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ARXivar per Arcese - gestione processo di qualificazione vettori e Sistema Qualità

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Arcese necessitava di una soluzione che si posizionasse al centro della sua gestione operativa e diventasse il repository di tutti i documenti aziendali. Lo scenario di partenza vedeva dei sistemi gestionali differenti per ciascuna società del Gruppo.

- ARXivar ha permesso la realizzazione di progetti complessi ricoprendo un ruolo centrale di gestione/condivisione dei documenti (Progetto POD)
- Il motore Workflow ha permesso una gestione e un controllo efficace dei processi di Business (Progetto Approvazione Fatture Passive, Progetto produzione documenti Qualità).


Published in: Software
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ARXivar per Arcese - gestione processo di qualificazione vettori e Sistema Qualità

  1. 1. Un nostro caso di successo
  2. 2. L’azienda Il Gruppo Arcese è un operatore logistico avanzato in grado di fornire soluzioni a 360°a copertura dell’intera supply chain: dal trasporto terrestre e ferroviario, spedizioni mare e aereo, alla gestione magazzini e logistica integrata. Il Gruppo Arcese conta su un network di filiali dirette e collaborazioni consolidate con partner in tutto il mondo, oggi è riconosciuto tra i maggiori operatori logistici privati in Europa.
  3. 3. 350.000 mq di magazzino Più di 2500 dipendenti 580 milioni fatturato 2016 L’azienda 70 siti in 50 paesi
  4. 4. L’esigenza Trovare una soluzione applicativa innovativa e altamente integrabile con i sistemi Arcese. • In ARXivar sono state riconosciute queste caratteristiche, in particolare la predisposizione all’integrazione con sistemi terzi che ha permesso la realizzazione di progetti complessi dove Arxivar ha ricoperto un ruolo centrale di gestione/condivisione dei documenti (Progetto POD) • Altro punto di forza dell’applicativo è il motore Workflow che ha permesso una gestione e un controllo efficace dei processi di Business (Progetto Approvazione Fatture Passive, Progetto produzione documenti Qualità). Progetti Realizzati 2014 Conservazione Sostitutiva Ciclo Attivo Conservazione Sostitutiva Ciclo Passivo Progetto produzione documenti Qualità 2015 Qualificazione Vettori Fatturazione Passiva (Workflow Approvazione) Progetto POC (Proof Of Collection) 2016 Progetto POD (Proof Of Delivery) Integrazione ArxLink in fatturazione attiva
  5. 5. La soluzione
  6. 6. Volumi Volumi 2016 Fatturazione Attiva 170.000 Documenti 16 GByte Fatturazione Passiva 110.000 Documenti 18 GByte Istruzioni Operative/Procedure 140 Documenti 130 Mbyte Qualificazione Vettori Trasporto 12.700 Documenti 5 GByte Proof of Delivery 300.000 Documenti 30 GByte Proof Of Collection 220.000 Documenti 31 GByte Globalmente il sistema implementato gestisce circa 150 utenti, suddivisi tra utenti interni, clienti e fornitori.
  7. 7. Fatturazione attiva • Dematerializzazione del cartaceo. • Gestione di firma e marca remota per processo di creazione volumi conservazione sostitutiva. • Allineamento dei metadati della fattura da ERP Arcese a ARXivar. • Creazione di un archivio consultabile (ES: Ufficio Crediti). • Possibilità di inviare mail al cliente con scaricamento del documento tramite ArxLink. Fatture Attive Invio E-MAIL con Link. Fattura Digitale Creazione/Consultazione volumi per conservazione sostitutiva. Cliente Finale riceve E-mail senza allegato con Link per il download della fattura ERP Arcese Aggiornamento Metadati Client ERP Arcese Spool Rec Import Fatture attive
  8. 8. Fatturazione passiva 1.Caricamento Immagine in Arxivar 2.Registrazione Fatture Approvate 3.Consultazione immagini fatture registrate Fattura Digitale Documento Analogico Scansione documenti o importazione fatture digitali da cartella condivisa Fatture Passive Richiesta Approvazione Task di Approvazione da Tablet o Smartphone ERP Arcese Aggiornamento Metadati • Dematerializzazione del cartaceo. • Gestione di firma e marca remota per processo di creazione volumi conservazione sostitutiva. • Integrazione con ERP Arcese per apertura del documento scansionato in ARXivar. • Workflow di approvazione per autorizzazione al pagamento. • Allineamento dei metadati della fattura da ERP Arcese a Arxivar.
  9. 9. Progetto Qualità • Classificazione Classi documentali (Istruzione Operative e Procedure) • Gestione di un workflow «personalizzabile» con 4 livelli di autorizzazione per ogni classe documentale • Approvazione delle procedure tramite dispositivi quali Smartphone e Tablet. Elenco Procedure da modificare Task di Approvazione da tablet o smartphone Workflow di approvazione a 4 livelli ESEMPIO Istruzione Operativa
  10. 10. Qualificazione fornitori trasporto • Tracciatura dell’inserimento di ogni documento. • Verifica delle tempistiche di Inoltri e Controlli. • Costruzione di un database unico e comune facilmente consultabile. • Gestione dello scadenziario dei documenti con relativo blocco dei fornitori interessati.
  11. 11. Progetti POC (Proof Of Collection) e POD (Proof Of Delivery) POC • Etichettatura del documento per importazione del sistema. • Integrazione con TMS Arcese per arricchimento dei metadati del documento. POD • Integrazione con App Mobile Arcese per raccolta delle immagini. • Integrazione con TMS Arcese per arricchimento dei metadati del documento. • Integrazione con T&T Arcese per rendere disponibili in «real-time» le immagini al cliente. Sito Web Arcese (www.arcese.com) Accesso al portale clienti Track & Trace ESEMPIO Proof Of Collection/Delivery POD (Autista) POC (Ufficio Digitazione) POD POC POC/POD
  12. 12.  Riduzione dello scambio di mail, eliminando il rischio di perdita/cancellazione documenti e riducendo il numero di addetti coinvolti nei processo di verifica  Tempi di qualificazione dei fornitori drasticamente ridotti con conseguente liberazione di risorse dalle attività di incrocio dati  Organizzazione e fascicolazione automatica dei documenti  Ridotto l’utilizzo della carta  Miglioramento servizio cliente (POD e POC disponibili in real time su portale web)  Migliorata e unificata a livello corporate la gestione dei documenti della qualità I vantaggi
  13. 13. Le prassi implementate in Italia e considerate più mature saranno progressivamente estese anche alle società estere del Gruppo, adattando la piattaforma documentale ai processi di ciascun Paese e alle rispettive normative. In via di sviluppo
  14. 14. La parola al cliente «È importante che l’azienda sappia cogliere le opportunità che la ARXivar è capace di offrire, supportando sempre di più l’automazione dei processi operativi e amministrativi al fine di eliminare il volume di documenti cartacei che caratterizzano la nostra operatività, favorendo così la dematerializzazione nonché la diminuzione della digitazione manuale dei dati nei sistemi operativi». Elena Battini Cio e Corporate Project & Process Manager

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