SISTEM INFORMASI MANAJEMEN - 4

1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
(Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA)
“USER AND DEVELOPERS SYSTEM”
Disusun Oleh :
Nurfanida Putri Hikmalia
43117110382
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS JURUSAN MANAJEMEN

2. INFORMATION SYSTEMS ARE DEVELOPED TO SUPPORT ORGANIZATIONAL
LEVELS AND AREAS
Menurut Mc Leod, sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan
organisasi, eksekutif, dan area bisnis. Sistem informasi dikembangkan untuk memenuhi
kebutuhan informasi umum para manajer perusahaan, dimana sistem informasi eksekutif
dirancang untuk digunakan oleh manajer tingkat strategis perusahaan dan ima sistem
informasi seperti :
- sistem informasi pemasaran
- sistem informasi produksi
- sistem informasi keuangan
- sistem informasi sumber daya manusia
- sistem informasi sumber daya informasi
dirancang untuk tingkat yang lebih rendah. Sistem-sistem ini dirancang khusus untuk
organisasi fisik, yaitu cara bagaimana sumber daya fisik (manusia, bahan baku, mesin, dan
uang) dialokasikan ke berbagai area-area fisik perusahaan – anak perusahaan global, divisi,
wilayah distrik, cabang, dan seterusnya. Struktur organisasi ini disebut sebagai organisasi
maya (virtual organization).
Organisasi Layanan Informasi
Kita telah menggunakan layanan informasi untuk menguraikan unit perusahaan yang
memiliki tanggung jawab atas mayoritas informasi.
Sumber Daya Informasi
Sumber daya informasi yang terdiri atas peranti keras komputer, peranti lunak, komputer,
spesialis informasi, pengguna fasilitas, basis data dan informasi. Sebagian besar sumber daya
ini pada umumnya berlokasi di layanan informasi dan merupakan tanggung jawab dari chief
information officer (CIO). Sumber daya informasi yang terdapat di area-area pengguna
adalah tanggung jawab dari para manager area pengguna.
Spesialis Informasi
Spesialis informasi menggambarkan karyawan yang tanggung jawab utamanya adalah untuk
memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan. Spesialis
informasi pada awalnya meliputi analis sistem, programmer, dan operator. Kemudian,
ditambah lagi dengan administrator basis data, spesialis jaringan, dan Webmaster.
Analis sistem
Spesialis ini bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan
memperbaiki sistem-sistem yang ada. Analisis sistem adalah orang yang ahli dalam
mendefinisikan masalah dan dalam mendokumentasikan cara komputer dalam membantu
menyelesaikan masalah – masalah tersebut.
Administrator Basis Data
Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data disebut sebagai
administrator basis data yang tugasnya terbagi dalam empat area utama yaitu: perencanaa,
implementasi, operasi, dan keamanan.
Webmaster
Webmaster bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs web perusahaan. Webmaster
bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komunikasi antara
perusahaan dan pelanggan serta partner bisnisnya selalu terbuka. Tugas pentingnya adalah
melacak orang-orang mengunjungi halaman web perusahaan.

3. Spesialis Jaringan
Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan
komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar.
Programer
Programer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode
program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.
Operator
Operator menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan
server, yang berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator memonitor konsol,
mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan penyimpanan data dan lain-lain.
1. SISTEM INFORMASI PERKANTORAN (OFFICE AUTOMATION/OA)
Otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti tekhnologi komputer, pada
pekerjaan kantor. Otomatisasi komputer dapat di lacak kembali hingga awal tahun 1960-an
ketika IBM mengenalkan istilah pengolahan kata ( world prosesing ) untuk menyatakan suatu
konsep yang menyatakan bahwa kebanyakan aktifitas kantor di pusatkan pada pengolahan
kata-kata. Lalu, teknologi-teknologi lain seperti email, penanggalan elektronik, konferensi
video, dan dekstop publishing diterapkan pada pekerjaan kantor.
Beberapa sistem otomatisasi kantor melibatkan penggunaan komputer dan beberapa
lainnya tidak. Keunggulan dari otomatisasi kantor adalah adanya fakta bahwa ia memberikan
suatu sambungan komunikasi bagi orang-orang di dalam dan luar perusahaan untuk saling
berkomunikasi satu sama lain. Model diatas menunjukkan bahwa aplikasi – aplikasi berbasis
komputer berinteraksi dengan suatu basis data yang di populasi oleh informasi yang diperoleh
dari dalam perusahaan dan dari lingkungan.
Pergeseran dari Pemecahan Masalah Administratif ke Manajerial
Aplikasi-aplikasi OA pertama sebelumnya dimaksudkan untuk mendukung pegawai
bagian sekretariat dan administrative. Pengolah kata, e-mail, faks, dan penanggalan
elektronik adalah contoh-contohnya. Seiring dengan semakin bertambahnya pengetahun
computer di kalangan manajer dan professional, mereka menyadari bahwa mereka dapat
menggunakan berbagai aplikasi untuk memecahkan masalah yang mereka hadapi. Mereka
mulai menggunakan e-mail untuk berkomunikasi dengan pemecah masalah lainnya,
menggunakan penanggalan elektronik untuk menjadwalkan rapat dengan pemecah masalah
yang lain, melakukan konferensi video untuk menghubungkan para pemecah masalah di
wilayah geografis yang luas, dan seterusnya.
Para Pengguna OA :
 Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama SDM.
 Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan
sekertaris dan pegawai administrasi.
 Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
 Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.

