PENGORGANISASIAN                                                  Asas Pengurusan                              PENGORGANIS...
PENGORGANISASIAN                                                    Asas Pengurusan•   Gatewood, Taylor dan Farell: Pengor...
PENGORGANISASIAN                                              Asas Pengurusan5.2 Proses dan Struktur Organisasi   5.2.1 Pr...
PENGORGANISASIAN                                                 Asas Pengurusan  Langkah 1  Menyenaraikan semua kerja yan...
PENGORGANISASIAN                                                 Asas Pengurusan      adalah seperti, jabatan pemasaran, j...
PENGORGANISASIAN                                                 Asas Pengurusan     5.2.2 Struktur Organisasi     Hasil d...
PENGORGANISASIAN                                                    Asas Pengurusan         ialah setiap suatu kerja boleh...
PENGORGANISASIAN                                                 Asas Pengurusandengan cara merekabentuk kerja. Reka bentu...
PENGORGANISASIAN                                                    Asas Pengurusan    tempahan dengan cekap. Maka beliau ...
PENGORGANISASIAN                                                Asas Pengurusan5.2.2.2 Penjabatanan      Perkara utama yan...
PENGORGANISASIAN                                                Asas Pengurusan                                     Pengur...
PENGORGANISASIAN                                                 Asas Pengurusan   Rajah 5.3: Penjabatanan Mengikut Produk...
PENGORGANISASIAN                                              Asas Pengurusan                               Pengurus Besar...
PENGORGANISASIAN                                   Asas Pengurusan                                  Pengurus Besar        ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

3 pengorganisasian

2,662 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
3 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,662
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
96
Comments
0
Likes
3
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

3 pengorganisasian

  1. 1. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan PENGORGANISASIAN5.0 PengenalanOrganisasi yang telah kita fahami merupakan sebuah institusi seperti agensikerajaan, sekolah, syarikat, persatuan IPTA, dan sebagainya. Seperti yang telah kitapelajari daripada unit dua, lima fungsi asas dalam pengurusan sesebuah organisasiadalah perancangan, pengorganisasian, pengarahan, pengawalan dan penstafan.Oleh itu selepas satu-satu perancangan dibuat maka pengurus perlu pula menyusunatau mengorganisasi semua aktiviti yang telah dirancang supaya objektif yangditetapkan dalam perancangan dapat dicapai dengan jayanya. Sesebuah organisasiyang ditubuhkan memerlukan pengorganisasian yang rapi dan teliti sertabersesuaian dengan tujuan, matlamat, strategi dan program yang telah dibuat padaperingkat perancangan.5.1 Definisi dan Konsep PengorganisasianTerdapat berbagai definisi yang telah digubal oleh penulis-penulis buku tentangpengorganisasian diantaranya:• Stoner dan Wankel (1986): Pengorganisasian merupakan satu proses di mana aktiviti kerja disusun dan diagihkan kepada sumber tenaga untuk mencapai matlamat dan tujuan sesebuah organisasi.• Jaafar Muhammad (1992): Pengorganisasian ialah penyusunan sumber-sumber organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar matlamat dan objektif organisasi yang dirancang dapat dicapai.
  2. 2. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan• Gatewood, Taylor dan Farell: Pengorganisasian ialah aktiviti–aktiviti yang terlibat dalam merekabentuk suatu struktur organisasi yang sesuai, memberi tugas kepada pekerja serta membentuk perhubungan-perhubungan yang berguna di antara pekerja-pekerja dan di antara tugas-tugas.• Certo (1997): Fokus utama pengorganisasian adalah menentukan setiap aktiviti – aktiviti yang akan dilakukan oleh sumber manusia dalam organisasi, dan bagaimana sumber-sumber tersebut dapat diselaraskan atau digabungkan dengan cara yang terbaik untuk mencapai objektif organisasi.Maka daripada setiap definisi di atas bolehlah disimpulkan bahawa pengorganisasianmenekankan kepada konsep pembahagian kerja kepada sumber manusia, oleh itudi sini organisasi memerlukan satu struktur sistem yang menjelaskan siapa perlumelakukan tugas apa, siapa bertanggungjawab kepada apa dan siapa serta siapaperlu mengkoordinasikan tugas-tugas yang perlu dilakukan. Penurunan autoriti dankuasa kepada mereka yang berpatutan serta penentuan asas-asas yang sesuaiuntuk tugas penjabatan dan menentukan bilangan tugasan yang optimum dalamsetiap jabatan untuk mencapai matlamat dan tujuan organisasi yang telah dirancangterlebih dahulu juga amat penting di dalam konsep pengorganisasian.
