Kantor maya muncul karena perkembangan teknologi, mobilitas yang tinggi, dan biaya sewa lahan yang mahal. Kantor maya memungkinkan pekerjaan kantor dilakukan dari mana saja selama terhubung secara elektronik. Teknologi komunikasi memungkinkan berkembangnya konsep kantor maya.

1. Nama : Santi Susanti
Nim : 43115120362
SIM, Santi Susanti, Hapzi Ali Prof. DR. MM, Pengguna dan Pengembang Sistem,
Universitas Mercubuana, 2017
Fenomena Terbentuknya Kantor Maya
Kantor maya muncul karena perkembangan
teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang
untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga
pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya
telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan
sarana komunikasi dan jaringan internet untuk
melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing
(ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi
didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar
mendorong tumbuhnya Kantor maya, sehingga
orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam
kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat
dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus
terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di
internet menyediakan jasa kantor maya.
Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi
pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat
dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun
informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk
perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).
Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan
ketersediaan sarana komunikasi mobiler serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep
OA berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan
kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini.
OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.
Kemampuan OA untuk menghubung orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan
pekerjaan kantor, di manapun pegawai berada dapat melakukan pekerjaan tersebut. Kemampuan ini
disebut Kantor maya. Pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat
kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. Dampak
Kantor maya, berkembangnya Telecommuting, yaitu kemampuan komunikasi data dua arah secara
elektronik menggunakan fasilitas komunikasi.

2. Kelebihan Kantor Maya :
 Pengurangan biaya fasilitas dan pengurangan biaya peralatan.
 Jaringan komunikasi formal
 Pengurangan penghentian kerja,
 Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang
tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja.
Kekurangan Kantor Maya :
 Rasa tidak memiliki,
 Takut kehilangan pekerjaan
 Semangat kerja yang rendah.
 Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat melarikan
diri untuk beberapa jam.
Menurut presepsi saya mengenai kantor maya (Virtual Office) merupakan lompatan dari
teknologi informasi, Teknologi yang memungkinkan adanya kantor maya dapat diterapkan di
berbagai bidang, di mana sebagian memerlukan penggunaan komputer, namun ada bagian lain
yang tidak memerlukan komputer. Namun, semuanya dapat menyediakan informasi untuk
pemecahan masalah bagi pegawai di semua tingkat, termasuk para manajer.
Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan
peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak
hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.
Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah :
 Word Processing
Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan
dokumen secara otomatis.
 Electronic And Voice Mail
Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada pelanggan untuk
dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon yang dituju tidak dapat dihubungi.
 Computer Calendaring
computer calendaring punya analogi penanda agenda kalender suatu kegiatan. Jadwal kegiatan
maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum
kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut
melalui penanda (alarm).
 Audio conferencing
Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang-
orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik tertentu.

3.  Video conferencing
adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung partisipan konferensi
yang lokasinya saling terpisah.
 Computer conferencing
computer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun
audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk
melakukan hal ini.
 FAX
Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran
komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya.
 Videotex
Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan gambar grafik ke dalam
layar monitor.
 Imaging
Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan kembali, image atau citra
kedalam format digital dalam komputer.
 Desktop publishing
Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus
mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).