Dokumen ini membahas pentingnya korespondensi sebagai alat komunikasi dalam organisasi dan langkah-langkah untuk menyusun surat yang efektif. Terdapat berbagai jenis surat yang diklasifikasikan berdasarkan pembuat, pesan, keamanan, dan bentuknya, yang perlu dipahami agar komunikasi tertulis berjalan lancar. Penekanan juga diberikan pada penggunaan bahasa yang jelas dan sopan untuk menciptakan kesan positif pada penerima surat.

1. BAB I
PENDAHULUAN
Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi
dengan mempergunakan surat sebagai alat, sedangkan dalam arti luas komunikasi
merupakan proses penyampai pendapat, pesan atau lambang yang mengandung
pengertian antar perseorangan atau golongan. Jadi, maka dapat ditarik
kesimpulan, bahwa korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi
yangsangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari.
Apabila seorang pimpinan harus menyusun sendiri korespondensinya
sampai dengan hal yang sekecil-kecilnya tentu akan menyita waktu pimpinan
tersebut yang sebaiknya dapat dipergunakan untuk tugas lain yang lebih penting.
Diharapkan pimpinan cukup mengdiktekan pokok isi surat saja sedangkan
penyusunan selanjutnya sampai kepada pengetikanya dapat diserahkan kepada
staf atau pegawai lainya, termasuk pula kepada siapa tembusan ,alamat
danlampiran perlu disampaikan.
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas
bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya
tujuan organisasi. Oleh karena itu perlu diusahakan agar dapat membuat
suratdengan baik, sebab penilaian negatif terhadap akan dapat mempengaruhi pula
penilaian negatif dalam organisasi.
Selain itu, surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi
secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat
berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan,
dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau
maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada
pihak penerima.

2. BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Langkah-langkah Penyusunan Surat
Untuk menghindari pemborosan waktu, biaya dan tenaga atau
dengan katalain agar kegiatan menyusun surat dapat berjalan lancar dan
efektif makasebaiknya dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut :
a. Menentukan tujuan.
b. Mengadakan pencatatan (inventarisasi) terhadap masalah-masalah
yangakan dikemukakan didalam surat, termasuk mengumpulkan
referensinnya.
c. Menyusun masalah pada butir a secara sistematis sesuai dengan kaitan
danurutan masalahnya
d. Menguraikan atau menjabarkan butir c ke dalam kalimat surat.
Dalam hal menyusun surat satu anjuran atau saran yang sebaiknya
selalu diingat yaitu :
1. Agar penyusun surat menempatkan diri sebagai pihak yang akan
menerima agar dapat membayangkan apa sekitarnya yang akan terjadi
seandainya penyusun menerima surat tersebut.
2. Hentikan untuk sementara waktu kegiatan menyusun surat, kalau
penyusun sedang dalam keadaan tidak kosentrasi.
2.2. Pedoman Isi Surat
Kegiatan menyusun surat bukanlah kegiatan yang mudah artinya
diperlukan pengetahuan yang luas tenteng surat-menyurat serta
pengalaman yang cukup. Untuk dapat menulis surat yang benar-benar baik
dan sempurna, disamping faktor bahasan juga hal-hal berikut perlu
diperhatikan :
Bagian surat. Hal ini penting diketahui sebab setiap bagian surat
mempunyai arti dan fungsi yang bebeda.

3. Bentuk surat dan teknik pengetikannya.
Penyusunan isi surat, yang merupakan bagian terpenting dari sebuah
surat. Ini menyangkut bagaimana kita menyusunnya, bahasa yang
bagaimana yang sebaiknya kita gunakan.
Bagian surat dan fungsinya:
1. Kepala surat ( Heading, letter head ), dengan fungsi sebagai :
a) Alat Penganal ( Identitas )
b) Alat pemberian Informasi
c) Iklan, pada kantor-kantor tertentu
2. Tanggal surat, berfungsi sebagai :
a) Referensi
b) Alat pemberian Informasi
c) Iklan, pada kantor tertentu
3. Nomor surat, dengan fungsi sebagai :
a) Alat petunjuk bagi petugas filling
b) Alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat
pada suatu periode tertentu
c) Penunjuk unit asal surat
d) Referensie
e) Lampiran, suatu petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan
bersama surat yang bersangkutan
4. Perihal, dengan fungsi sebagai :
a) Referensi
b) Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan
c) Petunjuk bagi petugas filling
5. Alamat dalam, berfungsi sebgai :
a) Petunjuk bagi petugas filling

