari
proses perubahan tersebut
Agen Perubahan atau agent of change adalah individu/kelompok
yang terlibat dalam merencanakan perubahan dan
mengimplementasikannya

4. Peran Penting Manajemen Perubahan
Kondisi Kondisi
Reformasi Birokrasi yang Akan Datang/
Saat Ini
Diharapkan
Manajemen Perubahan

5. Tujuan
Perencanaan
Tim Pengelola

6. Program Sponsor
Pimpinan K/L dan Pemda
Program Sponsorship:
• Pengawasan dan Pengarahan
Advisors
• Komitmen Institusi terhadap Program MP
Program Management PMO
• Resolusi konflik
• Penanggung jawab seluruh (Program Management
Office) • Komunikasi dengan para
pelaksanaan program MP
pihak
Project Management
• Pengelola harian MP Project Management
• Keterlibatan penuh
sesuai dengan unit kerjanya
Quality Assurance
Design Management Change Management
Management

7. •Melakukan asesmen kesiapan organisasi untuk berubah
•Merumuskan strategi manajemen perubahan
•Merumuskan strategi komunikasi
•Memperkuat manajemen perubahan TAHAP-1
•Menyusun ukuran keberhasilan
•Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi
dengan program RB lainnya
•Mengimplementasikan rencana manajemen perubahan
•Membuat dan mengimplementasikan rencana pelatihan
•Mengelola resistensi TAHAP-2
•Mengukur tingkat keberhasilan
•Mengumpulkan umpan balik dan menganalisisnya
•Melaksanakan tindakan perbaikan
•Memberikan penghargaan atas keberhasilan
•Mengukur tingkat keberhasilan
TAHAP-3

8. Tahap-1
Perumusan Rencana Manajemen Perubahan
Tahap-1 • Langkah-langkah utama:
1. Pemetaan terhadap stakeholders
Asesmen Pembuatan 2. Identifikasi resistensi (penolakan)
stakeholders, rencana
kesiapan, manajemen 3. Mengenali besaran perubahan yang
kemampuan, perubahan, diinginkan
dan struktur komunikasi, 4. Asesmen kesiapan organisasi untuk
organisasi pelatihan berubah
5. Mengembangkan strategi perubahan
Perumusan strategi manajemen 6. Mengembangkan strategi komunikasi
perubahan, komunikasi, dan 7. Merumuskan dan mendefinisikan
pelatihan struktur yang baru
8. Mengembangkan strategi pelatihan
1. Laporan Hasil Asesmen
2. Strategi dan Rencana Perubahan
3. Strategi dan Rencana
Komunikasi
4. Strategi dan Rencana Pelatihan

9. • Pertanyaan:
• Siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan?
• Siapa yang mengendalikan perubahan?
• Siapa yang menjadi pendorong di belakang perubahan pada masa lalu?
• Siapa ayng akan mendapat manfaat langsung dari perubahan yang terjadi?
• Siapa yang tidak akan mendapat manfaat dari perubahan yang terjadi?
• Siapa yang akan mengontrol sumber daya yang dibutuhkan dalam perubahan?
• Siapa yang mempengaruhi para pemangku kepentingan lainnya?
• Siapa yang akan membantu suksesnya perubahan?
Kaitan Kepentingan dengan Memiliki
Pemangku Kebijakan/Program/Proyek Kewenangan
No
Kepentingan Tidak
Langsung Tidak Langsung Resmi
Resmi

10. Resistensi
Resistensi berdasarkan
Pemangku berdasarkan
No Pelakunya
Kepentingan Sifatnya
Aktif Pasif Individual Kolektif

