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Digitalizzazione dei processi di acquisto: ARXivar e IUNGO insieme per una gestione completa del ciclo passivo

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Digitalizzazione dei processi di acquisto: ARXivar e IUNGO insieme per una gestione completa del ciclo passivo

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Digitalizzazione dei processi di acquisto: ARXivar e IUNGO insieme per una gestione completa del ciclo passivo

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  • 2. Programma del webinar Ciclo Passivo Piattaforme abilitanti: ARXivar e IUNGO Gestione processi e documenti Ciclo Passivo Metadati e gestione del reporting Conclusioni e domande
  • 3. Azienda specializzata in ambito Enterprise Information Management Document Management System Business Process Management Conservazione Elettronica a Norma Fatturazione Elettronica
  • 4. Sosteniamo le imprese nel far diventare la collaborazione con tutti i propri partner un fattore di successo, fornendo soluzioni che sono lo standard dei mercati dove operiamo. Chi è IUNGO
  • 5. 2 sedi: Modena e Milano 350 clienti in tutto il mondo 65.000 fornitori integrati 37 partner tecnologici e strategici 35 gestionali collegati 3 brevetti internazionali Dal 2004 a oggi
  • 6. La razionalizzazione del ciclo passivo e l’automazione dei processi di comunicazione e di scambio documentale comportano diversi vantaggi: • Agevole e tempestivo accesso alle informazioni • Eliminazione degli errori di trasmissione • Riduzione dei tempi di fatturazione passiva • Riduzione dei tempi dei pagamenti • Condivisione informazioni/documenti interna ed esterna Supply Chain Collaboration Ciclo Passivo
  • 7. Quali sono le caratteristiche che bisogna tenere a mente nel momento in cui si decide di avviare un progetto innovativo di Supply Chain Collaboration? • Coinvolgimento e collaborazione dei fornitori • Scalabilità e profondità • Condivisione organizzata delle informazioni • Integrazione di tutti i sistemi aziendali (ERP-MRP) • Misurazione delle performance, per monitorare e correggere le azioni. Ciclo Passivo
  • 8. Modellazione grafica dei workflow aziendali Monitoraggio processi Analisi KPI Interfaccia guidata utenti Firma Grafometrica Collaborazione e Mobilità Condivisione Informazioni Integrazione con applicativi esterni
  • 9. – Ambiti di intervento
  • 11. Come comunica il fornitore
  • 16. Dalla catalogazione dei fornitori, alla gestione completa del ciclo passivo in modalità paperless Qualifica nuovi fornitori Vendor Management Richiesta d’acquisto Ordini d’acquisto Ingresso Merce Fatturazione Reporting ARXivar e IUNGO
  • 17. L’albo fornitori permette di gestire una procedura per la qualificazione e categorizzazione permanente dei fornitori e della loro capacità di offerta, sulla base di informazioni e valutazioni formalizzate ed oggettive. • Raccolta informazioni fornitori tramite questionari modulabili in base alle esigenze del cliente • Manutenzione automatica delle informazioni in scadenza • Gestione della raccolta di certificazioni dei fornitori Albo fornitori
  • 18. Con ARXivar è possibile implementare un processo per la gestione delle Gare di Appalto: • Raccolta della documentazione necessaria alla partecipazione alla gara • Certificazione del momento di ricezione delle richieste di partecipazione • Gestione step approvativi delle richieste • Quantificazione durata processo di gestione della gara • Tracciabilità costante delle attività da svolgere e di quelle svolte • Coinvolgimento di diverse aree funzionali contemporaneamente con task indipendenti Gestione Gare di Appalto
  • 19. • Creazione RDA a partire dai fabbisogni inviati dal gestionale o creati direttamente su IUNGO • Selezione fornitori a cui mandare la RDO in base alla classe merceologica a cui appartengono • Invio automatico e raccolta delle offerte dei fornitori direttamente su IUNGO • Creazione di una matrice di confronto tra le offerte ricevute per identificare il fornitore migliore • Invio automatico dell’ordine di acquisto al fornitore selezionato RDO e RDA
