2. Mesyuarat
Mesyuarat adalah perbincangan formal
di antara dua pihak atau lebih untuk
mencapai objektif bersama melalui proses
komunikasi.
Mesyuarat berbeza di antara satu dengan
yang lain mengikut keahlian, organisasi
dan objektifnya.
5. Mesyuarat Agung
Mesyuarat yang diadakan sekali setahun atau pun sekali
dalam dua tahun mengikut perlembagaan.
Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli.
Laporan aktiviti, laporan kewangan akan dibentangkan
dalam mesyuarat ini untuk diluluskan sebelum
dihantar kepada Pendaftar Persatuan.
Dalam mesyuarat ini Pemilihan Ahli jawatankuasa baru
akan diadakan.
6. Mesyuarat Tergempar
Mesyuarat yang diadakan secara tergempar
yang membincangkan hanya satu agenda
sahaja di mana sesuatu keputusan perlu
dibuat dengan segera.
Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah
berdasarkan kepada perlembagaan.
7. Mesyuarat Luar Biasa
Mesyuarat yang diadakan untuk mendapatkan
persetujuan semua ahli persatuan dalam
sesuatu perkara.
atau
Isu yang perlu diselesaikan. Kehadiran untuk
mesyuarat ini adalah mengikut
perlembagaan.
8. Mesyuarat AJK
Mesyuarat biasa yang diadakan oleh
persatuan untuk menggerakkan aktiviti
persatuan.
Adakalanya Mesyuarat Jawatankuasa
Pengelola diadakan untuk membincang,
merancang dan mengendalikan sesuatu
projek.
9. Format Agenda Mesyuarat
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan minit mesyurat yang lalu.
3. Perkara-perkara berbangkit
4. Perkara-perkara baru untuk perbincangan
5. Pembentangan kertas-kertas kerja
6. Hal-hal lain
7. Penutup.
10. Kump. 1 :
Sila senaraikan 5 langkah yang perlu diambil oleh pengerusi mesyuarat
untuk memastikan mesyuarat dijalankan secara efektif.
Kump. 2 :
Sila senaraikan 5 langkah yang perlu diambil oleh setiausaha mesyuarat
untuk memastikan mesyuarat dijalankan secara efektif.
Kump. 3 :
Sila senaraikan sekurang-kurangnya 5 tatasusila yang perlu diambil oleh
ahli mesyuarat sepanjang masa mesyuarat dijalankan.
12. Tindakan Pra-mesyuarat
Menentukan tarikh, masa, tempat dan
agenda bersama pengerusi
Membincangkan tujuan / objektif
Membuat tempahan bilik mesyuarat
Menentukan kertas-kertas kerja
kementerian/jabatan/unit (< 15 hari)
Menghantar surat jemputan ( 10 hari )
14. Tindakan semasa mesyuarat
Memulakan mesyuarat
Mengawal perbincangan
Berikan penjelasan jika perlu
Mencatat minit mesyuarat / kehadiran
/ atau tindakan
Merumus mesyuarat
SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI
15. Tindakan selepas mesyuarat
Menyediakan draf minit ( 3 hari )
Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1
minggu )
Susunan nama kehadiran ahli
Pelaksanaan keputusan mesyuarat /
pengesanan maklumbalas
Laporan maklumbalas oleh urusetia
Menentukan format maklumbalas dari
kementerian / jabatan / unit
Mesyuarat ‘post mortem’
16. Membentuk dan menyusun agenda
Perkara – perkara utama dalam agenda:
- perutusan pengerusi
- pengesahan minit mesyuarat yang lalu
- perkara-perkara berbangkit
- senarai perkara-perkara baru yang
hendak dibincangkan
- pembentangan kertas-kertas kerja jika
ada
- hal-hal lain
- penutup mesyuarat
17. Susun Atur Tempat Mesyuarat
Sesuai untuk perbincangan dan
kompromi bagi perbincangan
peserta tidak ramai
18. Senarai semak tugas – bilik mesyuarat
Sesuai untuk perbincangan dan
kompromi bagi bilangan peserta
yang ramai.
19. Senarai semak tugas – bilik mesyuarat
Sesuai bagi peserta ramai dan perlukan
kawalan lebih ke atas ahli – ahli
20. Susun Atur Tempat Mesyuarat
Sesuai apabila bilangan ahli terlalu ramai.
Contohnya,mesyuarat Agung tahunan
21. Senarai semak tugas – bilik
mesyuarat
Bilik mesyuarat
Kerusi , meja mencukupi
Lampu boleh digunakan
Kipas , alat pendingin
Papan putih,pen,pemadam,
Alat OHP, layar perak
Alat pembesar suara,perakam
SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI
22. …senarai semak tugas – bilik
mesyuarat
Gelas,minuman,air,jag,
gula – gula,kertas kosong.
Pensel,ball pen,kertas tulis,
fail dan bahan – bahan jika ada.
SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI
23. Persediaan semasa mesyuarat
Minit mesyuarat lalu
Peraturan – peraturan mesyuarat
Dokumen – dokumen yang diperlukan
Alatan – alatan lain yang diperlukan
SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI
24. Tatasusila Mesyuarat
1. Jangan tiba lewat
2. Elakkan gangguan telefon kecuali perkara
terpenting
3. Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa
kebenaran
4. Elakkan cara duduk yang tidak bersopan
dan menunjukkan kurang minat
25. Tatasusila Mesyuarat
5. Mendengar dengan aktif dan memberi
perhatian
6. Memberi sumbangan
7. Memberi tumpuan supaya objektif
mesyuarat tercapai
8. Mencari perkara-perkara yang positif
9. Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.
26. Minit Mesyuarat
Setiap mesyuarat yang dikendalikan mesti
ada minitnya.
Minit mesyuarat dicatat dan disediakan
oleh setiausaha mesyuarat serta
diedarkan kepada semua ahli sebelum
mesyuarat seterusnya agar tindakan-
tindakan yang perlu, dapat diambil.
27. Minit Mesyuarat
Minit mesyuarat harus mengandungi perkara-perkara berikut:
Nama mesyuarat, bilangan dan tahun
Tarikh, masa dan tempat
Senarai kehadiran
Senarai hadir bersama
Urus setia – senaraikan pegawai-pegawai yang menjadi
urus setia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut
kekananan
Perutusan Pengerusi
Pengesahan Minit Mesyuarat
Perkara-perkara Berbangkit
Perbincangan perkara baru – susunan tajuk adalah
mengikut agenda mesyuarat.
Perbincangan kertas kerja
Hal-hal lain
Penutup
Nama setiausaha/urus setia yang mencatatkan minit
Tarikh
28. Mesyuarat Berkesan
Objektif tercapai
Agenda yang jelas
Pengerusi dan setiausaha berkualiti dan
berkesan
Pengurusan masa yang baik
Kemudahan fizikal yang selesa
Ahli yang mempunyai kepakaran
Perbincangan secara positif
Minit Mesyuarat yang tepat
Tindakan susulan dilaksanakan
29. Rumusan
Pengurusan mesyuarat yang berkesan
membantu pelaksanaan aktiviti yang
lebih teratur
Setiap ahli perlu memahami tanggung
jawab masing-masing
Mesyuarat dilaksanakan dalam situasi
kekeluargaan
