VENDOR INVOICE MANAGEMENT tecniche di automazione delle fatture fornitore

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Intervento di DocFlow al SAP Forum 2013.

Dall’acquisizione della fattura multicanale (inclusa PEC) alla gestione del processo collaborativo, passando per la raccolta dei documenti obbligatori per legge, fino alla registrazione automatizzata del documento e la sua conservazione a norma. Tutti aspetti che rappresentano enormi aree di opportunità per il CFO e per la sua organizzazione.

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VENDOR INVOICE MANAGEMENT tecniche di automazione delle fatture fornitore

  1. 1. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI www.docflow.com Vendor Invoice Management Strategie e tattiche per progettare al meglio l'automazione delle fatture fornitore Fabio Omar El Ariny – Partner DocFlow
  2. 2. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 Dall’acquisizione della fattura multicanale (inclusa PEC) alla gestione del processo collaborativo, passando per la raccolta dei documenti obbligatori per legge, fino alla registrazione automatizzata del documento e la sua conservazione a norma. Tutti aspetti che rappresentano enormi aree di opportunità per il CFO e per la sua organizzazione. Di cosa parliamo?
  3. 3. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 Il processo come lo conosciamo Costo Fornitore xxx xxx
  4. 4. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013  Delocalizzazione  Accentramento  Aumento numero fatture  Cambiamenti Organizzativi  Cambiamenti normativi  Esigenze di tracciabilità  Carenze Risorse  Taglio costi  Espansione all’estero  … Dove Innovare? Perché ∨
  5. 5. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 Opportunità offerte dalle normative collegate alla “Fattura Elettronica” per accelerare un cambiamento innovativo:  Il decreto salva infrazioni, convertito in legge con la finanziaria 2013 dispone che tutte le fatture inviate e ricevute con mezzi elettronici possono essere considerate fatture elettroniche e l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite anche con controlli di gestione in luogo della firma digitale  Il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 3 aprile 2013 rende effettivo l’obbligo, per le pubbliche amministrazioni, di accettare, e quindi pagare, esclusivamente le fatture in formato elettronico: (PEC, HTTPS, FTP)  Eliminazione “a tendere” del vincolo della periodicità dei 15 giorni Opportunità per gestire le fatture passive ricevute come semplici allegati PDF da messaggi di mail o PEC Dove Innovare? Perché ∨
  6. 6. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 Tre direttrici principali:  Colmare il GAP, derivante dall’adozione di un processo a “step” discreti  Gestire l’eccezione, perché il processo non segue sempre il percorso ideale (Happy Path)  Rivedere i confini, per far partecipare al processo i veri “protagonisti” Dove Innovare?
  7. 7. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 Business Challenge 1: colmare il GAP
  8. 8. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 BC1 esempio: Invoice capturing Invoice preparation Invoice Scanning OCR & Validation LEGAL ELECTRONIC RETENTION Validation
  9. 9. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 Il riconoscimento automatico dei campi della fattura, come anche la fase del data-entry di correzione, permette di introdurre interessanti aspetti di efficienza ancor prima che inizi il Workflow: BC1 - Key elements: L’OCR e il Data-Entry  I campi estratti dall’OCR possono essere validati con l’ERP  Seguire la tecnica “Triage”, ossia suddividere le fatture tra:  Assolutamente corrette  Assolutamente errate  Da verificare e correggere  La maschera di correzione può essere personalizzata per la tipologia di fattura riconosciuta (servizi, merci, noleggi…)
