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Digitalizzazione, una nuova opportinità di business

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Presentazione del Webcast organizzato da DeltaPhi University del 28 Settembre 2011

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Digitalizzazione, una nuova opportinità di business

  1. 1. Andrea Innocenti
  2. 2. " Digitalizzazione, una nuova opportunità di Business In collaborazione con SIAV Sistemi Digitali
  3. 3. Agenda:Un mercato in espansionePotenzialità del mercato della dematerializzazioneAnalisi dei beneficiAree aziendali di interesseIl ritorno dell’investimentoCenni normativi e terminologiaArchiviazione Digitale / Conservazione SostitutivaFatturazione Digitale / Fatturazione ElettronicaPosta Elettronica CertificataCase History Ekaf (Caffè Cellini)
  4. 4. Digitalizzazione Un nuovo mercatoper i partner DeltaPhi Amerigo Roncallo
  5. 5. Enterprise Information ManagementUn business in crescita Dati Assinform 2010
  6. 6. Assinform – Osservatorio EIM (Enterprise Information Management) In collaborazione con• Indagine sul campo (metà 2010)• 70 aziende fornitrici• 270 aziende/organizzazioni utilizzatrici• supporto di aziende leader del settore (Siav,Infocert, Olivetti e Cbt)
  7. 7. Assinform – Osservatorio EIMProspettive di crescita (2010 – 2015): • Esprimerà il 15% del mercato italiano del software e dei servizi • dai € 1,2 miliardi attuali ai € 2 miliardi • crescita media annua +10% • Interesse crescente PMI
  8. 8. Assinform – Osservatorio EIM Impatto sulle aziende:• 74% delle aziende ha già adottato o prevede di adottare soluzioni EIM entro il 2011.• Solo la fatturazione elettronica farebbe risparmiare alle aziende italiane 17 miliardi di euro.
  9. 9. Assinform – Osservatorio EIM Propensione all’investimento: • 100% Banca e P.A. hanno investito o investiranno in EIM • 64% Industria • 70% Distribuzione • 71% Sanità
  10. 10. Assinform – Osservatorio EIM Aree aziendali: Amministrazione Contabilità (77%)Comunicazione interna (51%)Gestione del personale (31%) Supporto alle vendite (30%) Contrattualistica (18%)
  11. 11. Assinform – Osservatorio EIM Fattori frenanti:• Ristrettezza budget (31%)• Complessità organizzativa (15%)• Tempi di progetto e di realizzazione (6%)
  12. 12. Assinform – Osservatorio EIM La struttura dell’offerta:Forte concentrazione: il 28% dei fornitori generano l80% del mercato Piattaforme software 64%Le preferenze di chi sceglie Applicazioni ad hoc 21%soluzioni di EIM Servizi in outsourcing 23%
  13. 13. Conclusioni• Crescita media annua +10% (800 MIO in 5 anni)• Interesse crescente PMI• Necessità di conoscenze e competenze specifiche• Rapidità di delivery
  14. 14. Business Process ManagementAree aziendali di interesse
  15. 15. Dove agire…Documenti Amministrativi Sistemi QualitàPratiche di Leasing Cartelle Cliniche Fascicoli del Personale Posta in Ingresso e Uscita
  16. 16. Documenti amministrativi EsigenzaNecessità di lavorare su: Fatture Passive, Fatture Attive, D.D.T., Disposizioni Bancarie.
  17. 17. Documenti amministrativi Soluzioni proposteGestione documentale per la registrazione on line dei documenti cartacei.Integrazione con sistemi ERP.Import automatico degli spool di stampa relativi a Fatture Attive, Ordini, Solleciti, etc.Service per il recupero dello storico.Pubblicazione via WEB per la consultazione On Line dei documenti.Firma digitale e spedizione automatica spool per la composizione personalizzata deimessaggi e la scelta del metodo di trasporto (fax, mail, carta, postel,…).WorkFlow per la benestariazione delle fatture passive.
  18. 18. Fascicoli del Personale EsigenzaAccedere in tempi rapidi a tutti i documenti contenuti nei fascicoli del personale.Con una gestione cartacea tutte le informazioni vengono gestite in fascicoliprocedendo a materializzazione anche dei documenti prodotti tramite sistemiinformatici.I cedolini vengono stampati e recapitati su supporto cartaceo con tempi e costielevati.Necessità di accedere con facilità agli archivi storici.