  3. 3. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan5.2 Proses dan Struktur Organisasi 5.2.1 Proses Pengorganisasian Dalam menyempurnakan pengorganisasian ini , terdapat 5 langkah yang perlu dilalui untuk menjayakan proses pengorganisasian tersebut. Gambarajah 5.1 di bawah menunjukan aliran proses pengorganisasian. Menyenaraikan kerja-kerja. Membahagikan beban kerja. Mewujudkan unit-unit tertentu. Mewujudkan mekanisma penyelarasan. Mengawasi keberkesanan dalam perjalanan organisasi. Rajah 5.1: Proses Pengorganisasian.
  4. 4. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan Langkah 1 Menyenaraikan semua kerja yang akan dilakukan atau terlibat. • Kita tahu bahawa tiap-tiap organisasi mempunyai matlamat atau tujuan yang tersendiri. Tiap-tiap matlamat tersebut pula boleh dicapai dengan cara yang berbeza. Untuk mencapai matlamat ini tindakan atau kerja yang dilakukan oleh ahli organisasi hendaklah ditentukan. Seorang pengurus perlu menentukan sumber-sumber yang akan digunakan untuk mencapai matlamat tersebut dan bagaimana semuanya akan dilakukan. Oleh itu pihak pengurusan organisasi perlu menyenaraikan atau perincikan setiap aktiviti yang hendak dilakukan bagi organisasi tersebut. Langkah 2 Membahagikan beban kerja kepada setiap individu dalam organisasi • Kerja–kerja yang telah diperincikan akan dibahagikan kepada individu atau sekumpulan individu mengikut kebolehan serta kemahiran masing-masing. Pembahagian kerja ini hendaklah adil dan seimbang. Jika seorang pekerja diberikan beban kerja yang terlalu berat atau tidak mengikut kelayakan yang diperlukan dia mungkin tidak dapat melaksanakan kerja dengan baik dan berkesan. Pembahagian kerja juga perlu dilakukan kerana seorang individu tidak akan mampu mencapai objektif secara bersendirian. Langkah 3 Mewujudkan unit-unit tertentu bagi aktiviti yang mempunyai persamaan. • Organisasi perlu mengumpulkan pekerja-pekerja yang melaksanakan tugas yang sama dalam kumpulan-kumpulan tertentu. Kumpulan ini lebih dikenali sebagai penjabatan . Biasanya penjabatan yang ada di dalam organisasi
  5. 5. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan adalah seperti, jabatan pemasaran, jabatan kewangan, jabatan pentadbiran dan sebagainya. Langkah 4 Mewujudkan mekanisma penyelarasan • Dalam usaha melaksanakan tugas yang berbeza di antara jabatan dalam organisasi, kemungkinan akan wujudnya pertelingkahan atau kekeliruan di antara pekerja-pekerja di setiap jabatan. Dengan adanya satu mekanisma penyelarasan maka masalah–masalah di antara mereka akan dapat diatasi seperti peraturan, prosedur dan polisi. Langkah 5 Mengawasi keberkesanan dan penyesuaian organisasi • Memandangkan organisasi sentiasa berubah, langkah-langkah dalam proses pengorganisasian juga mengalami perubahan . Oleh itu adalah mustahak bagi seseorang pengurus untuk mengawasi keberkesanan dan melakukan penyesuaian terhadap perubahan yang berlaku. Ini akan membantu organisasi bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan.
