المساعد الإداري في المدرسة لديه العديد من الواجبات منها الكتابة وإيداع الملفات والرد على المكالمات الهاتفية وتسجيل الملاحظات أثناء الاجتماعات. وبالإضافة لذلك، يُشرف المساعد الإداري على الخدمات اللوجستية في المكتب ويتعاون مع المشرفين التربويين على المشاريع والخطط الهامة ويشرف على السكرتارية. على الرغم من تطلُّب وظيفة المساعد الإداري القليل من التعليم السابق، إلّا أنّ المساعدين التنفيذيين أو أولئك الذين يعملون في مجالات متخصصة قد يحتاجون إلى تدريب إضافي.

1. ‫مساعد‬
‫اإلداري‬
‫إعداد‬
‫التدريبية‬ ‫للحقائب‬ ‫رؤية‬ ‫شركة‬

2. ‫بالوظيفة‬ ‫التعريف‬
‫الوظيفي‬ ‫المسمى‬
:
‫التنظي‬ ‫االرتباط‬
‫مي‬
:
‫المباش‬ ‫المسئول‬
‫ر‬
:
‫تجاهه‬ ‫المسئول‬
:
‫العام‬ ‫الهدف‬
‫للوظيفة‬
:
‫اإلداري‬ ‫المساعد‬
.
‫التعليم‬ ‫الشؤون‬ ، ‫والتسجيل‬ ‫القبول‬ ،‫المساندة‬ ‫الخدمات‬
‫ية‬
.
‫الطالب‬ ‫لشؤون‬ ‫المدرسة‬ ‫وكيل‬
/
‫للشؤون‬ ‫المدرسة‬ ‫وكيل‬
‫المدرسية‬
/
‫التعليمية‬ ‫للشؤون‬ ‫المدرسة‬ ‫وكيل‬
‫يوجد‬ ‫ال‬
.
‫العملية‬ ‫تنفيذ‬ ‫في‬ ‫تسهم‬ ‫التي‬ ‫اإلدارية‬ ‫الخدمات‬ ‫تقديم‬
‫للع‬ ‫المساندة‬ ‫وتقديم‬ ‫المدرسة‬ ‫في‬ ‫والتربوية‬ ‫التعليمة‬
‫املين‬
‫فيها‬
.

3. ‫المدرسة‬ ‫موظفي‬ ‫تجاه‬ ‫اإلداري‬ ‫المساعد‬ ‫واجبات‬
‫المدرس‬ ‫دخولهم‬ ‫عند‬ ‫بياناتهم‬ ‫وتسجيل‬ ‫للمدير‬ ‫والزوار‬ ‫المراجعين‬ ‫استقبال‬
‫ة‬
.
‫ا‬ ‫العام‬ ‫بنهاية‬ ‫واستالمها‬ ‫المدرسة‬ ‫في‬ ‫العاملين‬ ‫لجميع‬ ‫العهد‬ ‫وتسليم‬ ‫تسجيل‬
‫لدراسي‬
.
‫وإلي‬ ‫المدرسة‬ ‫من‬ ‫والمنقولين‬ ‫المستجدين‬ ‫الطالب‬ ‫ملفات‬ ‫وتجهيز‬ ‫استالم‬
‫ها‬
.
‫المطلوب‬ ‫الوثائق‬ ‫جميع‬ ‫اكتمال‬ ‫على‬ ‫والحرص‬ ‫الطالب‬ ‫ملفات‬ ‫تنظيم‬
‫ة‬
.

4. ‫اإلداري‬ ‫المساعد‬ ‫مهام‬
‫التنظيمية‬ ‫السجالت‬
1
5
2
4
3
‫المنظمة‬ ‫السجالت‬
‫الطالب‬ ‫ألعمال‬
.
‫لألعمال‬ ‫المنظمة‬ ‫السجالت‬
‫اإلدارية‬ ‫بالشئون‬ ‫الخاصة‬
.
‫المساعد‬ ‫مهام‬
‫االجتما‬ ‫أثناء‬ ‫اإلداري‬
‫ع‬
.
‫في‬ ‫المساهمة‬
‫االجتماع‬ ‫تنظيم‬
.
‫المساعد‬ ‫دور‬
‫بعد‬ ‫اإلداري‬
‫اإلجتماع‬
.

