Dokumen tersebut membahas tentang sistem-sistem manajemen dan fungsi-fungsi manajemen. Sistem-sistem manajemen yang dibahas meliputi manajemen paternalistik, tertutup, terbuka, dan demokrasi. Sedangkan fungsi-fungsi manajemen yang dijelaskan adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

1. PERTEMUAN KE-3
Sistem dan fungsi-fungsi
manajemen

2. SISTEM-SISTEM MANAJEMEN
• Sistem manajemen yang diterapkan oleh manajer
dalam memimpin suatu organisasi (perusahaan)
tergantung pada karakter seseorang manajer dan
keadaan organisasi yang dipimpinnya.
• Sistem-sitem manajemen dapat dibedakan atas :
1. Manajemen Bapak (Paternaslistic Managament)
2. Manajemen Tertutup (Closed Management)
3. Manajemen Terbuka (Open Management)
4. Manajemen Demokrasi (Democratic
Management)

3. 1. Paternalistik management
(Manajemen bapak)
• suatu sistem yang hanya memfokuskan usahanya /
kegiatanya kepada bapak.
• bapak dalam hal ini diartikan sebagai seorang atasan
perusahaan, setiap usaha dan kegatan apapun
karyawan (bawahan) hanya mengerjakan apa yang
diinginkan oleh atasan (bapak) baginya itulah yang
paling dianggap benar,
• artinya para karyawan mempertuhankan atasanya
yang dianggapnya paling pintar, benar dan
mengetahuinya.
•

4. Kelebihan:
• Jika pemimpin itu masih dalam kekuasaan
yang wajar, maka karyawanya cepat bergerak dan
berkerja, karena hanya mendengar satu instruksi
saja, dengan begitu tujuan bisa dijalankan dengan
baik.
Kelemahan:
a. jka perusahaan tersebut dipimpin oleh orang yang
tidak ahli dan tidak benar yang hanya
mementingkan kekuasaan, maka karyawanya pun
akan ikut mencontoh dan perusahaan tersebut akan
hancur.

5. b.Kemajuan perusahaan tersebut hanya berjalan
ditempat, artinya tidak sukses tapi tidak pula
gagal, karena bawahan hhanya tergantung
pada satu perintah saja, tanpa didukung oleh
kreativitas bawahanya.
c. Jika terjadi pergantian pemimpin, pemimpin yang
baru akan susah beradaptasi dengan pola
perusahaan tersebut, karena para karyawanya
masih menganut setruktur organisasi yang ada,
yang telah diwarisken atau diperintahkan oleh
pemi]mpin yang lama.

6. 2. Closed Management (Manajemen tertutup)
• Manajemen tertutup adalah suatu sistem yang setiap
kegiatan, dan keadaan perusahaan tidak diberitahukan
kepada siapapun, baik itu rekan bisnis ataupun bawahanya
sekalipun. Manajer tidak menginformasikan apakah
perusahaannya tersebut untung atau rugi, yang diketahui oleh
karyawanya hanyalah mengerjakan apa yang diperintahkan,
keputusan yang diambil dalam setiap tindakan tanpa
melibatkan partisipasi dan musyawarah dari bawahanya.
Kelebihan:
a. privacy dan keadaan perusahaan hanya diketahui oleh
pemimpin dan sekretarisnya saja sehingga sangat terjamin.
b. pengambilan keputusan lebih cepat dan tidak memerlukan
waktu lama.
c. perusahaan lain tidak dapat mengetahui keadaan perusahaan
tersebut.

7. Kelemahan:
a. para karyawan tidak mengetahui apakah untung dan rugi
perusahaan tersebut.
b. ketika terjadi masalah dan tidak dapat dipecahkan, maka
yang menanggung beban tersebut hanyalah pemimpin saja,
sehingga terasa berat dan sulit untuk diselesaikan karena
tidak ada yang membantu memikulnya.
c. tidak adanya penerus-penerus yang berbakat yang dianggap
mampu melanjutkan tongkat estafet perusahaan tersebut.
d. bawahan hanya bersikap masa bodoh dan tidak mau ambil
pusing dengan apa yang terjadi terhadap perusahaanya
sehingga tidak menimbulkan rasa kebersamaan.
e. tidak dapat memicu kreativitas karyawanya, karena ia tidak
melihat hasil dari kerja kerasnya, apakah hasilnya optimal
atau kurang optimal untuk melanjutkan perusahaannya.