12. • Pemahaman terhadap visi, sasaran, dan manfaat dari perubahan dalam
kerangka RB serta manfaat spesifik yang akan diperoleh oleh masing-masing
kelompok pemangku kepentingan atas perubahan;
• Kepemimpinan, komitmen, dan strategi untuk keseluruhan pengelolaan dan
implementasi perubahan;
• Apresiasi terhadap kebutuhan reformasi birokrasi yang difasilitasi oleh
manajemen perubahan;
• Persepsi para pemangku kepentingan terhadap critical success factors dan
penghalang jalannya perubahan;
• Kemauan para pemangku kepentingan untuk beradaptasi terhadap lingkungan
atau kondisi yang baru serta potensi hambatan (impediments) yang dapat
terjadi atas jalannya perubahan;
• Pemahaman dan kesadaran terhadap dampak dari implementasi perubahan;
• Tingkat partisipasi dari masing-masing pemangku kepentingan dan pengertian
atas kebutuhan akan partisipasi lebih dalam terhadap implementasi
keseluruhan perubahan;
• Keefektifan dari pendekatan dan metode komunikasi yang ada saat ini.

13. Strategi Asumsi Faktor yang
Manajemen Mempengaruhi
Perubahan
Empirical- • Tindakan pegawai didasari rasionalitas atas •Besaran insentif
Rational kepentingan mereka •Sulit diterapkan bila
• Keberhasilan perubahan ditentukan oleh insentif tidak
komunikasi yang jelas dan insentif yang signifikan
signifikan kepada pegawai
• Bila insentif tidak sebanding dengan upaya
perubahan, biasanya muncul penolakan
Normative- • Pegawai adalah makhluk sosial dan akan •Perubahan budaya
Reeducative mematuhi norma-norma budaya dan nilai-nilai •Bukan pilihan tepat
• Keberhasilan perubahan ditentukan oleh bila menginginkan
pendefinisian dan penafsiran ulang atas perubahan dalam
norma dan nilai yang ada untuk waktu cepat
mengembangkan komitmen pegawai •Akan berhasil bila
• Sebagian besar pegawai ingin menyesuaikan hubungan dengan
diri dan mengikuti arus perubahan secara organisasi non-formal
bersama-sama cukup harmonis
• Tim manajemen perubahan harus
membangun dan menentukan arus perubahan
yang diinginkan

14. Strategi Asumsi Faktor yang Mempengaruhi
Manajemen
Perubahan
Power-Coercive •Pegawai pada dasarnya patuh dan •Jangka waktu perubahan dan keseriusan
melaksanakan apa yang diminta ancaman dampak perubahan
•Perubahan akan berhasil •Sense of urgency terhadap perubahan sangat
didasarkan pada pelaksanaan tinggi karena waktu berubah yang sempit
wewenang dan pemberlakuan •Bila yang terancam adalah birokrasi, maka
sanksi biasanya mereka akan menyesuaikan diri
•Strategi ini pada dasarnya adalah dengan perubahan
memperkecil pilihan •Dalam strategi ini, pemimpin harus memiliki
•Banyak pegawai merasa aman dan kepemimpinan yang kuat dan konsisten serta
siap dengan strategi ini tepat dalam menghitung risiko
Environmental- •Pegawai akan selalu menghindari •Seberapa besar dan seberapa mendasar
Adaptive kerugian dan gangguan tapi perubahan yang diinginkan
mereka mudah beradaptasi dengan •Cocok untuk perubahan yang transformatif
keadaan baru •Bekerja baik dalam waktu singkat maupun
•Didasarkan pada kebutuhan jangka waktu panjang
membangun organisasi baru dan •Ketersediaan orang-orang yang kapabel
secara bertahap memindahkan dalam organisasi untuk membentuk organisasi
orang dari yang lama ke yang baru dengan budaya baru menjadi penting
•Orang lebih cepat beradaptasi
pada lingkungan baru
dibandingkan dengan mengubah
apa yang ada

15. Tentukan sumber tunggal untuk menetapkan dan menyetujui
program komunikasi terkait tanggung jawab
Pahami harapan para pemangku kepentingan dengan komunikasi
yang berkelanjutan sepanjang proses pelaksanaan perubahan
untuk mengurangi kecemasan dan rasa ketidakpastian selama
proses transformasi berlangsung
Menjaga frekuensi komunikasi sepanjang durasi seluruh program
Mengembangkan pesan yang tepat pada para pemangku
kepentingan tertentu
Mengkoordinasikan dan memaksimalkan media komunikasi yang
sudah tersedia

