nota lengkap topik pengorganisasian :)

1. PENGAJIAN
PERNIAGAAN
1.4
PENGORGANISASIAN

2. MAKSUD PENGORGANISASIAN
• Pengorganisasian merupakan proses pengurusan yang kedua
selepas perancangan.
• Elemen-elemen yang terdapat dalam fungsi pengorganisasian
merangkumi definisi dan kepentingan,carta organisasi,proses
penjabatanan dan pembentukan carta organisasi.
• Pengorganisasian mewujudkan beberapa konsep penting dan
beberapa jenis manual organisasi bagi memudahkan pengurus
memahami dan melakukan fungsi pengorganisasian.

3. 1.4.1 REKA BENTUK
ORGANISASI
• Reka bentuk organisasi terdiri daripada aspek berkaitan dengan
maksud organisasi dan kepentingannya.
• Reka bentuk organisasi meliputi carta organisasi, proses
pengorganisasian yang membentuk beberapa jenis penjabatanan
organisasi, di samping terdapat bentuk-bentuk lain struktur
sesebuah organisasi.

4. DEFINISI PENGORGANISASIAN
• Pengorganisasian merupakan proses penyusunan & penyelarasan yang melibatkan
pengagihan sumber dan tugas dalam organisasi untuk mencapai matlamat
organisasi.
• Dilakukan supaya pekerja dapat menjalankan tugas dengan berkesan dalam usaha
mencapai matlamat organisasi.
• Selain itu, pengorganisasian dikaitkan dengan perkara yang berikut :
(a) Pembentukan struktur organisasi
(b) Pengagihan tugas
(c) Pengkhususan kerja
(d) Pembentukan peraturan
(e) Tatacara dan dasar
(f) Proses membuat keputusan

5. Membentuk
struktur
organisasi
Mewujud-
Kan rantaian
arahan
Menetap-
kan bidang
tugas
Memboleh-kan
penyelarasan
antara
bahagian
Mengagih-
kan sumber
dengan
cekap KEPENTINGAN
PENG-
ORGANISASIAN

6. 1. MENGAGIHKAN SUMBER DENGAN
CEKAP
• Sumber organisasi boleh diagihkan mengikut jumlah atau tahap keperluan
setiap bahagian atau unit dalam organisasi.
• Pengagihan sumber mengikut keperluan secara sistematik dapat membantu
organisasi mengelakkan berlaku masalah pembaziran.
• Hal ini secara tidak langsung akan membantu organisasi menjimatkan kos
pengeluaran.
• Contoh ; hanya pekerja yang mahir sahaja dibenarkan mengendali sesuatu
mesin.

7. 2. MEMBOLEHKAN
PENYELARASAN ANTARA
BAHAGIAN
• Memandangkan setiap bahgian atau unit dalam organisasi mempunyai
objektif yang berlainan, penyelarasan antara bahagian adalah sangat
penting bagi menyatukan aktiviti-aktiviti tertentu agar selari dengan matlamat
organisasi secara keseluruhan.
• Tindakan ini membolehkan aktiviti-aktiviti organisasi berjalan dengan lancer
tanpa sebarang gangguan.
• Di samping itu, tindakan ini juga berfungsi untuk mengelakkan berlaku
sebarang masalah pertindihan dalam pembahagian tugas.

8. 3. MENETAPKAN BIDANG TUGAS
• Tugas merupakan tanggungjawab yang diberikan kepada seseorang
pekerja.
• Setiap tanggungjawab perlu dilaksanakan dengan sebaik mungkin oleh
pekerja mengikut bidang masing-masing.
• Oleh itu, pengorganisasian membolehkan pekerja mengetahui tugas yang
perlu dilakukan dan melakukan tugas tersebut dengan sedaya upaya bagi
mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh organisasi.

