Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Pengurusan majlis rasmi

14,990 views

Published on

Pengurusan majlis rasmi

  1. 1. TATACARA PENGURUSAN DAN PENGACARAAN MAJLIS
  2. 2. Pengurusan Majlis Rasmi (Kursus Khas Protokol & Etiket Sosial)
  3. 3. JENIS-JENIS MAJLISMajlis Penuh IstiadatMajlis Rasmi dan FormalMajlis Rasmi tetapi tidak FormalMajlis Rasmi tetapi tidak FormalMajlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal
  4. 4. Aspek Persediaan Kenalpasti jenis majlis (formal/tidak formal) Tarikh, masa dan tempat yang sesuai. Jabatan, unit atau individu yang tepat sebagai ahli jawatankuasa (urusetia) Kenalpasti tugas-tugas penting apabila majlis berlangsung (pengiring, MC, pembaca doa..dll) Senarai jemputan Aturcara majlis & Aturcara Pentadbiran Majlis
  5. 5. Senarai Jemputan Penyediaan senarai jemputan mestilah teliti. Diuruskan oleh ahli jawatankuasa yang khas. Wajib disiapkan seawal 2-3 bulan sebelum tarikh majlis. Terdapat 5 set senarai jemputan yang wajar disediakan.
  6. 6. 5 Set Senarai JemputanSenarai ringkasSenarai namaSenarai keutamaanSenarai jawapanSenarai kehadiran
  7. 7. Senarai Ringkas Ringkasan senarai yang mengandungi kategori tetamu: a. Menteri Kabinet 1 b. Menteri Besar 1 c. Pegawai Kem. 25 d. Ketua Jab. Negeri 15 e. Exco Kerajaan 7 f. Wakil jabatan 100 JUMLAH 149
  8. 8. Tujuan Utama Kenalpasti jenis tetamu Kategori tetamu yang bakal hadir Bilangan Status tetamu Menyesuaikan pemilihan lokasi majlis
  9. 9. Senarai Nama Senarai nama tetamu mengikut kategori masing. Senarai ini tidak perlu mengikut senarai keutamaan. Ciri-ciri penting senarai nama ialah; nama penuh & gelarannya, nama isteri (jika hadir) jawatan & pangkat, no. tel pejabat atau setiausaha. Butiran ini digunakan semasa mengisi kad jemputan
  10. 10. Senarai Keutamaan Kenalpasti samada mengikut senarai keutamaan persekutuan atau negeri. Senarai Keutamaan Persekutuan boleh dirujuk melalui Bahagian Istiadat Jabatan Perdana Menteri. Senarai Keutamaan Negeri boleh dirujuk melalui Unit Protokol & Majlis-Majlis Rasmi Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri.
  11. 11. Senarai Jawapan Kad jawapan atau panduan untuk menjawab undangan telah dimaklumkan & disediakan oleh urusetia majlis. Apabila kad undangan telah dijawab maka senarai jawapan wajib disediakan. Ruangan yang perlu ada adalah kehadiran seorang, berdua (jika libatkan pasangan), diwakili, tidak hadir.
  12. 12. Senarai Kehadiran Ekstrak daripada senarai jawapan. Digunakan oleh jawatankuasa pendaftaran majlis. Sebagai panduan untuk menyusun tempat duduk dalam majlis. Sebagai panduan semakan jika ada keperluan tambahan.
  13. 13. Pengacaraan Majlis Rasmi Peranan seorang pengacara majlis adalah berdasarkan jenis majlis dan tahap majlis. Pengacara majlis wajar jelas dengan senarai keutamaan para tetamu majlis.
  14. 14. 3 Tugas Utama Mengawal kelancaran majlis. Membuat sebarang pengumuman dan penerangan penting. Memberi panduan kepada para tetamu.