8. 3. Open management (Manajemen terbuka)
adalah manajer lebih terbuka kepada bawahanya, ia
menginformasikan karayawanya apa yang harus diketahui oleh
bawanya. tapi tetap pada batasan-batasan tertentu. Rahasia
perusahaan pun tidak disampaikan pada seluruh golongan dan
kedudukan bawahan tersebut, artinya jika ia masih golongan
bawah, rahasia perusahaan pun yang tidak diketahui hanya
sedikit, dan sebaliknya.
Kebaikan:
a. para bawahan ikut memikirkan kondisi-kondisi perusahaannya.
b. para bawahan sudah mengetahui kerangka perusahaan
tersebut sehingga ia yakin dengan keputusan yang akan
diambil.
c. para bawahan akan memacu kreativitasnya untuk memberikan
yang terbaik.

9. d. para bawahan merasa mendapat pendidikan dan pengarahan
sehingga terjadi pembentukan generasi yang terampil.
e. menimbulkan persaingan yang sehat antara bawahan,
sehingga mereka berlomba lomba menunjukan hasil kerja
yang optimal.
f. akan menimbulkan sikap kerja sama, saling tolong
menolong, dan sikap rasa kebersamaan yang harmonis antar
bawahan.
g. bawahan atau karyawan akan merasa sepenanggungannya
terhadap apa yang dialami perusahaan tersebut. secara tidak
langsung menimbulkan sikap berat sama dipikul, ringan sama
dijinjing.
h. tidak menimbulkan sifat buruk sangka, dan sifat diskriminasi
terhadap pemimpinnya.

10. Kelemahan:
a. pengambilan keputusan terkesan lambat dan tidak
mayakinkan.
b. rahasia perusahaan tidak terjamin, karena
memungkinkan ada salah satu pihak yang
membocorkannya, yang menginginkan perusahaan
tersebut hancur dan bangkrut.
c. kecakapan dan kepemimpinan manajer akan lebih
mudah diketahui oleh seluruh bawahannya sehingga
wibawanya sebagai seorang pemimpin akan berkurang.
d. akan timbul sikap penilaian positif atau negatif
terhadap pola pikir dan tingkah laku pemimpinnya.

11. 4. Democratic Management
(Manajemen Demokrasi)
adalah sistem dimana seluruh bawahan didengar aspirasi dan
kririkannya terhadap suatu perusahaan yang dianggap
membangun.
Kelebihan:
a. keputusan yang diambil dapat meyakinkan, lebih baik dan
berguna karena keputusan dari banyak pihak.
b. tidak adanya sikap penguasa dan yang disukai.
c. adanya sikap tanggung jawab dari berbagai pihak yang
bersangkutan.
d. struktur dan kerangka organisasi diketahui oleh kalangan
umum.

12. Kelemahan:
a. membutuhkan biaya yang banyak, sehingga
boros dari segi keuangan dan waktu yang lama.
b. adanya sikap minoritas dan mayoritas dalam
pengumpulan pendapat.
c. menimbulkan sikap siapa yang menang dan kalah
pada saat beragumentasi dan saling
menyalahkan.

13. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Fungsi Manajemen terdiri atas 4 fungsi yang utama, yaitu :
• Planning ( fungsi perencanaan )
• Organizing ( fungsi pengorganisasian )
• Directing ( pengarahan )
• Controlling ( pengendalian )
Fungsi fungsi manajemen menurut para ahli yang satu dengan
yang lainnya secara umum memiliki banyak kesamaan.
• Fungsi manajemen menurut Henry Fayol dan GR Terry
menyebutkan ada 4 fungsi yang utama dari
sebuah manajemen, Perencanaan - Pengorganisasian -
Pengarahan - Pengendalian.

14. 1. Planning (Fungsi Perencanaan)
Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan
yang diinginkan dan kemudian menyusun rencana strategi
bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.
Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan
mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan
karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara
total dalam perusahaan kedepannya.
Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan
dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.

15. Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan
• Menetapkan arah tujuan dan target bisnis
• Menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut
• Menentukan sumber daya yang dibutuhkan
• Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya
mencapai tujuan
 Pembagian Perencanaan
Perencanaan dari sudut pandang jenjang manajemen
bisa dibagi kedalam beberapa jenjang:
Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)
• Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis.