16. Sasaran Komunikator Media Komunikasi
Rapat Pimpinan
Artikel di Media
Konferensi Pers
Rapat Kerja
Newsletter
Buku Saku
Talkshow
Tahunan
Website
Memo
Massa
Rapat
Pimpinan/pejabat K/L atau Pimpinan tertinggi ✔ ✔ ✔ ✔
Pemda
Seluruh pejabat dan pegawai Pimpinan tertinggi ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Pimpinan tertinggi;
Pers/media ✔ ✔ ✔
Tim RB
Pimpinan tertinggi:
Stakeholders utama ✔ ✔ ✔ ✔
Tim RB
Stakeholders pendukung Tim RB ✔ ✔ ✔ ✔
Stakeholders kunci Pimpinan tertinggi ✔ ✔ ✔ ✔
Target jumlah sesi/buku/penayangan/ newsletter ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

17. • Hal-hal yang perlu diperhatikan:
• Peraturan yang melingkupi perubahan struktur
• Lingkungan strategis yang melingkupi organisasi
• Rencana strategis organisasi
• Struktur organisasi yang ada saat ini
• Faktor sukses kritis organisasi dalam mencapai
tujuan dan sasaran organisasi
• SDM dan pengelolaannya di dalam organisasi

18. Rencana Pelatihan mencakup:
 Ruang lingkup pelatihan;
 Target peserta atau kelompok pemangku kepentingan;
 Nama dan jenis pelatihan (technical/soft skills dan
technical skills);
 Sistematika pelatihan secara makro (berisikan sasaran
pelatihan, durasi pelatihan, metode pelatihan, dan
kriteria kesuksesan serta cara pengukurannya;
 Estimasi jumlah sesi yang dibutuhkan untuk setiap
pelatihan;
 Estimasi jumlah peserta per pelatihan;
 Estimasi biaya yang dibutuhkan.

19. 1. Laporan Hasil Asesmen
a) Asesmen Kesiapan Perubahan;
b) Pemetaan Pemangku Kepentingan Analisis Dampak
Perubahan;
c) Asesmen Keterlibatan Pemangku Kepentingan dan
Kebutuhan akan Komunikasi;
d) Asesmen Kapabilitas Organisasi Saat Ini;
e) Asesmen Struktur Organisasi
2. Strategi dan Rencana Perubahan
3. Strategi dan Rencana Komunikasi untuk Perubahan
4. Strategi dan Rencana Pelatihan untuk Perubahan

20. Tahap-2
Mengimplementasikan rencana perubahan
dalam area: • Pada tahap ini, titik kritis adalah
1. Organisasi
2. Tatalaksana bagaimana mengintegrasikan
3. Peraturan Perundang-undangan
4. SDM Aparatur Roadmap K/L dan Pemda dengan
5. Pengawasan
6. Akuntabilitas Strategi Perubahan dan Strategi
7. Pelayanan Publik
8. Pola Pikir dan Budaya Kerja Aparatur Komunikasi yang telah dibuat
• K/L dan Pemda juga harus cermat
Melaksanakan Training of Trainer
(ToT) dan Pelatihan Lainnya dalam mengelola resistensi/ penolakan
untuk berubah
1. Implementasi Rencana
Perubahan
2. Implementasi Rencana Pelatihan
3. Implementasi Rencana
Komunikasi Perubahan
4. Update Strategi dan Rencana
Perubahan
5. Laporan Kemajuan Perubahan

21. Jangan berfokus pada resistensi ketika itu belum menjadi
masalah
Fokus untuk melihat bahwa perubahan ini bisa terus berjalan
Berlakulah normal ketika penolakan terjadi
Fokus pada apa yang sudah dicapai saat ini
Lakukan terus apa yang telah berjalan dengan
baik