9. 4. MEWUJUDKAN RANTAIAN
ARAHAN
• Proses pengorganisasian membolehkan bahagian atau bidang kerja tertentu
diwujudkan dan seorang ketua akan dilantik mengendalikan bahagian atau
bidang kerja tersebut bagi memastikan objektif yang ditetapkan tercapai.
• Melalui pengorganisasian, seorang ketua dapat bekerja bersama-sama
pekerjanya untuk menjayakan aktiviti yang telah dirancang.
• Setiap ketua bertanggungjawab untuk memberi arahan kepada pekerja.
• Manakala pekerja akan melaksanakan tugas yang diberikan kepada mereka
berdasarkan arahan tersebut.

10. 5. MEMBENTUK STRUKTUR
ORGANISASI
• Dapat menghuraikan kedudukan setiap individu dalam organisasi
dengan jelas.
• Struktur organisasi boleh dijadikan panduan untuk membentuk
sistem komunikasi yang berkesan dan proses membuat
keputusan yang efektif.
• Hal ini secara tidak langsung akan membantu mewujudkan
sistem pelaporan yang lebih sistematik, jelas dan teratur dalam
organisasi.

11. CARTA PENGORGANISASIAN
• Merujuk sumber struktur organisasi yang dipamerkan dalam
bentuk rajah.
• Carta organisasi menunjukkan jabatan atau unit utama yang
terdapat dalam sesebuah organisasi.
• Lazimnya, kerja atau tugas yang sepadan dan berkaitan akan
dikelompokkan dalam satu jabatan.
• Jabatan dan unit yang berasingan diwakili kotak-kotak yang
dihubungkan antara satu sama lain melalui garisan.
• Garisan lurus menggambarkan rantaian arahan dan saluran
rasmi komunikasi antara jabatan.

12. RAJAH CARTA ORGANISASI
Ketua
Eksekutif
Pengurus
Pemasaran
Pengurus
Pengeluaran
Penyelia
Kilang
Pengurus
Kewangan

13. MAKLUMAT PENTING YANG
DITUNJUKKAN CARTA ORGANISASI
Pembahagian kerja
Hubungan ketua dengan pekerja
Kotak di dalam carta organisasi
Jenis tugas
Tahap pengurusan

14. 1) Pembahagian kerja
- Merujuk kpd jawatan yang
ditunjukkan di dalam kotak
seperti jawatan ketua eksekutif
& pengurus bahagian
2) Hubungan antara ketua
dengan pekerja
- Menunjukkan bahawa ketua
mempunyai kuasa mengarah
kepada pekerja dibawahnya.

15. 3) Jenis tugas
- Jenis tugas yang djalankan
adalah berkaitan dengan
tanggungjawab yang diberikan
oleh ketua (bergantung pada
jawatan dalam carta)
4) Kotak di dalam carta
- Menggambarkan kerja yang
dilakukan mempunyai kaitan
antara satu sama lain yang boleh
dilakukan oleh pekerja yang
menyandang jawatan tersebut.

16. 5) Tahap pengurusan
- Merupakan peringkat
pengurusan yang terdapat dalam
pengurusan, iaitu pengurusan
atasan, pengurusan pertengahan
dan pengurusan bawahan.

17. PENJABATAN ORGANISASI
1. Asas pembentukan carta organisasi ialah melalui proses penjabatanan.
2. Konsep penjabatan lahir daripada perkataan dasar “jabatan” yang bermaksud
“mengumpulkan manusia yang bekerja dalam organisasi mengikut bidang
pengkhususan masing-masing dan kerja-kerja berkaitan.
3. Penjabatanan melibatkan pembahagian kerja dan segala tugas yang terdapat
dalam organisasi mengikut bidang pengkhususan masing-masing.
4. Pengkhususan membolehkan pekerja menumpukan perhatian pada sebilangan
tugas yang saling berkaitan.
5. Oleh itu,penjabatan dapat mengelakkan pekerja daripada cuba melakukan semua
jenis tugas yang ada sehingga menyebabkan mereka hilang tumpuan terhadap
tugas yang lebih penting.

