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Digitalizzazione dei processi di acquisto: ARXivar e IUNGO insieme per una gestione completa del ciclo passivo

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Digitalizzazione dei processi di acquisto: ARXivar e IUNGO insieme per una gestione completa del ciclo passivo

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Slide del Webinar del 10 aprile 2018, organizzato in collaborazione con IUNGO durante il quale sono state approfondite le opportunità della digitalizzazione dell'intero Ciclo Passivo aziendale.
#MAKEITDIGITAL

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Digitalizzazione dei processi di acquisto: ARXivar e IUNGO insieme per una gestione completa del ciclo passivo

  1. 1. Digitalizzazione dei processi di acquisto Gestione completa del CICLO PASSIVO Webinar del 10 Aprile 2018
  2. 2. Programma del webinar Ciclo Passivo Piattaforme abilitanti: ARXivar e IUNGO Gestione processi e documenti Ciclo Passivo Metadati e gestione del reporting Conclusioni e domande
  3. 3. Azienda specializzata in ambito Enterprise Information Management Document Management System Business Process Management Conservazione Elettronica a Norma Fatturazione Elettronica
  4. 4. Sosteniamo le imprese nel far diventare la collaborazione con tutti i propri partner un fattore di successo, fornendo soluzioni che sono lo standard dei mercati dove operiamo. Chi è IUNGO
  5. 5. 2 sedi: Modena e Milano 350 clienti in tutto il mondo 65.000 fornitori integrati 37 partner tecnologici e strategici 35 gestionali collegati 3 brevetti internazionali Dal 2004 a oggi
  6. 6. La razionalizzazione del ciclo passivo e l’automazione dei processi di comunicazione e di scambio documentale comportano diversi vantaggi: • Agevole e tempestivo accesso alle informazioni • Eliminazione degli errori di trasmissione • Riduzione dei tempi di fatturazione passiva • Riduzione dei tempi dei pagamenti • Condivisione informazioni/documenti interna ed esterna Supply Chain Collaboration Ciclo Passivo
  7. 7. Quali sono le caratteristiche che bisogna tenere a mente nel momento in cui si decide di avviare un progetto innovativo di Supply Chain Collaboration? • Coinvolgimento e collaborazione dei fornitori • Scalabilità e profondità • Condivisione organizzata delle informazioni • Integrazione di tutti i sistemi aziendali (ERP-MRP) • Misurazione delle performance, per monitorare e correggere le azioni. Ciclo Passivo
  8. 8. Modellazione grafica dei workflow aziendali Monitoraggio processi Analisi KPI Interfaccia guidata utenti Firma Grafometrica Collaborazione e Mobilità Condivisione Informazioni Integrazione con applicativi esterni
  9. 9. – Ambiti di intervento
  10. 10. La metodologia IUNGO
  11. 11. Come comunica il fornitore
  12. 12. Come funziona IUNGO
  13. 13. IUNGOmail
  14. 14. Portale cliente
  15. 15. Informazioni Documenti Performance Processi Collaboration Monitora ARXivar e IUNGO
  16. 16. Dalla catalogazione dei fornitori, alla gestione completa del ciclo passivo in modalità paperless Qualifica nuovi fornitori Vendor Management Richiesta d’acquisto Ordini d’acquisto Ingresso Merce Fatturazione Reporting ARXivar e IUNGO
  17. 17. L’albo fornitori permette di gestire una procedura per la qualificazione e categorizzazione permanente dei fornitori e della loro capacità di offerta, sulla base di informazioni e valutazioni formalizzate ed oggettive. • Raccolta informazioni fornitori tramite questionari modulabili in base alle esigenze del cliente • Manutenzione automatica delle informazioni in scadenza • Gestione della raccolta di certificazioni dei fornitori Albo fornitori
  18. 18. Con ARXivar è possibile implementare un processo per la gestione delle Gare di Appalto: • Raccolta della documentazione necessaria alla partecipazione alla gara • Certificazione del momento di ricezione delle richieste di partecipazione • Gestione step approvativi delle richieste • Quantificazione durata processo di gestione della gara • Tracciabilità costante delle attività da svolgere e di quelle svolte • Coinvolgimento di diverse aree funzionali contemporaneamente con task indipendenti Gestione Gare di Appalto
