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Gestione del ciclo passivo in outsourcing

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Forte del know-how amministrativo in costante aggiornamento e di tecnologie all'avanguardia, dal 2001 indicom è Partner di riferimento per numerose imprese nazionali e multinazionali nell'ambito della gestione completa del ciclo passivo in outsourcing.
La contabilità fornitori è, infatti, un'area altamente strategica nella quale cercare soluzioni innovative per trasformare i costi fissi in costi variabili ed efficientare i processi. A questo scopo Indicom ha progettato un servizio in grado di gestire efficacemente acquisizione, registrazione, controllo e inserimento in prima nota delle fatture passive indipendentemente dalla numerosità e dalla modalità di ricezione delle stesse. Il tutto accedendo, senza investimenti massivi, a tecnologie e competenze specialistiche tali da migliorare i workflow esistenti senza impattarvi. Il servizio di registrazione contabile si integra infine con la conservazione a norma decennale dei documenti gestiti, così da assicurare anche la dematerializzazione dell'archivio ed il superamento della gestione cartacea.

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Gestione del ciclo passivo in outsourcing

  1. 1. CHI SIAMO Indicom Group è Partner tecnologico di riferimento per Imprese, Associazioni di Categoria e Studi di Professionisti che supporta con servizi di Information Management e Back Office Amministrativo in outsourcing Supportiamo quotidianamente i nostri Clienti nel raggiungimento dell’efficienza operativa ed economica ricercata, ottimizzando i processi in essere e riducendo l'utilizzo della carta. L’esternalizzazione delle attività a basso valore aggiunto e l’accesso a tecnologie ed esperienza, senza la necessità di investimenti massivi, consentono il conseguimento di risparmi significativi e maggiore competitività. Tecnologie all’avanguardia ed esperienza amministrativa pluriennale, unite alle certificazioni ISO:9001 - ISO/IEC: 27001 e alla certificazione AgID, garantiscono ai nostri Clienti performance e standard di servizio elevati. Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it2
  2. 2. I NOSTRI NUMERI + 2.500 + 60 + 3.000.000 + 25.000.000 + 15 anni 4 sedi Clienti Risorse specializzate Fatture fornitori gestite annualmente Pagine conservate a norma annualmente Esperienza nel Business Process Outsourcing Produttive/commerciali in Italia + 300.000 Fatture elettroniche Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it3
  3. 3. CONTABILITA’ FORNITORI: LE SFIDE Tempo del ciclo di elaborazione delle fatture • Ritardi nella contabilizzazione delle spese • Incapacità di beneficiare di sconti per pagamenti anticipati, penalità per pagamenti ritardati • Deterioramento delle relazioni con i fornitori Nessuna validazione automatica • Pagamenti in eccesso per errori di fatturazione, pagamenti duplicati • Errori nel calcolo delle imposte Mancanza di visibilità del processo • Difficoltà nella redazione di budget, pianificazioni e previsioni • Difficoltà nell'effettuare chiusure accurate e tempestive • Difficoltà nel rispondere a richieste dei fornitori sullo stato delle fatture Costi di gestione delle fatture • Ricezione e raccolta di fatture da fornitori diversi e in diversi formati • Risoluzione delle controversie sulle fatture • Gestione delle eccezioni 1 2 3 4 5 Personale o fornitori scontenti Elevata incidenza degli errori Sconti non usufruiti e penalità per pagamenti ritardati Riconciliazione e cicli di pagamento lunghi Assenza di reportistica 5 SINTOMI DI SCARSE PRESTAZIONI CRITICITA’ IMPATTO Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it4
  4. 4. L’OUTSOURCING COME SOLUZIONE Costante corrispondenza alla norma di legge della modalità di gestione di fatture e documenti validi ai fini fiscali e contabili. Accesso a servizi in grado di gestire efficacemente l’acquisizione, la digitalizzazione, la registrazione e la conservazione a norma dei documenti. Implementazione di un processo efficiente di acquisizione, registrazione, controllo e inserimento in prima nota delle fatture passive indipendentemente dalla numerosità e dalla modalità di ricezione delle stesse. Accesso, senza investimenti massivi, a tecnologie e competenze specialistiche migliorando i workflow esistenti senza impattarvi. Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it LA CONTABILITÀ FORNITORI È STRATEGICA: CI VOGLIONO SERVIZI ACCESSIBILI VELOCEMENTE E SENZA INVESTIMENTI MASSIVI, CHE GARANTISCANO UN RITORNO SULL’INVESTIMENTO MISURABILE. 5
  5. 5. 1 2 543 Indicom riceve le fatture fornitori in multiformato (carta, allegati pdf, dati da portale). Attraverso processi di scansione, estrazione degli allegati e importazione automatica di flussi dati vengono generate le immagini dei documenti trasmessi. IL SERVIZIO: LE FASI Sfruttando tecnologie di riconoscimento ottico (OCR), abbinato ad operazioni di validazione dei documenti effettuate da operatori specializzati, vengono estratti dalla fattura i dati concordati con il cliente segnalando tempestivamente eventuali anomalie riscontrate. Indicom invia i dati estratti al sistema ERP del cliente, che può così attribuire il protocollo Iva a ciascun documento. Le immagini dei documenti vengono pubblicate sul portale inweb, per la consultazione online da parte del cliente a partire dallo stesso giorno dell’elaborazione. Il cliente invia ad Indicom il file indice dei protocolli Iva assegnati per effettuare il processo di Conservazione Digitale a Norma dei documenti, restituendo un feedback al cliente rispetto all’esito del processo. I documenti verranno conservati digitalmente a norma per 10 anni e saranno disponibili, per l’esibizione a norma, in occasione di verifiche fiscali semplicemente attraverso l’accesso ad un portale online dedicato. Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it6
  6. 6. IL SERVIZIO: LO SCHEMA OPERATIVO Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it7
  7. 7. I VANTAGGI Flessibilità ed efficienza della struttura amministrativa Conversione dei costi fissi in costi variabili Know-how amministrativo pluriennale di Indicom Eliminazione dei costi legati alla gestione cartacea Accesso a tecnologie ed esperienza senza investimenti massivi Performance garantite dagli SLA condivisi Minor incidenza delle attività non strategiche Conoscenza approfondita dei principali sistemi gestionali Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it8
  8. 8. Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 - www.indicom.it Intrastat e bolle doganali Conservazione a norma Gestione delle note Spese Archiviazione ottica Riconciliazione degli incassi Archiviazione ottica PEC management Call Center Firma grafometrica avanzata Gestione del ciclo passivo Gestione dei contratti Fatturazione elettronica PA e B2B Data entry specializzato Postalizzazione massiva LA NOSTRA PROPOSTA DI OUTSOURCING
  9. 9. LE REFERENZE Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it10
  10. 10. Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it CONTATTI 11 Alessandro De Finis +39 392 9443581 Sales Manager alessandro.definis@indicom.it http://bit.ly/alessandrodefinis Valentina Maniglio +39 347 6214234 Sales Manager Centro Nord valentina.maniglio@indicom.it http://bit.ly/valentina-maniglio Silvia La Spina +39 3279835032 Sales Executive silvia.laspina@indicom.it http://bit.ly/silvia_laspina

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