Dokumen tersebut membahas tentang keprotokolan, khususnya mengenai pengertian keprotokolan, ruang lingkupnya yang mencakup tata tempat, tata penghormatan, dan tata upacara. Juga membahas mengenai persiapan dan pelaksanaan kunjungan pejabat, termasuk penyambutan VIP, pengaturan tempat duduk, dan alat bantu tata tempat.

1. ULFININGTYAS, SH. MM.
KEPROTOKOLAN
TEKNIS DASAR
Kepala Bagian Protokol & RT Setda Kab. Probolinggo

2. “Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan
yang berkaitan dengan aturan dalam acara
kenegaraan atau acara resmi yang meliputi
Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata
Penghormatan sebagai bentuk penghormatan
kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/
atau kedudukannya dalam negara,
pemerintahan atau masyarakat”.
(Pasal 1 ayat (1) UU RI Nomor 9 Tahun 2010)

3. • Tata Tempat
• Tata Penghormatan
• Tata Upacara
Pengaturan
• Pejabat Negara
• Pejabat Pemerintah
• Tokoh Masyarakat
Tertentu
Sasaran
RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN

4. KUNJUNGAN
PEJABAT

5. • What yaitu apa judul acara/ kegiatan yang
akan dilakukan.
• Who yaitu siapa saja pejabat serta undangan
yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
• When yaitu waktunya kapan kegiatan itu akan
dilakukan.
• Where yaitu di mana kegiatan itu akan
dilakukan.
• How yaitu bagaimana menjangkau tempat
acara tersebut.
PRINSIP UMUM 4W-1H

6. JENIS KUNJUNGAN
• Bersifat terbuka dan sudah direncanakan sebelumnya, menyangkut
anggaran maupun urutan kegiatannya. Serta melibatkan beberapa
pihak yang terkait dengan acara tersebut. Seperti peresmian proyek,
pelantikan Kepala Desa, dan upacara.
Kunjungan Kerja/ Resmi
• Bersifat terbuka dan mendadak, yang dilakukan dalam rangka
melihat langsung perkembangan di lapangan. Seperti meninjau
bencana alam, meninjau perkembangan harga komoditas di pasar,
dan inspeksi mengenai kedisiplinan pegawai.
Peninjauan/ Sidak
• Bersifat tidak resmi dan tertutup serta tidak melibatkan lembaga
kedinasan. Seperti silaturahim keluarga, istirahat, berobat, acara
partai politik, dll.
Kunjungan Pribadi

7. • Mengadakan rapat koordinasi yang melibatkan
berbagai unsur terkait (kepanitiaan dan/ atau
SKPD).
• Menginventarisir segala sesuatu yang
berhubungan dengan maksud dan tujuan
acara: Lokasi, lay out acara, route/ alur dan
lama perjalanan, susunan acara dan
properti/ perlengkapan yang dibutuhkan.
• Menentukan tim pendahulu, untuk: survey
lokasi seluruh titik kunjungan, gladi bersih,
koordinasi akhir.
PERSIAPAN KUNJUNGAN

8. • Menentukan daftar rombongan sekaligus
menyampaikan undangan untuk berangkat
bersama dengan Bupati/ Wakil Bupati
dalam rombongan utama (main group).
• Mempersiapkan penerimaan pada titik
kunjungan serta mengatur jajar penyam-
butan (receiving line) dan mempersiapkan
tempat transit (holding room).
• Menghadiri acara, yang perlu dipersiapkan
adalah: tata tempat, susunan acara dan
properti/ perlengkapan
PELAKSANAAN KUNJUNGAN

9. Penyambutan terhadap VIP:
• Dilakukan secara sederhana, tidak
berlebihan.
• Durasi waktu singkat.
• Jika penyambutan berupa atraksi,
ditampilkan 1 atraksi terbaik (jangan
sampai berupa banyak atraksi)
PENYAMBUTAN VIP

10. Penyambutan terhadap VIP:
VIP (Very Important Person)
harus datang dari arah sebelah
kanan dari para penyambut.
JAJAR PENYAMBUTAN

11. Untuk
penerimaan
(receiving
line), orang
yang utama
dalam jajar
tersebut
adalah yang
pertama kali
menyambut.

12. Untuk
pelepasan/
kepulangan
(farewell
line), orang
utama dalam
jajar tersebut
adalah yang
melepas/
menjabat
tangan paling
akhir.

13. TATA
TEMPAT

14. 1. Menetapkan jumlah tamu/ pejabat VIP.
2. Menentukan ranking tamu/ VIP dari yang
tertinggi sampai terendah dan memberi
nomor urut (1,2,3, dan seterusnya).
3. Menetapkan tempat duduk sesuai rumus /
aturan yang berlaku, yaitu orang paling
utama mempunyai urutan/ nomor pertama,
dan seterusnya.
CARA MENGATUR TEMPAT DUDUK
TAMU/ PEJABAT VIP

15. Aturan Dasar Tata Tempat
1. Posisi Berjajar
Tempat yang berada di sebelah kanan dari orang yang
mendapat preseance paling utama, dianggap lebih
tinggi daripada yang berada di sebelah kirinya.
Teknis penempatan/ rumus:
Setelah menentukan orang nomor urut 1, maka nomor
urut berikutnya menggunakan rumua, “Jika jumlah
orangnya genap, maka urutan genap berada di sebelah
kiri; jika jumlah orangnya ganjil, maka urutan ganjil
berada di sebelah kiri”