  10. 10. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 La gestione del canale mail in ingresso, semplificato grazie alle nuove normative, permette di bypassare tutte le operazioni manuali legate alla gestione della carta, etichettatura, scansione BC1 - Key elements: La gestione della mail  Agenti automatici per il monitoraggio delle caselle email e PEC  Automi per la raccolta delle fatture direttamente dai siti dei fornitori  Gestione automatica delle eccezioni (mittenti sconosciuti, formati non corretti)  Etichettatura elettronica  Gestione corretta nel caso di PEC (archiviazione delle evidenze)
  11. 11. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 Business Challenge 2: gestire l’ECCEZIONE VERIFICA E Missing G/R/Order Master Data Manager Supplier/ Accountant Missing Cost Center Delta Quantity Exceptions Missing Supplier Receiver / Approvers Accountant Buyer / Supplier Delta Price Other
  12. 12. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 BC2 - esempio: discrepancy & approval management Missing G/R/Order Master Data Manager Supplier/ Accountant Missing Cost Center Delta Quantity Unvalidated Invoices Exceptions Missing Supplier Receiver / Approvers Accountant Buyer Delta PriceAutomatic Posting Automatic Posting Other validated Invoices e-Invoice
  13. 13. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013  Un processo automatico, basato su workflow, per la gestione delle anomalie e delle autorizzazioni, produce degli impatti positivi nelle seguenti aree:  Un workflow correttamente progettato e con un elevato livello di automazione comporta un recupero medio di efficienza pari al 20% dell’effort necessario per la gestione delle discrepanze. BC2 - Key Elements: benefici del workflow
  14. 14. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 Un elemento critico di ogni processo che coinvolge molteplici attori e che deve essere regolato in tempi “certi” è quello di avere una buona visione sullo stato in cui si trova il processo in ogni momento: BC2 - Key Elements: Lo stato del processo  Una grafica “metro-map” mostra il percorso della pratica  Mostra lo stato in quel momento  Le “stazioni” percorse
  15. 15. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 Business Challenge 3: rivedere i confini Fornitori Azienda Verifica Ordine Notifica Eccezione Notifica Scadenza Risolvi Anomalia Fornisci Nota Credito Carica Fattura Fornisci Documentazione Notifica Pagamento
  16. 16. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 BC3 - esempio: G/S Order & receipt G/S Receiver Purchaser Supplier Invoice Purchase Order Fast Order Inquiries Notifications/ Alerts Buyer Inquiries Automatic Posting Pre Goods/Service Receipt PG/SR acceptance Goods Receipt
  17. 17. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 Il Portale Fornitori, al servizio del workflow, fornisce al fornitore un accesso diretto al Processo. Il Portale garantisce che l’azione venga richiesta ed eseguita dall’attore più interessato al completamento della specifica azione/fase. BC3 - Key elements: Il Portale Fornitori  I fornitori diventano parte attiva del processo e sono gli “owner” di azioni che prima erano demandati alla struttura interna.  tutti gli attori coinvolti nel processo lavorano secondo procedura, senza per questo richiedere a ciascuno di essi di conoscerla per intero  La rilevazione precoce delle anomalie e la loro rapida risoluzione sono da annoverare tra i benefici maggiori.
  18. 18. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 La Dashboard fornisce un “Cruscotto Operativo” immediato in grado di dare evidenza, agli attori attigui al processo e ad esso interessati, dell’andamento dei processi e delle performance generali del sistema in termini di: BC3 - Key elements: La Dashboard  Dettagli contabili (ammontare circolante, esposizione verso un fornitore)  Pratiche in lavorazione (caratteristiche, numerosità, equilibrio)  Pratiche «in errore» (anomalie di processo gestite)  Performance degli utenti (carico di lavoro)