18. 6. Organisasi yang berlainan cenderung mengamalkan penjabatanan yang
berlainan, bergantung pada jenis perniagaan yang dijalankan.
7. Bentuk atau jenis penjabatanan ialah dalam suatu organisasi boleh diwujudkan
mengikut fungsi, divisyen (produk,pasaran,geografi) dan matriks.
8. Setiap jenis penjabatanan mempunyai kelebihan masing-masing dan rasional
penubuhan penjabatanan tersebut.

19. Penjabatanan
Organisasi
Penjabatanan
organisasi
mengikut fungsi
Pejabatanan
organisasi
mengikut devisyen
Penjabatanan
organisasi
mengikut matriks

20. PENJABATANAN ORGANISASI
MENGIKUT FUNGSI
• Melibatkan pengelompokan aktiviti atau tugas mengikut fungsi asas organisasi
perniagaan,iaitu pemasaran, pengeluaran, sumber manusia dan kewangan.
• Lazimnya diamalkan oleh organisasi kecil yang mempunyai sumber terhad.
• Contoh carta organisasi yang menunjukkan penjabatanan mengikut fungsi :
Ketua
Eksekutif
Pengurus
Pemasaran
Pengurus
Pengeluaran
Pengurus
Kewangan
Pengurus
Sumber
Manusia

21. KEBAIKAN PENJABATANAN
ORGANISASI MENGIKUT FUNGSI
i. Mudah membuat penyeliaan
- Pengurus atau ketua mudah menyelia pekerja bawahan kerana pengurus
melakukan tugas yang sama.
- Pengetahuan & pengalaman kerja yang sama memudahkan penyeliaan dijalankan
dengan berkesan.
ii. Menggalakkan penggemblengan kepakaran khusus
- Aktiviti yang sama yang dilakukan oleh pekerja membawa kepada peningkatan
kecekapan pekerja.
- Kecekapan pekerja boleh meminimumkan kos aktiviti disamping mengekalkan
tahap kualiti produk.
- Sesuai bagi organisasi kecil.

22. KELEMAHAN PENJABATANAN
ORGANISASI MENGIKUT FUNGSI
Menyukarkan
proses
akauntabiliti
dan menilai
prestasi
Melambatkan
proses
membuat
keputusan
Boleh
menimbulkan
masalah dari
segi
penyelarasan
Sukar
memupuk
kerjasama
antara
jabatan

23. PENJABATANAN ORGANISASI
MENGIKUT DEVISYEN
• Melibatkan pembahagian organisasi kepada 3 divisyen iaitu :
Divisyen Produk
Divisyen Pasaran
Divisyen Geografi

24. 1. PENJABATANAN ORGANISASI
MENGIKUT DIVISYEN PRODUK
• Bermaksud pembentukan jabatan mengikut jenis keluaran yang dihasilkan
oleh perniagaan.
• Penjabatanan mengikut produk juga boleh diamalkan oleh perniagaan yang
menghasilkan satu barisan keluaran yang berbeza.
• Lazimnya diamalkan oleh organisasi besar dan setiap keluaran yang
dihasilkan mempunyai fungsi perniagaan masing-masing seperti fungsi
pengeluaran dan pemasaran.

25. Ketua
Eksekutif
Pengurus
Produk Beras
Pengurus
Produk
Tepung
Eksekutif
Pemasaran
Eksekutif
Pengeluaran
Eksekutif
Kewangan
Pengurus
Produk
Jagung
• Carta organisasi yang menunjukkan penjabatanan mengikut devisyen produk
dapat dilihat pada rajah dibawah :

26. • Organisasi ini diketuai seorang pengurus atasan yang dikenali sebagai ketua
eksekutif.
• Ketua bagi setiap jabatan pula dikenali sebagai pengurus yang
bertanggungjawab membantu ketua eksekutif untuk mengendalikan urusan
jabatan.
• Hal ini bermakna, jangkauan kawalan ketua eksekutif adalah terhadap
pengurus yang mengetuai setiap jabatan.
• Setiap produk memerlukan fungsi perniagaan sendiri.
• Contohnya; jabatan produk tepung mempunyai fungsi perniagaan sendiri,
iaitu pengeluaran,pemasaran dan kewangan.
• Setiap fungsi akan dikenali sebagai eksekutif.

