Il servizio di conservazione a norma dei messaggi PEC prevede la messa a disposizione del Cliente del tool PEC Manager, che consente la gestione simultanea di più caselle PEC. Il servizio prevede che Indicom si colleghi ciclicamente a PEC Manager per prelevare il contenuto dalle caselle PEC gestite e compilare i metadati minimi obbligatori per costituire il pacchetto di versamento. Le PEC e i metadati estratti verranno periodicamente conservati sul sistema di Conservazione a Norma di Indicom fornendo al Cliente le credenziali utili per l’esibizione a norma. Su richiesta e previa autorizzazione i messaggi originali di specifici intervalli temporali potranno essere cancellati liberando spazio utile nell'account di posta. La conservazione a norma dei messaggi PEC e delle ricevute consente di gestire in completa sicurezza la corrispondenza certificata e il suo utilizzo, non solo in relazione alla certificazione del momento della consegna del messaggio, ma nell'ottica della garanzia di inalterabilità delle informazioni e del loro valore legale nel tempo.

2. CHI SIAMO
Indicom Group è Partner tecnologico di riferimento per Imprese,
Associazioni di Categoria e Studi di Professionisti che supporta
con servizi di Information Management e Back Office
Amministrativo in outsourcing
Supportiamo quotidianamente i nostri
Clienti nel raggiungimento
dell’efficienza operativa ed economica
ricercata, ottimizzando i processi in
essere e riducendo l'utilizzo della carta.
L’esternalizzazione delle attività a basso valore aggiunto e l’accesso a tecnologie
ed esperienza, senza la necessità di investimenti massivi, consentono il
conseguimento di risparmi significativi e maggiore competitività.
Tecnologie all’avanguardia ed esperienza amministrativa pluriennale, unite alle
certificazioni ISO:9001 - ISO/IEC: 27001 e alla certificazione AgID, garantiscono ai
nostri Clienti performance e standard di servizio elevati.
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3. + 2.500
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+ 15 anni
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Risorse specializzate
Fatture fornitori gestite annualmente
Pagine conservate a norma annualmente
Esperienza nel Business Process Outsourcing
Produttive/commerciali in Italia
+ 300.000 Fatture elettroniche gestite nel 2016
I NOSTRI NUMERI
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4. LE PREMESSE
Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti
L’attuale definizione di documento informatico nel Codice dell’Amministrazione digitale,
D.lgs. 82/2005, va interpretata nel senso che ogni atto, purché abbia le caratteristiche
minime di cui al presente decreto, è informatico.
Per tale ragione anche un’email, un tracciato record, un database, una PEC, sono da
considerarsi documenti informatici a tutti gli effetti.
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5. LA NORMATIVA DI RIFERIMENTO
Art. 2220 del Codice Civile
I documenti e le scritture contabili devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione e, con particolare
riferimento all’art. 2214 dello stesso codice, si impone di “conservare ordinatamente per ciascun affare” la corrispondenza ricevuta e
spedita oltre alle fatture e alle scritture contabili.
D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013
Recante le regole tecniche in materia di sistemi di conservazione, ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi
1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e le “linee guida sulla
conservazione dei documenti informatici".
Art. 3 del DPCM del 13 novembre del 2014
Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti
informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22,
23 -bis, 23 -ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale
Stabilisce che i documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento sono conservati “in modo permanente
con modalità digitali” nel rispetto delle regole tecniche.
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6. CONSERVAZIONE PEC: COSA CONSERVARE?
La Posta Elettronica Certificata (PEC), in quanto documento di natura informatica, va conservata
per un tempo prestabilito dalla legge.
E’ bene però sottolineare che conservare una PEC non significa:
- Conservarne il contenuto
- Conferire valore legale al contenuto
Il contenuto della PEC andrà infatti conservato separatamente.
Ai fini della conservazione sarà necessario valutarne la natura (informatico o
analogico), le caratteristiche che gli conferiscono valore (e applicare le norme per
preservarle), l’utilizzo che si intende/si dovrà farne e il valore che dovrà essere
mantenuto nel tempo.
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7. CONSERVAZIONE PEC: COSA CONSERVARE?
Quindi cosa occorre conservare delle PEC?
Gli oggetti da conservare sono sempre i messaggi con
ricevuta di consegna completa, gli unici per i quali la Corte
di Cassazione ha stabilito pieno valore legale.
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8. IL SERVIZIO: PEC MANAGEMENT E CONSERVAZIONE
Il servizio prevede la messa a disposizione del Cliente del tool PEC Manager, che
consente la gestione simultanea di più caselle PEC.
Il servizio prevede che Indicom si colleghi ciclicamente a PEC Manager per prelevare il
contenuto dalle caselle PEC gestite e compilare i metadati minimi obbligatori per
costituire il pacchetto di versamento.
Le PEC e i metadati estratti verranno periodicamente conservati sul sistema di
Conservazione a Norma di Indicom fornendo al Cliente le credenziali utili per l’esibizione
a norma.
Su richiesta e previa autorizzazione i messaggi originali di specifici intervalli temporali
potranno essere cancellati liberando spazio utile nell’account di posta.
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9. I VANTAGGI
La conservazione a norma dei messaggi PEC e delle ricevute consente di gestire in completa sicurezza la
corrispondenza certificata e il suo utilizzo, non solo in relazione alla certificazione del momento della
consegna del messaggio, ma nell’ottica della garanzia di inalterabilità delle informazioni e del loro valore
legale nel tempo.
Conservare correttamente i messaggi PEC è essenziale e affidarsi ad un Conservatore Accreditato
AgID – Agenzia per l’Italia Digitale - ha evidenti vantaggi.
Sicurezza Controllo dei costi
Compliance Semplicità
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10. Intrastat e
bolle
doganali
Conservazione
a norma
Gestione
delle note
Spese
Archiviazione
ottica
Riconciliazione
degli incassi
Archiviazione
cartacea
PEC
management
Call Center
Firma
grafometrica
avanzata
Gestione del
ciclo passivo
Gestione dei
contratti
Fatturazione
elettronica
PA e B2B
Data entry
specializzato Postalizzazione
massiva
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11. ALCUNE REFERENZE
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12. CONTATTI
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Alessandro De Finis
+39 392 9443581
Sales Manager
alessandro.definis@indicom.it
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Valentina Maniglio
+39 347 6214234
Sales Manager Centro Nord
valentina.maniglio@indicom.it
http://bit.ly/valentina-maniglio
Silvia La Spina
+39 3279835032
Sales Executive
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