  19. 19. • Creazione RDA a partire dai fabbisogni inviati dal gestionale o creati direttamente su IUNGO • Selezione fornitori a cui mandare la RDO in base alla classe merceologica a cui appartengono • Invio automatico e raccolta delle offerte dei fornitori direttamente su IUNGO • Creazione di una matrice di confronto tra le offerte ricevute per identificare il fornitore migliore • Invio automatico dell’ordine di acquisto al fornitore selezionato RDO e RDA
  20. 20. • Creazione del fascicolo ordine che arricchisce con altri documenti creati o acquisiti lungo tutto il processo di acquisto • Autorizzazione Ordine: processo che coinvolge diversi utenti in base al tipo di prodotto trattato e all’importo ordinato • Riconciliazione Conferma d’Ordine: il legame tra i documenti è interrogabile in qualsiasi momento da entrambi i documenti collegati • Predisposizione, redazione e validazione contrattualistica Approvazione ODA 3124 – Talea Consulting Gestione Ordini di Acquisto
  21. 21. • Gestione della fase di «trattativa» e della comunicazione con il fornitore • Eliminazione delle attività a basso valore aggiunto relative all’inserimento delle conferme d’ordine sul gestionale • Completa tracciabilità delle informazioni scambiate con i fornitori • Invio automatico delle conferme al gestionale VISTA FORNITORE (IUNGOmail) VISTA BUYER (Portale IUNGO) Gestione Ordini di Acquisto
  22. 22. • Possibilità di allegare documenti alla riga o alla testata dell’ordine • AVC (Automatic Version Check): il fornitore ha sempre disponibile l’ultima versione aggiornata dell’ordine e dei suoi allegati Gestione Allegati
  23. 23. • Eliminazione delle attività a basso valore aggiunto relative alla raccolta delle dichiarazioni • Disponibilità di certificazioni sempre aggiornate • Invio automatico delle richieste di aggiornamento • Immediata corrispondenza tra i codici articolo e le relative dichiarazioni • Una sola interfaccia per la raccolta delle dichiarazioni Gestione Dichiarazione di Origine
  24. 24. • Possibilità per il fornitore di generare, direttamente dal piano di consegna, un documento di prebolla con l’indicazione dei codici in consegna • Possibilità per il fornitore di generare le etichette con i codici del cliente da allegare ai colli in consegna • Snellimento del processo di entrata merce e chiusura automatica delle righe consegnate su IUNGO e sul gestionale Entrata Merce
  25. 25. Registrazione manuale da filiale Stampa automatica Barcode Apposizione Barcode sul documento Scansione massiva per associazione Barcode/profilo Bolle Entrata Merce Archiviazione automatica documento da mail Registrazione su ERP Passaggio automatico informazioni ad ARXivar ERP
  26. 26. Il fornitore ha la possibilità di indicare quali righe andrà ad inserire nella sua fattura, creando una prefattura (fattura attesa) che il cliente può caricare sui propri sistemi. Prefatture
  27. 27. Fatturazione B2B
  28. 28. In ARXivar è possibile configurare un workflow di Approvazione delle Fatture ricevute che: • Controlli la presenza di ordini / DDT e li colleghi alla fattura • Determini gli utenti che devono approvare la fattura in base a diversi fattori (importo, tipologia acquisto, tipologia fornitore) • Gestisca un sistema di notifiche a tutti gli utenti coinvolti • Inoltri le fatture a chi le deve registrare e pagare Questo processo consente di standardizzare e certificare la procedura di approvazione dei pagamenti, restando flessibile alle caratteristiche del documento ricevuto. Approvazione Fatture
  29. 29. • Analisi di KPI relativi alla performance dei fornitori • Tasso di conferma • Ritardi nella consegna • Indice di collaboratività • L’analisi si basa su dati oggettivi relativi alle informazioni scambiate con i fornitori tramite IUNGOmail • Possibilità di estrarre report individuali per ogni fornitore ARXIVAR • Analisi di KPI relativi alla performance dell’ufficio acquisti Reporting – Kpi Fornitori
  30. 30. Con ARXivar si possono estrarre grafici e analisi statistiche sui processi in corso e conclusi: • Numero di documenti e informazioni gestite • Tempistiche di gestione di ciascuno step • Colli di bottiglia • Attività gestite da ogni utente • Distribuzione delle attività in un arco temporale Reporting – Kpi Processi
  31. 31. Conclusioni e Domande
  32. 32. Invito Master Class IUNGO
  33. 33. Invito all’evento

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