  15. 15. Pengacara yang bagus darisegi protokol Mempunyai keterampilan diri yang menarik dan positif. Mempunyai suara yang jelas dan sebutan yang tepat. Fasih dalam penggunaan bahasa, tidak pelat dan kelajuan sebutan adalah sederhana. Sentiasa aktif dan tidak nampak lesu.
  16. 16. Sambungan.. Tidak mudah gugup dalam percakapan. Sentiasa tenang dalam pelbagai situasi. Tahu menggunakan budi bicara dalam mengawal majlis. Bersifat sabar melayan sebarang karenah. Wajah yang ceria. Mempunyai asas protokol & etiket.
  17. 17. Penyediaan Teks Pengacara Teks ini disediakan sendiri oleh pengacara majlis yang dilantik. Disediakan dengan berpandukan pada senarai aturcara program terkini dan aturcara pentadbiran. Telah mengambil kira semua senarai keutamaan. Jelas sesuai dengan jenis majlis yang diadakan. Ditaip dengan cermat dan lengkap (tiada bahasa singkatan)
  18. 18. ATUR CARA PENTADBIRAN Panduan Pegawai pengendali Panduan semua pegawai yang terlibat Semua staf yang terlibat Menentukan majlis berjalan mengikut peraturan dan protokol yang betul Mengawal masa Menjadi panduan masa akan datang Menjadi rekod
  19. 19. Kad atau kertas yang digunakan untuk teks juruacara ialah berukuran setengah A4 kertas taip biasa. Satu muka surat bagisatu pengumuman, jika ada lima pengumuma mestilah ada lima muka surat. Kandungan teks juruacara mengandungi butiran berikut: (1) Nama majlis (2) Muka surat (3) Bilangan pengumuman (4) Panduan (CUE) (5) Masa (6) Pengumuman (ANN)
  20. 20. Contoh Format Teks. Masa Cue/Isyarat Ann0900 Paluan Mengumumkan kompang ketibaan YAB Perdana Menteri…. YAB PM telah Bagi0915 memberkati duduk majlis..
  21. 21. Contoh Format TeksMasa 9.00 amCue:Pengumuman Ketibaan Tetamu KehormatANN:Ketibaan Yang Amat Berhormat Datuk seri Panglima TanSri Hj.Muhyiddin Bin Hj. Mohd YassinTimbalan Perdana Menteri Merangkap Menteri PelajaranMalaysia
  22. 22. Menangani Gugup depanhadirin Gugup bukan bermakna takut. Satu tindakbalas spontan yang menyebabkan lidah menjadi kelu, serba tidak kena, kata-kata tidak menjadi seperti latihan, tubuh seperti kaku seketika.
  23. 23. Puncanya? Kurang bersedia. (teks, pakaian..) Tidak cukup rehat. Terlalu bimbang. Tertekan oleh masalah di saat akhir majlis. Tidak mempunyai pelan susulan. Masalah teknikal.
  24. 24. Tanda-tanda kegugupan? Muka tiba-tiba menjadi pucat atau berubah. Bibir menjadi kering. Berpeluh walaupun ruang majlis sejuk. Suara yang tersekat-sekat. Riak wajah yang tertekan. Pergerakan badan kurang kawalan (jari berdetap, menggeletar..dll..)
  25. 25. Kaedah mengatasi kegugupan: Membuat kajian sendiri (homework) berkenaan majlis tersebut. Pastikan senarai aturcara pentadbiran majlis adalah terkini. Kenalpasti senarai keutamaan dalam majlis. Membuat teks pengacara yang cermat dan lengkap. Sentiasa membuat latihan sebelum tarikh sebenar majlis. Menjaga kesihatan, kecergasan, rehat, pemakanan.
  26. 26. Sambungan.. Membuat latihan secara merakam suara. Meminta pihak lain mendengar dan menilai anda. Berlatih di hadapan cermin. Ceria dan sentiasa kawal tekanan diri. Kenalpasti lokasi dan hadir awal di lokasi majlis.
  27. 27. TERIMA KASIH

×