16. • Jenjang atas ini memberikan petunjuk umum,
rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta
memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan
sifatnya menyeluruh.
Top level planning menekankan tujuan jangka
panjang organisasi dan tentu saja menjadi
tangung jawab manajemen puncak.
Middle Level Planning (Perencanaan Jenjang
Menengah)
• Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih
administratifJenjang menengah menyiapkan cara-
cara yang akan ditempuh untuk merealisasikan
tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.

17. • Tanggung jawab perencanaan middle level berada
pada manajemen menengah.
Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)
• Perencanaan jenjang bawa lebih fokus terhadap
bagaimana cara menghasilkan.Jenjang bawah ini
lebih mengarah kepada kegiatan operasional
perusahaanManajemen pelaksana adalah pihak
yang bertanggung jawab dalam perencanaan
jenjang bawa ini

18. Syarat Fungsi Perencanaan
Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat
syarat berikut:
• Mempunyai tujuan yang jelas
• Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya
• Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan
• Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi
• Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang
selaras pada tiap-tiap bagian
• Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif
serta berdaya guna

19. Manfaat Fungsi Perencanaan
Beberapa manfaat dari adanya fungsi perencanaan,
diantaranya :
• Bisa membuat pelaksanaan tugas jadi tepat dan
kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih
terorganisir kearah tujuan yang sama
• Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan
terjadi
• Memudahkan pengawasan
• Menjadi pedoman dasar di dalam menjalankan
kegiatan

20. 2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)
• Organizing (fungsi perencanaan) adalah pengaturan
sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang dimiliki
agar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah
diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang,
alat, tugas dan wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan
yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah
direncanakan sebelumnya.
Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk
mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan
dalam menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi.

21. • Tugas apa yang harus dikerjakan ?
• Siapa personil yang akan melakukannya ?
• Bagaimana tugasnya dikelompokkan ?
• Siapa yang harus bertanggung jawab terhadap tugas tersebut
?
 Semua telah ditentukan dalam fungsi organizing manajemen.
Kegiatan Organizing
• Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan
tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang diperlukan
• Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya
garis kewenangan dan tanggung jawab
• Merekrut, menyeleksi, dan melakukan pelatihan serta
pengembangan tenaga kerja
• Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling
tepat.

22. Unsur-unsur Organizing
• Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja
sama
• Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan
• Kegiatan yang diarahkan untuk mencapai tujuan
Manfaat Organizing
• Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan
kondisi perusahaan
• Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas
• Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa
yang akan dijalankan.

23. Fungsi Organizing
• Pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada
manajemen pelaksana
• Adanya pembagian tugas yang jelas
• Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa
mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan
3. Directing (Fungsi Pengarahan)
Directing alias fungsi pengarahan adalah upaya untuk
menciptakan suasana kerja dinamis, sehat agar kinerjanya lebih
efektif dan efisien.

24. 3. Directing (Fungsi Pengarahan)
Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :
• Membimbing dan memberi motivasi kepada
pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan
efisien.
• Memberi tugas serta penjelasan secara rutin
tentang pekerjaan
• Menjelaskan semua kebijakan yang sudah
ditetapkan

25. 4. Controlling
(Fungsi Pengendalian / Pengawasan)
Fungsi pengendalian adalah upaya untuk menilai suatu kinerja
yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga
melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan.
Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:
Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti
standar indikator yang sudah ditetapkan
• Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan
yang ditemukan
• Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi
masalah yang terjadi.

26. • Controlling akan berjalan efektif dengan
memperhatikan hal hal berikut :
• Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau
jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui
letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.
• Scheduling (penetapan waktu), Manajer
menetapkan kapan semestinya pengawasan
harus dijalankan.
• Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal
mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu
kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang
dijalankan secara mendadak malah lebih berguna

27. • Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah
pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan
pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa
selesai tepat waktu.
• Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa
terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada
ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan mudah
diidentifikasi siapa yang melakukan kesalahan
• Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi
apabila terdapat kesalahan yang ditemukan.
• Tindak lanjut bisa dengan memberikan peringatan
terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja
melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk
supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang
kembali

28. • Bentuk pengawasan yang baik adalah
pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan
dan sifat atau karakter dari perusahaan.
Sebuah pengawasan yang baik dilakukan
dengan tidak menelan banyak biaya dan bisa
menjamin adanya kegiatan perbaikan.
Untuk itu, perusahaan perlu menyiapkan
langkah tata pola dan rencana perusahaan
sebelum pengawasan dilaksanakan.