5. ‫الوثائق‬ ‫وتصنيف‬ ‫وتنظيم‬ ‫باألرشفة‬ ‫المعرفة‬
(
‫اآللية‬ ‫األرشفة‬ ‫كذلك‬ ‫عليها‬ ‫يطلق‬ ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬
:)
‫و‬ ‫وحفظ‬ ‫تصوير‬ ‫إمكانية‬ ‫وهي‬
‫فهرسةة‬
‫واالقة‬ ‫السةترجاعها‬ ‫كةيةرة‬ ‫قةرث‬ ‫للمسةتخدم‬ ‫تةوفر‬ ‫الوقت‬ ‫ذات‬ ‫وفي‬ ‫بياناتها‬ ‫وتحويل‬ ‫الوثائق‬
‫الع‬
‫وتداولها‬ ‫عليها‬
ً‫ا‬‫إلكتروني‬
‫بسهولة‬
.

6. ‫الوثائق‬ ‫وتصنيف‬ ‫وتنظيم‬ ‫باألرشفة‬ ‫المعرفة‬
‫منها‬ ‫نذكر‬ ‫كةيرة‬ ‫فوائد‬ ‫اإللكترونية‬ ‫لألرشفة‬
:
‫اتخاذ‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫الحلول‬ ‫أسرع‬ ‫تقديم‬
‫العلي‬ ‫اإلدارة‬ ‫قبل‬ ‫من‬ ‫المناسب‬ ‫القرار‬
‫ا‬
.
‫إ‬ ‫االمتةال‬ ‫من‬ ‫المؤسسة‬ ‫تمكين‬
‫لى‬
‫الدولية‬ ‫والتشريعات‬ ‫القوانين‬
.
‫وفوضى‬ ‫االحتفاظ‬ ‫عملية‬ ‫تجنب‬
‫العابرة‬ ‫السجالت‬
.
‫نظام‬ ‫ضمن‬ ‫الموظفين‬ ‫أعمال‬ ‫حماية‬
‫قبل‬ ‫من‬ ‫يوضع‬ ‫وصالحيات‬ ‫محدد‬
‫اإلدارة‬
.
‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫تمكين‬
‫ومصدر‬ ‫كأصل‬
‫للمعلومات‬
.

7. ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫وأنواع‬ ‫أهداف‬
‫منها‬ ‫نذكر‬ ‫كةيرة‬ ‫فوائد‬ ‫اإللكترونية‬ ‫لألرشفة‬
:
‫إلكترونية‬ ‫الوثائق‬ ‫تبادل‬
.
‫منهجية‬ ‫تطبيق‬
‫الحكومة‬
‫اإللكترونية‬
.
‫المساحات‬ ‫توفير‬
‫المستهلكة‬ ‫المكتبية‬
‫الورقي‬ ‫الملفات‬ ‫لتخزين‬
‫ة‬
.
‫تبادل‬ ‫سهولة‬
‫وخارج‬ ‫داخل‬ ‫الوثائق‬
‫المؤسسة‬
.
‫الوثائق‬ ‫استرجاع‬ ‫سهولة‬
‫باستخ‬ ‫وذلك‬ ‫المطلوبة‬
‫دام‬
‫للبحث‬ ‫مختلفة‬ ‫قرث‬
.
‫صالحيا‬ ‫فعالية‬ ‫زيادة‬
‫ت‬
‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫اإلقالع‬
.

8. ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫وأنواع‬ ‫أهداف‬
‫اإللكتروني‬ ‫األرشيف‬ ‫أنواع‬
‫والتجهيزات‬ ‫المنظومات‬ ‫عبر‬ ‫المحدث‬ ‫األصل‬ ‫من‬ ً‫ا‬‫إلكتروني‬ ‫المنتج‬ ‫األرشيف‬
:
‫بمخت‬ ‫بالحاسوب‬ ‫المنشئة‬ ‫والتطبيقات‬ ‫اإللكترونية‬ ‫التسجيالت‬ ‫أي‬
‫لف‬
‫أشكالها‬
doc / xls / xml/... etc ‫وهذه‬
‫األخرى‬ ‫هي‬ ‫اإللكترونية‬ ‫الوثائق‬
‫واسترجاع‬ ‫وبحث‬ ‫حفظ‬ ‫من‬ ‫إلكترونية‬ ‫معالجة‬ ‫قرث‬ ‫لها‬ ‫حدد‬
‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫كغيرها‬
.