4. b) Petunjuk kemana surat harus disampaikan
c) Alamat luar, bila menggunakan amplop berjendela
6. Salam Pembuka
Tanda pembicaraan akan dimulai. Tidak digunakan dalam surat resmi.
7. Isi Surat
Memberikan uraian materi pokok dan subyek-subyek lainnya.
8. Salam Penutup
Salam penutup berfungsi sebagai, Tanda bahwa pembicaraan telah
selesai. Tidak digunakan dalam surat resmi.
9. Nama Jabatan (penutup surat), berfungsi sebagai :
a) Identitas penanggung jawab
b) Petunjuk bagi petugas filling
10. Initial
Initial adalah kode nama (singkatan nama) pembuatan konsep dan
pengetikan. Digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali
apabila terjadi kekeliruan.
11. Tembusan
Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui
isisurat tersebut.
Keberhasilan suatu surat terletak terutama pada bagian isi. Untuk
itulah persyaratan-persyaratan tentang surat terutama ditujukan pada
bagian isi. Di bagian ini pula akan menimbulkan kesan positif atau negatif
bagi pembaca atau penerima surat. Kalimat dalam isi surat sebaiknya
pendek tetapi jelas dan lengkap. Penggunaan tanda bacaan juga haus
diperhatikan. Komposisi isi surat harus menyebabkan dapat dimengerti

5. dengan cepat oleh pembaca. Meskipun dalam satu surat dikemukakan
beberapa pokok pikiran, tetapi secara keseluruhan haruslah ada hubungan
sehingga merupakan satu kesatuan yang lengkap
Selain itu dalam penyusunan surat juga harus diikuti dengan bahasa
surat. Salah satu syarat agar surat dikatakan baik ketika bahasa dari surat
tersebut jelas dan sopan, hal itu akan dapat dicapai ketika menggunakan
bahasa praktis. Bahasa praktis, maksudnya adalah :
1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis
surat.
2. Penulis mampu menggunakan kata tersebut.
3. Kata yang dipergunakan :
a. Sederhana.
b. Umum.
c. Bukan kata daerah, asing dan lain-lain.
Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis
keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa. Dalam surat
menyurat gaya bahasa sangat dipengaruhi oleh dua faktor yaitu :
1. Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat.
2. Persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat, misalnya: intruksi,
pemberitahuan, permohonan dan sebagainnya.
2.3. Kualifikasi Surat
Dalam kehidupan sehari-hari, terdapat bermacam-macam jenis
surat. Surat-surat itu dapat dikelompokkan berdasarkan hal-hal berikut:
a. Berdasarkan Wujud Surat
Berdasarkan wujud surat, pada umumnya, surat dapat dikelompok-
kan menjadi:
1. Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas
berukuran 10 × 15 cm. Lembaran kertas surat ini, biasanya, tebal

6. sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan
berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat
diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada
halaman terbuka. Jenis surat ini, biasanya, dijual di kantor pos.
2. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai
kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi,
lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop.
Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang
agak panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak
untuk diketahui oleh orang lain. Lembaran surat jenis ini, biasanya,
dijual di kantor pos.
3. Telegram
Telegram disebut juga surat kawat. Surat jenis ini adalah
surat yang berisikan pesan yang relatif singkat. Surat ini dikirim
dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tangan
penerima dalam waktu yang singkat. Jenis telegram terdiri atas
telegram umum, telegram dinas, telegram kilat, dan telegram biasa.
Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung
telekomunikasi.
4. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada
seseorang dengan menggunakan sampul surat. Berita yang
dikirimkan dengan surat bersampul ini, biasanya, berpesan panjang
dan tidak layak diketahui oleh pihak lain. Isi surat dapat
menyangkut rahasia seseorang yang tidak boleh diketahui oleh
orang lain. Surat bersampul memiliki kelebihan dibandingkan
dengan jenis surat lain, yaitu:

