CEA, Cooperativa Edile Appennino, impresa generale di costruzioni attiva sul mercato dal 1982, era in cerca di una soluzione per gestire con efficienza e rigore i processi di assegnazione delle risorse umane ai cantieri, in base a mansione e abilitazioni specifiche. LA SOLUZIONE Un’interfaccia web, per la gestione semplificata dell’assegnazione settimanale di operai e impiegati tecnici alle singole Commesse, integrata ad ARXivar, permette al responsabile HR di avere un'Overview puntuale delle risorse grazie alla matrice mansioni/abilitazioni a disposizione.

1. Un nostro caso di successo
COOPERATIVA EDILE APPENNINO

2. L’azienda
CEA, Cooperativa Edile Appennino, è un’impresa
generale di costruzioni attiva sul mercato dal
1982, operante sia nel settore pubblico sia nel
settore privato.
Importanti cambiamenti hanno poi permesso a
CEA di non invecchiare e resistere al tempo,
addestrando il management a raccogliere le grandi
sfide che il mercato globale pone sul cammino di
qualsiasi organizzazione imprenditoriale, per
continuare quel processo di crescita sostenibile
che da sempre è prerogativa della Cooperativa
CEA

3. 400 dipendenti
70 milioni di euro di fatturato annuo
L’azienda
Sedi in Italia, Romania, Libia e Libano

4. L’esigenza
In ambito HR, l’azienda era in cerca di una soluzione
per gestire con efficienza e rigore i processi di
assegnazione delle risorse umane ai cantieri, in
base a mansione e abilitazioni specifiche.
Si lavorava unicamente con un foglio Excel,
aggiornato settimanalmente.
Non esisteva dunque alcuna overview e gestione del
mansionario e delle abilitazioni, se non affidandosi alla
memoria o al sollevarsi di un problema o di una
mancanza.

5. La soluzione

6. Interfaccia web
Un’interfaccia web, per la gestione semplificata dell’assegnazione settimanale di
operai e impiegati tecnici alle singole Commesse, integrata ad ARXivar espone
su un’asse verticale tutti i dipendenti dell’azienda, su un’asse orizzontale tutti i
cantieri aperti.

7. Interfaccia web
Quando il responsabile HR clicca sulla riga di un dipendente, in
corrispondenza di un cantiere, un pop up richiede di valorizzare la mansione
per cui verrà impiegato, visualizzando quelle per cui ha già le abilitazioni
mediche e formative e quelle per le quali invece non ha le abilitazioni
necessarie.

8. Workflow di verifica
Se la mansione è già abilitata, un flusso verifica se il dipendente ha già attività
formative o visite mediche in corso o pianificate che, in base alla distanza tra il
cantiere precedente e quello di destinazione, sono eventualmente ripianificate,
con cambio di ente formatore o studio medico.
In caso contrario, un Workflow richiede al responsabile HR di pianificare la
formazione o la visita medica, proponendo in automatico un elenco degli enti
formatori e/o studi medici abilitati, ordinati in base alla distanza dal cantiere di
destinazione.

9. L'azienda gestisce tutto il PROTOCOLLO con la
distribuzione dei documenti (compresi meccanismi
di escalation a seconda della tipologia di
documento), la parte dell’Ufficio Acquisti partendo
dalla R.D.A. alla CONFERMA
D’ORDINE/CONTRATTO DI FORNITURA, con
l’integrazione e relativa gestione della Qualifica
Fornitore e la successiva generazione dei report di
accountability / big data analytics in base sia ai
prerequisiti (presenza di documenti in corso di
validità richiesti per la tipologia di fornitura) sia in
base ai dati di qualità di fornitura raccolti secondo le
procedure previste dalla ISO; completo flusso delle
FATTURE DI ATTIVE e FATTURE PASSIVE;
ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI
Ulteriori ambiti di gestione

10.  Overview puntuale delle risorse grazie alla
matrice mansioni/abilitazioni a disposizione
I vantaggi
 Ottimizzazione tempi di assegnazione delle
risorse umane ai cantieri.
 Evidenza immediata abilitazioni formative e
mediche.
 Gestione automatica pianificazione della
formazione o visite mediche.

11. La parola al cliente
Oggi la sfida più grande per l’azienda consiste nella definizione di logiche di
integrazione informativa che da un lato consentano un efficace ed efficiente
svolgimento delle attività operative aziendali e dall’altro garantiscano un processo
decisionale lineare e coerente con gli obiettivi strategico/operativi.
Il progetto ha previsto in primis la dematerializzazione di tutta la documentazione in
entrata ed in uscita con una significativa riduzione della carta stampata e
l’automatizzazione di tutti i processi aziendali attraverso l’utilizzo di un modellatore di
workflow che definisce come i processi debbano essere attuati dal personale
dipendente coinvolti e come questi possano essere controllati fino al loro
completamento.
Attraverso lo sviluppo e utilizzo di un programma di business Intelligence sarà poi
realizzata la fase ultima del progetto consistente nell’analisi ed estrazione dei dati
raccolti al fine di ottenere kpi, report, grafici e quant’altro sia necessario per
pianificare e programmare i processi decisionali della Cooperativa».
Simone Gitti – Responsabile Ufficio Documentale, Ricerca e Sviluppo