9. ‫اإلداري‬ ‫المساعد‬ ‫عمل‬ ‫بطبيعة‬ ‫الخاصة‬ ‫واألدوات‬ ‫النماذج‬
‫نشاقاتهم‬ ‫تنفيذ‬ ‫أجل‬ ‫من‬ ‫التكنولوجيات‬ ‫اإلداريين‬ ‫المساعدين‬ ‫هؤالء‬ ‫يستخدم‬
‫يلي‬ ‫ما‬ ‫نذكر‬ ‫التكنولوجيات‬ ‫هذه‬ ‫بين‬ ‫ومن‬ ،‫المكتبية‬
:
‫معةةةةةةةةةةةةةةالج‬
‫الكلمات‬
.
‫المكتبي‬ ‫الناشر‬
.
‫االلكتروني‬ ‫التنظيم‬
‫للمواعيد‬
.
‫إدارة‬ ‫نظام‬
‫الوثائق‬
.

10. ‫العمل‬ ‫مجال‬ ‫في‬ ‫وتطبيقاته‬ ‫الحاسوب‬ ‫استخدام‬
‫البرمجية‬ ‫التطبيقات‬ ‫من‬ ‫رئيسية‬ ‫أنواع‬ ‫ثالثة‬ ‫هناك‬
01
(Stand - alone
Application)
02
(Client Server based
Application)
03
.(Web based
Application)

11. ‫وأنواعه‬ ‫التنسيق‬ ‫ماهية‬
‫هي‬ ‫أنواع‬ ‫أربع‬ ‫وهناك‬ ‫التنسيق‬ ‫أنواع‬ ‫تختلف‬
‫الداخلي‬ ‫التنسيق‬
.
1
‫الخارجي‬ ‫التنسيق‬
.
2
‫األفقي‬ ‫التنسيق‬
.
3
‫الرأسي‬ ‫التنسيق‬
.
4

12. ‫الشخصية‬ ‫السمات‬
‫األمانة‬
.
‫المرونة‬
.
‫اإلخالص‬
.
‫بالذات‬ ‫الوعي‬
.

13. ‫الوظيفي‬ ‫اإلتقان‬
‫العمل‬ ‫إتقان‬ ‫أهمية‬
:
‫المؤسسة‬ ‫موظفين‬ ‫محبة‬
.
‫األهداف‬ ‫إلى‬ ‫الوصول‬
.
‫الوظيفي‬ ‫التطور‬
.
1
2
3

14. ‫بالنفس‬ ‫الةقة‬
‫بالنفس‬ ‫ثقة‬ ‫لديهم‬ ‫لمن‬ ‫العامة‬ ‫السمات‬
:
‫بالحياة‬ ‫جديرون‬
.
‫حياتهم‬ ‫عن‬ ‫مسئولون‬
.
‫جيد‬ ‫بشكل‬ ‫اإلحباط‬ ‫مع‬ ‫يتعاملون‬
.
‫شرط‬ ‫أو‬ ‫قيد‬ ‫دون‬ ‫أنفسهم‬ ‫يقبلون‬
.
.
‫مغامرات‬ ‫االتخاذ‬ ‫استعداد‬ ‫على‬
‫محسوبة‬
.
‫لذاتهم‬ ‫المستمر‬ ‫التحسين‬ ‫وراء‬ ‫دائما‬ ‫يسعون‬
.
1
6 4
2
5
3

15. 3
4
1
2
‫العمل‬ ‫وضغوط‬ ‫متطلبات‬ ‫مع‬ ‫ف‬ّ
‫ي‬‫التك‬
‫معها‬ ‫وتتكيف‬ ‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫من‬ ‫تتخلص‬ ‫كيف‬
:
‫االستنتاج‬ ‫إلى‬ ‫القفز‬ ‫عن‬ ‫التوقف‬
‫ات‬
.
‫المةاليات‬ ‫عن‬ ‫االبتعاد‬
.
‫الذات‬ ‫تقييم‬
.
‫النفسية‬ ‫الضغوط‬ ‫مصادر‬ ‫تحليل‬
‫الضغوط‬ ‫على‬ ‫والتغلب‬
.

16. ‫المبادرة‬
‫المبةةادر‬ ‫شخصيةةة‬
:
‫ومن‬ ‫اإلنسان‬ ‫شخصية‬ ‫في‬ ‫المبادرة‬ ‫روح‬ ‫تخلق‬ ‫وعوامل‬ ‫عناصر‬ ‫هناك‬
‫يأتي‬ ‫ما‬ ‫أهمها‬
:
‫والنشاط‬ ‫الفاعلية‬
.
‫والمعرفة‬ ‫الوعي‬
.
‫بالذات‬ ‫الةقة‬
.
‫للتضح‬ ‫االستعداد‬
‫ية‬
‫والعطاء‬
.
01
02
03
04