7. lebih terjamin kerahasiaan isinya;
lebih leluasa dalam menulis isi surat;
lebih santun dalam surat menyurat.
b. Berdasarkan Pembuat Surat
Surat dapat dikelompokkan berdasarkan pembuatnya atau pe-
nulisnya. Jenis-jenis surat berdasarkan pembuat surat dapat dibedakan
menjadi:
1. Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta
berisi ma-salah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman,
keluarga mau-pun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat
untuk keluarga, suratblamaran kerja, dan surat permohonan izin
bangunan.
2. Surat Resmi
Surat resmi dibuat oleh suatu instansi, organisasi, atau
lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau
lembaga tertentu lainnya.Keberadaan instansi, lembaga, organisasi,
dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat
resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.
c. Berdasarkan Pesan Surat
Berdasarkan pesan yang terkandung di dalam surat, jenis surat
dapat dibedakan menjadi:
1. Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah
keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat
untuk orang tua, saudara, dan teman.

8. 2. Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi adalah surat yang dikirim oleh
seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis
surat ini, misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB, dan surat
permohonan cuti.
3. Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial
kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang, biasanya,
berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan
sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.
4. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan
perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah
surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau
pesanan barang.
5. Surat Dinas
Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan
dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan
kepada instansi lain, perorangan dari organisasi tertentu. Misalnya,
surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.
6. Surat Pengantar
Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai
pengantar atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan
pihak penerima surat.
d. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
Berdasarkan keamanan pesan surat, surat dapat dikelompokkan
menjadi:

9. 1. Surat Sangat Rahasia
Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan
dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim
dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama
dituliskan kode SR yang nerupakan singkatan dari "Sangat
Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan
dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk
membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar)
dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat
jenis ini, misalnya, surat dari kementerian luar negeri, surat untuk
negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
2. Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya
pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang
berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini
menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R
atau RS, yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta
disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apapun. Surat
jenis ini, misalnya surat tentang konduite pejabat dan surat
dokumen suatu instansi.
3. Surat Konfidensial
Surat yang isinya hanya layak diketahui oleh beberapa
pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan
kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya, surat hasil rapat
pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.
4. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh
orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak manapun.
Misalnya, surat edaran dan surat undangan.

10. e. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
Jika dikelompokan berdasarkan pada ruang lingkup pemakaian
surat, pada umumnya, surat dapat dibedakan atas:
1. Memorandum
Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada
bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat
pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat
tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin
dikomunikasikan.
2. Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan
atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau
informasi.
3. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain,
baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang
bersangkutan.
f. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
Berdasarkan jumlah pembaca yang dikehendaki oleh surat tersebut,
pada umumnya, surat dapat dibedakan antara lain atas:
1. Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa
orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk
disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam
ruang lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang
lebih luas.Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan
kelulusan tes.

11. 2. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa
orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan.
Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya
diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang
dapat disebarkan ke ruang lingkup yang lebih luas.
3. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada
seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk
diketahui oleh orang yang dituju.
g. Berdasarkan Penyelesaian Surat
Berdasarkan kepentingan penyelesaiannya atau penyampaian
kepada yang dituju, surat dapat dibedakan antara lain atas:
1. Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat
disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan
yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan
cepat.
2. Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan
kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau
ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
3. Surat Biasa
Jenis surat ini, baik cara pembuatan atau pengirimannya,
tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.

