Dokumen tersebut membahas tentang penugasan kerja atau delegasi tugas, termasuk definisi, prinsip-prinsip, kepentingan, dan halangan-halangannya. Juga dibahas konsep pemusatan dan pemencaran kuasa serta kebaikan dan keburukannya."

1. PENUGASAN P3119/UNIT 6 /1
PENUGASAN KERJA (DELEGASI)
6.0 Pengenalan
Pengurus tidak dapat melaksanakan semua tugas-tugas dalam organisasi.
Sebahagian daripada tugasnya perlu diberikan kepada orang lain untuk
dilaksanakan. Pengurus perlu bekerjasama dengan pekerja bagi memastikan semua
tugas yang perlu dilaksanakan dapat disiapkan dengan sempurna.
6.1 Definisi penugasan
Penugasan merupakan satu proses di mana seorang ketua atau pengurus memberi
hak atau menyerahkan kuasa dan tanggungjawab kepada orang bawahannya untuk
menjalankan tugas bagi pihaknya.
6.2 Prinsip-prinsip penugasan
6.2.1 Tanggungjawab (Responsibility)
Tanggungjawab merupakan kewajipan seseorang individu untuk melaksanakan
tugas yang telah diserahkah dengan sempurna. Pengurus perlu menyedari
hakikat tanggungjawab yang telah diamanahkan untuk dilaksanakan.
6.2.2 Kebertanggungjawapan (Accountability)
Setiap pengurus dan pekerja mestilah bertanggungan terhadap hasil kerja yang
telah dibuat. Tanggungjawab yang telah diserahkan merupakan tanggungan
pengurus atau pekerja untuk dilaksanakan. Pengurus atau pekerja haruslah
bersedia menerima pujian ataupun cemuhan di atas kejayaan atau kegagalan
kerja yang telah dibuat. Pengurus bukan sahaja bertanggungjawab keatas diri
mereka sahaja tetapi juga bertanggungan ke atas kerja yang dibuat oleh orang
lain.

2. PENUGASAN P3119/UNIT 6 /2
6.2.3 Kuasa dan Authoriti
Autoriti ialah hak atau kebenaran seseorang pengurus mengambil sesuatu
keputusan dan mengambil tindakan untuk menjalankan tugas yang telah
diserahkan. Ia juga adalah kuasa yang membolehkan pengurus mengarah dan
menurunkan kuasa kepada staf bawahannya. Autoriti dan tanggungjawab
mestilah berjalan serentak. Ini bermakna apabila seseorang diberi
tanggungjawab, ia juga seharusnya diberikan kuasa atau autoriti untuk
melaksanakan tugas tersebut.
6.2.3.1 Punca – punca kuasa
• Kuasa ganjaran atau penghargaan
Keupayaan seseorang individu untuk memberikan penghargaan ataupun
ganjaran kepada orang lain yang telah melaksanakan tugas yang telah
diamanahkan dengan sempurna.
• Kuasa hukuman atau dendaan
Keupayaan mengenakan hukuman dan mendenda seseorang kerana
tidak memenuhi keperluan, kehendak atau perintah. Kuasa ini penting
bagi memastikan prestasi dikekalkan juga mewujudkan keseragaman
arahan.
• Kuasa mutlak atau sah
Apabila pekerja melihat seseorang itu mempunyai hak untuk memberi
perintah atau secara undang-undang memang dibolehkan menggunakan
pengaruh. Yang menerima perintah mempunyai sifat mematuhi dan
tidak mempersoalkan arahan yang diberikan.
• Kuasa kepakaran
Apabila seseorang ketua mempunyai pengetahuan luas mengenai satu-
satu perkara atau bidang dan memiliki kemahiran yang tidak ada pada
orang lain.
• Kuasa rujukan
Apabila pengikut cuba meniru atau mengaitkan atau ada keinginan untuk
mengaitkan diri mereka dengan orang lain. Orang yang cuba ditiru
dikatakan mempunyai kuasa rujukan. Rujukan mungkin dari segi

3. PENUGASAN P3119/UNIT 6 /3
perwatakan, tingkahlaku, pendirian dan lain-lain. Yang menjadi rujukan
mungkin pemimpin, artis, ibubapa atau siapa sahaja yang dikagumi.
Berdasarkan pengalaman yang telah anda lalui, cuba berikan
contoh individu-individu yang mempunyai punca-punca kuasa
seperti yang telah dibincangkan.
6.3 Kepentingan Kewibawaan dan Tanggungjawab
Keberkesanan penurunan tugas ini bergantung juga kepada kedudukan
seseorang itu dalam rantaian perintah. Untuk menyerahkan tugas kepada
orang lain, mesti ada suatu talian kuasa memerintah yang jelas dan
bertingkat dari peringkat atasan hinggalah kepada peringkat paling bawah.
Dengan adanya rantaian ini, ahli organisasi dapat memahami:
o Kepada siapa mereka boleh mengagihkan kuasa.
o Siapa yang boleh mengagihkan kuasa.
o Kepada siapa mereka akan dipertanggungjawabkan.
Kegagalan seseorang pekerja menjalankan tugas yang diarahkan akan
menyebabkan pengurus terpaksa mengambil tanggungjawab kegagalan
tersebut dan ini akan mencerminkan ketidakcekapan pengurus itu sendiri.
Oleh yang demikian walaupun tanggungjawab itu diturunkan kepada
pekerja, seorang pengurus tidak boleh terlepas dari tanggungjawab tidak
kira hasil yang didapati baik atau buruk.
6.4 Halangan kepada penugasan kerja atau delegasi
Halangan ini berpunca dari dua pihak
a) Pengurus
b) Pekerja
a) Halangan daripada pengurus adalah disebabkan oleh pengurus yang
enggan melepaskan hak memerintah dan enggan memberi kuasa kepada
pekerja.
Ini adalah disebabkan oleh beberapa perkara:
• Pengurus merasakan mereka dapat melaksanakan semua kerja tersebut
dan dapat melaksanakan lebih baik daripada para pekerja. Pengurus juga
menganggap pekerja–pekerja tidak mempunyai kebolehan.

