Dokumen tersebut memberikan ringkasan tentang pentingnya protokol dan tatacara pengendalian majlis rasmi yang sepatutnya. Ia menjelaskan definisi protokol, unsur-unsur penting dalam penyediaan majlis rasmi seperti senarai jemputan, susunan tempat duduk, peranan juruacara, dan etiket sosial yang sepatutnya diikuti ketika menghadiri majlis rasmi.

1. Protokol
&
Tatacara Pengendalian Majlis Rasmi

2. I
Protokol
• Protokol penting dalam kehidupan harian
manusia.
• Ia dapat memastikan agar segala majlis dan
aktiviti berjalan dengan lancar; manusia
berinteraksi dengan baik; dan orang-orang
berkenaan diberi penghormatan dan
pengiktirafan yang sewajarnya.

3. Protokol
• Perkataan Protokol berasal dari dua perkataan latin
“protos” yang bermaksud yang pertama dan “kola”
bermaksud pelekat.
• Dengan itu, makna protokol ialah “Pelekat yang
pertama”.
• Ditakrifkan sebagai: Satu susunan keutamaan dalam
pangkat dan status serta prosedur yang betul dalam
pertukaran diplomatik dan upacara - upacara negara.
• Peraturan dalam adat istiadat rasmi yang mementingkan
adab dan ketertipan.

4. SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Protokol
• Protokol didefinisikan sebagai peraturan-peraturan yang telah
diterima oleh semua pihak, sama ada dalam hubungan hariannya
dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis yang
rasmi dan yang bukan rasmi.
• Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun, memudahkan
pengurusan dan pengendalian majlis, serta memberi penghormatan
yang sewajarnya kepada seseorang.
• Amalan-amalan seperti memberi salam hormat, sapaan, adab
berbual, adab makan, adab berpakaian, adab duduk, berdiri adalah
protokol yang kita amalkan setiap hari.

5. Pengendalian majlis rasmi
Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam pengendalian
majlis rasmi adalah:
1. Jawatankuasa Majlis rasmi
2. Tempat majlis
3. Senarai jemputan
4. Aturcara majlis
5. Kesesuaian pakaian
6. Kad jemputan
7. Menu untuk jamuan
8. Susunan tempat duduk
9. Juruacara
10.Atur cara pentadbiran
11.Penyambut tetamu
12.Raptai
13.Pasca nilai

6. SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Penyediaan senarai jemputan
Bagi sesuatu majlis yang rasmi adalah elok diadakan 5 jenis senarai
jemputan:
• Ringkasan Senarai
• Senarai Nama
• Senarai Keutamaan
• Senarai Kehadiran
• Senarai Hadir

7. SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Penyediaan senarai jemputan
Senarai-senarai ini akan dapat membantu
Jawatankuasa Pengelola memastikan:
• penyambut tetamu dapat mengenali tetamu-tetamu.
• juruacara dapat memberi ucapan mengikut protokol.
• jawatankuasa protokol dapat menyediakan tempat
duduk mengikut kekananan agar majlis dapat
dijalankan tanpa sebarang masalah dan kecacatan.

8. SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Penyediaan senarai jemputan
Senarai ringkas disediakan agar dapat diketahui jenis-jenis tetamu
atau kategori tetamu dan bilangannya, kombinasi tetamu dan
peringkat tetamu yang dijemput.
Contoh:
Menteri - menteri - 2 orang
Timbalan Menteri - 2 orang
Ketua Setiausaha Kementerian - 3 orang
Pengarah-pengarah - 20 orang
Pengetua-pengetua - 40 orang
JUMLAH
67 orang

9. SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Penyediaan senarai jemputan
Kegunaan senarai nama ialah untuk
menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut
kategori.
Jika dalam senarai ringkas dicatatkan 2 orang menteri
maka nama penuh, nama isteri/suami, gelaran,
jawatan atau pangkat, alamat pejabat, nombor telefon
pejabat, alamat rumah, nama dan nombor telefon
setiausaha sulitnya akan dicatatkan.

10. SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Penyediaan senarai jemputan
Senarai keutamaan ialah senarai tetamu yang telah
disusun mengikut susunan keutamaan.
Senarai kehadiran digunakan untuk mengenalpasti
tetamu yang akan hadir atau tidak hadir.
Senarai hadir ialah senarai yang terakhir dan
mengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir.

11. SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Susunan keutamaan
Susunan keutamaan ini meliputi:
- tertib ketibaan tetamu kenamaan.
- susunan bendera
- susunan tempat duduk
- aturcara majlis.

12. SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Susunan tempat duduk
- Dalam majlis rasmi susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan
keutamaan yang diwartakan.
• Susunan tempat duduk bagi majlis perasmian
a) Kekananan bagi tiga orang:
b)Kekananan bagi lima orang:
2 1 3
4 2 1 3 5

13. SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Susunan tempat duduk
- c) Kekananan bagi dua orang:
d)Kekananan bagi empat orang:
1 2
3 1 2 4

14. Susunan tempat duduk
Latihan:
Sila anda letakkan 4 orang tetamu berikut
mengikut kekanan mereka dalam petak di
atas.
Menteri, Timbalan Menteri, Pengarah,
Ketua Jabatan

15. SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Susunan Bendera
Susunan bendera adalah sama penting seperti
susunan tempat duduk dalam majlis rasmi.
Biasanya dalam sesuatu majlis bendera-bendera
yang terlibat adalah bendera negara, bendera
negeri dan bendera badan/pertubuhan
(berkenaan).
Jika majlisnya adalah majlis Peringkat Persekutuan,
maka bendera Negara diberi keutamaan; dan jika
majlis peringkat negeri, bendera negeri diberi
keutamaan.

16. SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Susunan Bendera
Contoh:
Majlis Peringkat Persekutuan.
(bendera Negara diletak di sebelah kanan)
Majlis Peringkat Negeri (bendera Negeri diletak di
sebelah kanan)
Bendera
Negeri
Bendera
Negara
Bendera
Negara
Bendera
Negeri

17. SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Peranan Juruacara
5 prinsip
pengacaraan
majlis
Ketepatan masa
dan butiran majlis
Sopan tuturkata,
bahasa dan
pakaian
Suara, sebutan
dan nada jelas
Penyampaian
lengkap, tidak
mengelirukan dan
ada kesinambungan
Ringkas, tidak
meleret, tepat
dan padat

18. SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Penyediaan Teks ucapan / Kata Alu-aluan
• Teks ucapan dan Kata Alu-aluan biasanya disediakan oleh
setiausaha majlis berkenaan.
• Untuk mereka menyediakan teks ucapan dan kata alu-aluan
adalah menjadi tanggungjawab jawatankuasa pengelola
untuk memberi maklumat-maklumat mengenai majlis seperti
tujuan majlis; bilangan tetamu; senarai tetamu yang penting;
dan maklumat lain yang berkenaan.
• Jika majlis dianjurkan oleh sesuatu badan/persatuan, perlu
juga memberi maklumat tentang badan/persatuan.

19. SitiHawa/Nov2007/KDC-KPLI
Etiket sosial
Salah satu aspek dalam etiket sosial adalah tatacara menghadiri majlis.
Terdapat beberapa panduan bagi menghadiri sesuatu majlis rasmi.
Di antaranya adalah:
 Menjawab kad jemputan (hadir atau tidak sebelum tarikh yang
dicatatkan)
 Teliti pakaian yang hendak dipakai
 Memastikan kelengkapan diri kemas dan cukup
 Tinjauan tempat majlis, agar tidak lewat sampai
 Ikut arahan penyambut
 Ikut peraturan yang ditetapkan
 Berdiri menghadap tetamu kehormat
Panduan-panduan ini harus diikuti agar majlis yang kita hadiri tidak diganggu
oleh ketidaksediaan kita dan juga agar tetamu-tetamu lain rasa selesa dengan
kehadiran kita.