  19. 19. Fascicoli del Personale Soluzioni proposteGestione documentale dei documenti cartacei mediante acquisizione a mezzoscanner.Gestione documentale con import automatico degli spool di stampa dei documentiprodotti dai sistemi informativi (Cedolini, Tabulati Inail, …)Pubblicazione via WEB per la consultazione on-line dei Cedolini.Service per il recupero dello storico.Crittografia dei documenti in rete
  20. 20. Sistemi Qualità EsigenzaProdurre la documentazione relativa al manuale della qualità ed alle procedureoperative, seguendo iter precisi per l’approvazione e la modifica dei documenti.Le normative prodotte devono essere condivise e rese reperibili a tutti i collaboratori.Le procedure stabilite danno origine ad attività sequenziali con scadenze precise chedanno garanzia di trasparenza ed efficienza dell’azienda nei confronti dell’utente.
  21. 21. Sistemi Qualità Soluzioni proposteGestione documentale per la registrazione on line dei documenti cartacei oelettronici.Pubblicazione via WEB per la consultazione on-line del manuale e delle procedure.WorkFlow per la generazione e revisione delle procedure.WorkFlow per la messa in linea dei processi aziendali.
  22. 22. Pratiche di Leasing EsigenzaRaccolta di tutta le documentazione necessaria alla delibera del Leasing.Le varie filiali e la sede per poter deliberare un finanziamento hanno la necessità divalutare documentazione di varia natura, talvolta ripetitiva (es. Bilanci e certificazioni)per la stessa realtà richiedente.Le pratiche cartacee relative alla documentazione vengono costituite nelle filiali edinviate alla sede che in caso di necessità chiede le opportune integrazioni con idocumenti mancanti.
  23. 23. Pratiche di Leasing Soluzioni proposteGestione documentale per la registrazione on line dei documenti cartacei o elettronici.Ottimizzazione dei processi di approvazione tramite il WorkFlow.Integrazione del sistema documentale con i sistemi informativi ed ottimizzazione delleregistrazioni, integrando automaticamente le chiavi di ricerca con elementi già notiall’azienda.
  24. 24. Posta in Ingresso e Uscita EsigenzaDiverse tipologie di comunicazioni (fax, e-mail, PEC, lettere, …) inentrata e in uscita da condividere
  25. 25. Posta in Ingresso e Uscita Soluzioni proposteTutte le comunicazioni possono venire acquisite in formato elettronico e condivisetramite la gestione documentale.WorkFlow collaborativo o di processo.Service per il recupero dello storico.
  26. 26. Cartelle Cliniche EsigenzaI medici chiedono un rapido e sicuro accesso agli esami ed ai referti contenuti nellecartelle cliniche.In passato si ricorreva alla microfilmatura per garantire una copia conforme, ma ilsupporto non consentiva facili consultazioni da parte di tutti gli interessati.Conservazione dello storico.
  27. 27. Cartelle Cliniche Soluzioni proposteGestione documentale per la registrazione on line dei documenti cartacei omicrofilmati.Indicizzazione dei documenti in base al codice nosologico e le ulteriori chiavi diricerca possono essere ricostruite automaticamente importandole dai sistemiinformativi esistenti.Service di scansione ed indicizzazione di referti ed esami contenuti nelle cartellecliniche, nelle cartelle radiologiche, nelle pratiche di pronto soccorso, etc., inoutsourcing presso la sede dell’ente o presso i centri servizi Siav.