4. PENUGASAN P3119/UNIT 6 /4
• Pengurus merasakan kepentingan mereka akan tergugat. Pengurus
dipertanggungjawabkan atas setiap kerja yang akan dilaksanakan oleh
pekerja dan mereka tidak mahu mengambil risiko jika berlaku
kegagalan. Mereka juga bimbang pekerja akan dapat melaksanakan
kerja lebih baik daripada mereka yang menyebabkan kedudukan dan
nama mereka akan terjejas.
• Pengurus tidak mempunyai kebolehan untuk merancang kerja-kerja
yang akan dilaksanakan oleh pekerja.
• Pengurus bimbang jika pekerja tidak mempunyai kemahiran dalam
melaksanakan tugas dan mereka juga bimbang jika berlaku
penyalahgunaan kuasa oleh pekerja.
b) Halangan daripada pihak pekerja yang enggan menerima tanggungjawab.
Ini adalah disebabkan oleh perkara berikut:
• Kepentingan mereka akan tergugat. Pekerja takut mereka tidak dapat
melaksanakan tugas yang diberikan dan mereka lebih suka jika pengurus
yang melaksanakan semua kerja-kerja tersebut. Mereka bimbang akan
dikenakan hukuman jika tidak dapat melaksanakan tugas yang
diamanahkan.
• Pekerja merasakan tiada insentif yang diberikan terhadap kerja-kerja
yang akan dibuat. Pekerja memerlukan penghargaan dan insentif
kewangan bagi setiap tugas yang akan mereka lakukan kerana tugas
yang dilaksanakan memerlukan masa, tenaga dan tekanan yang perlu
mereka hadapi.

5. PENUGASAN P3119/UNIT 6 /5
6.5 Pemusatan dan Pemencaran
Konsep pemusatan dan pemencaran adalah dua corak pengurusan yang yang
bertentangan dari segi pengagihan kuasadan pembuatan keputusan. Samada
kuasa itu diagihkan atau tidak kepada kakitangan bawahan bergantung
kepada pengurus peringkat atasan selepas dipertimbangkan dari segi
kebaikan dan keburukannya.
Pemusatan
Konsep pemusatan merujuk kepada keadan dimana tidak berlaku penurunan
atau pengagihan kuasa kepada pihak bawahan. Pengurus mempunyai kuasa
penuh bagi setiap perkara yang akan dilaksanakan dan pekerja hanya
mengikut arahan yang dilekuarkan. Ini juga bermakna bahawa semua
keputusan dibuat oleh pihak atasan sahaja.
Pemencaran
Proses penurunan atau pengagihan kuasa keseluruhan organisasi kepada
pihak pekerja. Melalui pemencaran, kakitangan bawahan di beri kuasa untuk
membuat keputusan. Mereka juga diberi kuasa untuk mengenalpasti masalah
atau isu serta membuat cadangan bagi tujuan penyelesaian.
Berdasarkan pemerhatian anda terhadap organisasi yang anda kenali,
senaraikan organisasi yang mengamalkan prinsip pemusatan dan
pemencaran dan apakah kebaikan dan keburukannya.

6. PENUGASAN P3119/UNIT 6 /6
6.6 Kebaikan dan keburukan Pemusatan Dan Pemencaran
Kedua-dua konsep tersebut mempunyai kebaikan dan keburukan yang tersendiri.
Kebaikan
Pemusatan Pemencaran
• Membolehkan pihak pengurusan • Organisasi akan menjadi lebih
mengkoordinasi aktiviti fleksibel
organisasi supaya fokus kepada
pencapaian matlamat
• Tidak berlaku penyalahgunaan • Memberi peluang kepada
kuasa diperingkat bawahan pengurus peringkat pertengahan
dan bawahandalam proses
pembuatan keputusan
• Keselarasan dari segi arahan • Pengurus pertengahan dan
yang dikeluarkan kepada pekarja bawahan dapat mempamerkan
kebolehan dan kecekapan mereka
• Mengurangkan beban pengurus
atasan dalam membuat keputusan
Keburukan
Pemusatan Pemencaran
• Pengurus atasan akan mengambil • Kuasa yang tidak terkawal dan
masa yang lama dalam membuat penyalahgunaan kuasa
keputusan
• Sukar diubahsuai dalam situasi- • Setiap pekerja hanya akan
situasi yang berubah-ubah mementingkan fungsi atau
jabatan masing-masing.
• Tidak memberi peluang dan • Berlaku masalah jika keputusan
kepercayaan kepada pekerja yang dibuat tidak tepat.