1. Skop Perbincangan
1. Konsep Fail
2. Jenis-jenis Fail
3. Senarai Fail Panitia Di Sekolah
4. Isu-isu Semasa Dalam Sistem Fail
2. Merupakan folder atau tempat menyimpan
surat-surat atau dokumen-dokumen yang
penting
Setiap folder akan dilabelkan mengikut
tajuk atau nombor panggilan.
Ia merupakan alat rujukan bagi sesuatu
proses pengurusan sesebuah organisasi.
3. Cara atau kaedah penyimpanan data,
rekod dan dokumen yang tersusun dan
kemas.
Ia juga merupakan satu proses klasifikasi,
penyusunan, penyimpanan dan
pelupusan rekod.
Ia berfungsi untuk pelaporan,
pelaksanaan dan proses tindakan susulan
4. Mudah disimpan, dicari dengan cepat
dan difahami
Tidak kompleks dan mengelirukan
Memenuhi keperluan organisasi
Mudah diproses dan diklasifikasikan
Mempunyai sistem rujukan atau carian
5. Ada empat jenis mengikut pengkelasan
(sistem) iaitu:-
a. Pengkelasan mengikut abjad
b. Pengkelasan mengikut perkara
c. Pengkelasan mengikut angka
d. Pengkelasan mengikut tempat atau
kawasan
6. • Kod sistem ditulis di bahagian bawah
garisan selepas alamat dan logo
• Ada 2 kod fail iaitu, Ruj. Kami (kod fail
pengiring0 dan Ruj. Tuan (rujukan
agensi luar)
• Sampul kecil digunakan untuk fail
sementara (sekiranya fail asal hilang)
• Kertas minit kecil dikepilkan pada
helaian depan fail untuk perhatian dan
makluman
7. • Mengikut warna, seperti;
a. Putih – Terbuka dan terhad
b. Hijau – SULIT (fail peribadi)
c. Merah Jambu – Rahsia (dokumen negara)
d. Kuning – Rahsia Besar; Berpalang merah
di sebelah luar kulit (dokumen
keselamatan negara bagi kes ISA)
e. Sampul Kecil – fail sementara (fail asal
hilang dan akan dipindah semula ke fail
asal setelah dijumpai)
8. • Fail Terhad (putih) – berkaitan perkara 53(c)
- dokumen ini tidak boleh didedahkan kepada
sesiapapun yang tidak berkaitan
• Fail Rahsia dan Sulit – berkaitan perkara 53(b)
- dokumen hak persekutuan atau negeri dan
digunakan oleh individu yang terlibat sahaja,
tidak boleh didedahkan kepada orang yang tidak
berkaitan
• Fail Rahsia Besar – berkaitan perkara 53(a)
- dokumen hak persekutuan atau negeri yang
digunakan untuk tugas-tugas rasmi dan tidak
boleh didedahkan kepada orang yang tidak berkaitan
9. • Namakan fail ikut tajuk atau perkara
• Nomborkan ikut sistem SMSS
01/05/01
• Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk
• Tampal kertas minit disebelah kiri
kulit (rujukan)
• Dokumen disebelah kanan
(masukkan dalam lubang yang
bertali)
• Susunan ikut tarikh terkini.
10. Dari kanan ke kiri
Surat keluar – pen biru atau hitam
Surat masuk – pen merah
Catatkan di kertas minit – rujukan
Tulis ikut lajur bertajuk
11. Setelah dokumen ada 100 helai atau
bersamaan tebal fail satu inci
Fail baru dimulai dengan jilid 2 (cth:
JPNS 3552/26/Jld 2(24)
Fail lama diikat dengan tali putih
Disimpan bersama dengan fail baru
12. • Lima tahun – ikut keperluan dan garis
panduan
• Maklum pada arkib negara selepas 5
tahun
• Jika tiada jawapan, tindakan adalah
disimpan di tempat yang ditetapkan
untuk rujukan.
• Dimusnahkan apabila dapat kebenaran
dari pihak berwajib atau kerajaan (jika
fail persekutuan atau negeri)
13. • Minit Mesyuarat Panitia
• Surat-menyurat dan Pekeliling-pekeliling
• Sukatan dan Huraian Sukatan Pelajaran
• Rancangan Pelajaran Tahunan
• Maklumat/Jadual peribadi setiap ahli
panitia
• Penyeliaan pengajaran dan pembelajaran
• Semakan kerja bertulis
• Kewangan dan inventori
• Bank soalan
• Program Panitia
• Fail timbul
14. • Tiada buku peredaran/pergerakan fail
• Sistem yang tidak tekal atau konsisten
• Fail ikut bersama pengguna/pengerak
• Tidak dipelihara penggunaannya
• Tiada pemantauan pengurusan fail
• Fail dibuat tidak mengikut tatacara
pembinaan sesuatu fail
• Fail tidak ikut sistem dan keperluan
organisasi