12. h. Berdasarkan Pengertian Umum
Surat berdasarkan pengertian umum dapat dibedakan menjadi
beberapa jenis, antara lain sebagai berikut:
1. Surat Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak
lain, baik perorangan maupun kelompok yang, biasanya, dimuat di
media massa atau diedarkan secara terbuka.
2. Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi
sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.
3. Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak
mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim
surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi,
untuk beberapa hal, perlu juga diperhatikan oleh penerima surat
pesan dalam surat itu.
2.4. Bentuk Surat
Cara penulisan surat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa
bentuk penulisan surat. Adapun yang dimaksud bentuk surat adalah tata
letak atau posisi bagian-bagian surat. Cara penulisan surat pada setiap
instansi atau organisasi berbeda-beda. Keragaman itu bergantung pada
kebiasaan dan aturan instansi yang bersangkutan.
Pada umumnya, dalam surat-menyurat resmi, dikenal beberapa
macam bentuk surat, yaitu:
a) Bentuk lurus penuh (full block style);
Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai
dari margin kiri. Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf
yang lainnya diberi spasi satu baris.

13. contoh bentuk surat lurus penuh (full block style)

14. b) Bentuk lurus (block style);
Pada surat bentuk lurus, semua bagian surat diketik dari margin
kiri. Akan tetapi, tanggal surat, salam penutup, tanda tangan, nama
terang, dan jabatan pengirim surat diketik pada bagian kanan surat.

15. contoh bentuk surat lurus (block style)
c) Bentuk setengah lurus (semi block style);
Pada surat berbentuk setengah lurus, semua bagian surat diketik
seperti bentuk lurus, kecuali isi surat. Setiap alinea baru diketik
sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea
yang lainnya tidak diberi jarak.

16. contoh bentuk surat setengah lurus (semi block style)
d) Bentuk resmi Indonesia (official style).
Bentuk surat resmi Indonesia, biasanya, dipakai oleh instansi-
instansi pemerintah. Bentuk ini mempunyai dua variasi, yaitu:
Bentuk Resmi Indonesia Lama
Surat-surat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri:
1) Tanggal surat didahului nama tempat,
2) Alamat surat ditulis di sebelah kanan surat, di bawah nama
tempat dan tanggal surat,
3) Jabatan pengirim surat ditulis di atas tanda tangan, nama ditulis
di antara tanda kurung, dan
4) Nama pengirim surat digaris bawahi. Agar lebih jelas,
perhatikan

17. contoh bentuk surat resmi lama (official style)

18. Bentuk Resmi Indonesia Baru
Surat yang dibuat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri:
1) Tanggal surat ditulis tanpa didahului nama tempat karena nama
tempat sudah tertulis pada kepala surat;
2) Alamat surat ditulis pada sebelah kiri;
3) Di atas tanda tangan ditulis salam penutup dari pengirim surat,
jabatan secara singkat ditulis di bawah nama. Khusus untuk
surat dinas yang sifatnya formal, jabatan ditulis di atas tanda
tangan;
4) Sifatnya tidak formal, jabatan secara singkat ditulis di bawah
nama;
5) Nama pengirim ditulis tanpa diapit tanda kurung. Agar Iebih
jelas perhatikan

19. contoh bentuk surat resmi lama (official style)

20. e. Bentuk surat lekuk (Indented Style)
contoh bentuk surat lekuk (Indented style)

21. f. Bentuk surat alinea menggantung (Hanging Style)
contoh bentuk surat menggantung (hanging style)

22. 2.5. Bagian-bagian Surat
a. Kepala Surat (Kop Surat)
Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat
kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau
instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun
dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:
Nama kantor badan, organisasi atau instansi;
Alamat lengkap;
Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)
Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)
Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)
Moto (bila ada)
E-mail, situs (bila ada)
Macam usaha
Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
Nama bankir (untuk referensi)
Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang
bersangkutan.
Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra
pemilik perusahaan tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan
tersendiri.
b. Tanggal Surat
Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak
perlu didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun
dituliskan secara lengkap. Contoh:
12 ovember 2012
c. Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang
biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode
tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:

23. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat
menyurat
Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan
(mengklasifikasikan) penyimpanan surat
Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
Contoh nomor surat
d. Lampiran
Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi,
dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti
jumlah yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau
1 (satu) berkas. Untuk surat bisnis ada 2 cara:
di bawah nomor
atau di kiri bawah
e. Hal atau perihal
Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah
maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat
tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau
“Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal,
dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat. Penulisan perihal
ada 3 cara yaitu:
Sebelum penulisan alamat dalam
Setelah penulisan selesai alamat dalam
Setelah salam pembuka