  6. 6. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan 5.2.2 Struktur Organisasi Hasil daripada proses pengorganisasian, wujudnya pembentukkan struktur organisasi yang menentukan bagaimana tugas-tugas formal dibahagikan, sumber-sumber digunakan secara optimum dan jabatan-jabatan dikoordinasikan. Struktur organisasi mempunyai kaitan yang rapat dengan pengorganisasian di mana struktur organisasi ditunjukkan secara ilustrasi grafik yang dipanggil carta organisasi. Apa yang boleh dilihat daripada carta organisasi adalah:  Kedudukan individu yang relatif seperti yang dikotakkan menunjukkan pembahagian dan hubungan fungsi dan aktiviti kerja yang berlainan.  Garisan di antara kotak-kotak tersebut menunjukkan hubungan rasmi komunikasi di antara individu-individu berlandaskan rantaian arahan.  Hiraki dan kedudukan autoriti serta tanggungjawab dalam organisasi.  Tugas, tanggungjawab dan autoriti yang diberikan kepadanya, dan kepada siapa pula beliau perlu membuat laporan. Struktur organisasi mestilah selari dengan strategi organisasi. Jika strategi organisasi dibentuk untuk menentukan “apa yang patut dilakukan” untuk pencapaian objektif organisasi, struktur organisasi pula menentukan “siapa dan bagaimana” objektif tersebut dilaksanakan. Terdapat 2 aspek penting di dalam pembentukkan struktur organisasi: 5.2.2.1 Pembahagian kerja Ia merujuk kepada pekerja-pekerja melaksanakan kerja yang tertentu atau khusus berdasarkan kemahiran, kelayakan dan kemampuan individu tersebut. Ia juga di panggil pengkhususan kerja. Asas pembahagian kerja
  7. 7. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan ialah setiap suatu kerja boleh dibahagikan kepada tugas-tugas kecil yang berulang dan ditugaskan seorang pengurus untuk menyelia dan mengarah pekerja tersebut. Contohnya di sebuah klinik swasta, si A ditugaskan hanya untuk merekod dan memanggil nama pesakit sahaja manakala si B hanya ditugaskan untuk memberi ubat dan menerima pembayaran sahaja. Mereka diselia oleh seorang doktor. Dengan adanya pengkhususan kerja tersebut seseorang itu akan menjadi lebih cekap dan berkesan. Bayangkan sekiranya si A ditugaskan sebagai merekod nama pesakit, memanggil nama pesakit dan menyediakan ubat kepada pesakit serta menerima bayaran daripada pesakit. Mampukah dia melakukan kesemua tugas tersebut seorang diri? Sebagaimana lumrah hidup setiap perkara yang dilakukan ada kebaikan dan keburukannya, begitu juga dengan konsep pembahagian kerja ini. Marilah kita lihat kebaikan dan keburukannya. Kebaikan KeburukanMenjadikan pekerja lebih mahir dan Kurang kreativiti di mana kerja yangcekap. sama sahaja yang dilakukan dan tiada pembaharuan.Kerja dapat disiapkan dengan lebih cepat Pekerja cepat rasa bosan dan malas.dan menjimatkan masa.Meringankan beban kerja. Tidak dapat menguasai bidang baru.Menjimatkan kos latihan. Tidak berpeluang menunjukkan bakat baru.Mempertingkatkkan kepakarannya. Produktiviti menurun kerana konsentrasi menurun.Menggunakan sumber-sumber yang Menaikkan kos latihan sekiranya adalebih efisien. sebarang perubahan kepada gaya kerja yang akan dilakukan.Ada juga dikalangan pekerja yang tidak sukakan kepada pekerjaan yang melibatkanpengkhususan kerana mereka mungkin rasa cepat bosan dan jemu. Maka ini akanmewujudkan rasa ketidakpuasan hati terhadap kerja yang sama itu. Mereka ini lebihsuka kepada kerja yang sentiasa berubah dan dapat memperkembangkan idea baruserta meningkatkan kreativiti. Maka pihak pengurusan harus mengatasi masalah ini
  8. 8. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusandengan cara merekabentuk kerja. Reka bentuk kerja amat penting kepada penguruskerana cara kerja itu disusun, direka dan diselaraskan mempunyai kesan kepadaprestasi organisasi. Terdapat 4 cara untuk merekabentuk kerja di mana ia dapatmengatasi kebosanan serta ketidakpuasan hati pekerja: Ruang lingkup kerja Konsep ini menyentuh bilangan kerja atau tugas berbeza-beza yang dilakukan di dalam satu pekerjaan dan kekerapan kerja tersebut diulangi. Semakin sedikit bilangan kerja yang dilakukan dan ia dilakukan berulangkali maka ia dikatakan ruang lingkup yang sempit. Tetapi sekiranya bilangan kerja adalah banyak dan kekerapan melakukan satu-satu tugas adalah sedikit, maka ia dikatakan ruang lingkup yang luas. Contohnya, di sebuah restoran , si A hanya bertugas mengambil pesanan makanan sahaja, dan dilakukan tugas tersebut setiap saat. Manakala si B pula