27. KEBAIKAN PENJABATANAN ORGANISASI
MENGIKUT DIVISYEN PRODUK
 Mempercepat proses membuat keputusan terutama dari segi pengeluaran kerana
setiap bahagian boleh membuat keputusan berdasarkan produk masing-masing.
 Memudahkan pengukuran prestasi setiap jabatan yang menghasilkan produk yang
berlainan kerana ukuran jualan mengikut produk masing-masing.
 Sesuai diamalkan oleh organisasi besar kerana setiap bahagian produk boleh
memberi fokus dan membuat keputusan berdasarkan pengeluaran produk.
 Mengurangkan bebanan tugas yang dipikul oleh pihak pengurusan atasan
terutama dalam pembuatan keputusan.
 Penyelidikan terhadap setiap produk mudah dijalankan kerana setiap bahagian
memberi fokus kepada suatu produk dan tidak berkaitan dengan bahagian lain.

28. PENJABATANAN ORGANISASI
MENGIKUT DIVISYEN PASARAN
• Amat sesuai diwujudkan jika organisasi ingin memenuhi kepuasan pengguna
berdasarkan keperluan pasaran pelanggan yang berbeza dalam pasaran
tersebut.
• Membolehkan kehendak pelanggan dalam pasaran dipenuhi dengan cepat
dan tepat.
• Kesannya, jualan dan tahap kebesaingan dalam perniagaan meningkat.
• Produk yang dihasilkan dapat dibezakan mengikut sasaran pasaran
pelanggan yang menggunakan setiap produk tersebut.

29. • Carta organisasi yang menunjukkan penjabatanan mengikut divisyen pasaran :
Ketua Eksekutif
Pengurus Pasaran
Perdagangan
Pengurus Pasaran
Pengguna Akhir
Eksekutif
Pemasaran
Eksekutif
Pengeluaran
Eksekutif
Kewangan
Pengurus Pasaran
Pengguna Industri

30. • Organisasi ini membahagikan jabatannya mengikut jenis pasaran pelanggan
yang menggunakan produknya iaitu pasaran pelanggan produk pengguna
akhir, iaitu pasaran pelanggan produk pengguna industri dan pasaran
pelanggan produk pengguna perdagangan.
• Untuk memudahkan pengendalian urusan perniagaan, organisasi akan
diketuai seorang ketua eksekutif.
• Tiga pengurus bahagian yang dikenali sebagai pengurus pasaran akan
melaporkan kepada ketua eksekutif tersebut.
• Hal ini bermakna,ketua eksekutif mempunyai autoriti untuk memberi arahan
kepada pengurus pasaran berdasarkan rantaian arahan yang diwujudkan
oleh organisasi.
• Dalam memenuhi keperluan pasaran pelanggan, setiap pelanggan mungkin
mengharapkan perkhidmatan dan layanan yang berbeza.

31. KEBAIKAN PENJABATANAN
MENGIKUT DIVISYEN PASARAN
Memberi tumpuan terhadap
memenuhi keperluan
pasaran tertentu dengan
memenuhi kehendak
pelanggan yang berbeza
Meningkatkan keyakinan &
kepuasan pasaran
pelanggan melalui layanan
istimewa yang diberi oleh
pengeluar berdasarkan ciri-ciri
khusus pelanggan
Mewujudkan kepakaran
dalam bidang khidmat
pelanggan kerana setiap
pasaran berbeza memerlukan
pengetahuan yang khusus
bagi setiap jenis pelanggan
dalam pasaran tersebut.
Memudahkan proses
pemberian perkhidmatan
selepas jualan kerana
pasaran yang berbeza–beza
memerlukan perkhidmatan
selepas jualan yang berbeza-
beza.