4. Tujuan Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek jarak
dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor adalah:
1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan
mesin atau alat-alat kerja.
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
3. Meningkatkan produksi.
Aplikasi Otomatisasi Kantor
- Pengolahan Kata (word Processing). Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis
melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang
akan diketik atau dicetak. contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
- Surat Elektronik (electronik mail). Penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan
dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.contoh: yahoo mail,
google mail , dll.
- Voice Mail. Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio
dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat
dipanggil.
- Kalender Elektronik (electronik calendaring). Penggunaan jaringan komputer untuk
menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris
manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah
kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat
bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang
sangat padat.
- Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan
konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih
digunakan.
- Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang
tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
- Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah
masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
- Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada
pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah
masalah secara mudah dan cepat.
- Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang
tersimpan.
- Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat
baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh
printer laser.

5. Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada
konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber
daya OA yang tersedia dalam perusahaan.
2. IMPLMENTASI SISTEM INFORMASI DAN OFFICE AUTOMATION DI PT.
OCEAN GLOBAL SHIPPING
Implementasi sistem informasi di kantor tepatnya di PT. OCEAN GLOBAL SHIPPING
bisa terlihat dari web sistem yang dimiliki oleh Cosco yaitu coscon.com disitu ada banyak
pilihan sesuai dengan kebutuhan para customer Cosco. Selain itu juga baru-baru ini
terdapat sistem Electronic DO (E-DO) dimana memudahkan para customer dalam
mencetak DO nya sehingga tidak perlu datang langsung ke kantor Cosco. Untuk
implementasi OA sendiri sudah banyak digunakan seperti e-mail, faks, serta
teleconverence pada setiap meeting mingguan dimana terhubung dengan cosco yang
berada di luar Jakarta. Sistem informasi membuat pekerjaan menjadi lebih ringan serta
tidak memerlukan waktu atau tenaga seperti sebelumnya.
KANTOR MAYA
Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph
Gregory mendirikan "Virtual Office, Inc", di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di
seluruh Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai "Intelligent Office". Kini dengan
semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor Virtual, memudahkan
individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan infrastruktur otomasi
perkantoran. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan bantuan
yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan menjawab
telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain.
Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia maya,
tetapi juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional. Konsep kantor
bersama ini pun sesuai dengan program Kemenkop Bidik 49 Kampung Digital di 2017 atau
secara informal bisa menjadi tempat berkumpul para blogger, pekerja IT serta inkubator
bisnis UKM. Di Jakarta sudah banyak bertebaran kantor-kantor bersama atau proyek co-
working space seperti “Jakarta Digital Valley” di Gedung Telkom lantai 6, Jakarta, bahkan
ada yang menyediakan di beberapa area lokasi di Jakarta. Untuk kota-kota besar lain seperti
Surabaya, Bali dan Jogja juga sudah bermunculan ruang kantor – ruang kantor virtual ini.
Keberadaan bisnis co-working space atau kantor virtual ini karena adanya kebutuhan
tempat untuk bekerja tetapi penyewa tidak ingin modal terikat ke properti, biaya persiapan
yang tinggi, serta biaya layanan dan fasilitas ruang kantor. Kantor bersama seperti ini cocok
untuk pekerja “freelance”, UKM, usaha kecil micro atau para pekerja industri kreatif & IT.
Adanya komunitas informal di kantor bersama ini bertujuan untuk berbagi biaya sekaligus
berkolaborasi dan berkomunitas, selain interaksi untuk berbagi ide.
Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia
internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk
melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi
usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format
virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual

6. memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan
menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Tujuan Kantor Virtual
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung
pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan
lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang
signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor
virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang
bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas
kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke
kantor secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara
virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
Infrastruktur Kantor Virtual
Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi
perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan
kondisi karyawan untuk bekerja melalui konsep kantor virtual. Definisi ulang proses kerja
dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup
kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional.
Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen,
lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya. Infrastruktur otomasi perkantoran dapat
tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:
1. Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide
presentasi.
2. Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address
book, dll.
3. Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik,
forum diskusi, aplikasi konferensi dll.

7. DAFTAR PUSTAKA
Jr, Raymond McLeod., George P.Schell, Management Information System, Edisi 10, Pearson,
Salemba Empat, 2008.
Wikipedia,2018. https://id.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual. (30 Maret 2018, Jam
12.00WIB)