  19. 19. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013  La digitalizzazione dei processi rappresenta un elemento di discontinuità che ha un forte impatto sulle persone e sull’organizzazione e che quindi deve essere gestito con un corretto percorso di trasformazione.  Un corretto approccio deve affiancare alla competenza tecnologica, la capacità di affrontare il percorso di cambiamento possibile in ogni specifico contesto aziendale. Digital Transformation Path Organizzazione Persone Cultura Politiche  Un approccio meramente tecnico tende a creare delle “oasi di dematerializzazione” all’interno di un processo sostanzialmente invariato, mentre innovazioni di processo molto avanzate spesso possono comportare la non accettazione da parte degli stakeholder.
  20. 20. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013  Strategia Aziendale  Obiettivi  Contesto  Ambientale  Organizzativo  Sociale  Politico  Vincoli  Di tempo  Di risorse Transformation Path: da dove iniziare?
  21. 21. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 Transformation Path: il Processo Innovato Invoice preparation Invoice Scanning OCR & Validation LEGAL ELECTRONIC RETENTION Missing G/R/Order Master Data Manager Supplier/ Accountant Missing Cost Center Delta Quantity Unvalidated Invoices Exceptions Missing Supplier Receiver / Approvers Accountant Buyer / Supplier Delta PriceAutomatic Posting Automatic Posting Other validated Invoices Fatture Totali Fatture Errate % Fatture Errate 89.922 14.312 16% 0 500 1.000 1.500 2.000 2.500 3.000 3.500 4.000 2. FattureTotalieFattureErrate N° Tot Fatture Almeno un errore ANNO 2010 2011 MESE 04 05 06 07 QTER Q1 Q2 Q3 Q4 Ragione Sociale ALPI di Busiello Biagio & C. srl ALPIQ IN TEC MILANO S.p.a. ALS-ADVANCED LIFESUPPORTS... ALSCO Italia S.rl. ALTAIR IFMSPA ALTAIR ZANDER ITALIA s.r.l. ALTALEX CONSULTINGSRL 0 20.000 40.000 60.000 80.000 100.000 1. AndamentoFatture In lavorazione Errate 51% 1% 28% 1% 8% 11% 3. TipologieErrori No EM No Fornitore No Ordine No Benestare NOODL In Fattura DeltaPrezzo TotFatture(Verificate) ImponibileNonregistrato ImponibileRegistrato ImponibilePagato 48.470 k€38.061 €144.736 €59.243 60% 16% 24% 2.%Imponibile Registrato NonRegistrato Pagato ANNO 2001 2005 2006 2007 QTER Q1 Q2 Q3 Q4 MESE 01 02 03 04 RagioneSociale *CO.IM.EL.E.T.S.n.c. *F.lliMARINELLI&C.S.N.C. *M.Z.SISTEMIS.r.l. *PIOMBINO&PALUMBOS.R.L. k€ 0 k€ 10.000 k€ 20.000 k€ 30.000 k€ 40.000 k€ 50.000 k€ 60.000 k€ 70.000 16/05/20… 19/05/20… 25/05/20… 28/05/20… 31/05/20… 05/06/20… 08/06/20… 11/06/20… 14/06/20… 17/06/20… 20/06/20… 23/06/20… 26/06/20… 29/06/20… 1.Andamento ImpRegistrato ImpNonRegistrato Dashboard Validation
  22. 22. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 TRANSFORMATION & STRATEGY MANAGEMENT Transformation Path – esempio break down Early Archiving, batch input generation & simple WF 53.5 6.5 ERP INTEGRATION Early Matching Supplier & Sh.Doc Direct interaction with ERP for Unvalidated & Exceptions Extended WF & Descrepancy Management Dashboard months
  23. 23. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013  Vendor Invoice Management ≠ OCR  Innovare includendo tutti gli attori, soprattutto quelli esterni  Usare le normative come leva per l’innovazione  Organizzare la trasformazione per guidare il cambiamento  Delegare l’operatività e non il processo: evitare la trappola del BPO  Reportistica e Dashboard: i miei occhi sul processo  L’innovazione parte da lontano: risalire la catena per innovare davvero ma soprattutto … …. non innovare per il solo gusto di farlo! In conclusione
  24. 24. w w w . d o c f l o w . c o m Vendor Invoice Management © DocFlow 2013 www.docflow.com www.docflow.com SAP INNOVATION FORUM – 26 settembre 2013 Grazie Per maggiori info marketing@docflow.it www.docflow.com In conclusione

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