32. KEBURUKAN PENJABATANAN
MENGIKUT PELANGGAN
Menyukarkan penyelarasan
antara jabatan yang
mengendalikan permintaan
pelanggan yang bersaing.
Melibatkan kos pengurusan
yang tinggi dan tidak sesuai
diamalkan oleh organisasi
yang kecil yang mempunyai
bilangan pelanggan yang
sedikit.
Kumpulan pelanggan mungkin
tidak dapat dibezakan secara
nyata dan jelas.
Pengurus dan pekerja perlu
melengkapkan diri dengan
kemahiran maklumat pelanggan
untuk menyelesaikan masalah
yang dihadapi pelanggan.

33. PENJABATANAN ORGANISASI
MENGIKUT DIVISYEN GEOGRAFI
• Amat sesuai diamalkan oleh perniagaan yang memiliki pelanggan mengikut
geografi yang luas dan berselerak seperti perniagaan antarabangsa. Hal ini
membolehkan perniagaan memenuhi kehendak pelanggan yang berada di kawasan
atau lokasi yang berbeza.
• Seorang ketua organisasi akan dilantik untuk mengetuai pejabat pengurusan utama
atau dikenali sebagai ibu pejabat yang terletak di suatu kawasan yang strategik.
• Kawasan atau cawangan lain pula akan diketuai seorang pengurus bahagian yang
bertanggungjawab melaporkan segala maklumat dan laporan kepada pengarah di
ibu pejabat.

34. • Carta organisasi yang menunjukkan penjabatanan mengikut geografi dapat dilihat
pada rajah di bawah :
PENGARAH
Penolong
Pengarah
Kawasan Selatan
Penolong
Pengarah
Kawasan Tengah
Penolong
Pengarah
Kawasan Utara
Penolong
Pengarah
Kawasan Timur

35. • Organisasi diketuai seorang pengurus yang dikenali sebagai pengarah.
• Jabatan dibahagikan mengikut empat geografi utama iaitu kawasan selatan,
kawasan tengah, kawasan timur dan kawasan utara.
• Seorang penolong pengarah dilantik mengetuai setiap jabatan tersebut.
• Pengarah mempunyai autoriti untuk memberi arahan kepada penolong
pengarah yang mengetuai setiap wilayah tersebut.
• Relatifnya, pengarah akan ditempatkan di ibu pejabat yang terletak
berhampiran dengan setiap kawasan pasaran tersebut.

36. KEBAIKAN PENJABATANAN ORGANISASI
MENGIKUT DIVISYEN GEOGRAFI
Melibatkan peruntukan tanggungjawab yang lebih rendah kerana
pembahagian pengurusan dilaksanakan mengikut suatu pasaran
Pihak pengurus mampu memberi penekanan pada
ciri-ciri kawasan & masalah yang mungkin dihadapi
oleh pengguna tempatan
Pengurus tempatan lebih
memahami masalah masing-
masing mengikut lokasi
Menikmati faedah ekonomi
daripada operasi tempatan
kerana boleh menggunakan
sumber yang tersedia
Membantu pihak
pengurusan mengenal
pasti citarasa pelanggan
di kawasan tersebut
Kos pengangkutan untuk
mengangkut bahan ke tempat
pengeluaran akan dapat
dijimatkan ke tahap yang
paling minimum

37. KEBURUKAN PENJABATANAN ORGANISASI
MENGIKUT DIVISYEN GEOGRAFI
Organisasi perlu
mengambil lebih banyak
pekerja yang mempunyai
kemahiran pengurusan
Menyukarkan
penyelenggaraan
perkhidmatan pada
peringkat pusat
Menyukarkan pengawalan
pada peringkat
pengurusan atasan
Perhubungan antara
pekerja di kawasan yang
berlainan mungkin kurang
rapat dan mesra
Pekerja akan lebih
tertumpu pada usaha
untuk mencapai matlamat
bahagian masing-masing
dan mengabaikan
matlamat organisasi