24. f. Alamat yang dituju
` Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat)
harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju). Ada dua cara
penulisan nama orang yang dituju;
Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”
Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan
jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima
surat, di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan
Bapak, Ibu, Saudara. Dinas pos menyarankan agar dalam
menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan
lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat.
Contoh menulis alamat:
Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.
Jln. Jend. Suprapto No. 96
Bandar Lampung 35157
g. Salam Pembuka
“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis
sebelum memulai pembicaraan. Namun untuk surat
resmi/dinaspemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka.
Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-
kata:
Dengan hormat,
Saudara …….. yang terhormat,
Bapak ……… yang terhormat,
Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya
dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. Misalnya:
Assalamualaikum Wr.Wb.
Salam hormat,

25. h. Isi Surat (tubuh surat)
Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea
pembuka, isi surat dan alinea penutup.
Alinea Pembuka
Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya
guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan
dalam surat tersebut. Contoh alinea pembuka pada surat yang
bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:
 Dengan ini kami beritahukan bahwa ……
 Bersama ini kami lampirkan …..
 Kami mengundang …..
 Sesuai dengan pemberitahuan ….
 Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..
 Perkenankanlah kami melaporkan
 Menyambung surat kami tanggal … No. ...
Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini”
dan “dengan ini” dalam menulis surat. Perkataan “bersama ini”
hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau
dilampirkan. Contoh alinea pembuka pada surat balasan :
 Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ...
 Membahas surat Saudara tanggal….. No. ...
 Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal .. No.
 Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ...
 Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami terima dengan
baik. Sehubungan dengan itu …
Isi Surat
Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat
sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta atau
hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat.

26. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat
hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan
kalimat yang panjang dan bertele-tele. Kalimat dalam surat itu
haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Misalnya
jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri
dari keterangan tempat saja.
Alinea Penutup
Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau
penegasan isi surat. Dalam alinea penutup biasanya mengandung
harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada
penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh:
 Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
 Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan
berkembang terus, terima kasih.
 Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima
kasih.
 Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
 Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan
untuk itu kami ucapkan terima kasih.
i. Isi surat (tubuh surat)
Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat
dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Contoh:
 Hormat kami,
 Salam kami,
 Wassalam,
Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup
melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian
mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini di
bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP).

27. Contoh:
Kepala Biro Kepegawaian
Mahatir Muhammad
NIP. 160081022
j. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat
Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh
orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya
surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap
tidak sah dan tidak berlaku. Di bawah nama terang, untuk surat
resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Gunanya untuk
mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen.
k. Jabatan Penanggungjawab Surat
Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang
penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab
tersebut. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk
mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk
menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.
l. Tembusan
Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke
beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang
bersangkutan.
m. Inisial
Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama
penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini
hanya dipakai pada surat niaga. Gunanya untuk mengetahui siapa
konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya, sehingga bila
dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.

28. BAB III
KESIMPULAN
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas
bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya
tujuan organisasi. Oleh karena itu perlu diusahakan agar dapat membuat
suratdengan baik, sebab penilaian negatif terhadap akan dapat mempengaruhi pula
penilaian negatif dalam organisasi.
Selain itu, surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi
secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat
berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan,
dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau
maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada
pihak penerima.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain. Surat menggunakan bahasa
resmi yang meliputi penataan paragraf, kalimat, pemilihan kata, pembentukan
kata, serta ejaan yang berlaku untuk surat. Bahasa dalam surat disusun dengan
kalimat-kalimat yang efektif agar penerima surat dapat mengerti maksud dan
tujuan yang disampaikan dalam isi surat tersebut.

29. DAFTAR PUSTAKA
Dasar-dasar Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Drs. H. Suhanda Panji.
Penerbit Karya Utama. Jakarta. Cet. XII. 1985.
Surat-surat Lengkap (Complete Letters): Surat-surat untuk Berbagai Keperluan.
YS Marjo. Penerbit Setia Kawan. Jakarta. Cet. IX. 2000.
http://id.scribd.com/doc/15892253/Makalah-Korespondensi-Manajemen-
Perkantoran