L'AZIENDA Minipan è un’impresa orientata principalmente al mercato internazionale, che progetta, produce, vende e installa automazioni per l’industria dei prodotti da forno. L'ESIGENZA Digitalizzazione per l’efficientamento di più aree aziendali: dall’ufficio Acquisti alle Vendite, dall’Amministrazione all’HR, considerando anche la gestione dei relativi documenti a norma di GDPR, fino alla gestione Tecnica. Il tutto con l’integrazione di più tecnologie per accompagnare e facilitare i processo di Digital Transformation dell’azienda. LA SOLUZIONE La collaborazione pluriennale con Talea Consulting ha permesso di sviluppare il processo di digital transformation di Minipan in maniera strutturata e graduale. La digitalizzazione delle informazioni e la gestione dei processi aziendali, in piena e completa collaborazione tra le diverse aree, ci hanno permesso di essere operativi ed efficienti da qualsiasi device. Oggi Arxivar è uno strumento cardine per la condivisione, la tracciabilità e la sicurezza di informazioni e documenti in Minipan

1. Una nostra storia di successo

2. L’Azienda
Minipan è un’impresa orientata principalmente al mercato internazionale, che progetta,
produce, vende e installa automazioni per l’industria dei prodotti da forno. Nasce nel
1985, rilevando l’attività ed il know how de “La Minipan di Folli S.r.l.” costruttori di
macchine per panifici dal 1957.
Da quel momento, l’azienda ha cominciato a sviluppare una spiccata capacità di ricerca
per la costruzione di macchine speciali personalizzate ad elevata automazione rivolte
al settore bakery.
Oggi, con oltre 50 anni di esperienza nel settore, Minipan occupa una posizione di
leadership sia a livello nazionale che internazionale dove agisce come un partner serio
e preciso, a completa disposizione di chiunque voglia dare forma al gusto.

3. L’Azienda
Massa Lombarda (RA)
52+ Addetti 10 MLN
LINEE INDUSTRIALI E MACCHINE
1. Macchine per snack salati
2. Macchine e linee industriali per la produzione di pane
3. Colatrici e Tagliafilo per biscotti
4. Macchine per prodotti senza glutine
5. Soluzioni Topping

4. L’esigenza
MINIPAN ha maturato negli anni una esigenza di digitalizzazione dei processi a
tutto tondo.
Fin dall’inizio l’idea è stata quella di snellire i processi delle aree aziendali,
organizzandole in maniera strutturata e con strumenti che potessero facilitare lo
scambio delle informazioni interne.

5. L’esigenza
Digitalizzazione per
l’efficientamento di più aree
aziendali: dall’ufficio Acquisti
alle Vendite,
dall’Amministrazione all’HR,
considerando anche la gestione
dei relativi documenti a norma
di GDPR, fino alla gestione
Tecnica.
Il tutto con l’integrazione di più
tecnologie per accompagnare e
facilitare i processo di Digital
Transformation dell’azienda.

6. La soluzione

7. Ciclo Attivo e Passivo
AMMINISTRAZIONE
o Gestione fatture attive e passive con
integrazione AS400
o Gestione fatturazione elettronica
o Gestione di archiviazione digitale di
documenti ricevuti ancora in formato
cartaceo, tramite acquisizione
barcode
o Gestione PEC (tracciabilità delle PEC
ricevute e relative risposte)
Le esigenze si sono concretizzate con una progettualità realizzata in diversi anni di
attività, che ha visto aumentare progressivamente la Digital Transformation
Aziendale step by step .

8. Ciclo Attivo e Passivo
ACQUISTI
o Invio automatico Ordini di Acquisto e Non Conformità con condivisione tramite Link
o Garanzia della tracciabilità di visualizzazione del documento da parte del fornitore,
con controllo su eventuali revisioni e solleciti automatici in caso di mancato
download

9. Assistenza
Integrazione con CRM e generazione automatica
dei Rapporti di Assistenza tramite template
condiviso, soggetto ai seguenti task:
• Eventuale traduzione in lingua per clienti
esteri
• Iter approvativo
• Proposta fatturazione ad amministrazione

10. Prenotazione Risorse
Sistema digitalizzato e condiviso di prenotazione autovetture per trasferte e sale riunioni.

11. HR – Scheda Dipendenti
• Dati anagrafici dipendente
• Gestione assunzioni
• Gestione dimissioni
• Elenco dotazioni del singolo dipendente

12. HR – Gestione trasferte e note spese
Dematerializzazione dell’intero processo di gestione delle note
spese: dall’acquisizione dei giustificativi di spesa fino alla
conservazione digitale di tutta la documentazione.
CATTURA
• Acquisizione giustificativi con smartphone o tablet
ESTRAZIONE
• Possibilità di classificazione giustificativo distinguendo
scontrini, fatture, ricevute, totale spesa, etc.
RICONCILIAZIONE
• Generazione automatica report contenente i dati dei vari
scontrini e raggruppando le spese per centro di costo.

