Dokumen tersebut memberikan penjelasan mengenai pengertian protokol, ruang lingkup protokol, hubungan protokol dengan PA/MC, contoh-contoh acara resmi, dan etiket dalam kegiatan sosial. Dokumen ini memberikan informasi mengenai aturan-aturan dasar dalam penyelenggaraan acara resmi maupun sosial secara esensial dan tingkat tinggi.

1. PENGETAHUAN DASAR KEPROTOKOLAN DAN TATA CARA PENYUSUNAN ACARA

2. PROTOKOL Definisi menurut Encyclopedia Britanica ialah: “ tata cara / tata krama dalam hubungan antar negara dengan memperhatikan pangkat – kedududkan – titel yang resmi”. Definisi lain:“kumpulan peraturan dalam upacara yang dituruti dalam semua pergaulan internasional oleh (kapala negara, kepala pemerintahan, para menteri, dan diplomat) baik secara tertulis maupun tidak tertulis.

3. PROTOKOL Menurut UU No. 8/87 adalah serangkaian aturan dalam kenegaraan atau acara resmi yangmeliputi aturan mengenai: - tata tempat - tata upacara - tata penghormatan kepasa seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

4. DALAM PRAKTEK SEHARI-HARI Protokol adalah petugas yang mengatur pelaksanaan jalannya upacara Protokoler adalah serangkaian aturan yang telah ditetapkan oleh protokol menurut aturan yang baku atau kelaziman.

6. RUANG LINGKUP PROTOKOL 1. Penerimaan Tamu 2. Kunjungan Tamu 3. Perjalanan ke daerah / luarnegeri 4. Pengaturan Rapat / Sidang 5. Penyelenggaraan Resepsi / Sidang 6. Penyelenggaraan Upacara 7. Pernyataan Selamat (congratulation) atau bela sungkawa (condolence)

7. HUBUNGAN PA/MC DENGAN PROTOKOL

9. TUGAS UMUM PROTOKOL MELIPUTI 5 BIDANG 1. TATA RUANG 2. TATA TEMPAT 3. TATA UPACARA 4. TATA BUSANA 5. TATA WARKAT

13. TATA BUSANA Menetapkan pakaian yang harus dikenakan pada suatu kegiatan protokoler baik oleh para pejabat / undangan maupun petugas pelaksana kegiatan.

14. TATA WARKAT Penataan administrasi surat menyurat dan undangan yang berkaitan langsung dengan acara yang dilaksanakan.

15. CARA MENGATUR / MENETAPKAN TEMPAT DUDUK TAMU / PEJABAT VIP 1. Menetapkan jumlah tamu / pejabat VIP 2. Menentukan ranking tamu / VIP dari yg tertinggi sampai terendah dan memberi nomor urut (1,2,3, dst) 3. Menetapkan tempat duduk sesuai rumus / atauran yang berlaku yaitu orang paling utama mempunyai urutan / nomor pertama, dst.

16. TATA URUTAN MEMASUKIKENDARAAN A. Pesawat Udara: seorang yg paling utama masuk pesawat paling akhir. Saat turun mendahului / turun pertama. B. Kapal Laut: orang paling utama naik dulu, saat turun paling dahulu pula. C. Kereta Api/Mobil: orang paling utama baik saat naik ataupun saatturun mendahului / terlebih dulu. D. Orang yang utama duduk di tempat sebelah kanan, sedangkan berikutnya di sebelah kirinya.

17. TATA URUTANKEDATANGAN DANKEPERGIAN / PULANG Pedoman umum yg berlaku dan perlu diingat adalah: dalam peristiwa resmi, orang yang paling utama beserta rombongan selalu d atang paling akhir, dan apabila akan meinggalkan ruangan paling dahulu. Oleh karena itu perlu disediakan ruang transit atau ruang tunggu sebelum acara siap dimulai.

18. TATA URUTAN MEMBERIKAN SAMBUTAN Urutan dalam memberikan sambutan dalam acara resmi adalah dimulai dari yang terendah tingkat kedudukan / jabatannya dan yang terakhir yang tertinggi / paling utama.

19. JAJAR KEHORMATAN 1. Orang yg paling dihormati harus datang dr arah sebelah kanan dr pejabat yg menyambut. 2. Apabila orang yg paling dihormati adalah yg menyambut tamu, maka tamu akan datang dr sebelah kiri. 3. Tata urutan dlm jajar kehormatan untuk penerimaan yaitu orang yang paling utama adalah yg menjabat tangan / menyambut pertama kali dan seterusnya sesuai dgn urutannya. 4. Tata urutan dlm jajar kehormatan untuk pelepasan yaitu orang yg paling utama adalah yg menjabat tangan / melepas paling akhir.

20. LAMBANG-LAMBANG KEHORMATAN NEGARA 1. BENDERA MERAH PUTIH (PP. No. 40. Tahun 1958). 2. GAMBAR BURUNG GARUDA (PP. No. 66 Tahun 1951). 3. LAGU INDONESIA RAYA (PP. No. 44 Tahun 1958).

24. ETIKET Adalah peraturan pergaulan antara seseorang dengan yang lain dalam masyarakat. Dalam bahasa sehari-hari secara sederhana etiket diartikan sebagai ‘budi bahasa’ atau ’tata cara / tata krama’

29. PEMBAGIAN LAIN ACARA FORMAL - Acara kenegaraan - Koferensi nasional/internasional - Rapat Umum Pemegang Saham - Presentasi bisnis atau presentasi ilmiah - Simposium atau seminar ilmiah - Upacara pengantin dengan urutan yang baku ACARA SEMI FORMAL - Pertunangan - Sosial gathering (Dharma Wanita, Rotary Club, dll) - Business Dinner ACARA INFORMAL - Pesta Ulang Tahun - Cocktail party, Music Show, Garden Party, dll

37. Selamat bekerja dan berprestasi