bertugas mengambil pesanan, menghantar makanan dan menerima pembayaran, maka si B mempunyai ruang lingkup yang luas jika dibandingkan dengan si A. Kedalaman kerja Konsep ini menekankan sejauh mana pekerja dapat mengawasi kerja-kerja mereka. Apabila pengurusan menetapkan peraturan-peraturan yang ketat, memperincikan tugas-tugas dan mengawasi setiap pergerakan kerja yang dilakukan dengan teliti maka paras kedalaman kerja dikatakan cetek atau rendah. Akan tetapi walaupun peraturan itu diadakan, pekerja masih dapat melakukan kerja dengan baik tanpa rasa tertekan,dan dapat menguasai setiap pekerjaan dengan cekap maka ia mempunyai paras kedalaman kerja yang tinggi. Contohnya , di sebuah restoran yang dilengkapi dengan peraturan seperti tidak boleh merokok semasa bekerja, datang tepat waktu, tidak boleh berbual semasa mengambil pesanan tetapi si A masih perlu diawasi setiap pergerakan kerjanya seperti setelah diambil pesanan kena ditunjukkan kepada penyelia terlebih dahulu semada logik atau pun tidak tempahan tersebut, beliau sentiasa di awasi maka paras kedalaman kerjanya masih cetek. Tidak seperti si B yang boleh melakukan kerja tanpa perlu diawasi, dapat menerima serta menghantar
  9. 9. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan tempahan dengan cekap. Maka beliau mempunyai paras kedalaman kerja yang tinggi. Perluasan Kerja Konsep ini digunakan untuk mengatasi rasa ketidakpuasan hati melalui meningkatkan atau meluaskan lagi ruang lingkup kerja berkenaan dengan menambahkan lagi bilangan kerja dalam satu-satu pekerjaan. Cara ini mampu meningkatkan kemahiran di samping memberi cabaran dan motivasi serta membebaskan pekerja itu dari konkongan dan batasan. Contohnya, di sini kita boleh lihat si A mungkin rasa tidak puas hati dan cepat jemu, maka pihak pengurusan bolehlah menambahkan bilangan kerja beliau seperti menghantar tempahan, menjadi chef atau sebagainya yang membolehkan beliau mengembangkan bakatnya. Pengayaan Kerja Adalah satu cara lagi untuk mengatasi rasa ketidakpuasan hati pekerja iaitu melalui meningkatkan atau mendalamkan lagi paras kerja itu dengan kata lain ia memberikan pekerja itu peluang dalam membuat keputusan atau membaiki kesilapan diri. Semakin mencabar kerja itu dan semakin besar tanggungjawab bagi pekerja, maka semakin meningkatlah lagi motivasi serta pengorbanan mereka terhadap pekerjaan tersebut. Pengayaan kerja di dalam organisasi melibatkan dua faktor penting iaitu: a) Menyediakan kerja yang pelbagai. b) Memberikan autonomi dan tanggungjawab kepada pekerja untuk menjalankan tugas mereka sehingga selesai. Pusingan kerja Ia juga sebagai salah satu cara untuk mengatasi rasa kebosanan iaitu ia melibatkan perpindahan pekerja-pekerja kepada bahagian lain (di dalam lingkungan kerja yang sama). Dengan adanya pusingan kerja ini, pekerja-pekerja dapat mempelajari kerja-kerja baru serta juga melatih beliau supaya cekap dan mahir di dalam tugas-tugas di bahagian yang baru.
  10. 10. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan5.2.2.2 Penjabatanan Perkara utama yang perlu dilakukan dalam sesebuah organisasi yang besar lagi kompleks adalah menyusun sumber-sumbernya dengan cara yang efisien dan berkesan. Aktiviti – aktiviti yang sama diletakkan di bawah satu unit, bahagian atau kumpulan. Proses mengumpul dan menyatukan semua kegiatan yang sama dengan cara yang sesuai dan praktikal di panggil penjabatanan. Biasanya setiap organisasi akan membentuk penjabatanan bergantung kepada aktiviti utama organisasi tersebut. Terdapat beberapa jenis penjabatanan yang biasa digunakan seperti:  Penjabatanan mengikut fungsi Penjabatanan ini digunakan secara meluas disetiap organisasi kerana ianya mudah dibentuk dan dipraktikkan. Ia diwujudkan berdasarkan fungsi-fungsi asas organisasi seperti pengeluaran, kewangan, pemasaran dan sumber manusia. Ia boleh digambarkan berdasarkan rajah 5.2. Kebaikan utama yang boleh diperolehi daripada penjabatanan ini adalah individu yang ditempatkan dalam sesuatu jabatan mempunyai kemahiran atau kepakaran dalam fungsi- fungsi tertentu. Ia juga mudah dikawal kerana setiap pengurus perlu kemahiran yang hanya terhad kepada bidangnya sahaja. Tetapi apabila organisasi menjadi besar dan berkembang, penjabatanan mengikut fungsi menjadi kurang berkesan kerana ia akan menimbulkan halangan dari segi komunikasi antara jabatan kerana setiap ahli tidak mengenali antara ahli dalam jabatan tersebut.