16. 1
Bupati
2
Kakanwil
1
Bupati
3
Kakan Kab.
2
Kakanwil
1 lebih tinggi dari 2
2 lebih tinggi dari 3

17. 2
Ketua DPRD
Kab
4
Kakan Kab
1
Bupati
3
Kakanwil
1 lebih tinggi dari 2
3 lebih tinggi dari 4
CATATAN:
Ketentuan ini
berlaku pula
untuk kursi
model teater
(tanpa meja
pimpinan)

18. j. .....
k. Bupati/ walikota;
l. Kepala Kantor Perwakilan Badan Pemeriksa Keuangan di
daerah, Kepala Kantor Perwakilan Bank Indonesia di daerah,
ketua Komisi Pemilihan Umum Daerah;
m. pemuka agama, pemuka adat, dan Tokoh Masyarakat Tertentu
tingkat provinsi;
n. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota;
o. wakil bupati/wakil walikota dan Wakil Ketua Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah kabupaten/kota;
p. anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota;
q. asisten sekretaris daerah provinsi, kepala dinas tingkat provinsi,
kepala kantor instansi vertikal di provinsi, kepala badan
provinsi, dan pejabat eselon II; dan
r. kepala bagian pemerintah daerah provinsi dan pejabat eselon III.
TATA TEMPAT TINGKAT PROVINSI
(Pasal 10 UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan)

19. 4 2 1 3 5
A lebih tinggi dari B
tempat utama
A B
2. Posisi Berjajar pada Garis yang Sama
Mengacu pada ketentuan bahwa tempat paling tengah
adalah tempat yang paling terhormat (utama),
sedangkan tempat di sebelah kanan tempat utama
memiliki kedudukan lebih tinggi dibandingkan tempat di
sebelah kiri tempat utama.

20. A lebih tinggi dari B
A B
5 4 3 2 1 1 2 3 4 5

21. ALAT BANTU
TATA TEMPAT

22. Alat Bantu Preseance
Seating Card
Menandai tempat duduk, ditempatkan di sandaran kursi
BUPATI PROBOLINGGO
BUPATI PROBOLINGGO
BUPATI PROBOLINGGO

23. Hand Rail
Membatasi lalu lintas manusia
di depan VVIP (contoh: batas
pengambilan gambar oleh
wartawan)
Name Stand
Menandai tempat
duduk, ditempatkan di
atas meja pimpinan

24. PRASATI
PERESMIAN

25. • Bentuk prasasti landscape (seperti contoh di atas), dengan ukuran
perbandingan 2 : 3 (contoh: 60 x 90 cm)
• Kata-kata peresmian cukup sebagaimana pada contoh.
• Pejabat yang menandatangani cukup 1 orang, yaitu pejabat yang meresmikan.

26. MANAJEMEN
ACARA

27. Pedoman Upacara/ Acara
• Upacara Bendera; Upacara Bukan Bendera; Acara Kunjungan
Bentuk
Upacara
• Acara Kenegaraan; Acara Resmi; Acara Tidak Resmi; Acara
Kemasyarakatan; Acara Keluarga; Acara Hiburan
Sifat Upacara
• Men (orang-orang yang terlibat dalam upacara/ petugas)
Kelengkapan
Upacara
• Materials (peralatan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan
upacara)
Perlengkapan
Upacara
• Susunan acara; lay out; tata tempat; tata pakaian; JUKLAK acara;
konsumsi
Langkah
Persiapan
Upacara

28. Pelantikan
 Susunan acara upacara pelantikan dan tata pakaiannya
 Surat keputusan dari pejabat yang berwenang
 Naskah kata-kata pelantikan untuk dibaca yang melantik
 Naskah pengambilan sumpah untuk dibaca yang melantik
 Berita acara pengambilan sumpah untuk ditandatangi oleh yang
bersumpah, yang melantik dan rohaniawan
 Berita acara serah terima jabatan
 Memori serah terima jabatan untuk diserahkan oleh pejabat yang
lama kepada pejabat yang baru di hadapan yang melantik
 Atribut jabatan bagi pejabat yang dilantik
 Lay out/ tata tempat upacara pelantikan
 Peralatan upacara yang diperlukan (meja penandatanganan,
microphone)
 Petugas pelantikan (rohaniwan, pembaca SK, pembaca do’a)
 Dekorasi (pertamanan ruangan, bunga-bunga meja dan back drop)
Yang Perlu Dipersiapkan/ Ditentukan

29. 1. Pembukaan
2. Menyanyikan Lagu Kebangsaan Indonesia Raya
3. Pejabat yang akan dilantik menuju tempat yang ditentukan/
berdiri
4. Pembacaan Surat Keputusan
5. Pejabat yang melantik menuju tempat yang disediakan
6. Pengambilan Sumpah Jabatan
7. Penandatanganan Berita Acara Pengambilan Sumpah
8. Kata-kata pelantikan
9. Pejabat yang dilantik kembali ke tempat/ duduk kembali
10.Pemasangan tanda jabatan/ penyerahan SK/ atribut lain (bila
perlu)
11.Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Jabatan
12.Serah terima Memori Jabatan (bila perlu)
13.Sambutan pejabat yang melantik
14.Menyanyikan Lagu Bagimu Negeri
15.Pembacaan do’a
16.Pemberian ucapan selamat
Urutan Acara Pelantikan