  28. 28. Business Process ManagementAnalisi dei benefici Dati Politecnico di Milano 2011
  29. 29. La Fatturazione elettronica conviene Conservazione dell’attivo Fatturazione elettronica Benefici: tra 1 e 3€ a documento non strutturata Tempo di payback: < 1 anno Benefici: tra 4 e 5€ a fattura Fonte beneficio: spazio, materiali Tempo di payback: < 2 anni Fonte beneficio: FORNITORE Trasmissione, spazio, materiali, ricerche documentiCasi di studio Sistema Allineamento c.a. 130 Bancario Fatturazione elettronica Casi strutturata dati approfonditi ORDINE CONSEGNA FATTURAZ. PAGAMENTO Benefici: tra 8 e 12€ a fattura c.a. 120 Tempo di payback: < 1 anno Quick ROI Fonte beneficio: Assessment Produttività del personale CLIENTE Completa integrazione Conservazione (scansione) del passivo dematerializzazione Benefici: tra 1 e 2€ a documento Benefici: tra 30 e 80€ a ciclo Tempo di payback: < 2 anni Tempo di payback: < 1 anno Fonte beneficio: spazio, materiali, ricerche Fonte beneficio: produttività del personale, maggiore accuratezza Fonte: Politecnico di Milano Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  30. 30. E conviene ancora di più se è un progetto di sistema Integrazione Orizzontale (tra più fasi) FORNITORE Dall’allineamento Anagrafiche… … all’Archiviazione dell’Estratto Conto Integrazione Verticale (tra clienti e fornitori) Sistema Trasferimento di Bancario dati/documenti relativi al ciclo dell’ordine Processamento delle CLIENTE informazioni e gestione dei documenti associati al ciclo dell’ordine Fonte: Politecnico di MilanoDipartimento di Ingegneria Gestionale
  31. 31. E conviene ancora di più se è un progetto di sistema I Benefici crescono in 100 modo superadditivo,€ /ciclo con l’aumento del Benefici a progetto grado di integrazione (attualizzati) Grado di Conservazione Fatturazione Integrazione Completa Sostitutiva Elettronica Ordine-Fattura Integrazione Integrazione Fonte: Politecnico di Milano Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  32. 32. Business Process ManagementIl ritorno dell’investimento Dati Politecnico di Milano 2011
  33. 33. Fonte: Politecnico di Milano Dipartimento di Ingegneria Gestionale La misura della reddittività: il tempo di payback (anni) 0 <PBT (anni) 1 Azienda con attività amministrativa Fatturazione Elettronica 2 <PBT (anni) 1 <PBT (anni) 2 Limitata Media Elevata Digitalizzazione e conservazione del passivo 1,8 0,5 0,1 Conservazione dell’attivo 0,9 0,2 0,1 Fatturazione elettronica pura 1,0 0,7 0,6 Completa integrazione e dematerializzazione 0,7 0,5 0,4 Integrazione del ciclo ordine- pagamento 0,6 0,5 0,4 Integrazione del ciclo ordine- fattura 0,6 0,5 0,4dematerializzazione Integrazione e Integrazione del ciclo fattura - pagamento 1,2 0,7 0,5 Integrazione dei pagamenti/incassi 0,7 0,1 0,1 Scambio unilaterale delle fatture 3,9 0,9 0,1 Scambio unilaterale degli ordini 1,0 0,3 0,1
  34. 34. Archiviazione digitaleConservazione sostitutiva
  35. 35. Conservazione Sostitutiva: 3 cose da sapere TUTTI I DOCUMENTILa Conservazione Sostitutiva AZIENDALI FISCALI Alcuni documenti dei documenti analogici e elettronici si realizza con NON UNICI si hanno bisogno l’apposizione di: possono Conservare dell’intervento di un FIRMA DIGITALE in forma Sostitutiva PUBBLICO UFFICIALE + senza la presenza di per essere Conservati MARCA TEMPORALE un PUBBLICO in forma Sostitutiva UFFICIALE
  36. 36. Definizione di documentoDocumento informatico “La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” “Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assumeDocumento analogico valori continui , come le tracce su carta (esempio :documenti cartacei) , come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio :cassette e nastri magnetici audio e video)” Documenti analogici in copia Documenti analogici in originale Si può risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui siano Documenti analogici in originale Documenti analogici in obbligatorie la tenuta e la non unico (fatture, lettere e originale unico conservazione. telegrammi spediti e ricevuti)
  37. 37. Documenti Conservabili in forma Sostitutiva Documenti Amministrativi • Fatture; • Lettere e telegrammi; • Libro giornale e inventario; • Registri IVA; • Scritture ausiliarie; • Scritture ausiliarie di magazzino; • Registro beni ammortizzabili; • DDT; • Lettera di vettura, polizza di carico; • Distinta meccanografica di fatturazione; • Dichiarazione dei redditi; • Contratti.
  38. 38. Documenti Conservabili in forma Sostitutiva Documenti Bancari • Assegni bancari; • Moduli richiesta assegni; • Ordini prelevamento; • Distinte di versamento; • Ordine di bonifico; • Deleghe F23/F24; • Pratiche fido; • Contratti; • Specimen di firma; • Lettere di manleva; • Pratiche mutuo;
  39. 39. Documenti Conservabili in forma Sostitutiva Sanità • Cartelle cliniche; • Referti; • Fascicolo sanitario; • Documentazione del personale; • Delibere, determine, ordini del giorno; • Bandi gara; • Documenti inerenti il protocollo informatico.
  40. 40. Documenti Conservabili in forma Sostitutiva Assicurazioni • Polizze assicurative; • Attestati di rischio; • Contratti; • Contenziosi; • Libri assicurativi.
  41. 41. Documenti Conservabili in forma Sostitutiva Qualità • Reclami; • Non Conformità; • Modulistica varia; • Haccp.