22. 1. Implementasi Rencana Perubahan (Change Plan);
2. Pelaksanaan Pelatihan dan Workshop Manajemen
Perubahan, termasuk Materi Pelatihan;
3. Pelaksanaan Program Pelatihan ToT (Training of the
Trainers);
4. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Perubahan;
5. Pelaksanaan Strategi dan Rencana Komunikasi Perubahan;
6. Workshop dan Program Pelatihan untuk Manajemen
Komunikasi;
7. Status Laporan dan Pemutakhiran yang berisikan antara
lain:
a) Keberhasilan dan Hambatan;
b) Rekomendasi Perbaikan dan Tindakan Perbaikan

23. Tahap-3
•Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini:
1. Mengukur tingkat keberhasilan dari
pelaksanaan rencana manajemen perubahan;
Mengukur Tingkat
2. Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik;
Keberhasilan 3. Mendiagnosa kembali kesenjangan dan
mengelola penolakan yang terjadi dalam
pelaksanaan manajemen perubahan;
4. Mengimplementasikan tindakan perbaikan dan
membuat langkah tindak lanjut untuk
Merencanakan dan keberlanjutan proses perubahan;
Melaksanakan Tindakan 5. Memberikan penghargaan kepada pegawai
Perbaikan yang berhasil mengimplementasikan
perubahan dengan baik.
1. Laporan Evaluasi dan
Rencana Tindakan
Perbaikan
2. Update Strategi dan
Rencana Perubahan

24. TAHAP LANGKAH KELUARAN
Mengumpulkan dan • Evaluasi pelaksanaan secara periodik Dokumen yang
menganalisis umpan • Kunjungan ke unit kerja secara periodik berisi antara lain:
balik untuk memastikan implementasi • Hasil evaluasi
Mendiagnosa kembali • Survei implementasi secara periodik • Tingkat
kesenjangan dan efektivitas
mengelola penolakan
Mengimplementasikan • Koreksi/aktivitas perbaikan bila Dokumen yang
tindakan perbaikan dan diperlukan berisi antara lain:
merayakan • Menyampaikan setiap keberhasilan • Rekomendasi
keberhasilan kepada seluruh pejabat dan pegawai, perbaikan
melalui website/situs intranet; email • Daftar champions
blast; surat edaran; pidato dalam rapat; • Penghargaan
buletin; dan sebagainya
• Memberikan penghargaan khusus
kepada pegawai yang telah berhasil
mengimplementasikan perubahan

25. 1. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Perubahan;
2. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Komunikasi
untuk Perubahan;
3. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Pelatihan;
4. Status Report, Evaluasi, dan Tindakan Perbaikan
berdasarkan Hasil Evaluasi dan feedback yang
diterima.

26. Tahap-1 Tahap-2 Tahap-3
Mengimplementasikan rencana perubahan
Asesmen Pembuatan dalam area:
1. Organisasi
stakeholders, rencana 2. Tatalaksana
kesiapan, manajemen 3. Peraturan Perundang-undangan Mengukur Tingkat
kemampuan, perubahan, 4. SDM Aparatur Keberhasilan
5. Pengawasan
dan struktur komunikasi, 6. Akuntabilitas
organisasi pelatihan 7. Pelayanan Publik
8. Pola Pikir dan Budaya Kerja Aparatur
Perumusan strategi Merencanakan dan
Melaksanakan Training of Trainer
manajemen perubahan, Melaksanakan Tindakan
(ToT) dan Pelatihan Lainnya
komunikasi, dan pelatihan Perbaikan
KELUARAN
1. Laporan Hasil Asesmen 1. Implementasi Rencana
2. Strategi dan Rencana Perubahan 1. Laporan Evaluasi dan
Perubahan 2. Implementasi Rencana Pelatihan
Rencana Tindakan
3. Implementasi Rencana
3. Strategi dan Rencana Komunikasi Perubahan Perbaikan
Komunikasi 4. Update Strategi dan Rencana 2. Update Strategi dan
4. Strategi dan Rencana Perubahan Rencana Perubahan
Pelatihan 5. Laporan Kemajuan Perubahan