  • 20. • Creazione del fascicolo ordine che arricchisce con altri documenti creati o acquisiti lungo tutto il processo di acquisto • Autorizzazione Ordine: processo che coinvolge diversi utenti in base al tipo di prodotto trattato e all’importo ordinato • Riconciliazione Conferma d’Ordine: il legame tra i documenti è interrogabile in qualsiasi momento da entrambi i documenti collegati • Predisposizione, redazione e validazione contrattualistica Approvazione ODA 3124 – Talea Consulting Gestione Ordini di Acquisto
  • 21. • Gestione della fase di «trattativa» e della comunicazione con il fornitore • Eliminazione delle attività a basso valore aggiunto relative all’inserimento delle conferme d’ordine sul gestionale • Completa tracciabilità delle informazioni scambiate con i fornitori • Invio automatico delle conferme al gestionale VISTA FORNITORE (IUNGOmail) VISTA BUYER (Portale IUNGO) Gestione Ordini di Acquisto
  • 22. • Possibilità di allegare documenti alla riga o alla testata dell’ordine • AVC (Automatic Version Check): il fornitore ha sempre disponibile l’ultima versione aggiornata dell’ordine e dei suoi allegati Gestione Allegati
  • 23. • Eliminazione delle attività a basso valore aggiunto relative alla raccolta delle dichiarazioni • Disponibilità di certificazioni sempre aggiornate • Invio automatico delle richieste di aggiornamento • Immediata corrispondenza tra i codici articolo e le relative dichiarazioni • Una sola interfaccia per la raccolta delle dichiarazioni Gestione Dichiarazione di Origine
  • 24. • Possibilità per il fornitore di generare, direttamente dal piano di consegna, un documento di prebolla con l’indicazione dei codici in consegna • Possibilità per il fornitore di generare le etichette con i codici del cliente da allegare ai colli in consegna • Snellimento del processo di entrata merce e chiusura automatica delle righe consegnate su IUNGO e sul gestionale Entrata Merce
  • 25. Registrazione manuale da filiale Stampa automatica Barcode Apposizione Barcode sul documento Scansione massiva per associazione Barcode/profilo Bolle Entrata Merce Archiviazione automatica documento da mail Registrazione su ERP Passaggio automatico informazioni ad ARXivar ERP
  • 26. Il fornitore ha la possibilità di indicare quali righe andrà ad inserire nella sua fattura, creando una prefattura (fattura attesa) che il cliente può caricare sui propri sistemi. Prefatture
  • 28. In ARXivar è possibile configurare un workflow di Approvazione delle Fatture ricevute che: • Controlli la presenza di ordini / DDT e li colleghi alla fattura • Determini gli utenti che devono approvare la fattura in base a diversi fattori (importo, tipologia acquisto, tipologia fornitore) • Gestisca un sistema di notifiche a tutti gli utenti coinvolti • Inoltri le fatture a chi le deve registrare e pagare Questo processo consente di standardizzare e certificare la procedura di approvazione dei pagamenti, restando flessibile alle caratteristiche del documento ricevuto. Approvazione Fatture
  • 29. • Analisi di KPI relativi alla performance dei fornitori • Tasso di conferma • Ritardi nella consegna • Indice di collaboratività • L’analisi si basa su dati oggettivi relativi alle informazioni scambiate con i fornitori tramite IUNGOmail • Possibilità di estrarre report individuali per ogni fornitore ARXIVAR • Analisi di KPI relativi alla performance dell’ufficio acquisti Reporting – Kpi Fornitori
  • 30. Con ARXivar si possono estrarre grafici e analisi statistiche sui processi in corso e conclusi: • Numero di documenti e informazioni gestite • Tempistiche di gestione di ciascuno step • Colli di bottiglia • Attività gestite da ogni utente • Distribuzione delle attività in un arco temporale Reporting – Kpi Processi