  42. 42. Documenti Conservabili in forma Sostitutiva Marketing • Listini; • Brochure; • Studi per nuovi prodotti, bozze e lanci pubblicitari; • Offerte e trattative; • Piano attività;
  43. 43. Il responsabile Chi è il responsabile Chi può fare il della conservazione responsabile? sostitutiva? Può essere una persona fisica È il responsabile o giuridica sia interna che dell’archivio digitale esterna all’azienda, purché dell’azienda. venga nominato da un organo decisionale dell’azienda
  44. 44. Il responsabile della conservazione Cosa fa? • Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione; • Organizza il contenuto dei supporti di memorizzazione e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità; archivia e rende disponibili, informazioni relative ai documenti e al loro contenuto, eventuali copie; • Gestisce il sistema nel suo complesso e garantisce l’accesso alle informazioni; • Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati; • Predispone le misure di sicurezza del sistema, al fine di garantire la sua continua integrità; • Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è previsto il suo intervento; • Definisce e documenta le procedure da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale; • Verifica, con periodicità non superiore ai cinque anni, che i documenti conservati siano leggibili provvedendo al riversamento diretto o sostitutivo.
  45. 45. Le nostre referenze per la conservazione sostitutivaSixty GroupBenetton GruppoAssicurazioni GeneraliBanca d’ItaliaEuronicsCoop Nord OvestPam GruppoSBA BCC (60 banche)GE MoneySinv (Valentino)LoropianaConad Gruppo
  46. 46. Le nostre referenze per la conservazione sostitutivaCosta CrociereBartolini TrasportiVolkswagen BankGiunti EditoreFaberAz. San. San RaffaeleAlpitelBormioli RoccoMiroglioRana PastificioJuventusMolinariMontebovi
  47. 47. PostaElettronicaCertificata
  48. 48. La PEC - Che cos’è?La Posta Elettronica Certificata è il sistema attraverso il quale è possibileinviare email con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevutadi ritorno come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).Ciò che rende la trasmissione PEC valida agli effetti di legge, sono le ricevuteelettroniche che i Gestori PEC emettono, “certificando”: che il messaggio è stato spedito che il messaggio è stato consegnato che il messaggio non è stato alterato
  49. 49. Cosa dice la legge…Obbligatoria per aziende in fase di costituzione. Con ilnuovo decreto legge n. 2 del 28/01/2009 è scattato lobbligo,per Società, Professionisti e Pubbliche Amministrazioni, dicreare e comunicare una propria sede "virtuale", identificatada un indirizzo Pec , da affiancare alla sede fisica. Per tutte le imprese esistenti alla data del29/11/2008, a data ultima per la comunicazione è il 29/11/2011
  50. 50. Come funziona Busta di trasporto firmataDominio di posta certificata Dominio di posta certificataMITTENTE DESTINATARIO 3 Gestore di PEC del Gestore di PEC del mittente destinatario 2 5 6 4 1 mailRicevuta diaccettazione Ricevuta di mail avvenuta consegnaMittente mailbox Destinatario mailbox
  51. 51. Case History EKAF
  52. 52. Un caso di successo…Ekaf – Cellini CaffèL’azienda nasce nel 1925 da Amleto Pieri cheinizia la sua attività di broker di caffè verde sulmercato italiano.Cellini nasce formalmente nel 1985 dalla fusionedella “Columbia” con altri due marchi.Dal Settembre 2005 è operativo il nuovostabilimento produttivo a Genova.Fatturato 20 mln di euro,Dipendenti 50 (4 amministrativi, 1 addettoall’informatica, 8 personal computer)
  53. 53. Il progetto di dematerializzazioneGestione Ciclo Passivo: Barcode su fatture in arrivo, Scansione e inserimento nel documentale Approvazione Registrazione/inserimento ERP Trasferimento chiavi su documentale Pagamento
  54. 54. Il progetto di Conservazione SostitutivaIn conservazione: Ciclo Attivo (tentata vendita..) Ciclo Pass Libri Fiscali (Libro giornale, Libri IVA, Libro Cespiti), Schede di mastro Scritture ausiliarie di magazzino DDT Contratti
  55. 55. I prossimi passiLUL e fascicolo personaleGestione pratica negozi (finanziamento, progetti edilizi epiantine)Marketing - campagna pubblicitaria con filmati, provecampioni castingGestione fidelizzazioneGestione dei documenti di certificazione (Hacpp, trattamentoin filiera, brevetti)
  56. 56. Grazie per l’attenzione amerigo.roncallo@siavsistemi.it

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