13. HR – Gestione trasferte e note spese
Benefici per HR
• Disponibilità del documento in tempo
reale
• Scambio immediato di messaggi per
approfondire con l’utente che ha
inviato la documentazione
• Migliore capacità di controllo sulla
documentazione ricevuta
Benefici per l’utente
• Procedura guidata e assistita
(documentazione solo da confermare)
• Documenti in digitale da subito
• Notevoli risparmi su stampa,
fotocopiatura, imbustamento,
affrancatura e stoccaggio

14. HR – Gestione corsi di formazione
Sistema di organizzazione
corsi di formazione a carico
del RSPP e dell’HR con
gestione puntuale di
scadenze e rinnovi

15. HR – Invio Buste paga e comunicazioni dipendenti
Vantaggi per l’utente
• Possibilità di scaricare e salvare il
cedolino, in formato digitale, sui
propri dispositivi
• Non necessaria l’archiviazione
cartacea dei cedolini
• Disponibilità continua della
documentazione per il dipendente
• Sicurezza nella visibilità dei
documenti tramite apposizione
automatica password
Vantaggi per l’HR
• Archiviazione automatica di tutti i cedolini,
efficace anche ai fini della ricerca
• Invio automatico ed immediato dei
documenti archiviati
• Tracciabilità della ricezione e della
consultazione del cedolino da parte di tutti i
dipendenti
• Non necessaria la stampa cartacea e la firma
di ricezione dei cedolini da parte dei
dipendenti
Invio del cedolino paga all’indirizzo e-mail personale di ciascun dipendente attraverso
Arxivar Link, in compliance con GDPR

16. HR – Gestione Fascicolo dipendente
Gestione di tutta la documentazione
dipendente organizzata nel relativo
fascicolo, che racchiude lo storico
professionale:
• contratto di assunzione
• carta d’identità
• destinazione del TFR
• corsi di formazione e attestati
• richieste ferie
• comunicazione al dipendente da parte di
RSPP, HR, amministrazione cedolini paga,
ecc.

17. HR – Approvazione ferie e permessi
Dematerializzazione processo di richiesta e
autorizzazione ferie e permessi
• Il dipendente seleziona il tipo di permesso
ed il periodo desiderato
• Subito dopo, la richiesta arriva via e-mail al
suo responsabile, che può accettare o
rifiutare la richiesta
• Una notifica con l’esito della risposta viene
poi recapitata all’utente
• Tutte le richieste approvate vanno a
popolare l’archivio presenze

18. GDPR
• Gestione archiviazione Nomine
• Creazione Automatica Informative
o Creazione automatica informativa in base a template
sottoposto ad iter approvativo
o Compilazione automatica con i dati del destinatario
o Distribuzione ai destinatari

19. Ufficio Tecnico
Gestione digitale di:
• Documentazione commessa
Organizzata nel fascicolo di
commessa, in base a
interfacciamento dati con sistema
AS400
• Interventi tecnici in tutto il mondo
con redazione del giornale di lavoro
• Manuali
• Prove tecniche
• Report di Produzione

20. I vantaggi
Il progetto attuale di Minipan è di notevole impatto,
dalla digitalizzazione della fattura alla gestione di tutti i
processi aziendali, tanto che oggi l’operatività aziendale
si sposa perfettamente con lo slogan corporate:
“THERE IS NOTHING MINI ABOUT WE DO“
Per questo possiamo definire Minipan
un’Azienda PAPERLESS a 360 gradi

21. «La collaborazione pluriennale con Talea Consulting ci ha permesso di sviluppare il processo
di digital transformation di Minipan in maniera strutturata e graduale.
La digitalizzazione delle informazioni e la gestione dei processi aziendali, in piena e completa
collaborazione tra le diverse aree, ci hanno permesso di essere operativi ed efficienti da
qualsiasi device.
Oggi Arxivar è uno strumento cardine per la condivisione, la tracciabilità e la sicurezza di
informazioni e documenti in Minipan.».
Enrico Cardinali
IT Manager Minipan
La parola al cliente
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