  11. 11. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan Pengurus Besar Pengurus Pengurus Pengurus Pengurus Kewangan Pemasaran Pengeluaran P’tadbiran Rajah 5.2: Penjabatanan Mengikut Fungsi  Penjabatanan mengikut keluaran atau produk Bagi organisasi yang besar yang mengeluarkan pelbagai jenis barang-barang seperti syampo, sabun mandi, ubat gigi, bedak dan sebagainya biasanya akan mengwujudkan penjabatanan berdasarkan produk-produk tersebut. Ia dilakukan untuk memudahkan pihak pengurusan menyelaraskan operasi yang berkaitan. Rajah 3 menggambarkan penjabatanan mengikut produk. Setiap keluaran ada pengurus yang bertanggungjawab dan mengawasi setiap pergerakan aktiviti. Setiap jabatan memerlukan teknologi atau alatan yang berbeza dan ini akan melibatkan kos yang tinggi. Pengurus BesarPengurus Pengurus Pengurus PengurusUbat Gigi Sabun Mandi Syampoo Bedak
  12. 12. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan Rajah 5.3: Penjabatanan Mengikut Produk  Penjabatanan mengikut kawasan atau geografi Pembentukan penjabatan mengikut kawasan berdasarkan kepada 2 kaedah iaitu berdasarkan tempat di mana organisasi beroperasi atau berdasarkan kawasan – kawasan pasaran yang menjadi fokus organisasi . Dalam aspek pertama penjabatanan wujud di lokasi di mana organisasi beroperasi kerana kemudahan untuk mendapatkan punca-punca bahan mentah dan tenaga buruh. Ia biasanya melibatkan organisasi pembinaan atau perkhidmatan seperti Telekom. Bagi aspek kedua pula jabatan diwujudkan berhampiran pelanggan supaya organisasi dapat bertindak cepat untuk memenuhi keperluan pelanggan. Kita dapat lihat contoh Bank Islam (M) Sdn. Bhd, yang mempunyai setiap cawangan di bandar-bandar besar. Ini digambarkan pada rajah 4 di bawah. Pengurus Besar Kuala LumpurPengurus Pengurus Pengurus PengurusCaw. Kota Bharu Caw. P. Mas Caw. T. Merah Caw. MachangRajah 5.4: Penjabatanan Mengikut Kawasan.  Penjabatanan Mengikut Pelanggan Penjabatanan ini diwujudkan berdasarkan kepada pelanggan utama organisasi . Di antara jenis-jenis pelanggan yang biasanya di jabatan adalah pengguna biasa, pengguna perdagangan, pengguna industri dan pengguna sekolah. Contoh yang dapat kita lihat adalah TNB di mana beliau mempunyai banyak jenis pelanggan.
  13. 13. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan Pengurus Besar Perkhidmatan Pengurus Pengurus Pengurus (Pengguna biasa) (Pengguna Industri) (Pengguna Pejabat) Rajah 5.5: Penjabatanan Mengikut Pelanggan  Penjabatanan Matrik Setelah kamu mempelajari beberapa jenis penjabatan, sekarang marilah sama-sama kita memahami satu lagi penjabatan yang boleh dikatakan kompleks iaitu penjabatanan matrik. Di dalam penjabatan matriks ini para pekerja pada hakikatnya mempunyai dua orang ketua. Oleh itu pengurus terpaksa bertanggungjawab kepada dua orang ketua dan tidak hanya kepada seorang ketua sebagaimana yang terdapat dalam struktur biasa. Struktur ini juga dikenali sebagai “ sistem berbilang arahan”. Penjabatanan ini merupakan campuran dua jenis penjabatanan seperti penjabatan fungsian dan penjabatanan produk. Oleh kerana struktur matriks melibatkan campuran penjabatanan, maka untuk beroperasi dengan cekap dan berkesan, komunikasi serta kerjasama yang baik adalah perlu. Biasanya penjabatanan seperti ini sesuai dengan persekitaran yang sering berubah seperti persaingan yang sengit dan perubahan teknologi . Contohnya sebuah organisasi terlibat dalam kegiatan-kegiatan melaksanakan berbagai-bagai jabatan fungsian seperti pengeluaran, pemasaran dan kewangan adalah diperlukan. Oleh itu, dalam masa perlaksanaan projek ini, para kakitangan akan mengikut arahan dari pengurus projek dan pengurus fungsian seperti dalam rajah 5.6 di halaman sebelah.
  14. 14. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan Pengurus Besar Pengurus Pengurus Pengurus Pengeluaran Kewangan PemasaranProjek Unit Unit UnitKereta A Pengeluaran Kewangan PemasaranProjek Unit Unit UnitKereta B Pengeluaran Kewangan PemasaranProjek Unit Unit UnitKereta C Pengeluaran Kewangan PemasaranRajah 5.6: Penjabatanan Matrik

×