Pengurusan majlis

24,715 views

Published on

event protocol

Published in: Education
1 Comment
5 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
24,715
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1,707
Actions
Shares
0
Downloads
1,004
Comments
1
Likes
5
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Pengurusan majlis

  1. 1. Pengurusan MajliS DAN PROTOKOL <br />Oleh:<br />Norti Hj Sirin <br />Penolong Pendaftar Kanan <br />Bahagian Perhubungan Korporat<br />
  2. 2. UNGKAPAN BESTARI <br />Quality people Create Quality Organization<br />Quality means doing it right when no one is looking <br />
  3. 3. PERSEDIAAN MENGENDALIKAN MAJLIS:<br />Anda dikehendaki menganjurkan Majlis Di UMS. Sila kemukakan persediaan bagi menganjurkan majlis tersebut termasuk pengendalian protokol majlis. <br />Majlis Jamuan Makan Malam @<br />Majlis Perasmian Bangunan SSMP (contoh)<br />
  4. 4. Terbahagi kepada Dua:<br />Persediaan Pramajlis<br />Ketika majlis <br />
  5. 5. Pra Majlis<br />Persediaan Majlis <br />Tubuh Jawatankuasa tetap<br />Senarai tanggungjawab<br />senarai semak<br />Jenis majlis <br />Tempat <br />Kenalpasti tetamu <br />Penyediaan senarai jemputan<br />Aturcara <br />
  6. 6. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN<br />
  7. 7. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN MAJLIS FORMAL<br />JENIS-JENIS SENARAI JEMPUTAN YANG<br />PERLU DISEDIAKAN:<br />SENARAI RINGKAS<br />SENARAI NAMA<br />SENARAI KEUTAMAAN<br />SENARAI JAWAPAN<br />SENARAI KEHADIRAN<br />
  8. 8. CONTOH SENARAI RINGKAS BAGI MAJLIS<br />
  9. 9. CONTOH SENARAI RINGKAS BAGI MAJLIS DIUMS<br />
  10. 10. SENARAI NAMA<br />Butir-butir dalam senarai nama<br />Nama penuh dan gelaran dan darjah kebesarannya (jika ada) Nama isteri<br />Jawatan atau pangkat<br />Alamat pejabat <br />Nombor telefon pejabat<br />Alamat rumah<br />Nombor telefon rumah<br />Nama setiausaha sulitnya dan nombor telefonnya<br />Butir-butir lain (jika ada)<br />
  11. 11. CONTOH SENARAI NAMA<br />
  12. 12.
  13. 13. SENARAI KEUTAMAAN<br />YB Tan Sri………………………….Menteri<br />YB Dato’……………………………Menteri<br />YB. Datuk…………………………..Menteri<br />YB Tuan Haji………………..Timb. Menteri<br />Y. Bhg Datuk Ahmad bin Ali………….KSU<br />Y. Bhg Dato’ Mohd Nor bin Hashim.....KSU<br />Y. Bhg Dato’ Abdul Rahim bin Kasim..KSU<br />Encik Mohd Alias bin Abu Bakar……TKSU<br />Encik Yusuf bin Zaid…………………….KP<br />Puan Rahimah bt. Aziz ………………...KP<br />
  14. 14. Senarai keutamaan UMS<br />Pegawai Utama Universiti <br />Naib Canselor <br />TNC P & I<br />TNC (Akademik dan Pengantarabangsaan)<br />TNC HEP & Alumni <br />Pendaftar <br />Bendahari <br />Pustakawan<br />Dekan/Pengarah<br />Pengarah UMSKAL<br />Prof <br />Prof Madya…<br />Pensyarah Kanan <br />Pensyarah <br />
  15. 15. CONTOH SENARAI JAWAPAN<br />
  16. 16. CONTOH SENARAI KEHADIRAN<br />
  17. 17. PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK BAGI MAJLIS<br />
  18. 18. 1. KEKANANAN BAGI TIGA ORANG<br />2<br />1<br />3<br />PENTAS KHAS<br />
  19. 19. 2. KEKANANAN BAGI LIMA ORANG<br />4<br />2<br />1<br />3<br />5<br />PENTAS KHAS<br />
  20. 20. 3. KEKANANAN BAGI TUJUH ORANG<br />6<br />4<br />2<br />1<br />3<br />5<br />7<br />PENTAS KHAS<br />
  21. 21. 4. KEKANANAN BAGI SEMBILAN ORANG<br />8<br />6<br />4<br />2<br />1<br />3<br />5<br />7<br />9<br />PENTAS KHAS<br />
  22. 22. PENTAS KHAS<br />4<br />2<br />1<br />3<br />5<br />5. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK<br />JEMPUTAN SEORANG<br />4<br />10<br />2<br />8<br />6<br />7<br />1<br />9<br />3<br />5<br />17<br />11<br />19<br />13<br />15<br />14<br />20<br />12<br />18<br />16<br />27<br />21<br />29<br />23<br />25<br />24<br />30<br />22<br />28<br />26<br />BLOK B<br />BLOK A<br />
  23. 23. 6. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK<br />JEMPUTAN SEORANG<br />PENTAS KHAS<br />4<br />2<br />1<br />3<br />5<br />2<br />5<br />1<br />4<br />3<br />4<br />1<br />5<br />2<br />3<br />9<br />6<br />10<br />7<br />8<br />7<br />10<br />6<br />9<br />8<br />14<br />11<br />15<br />12<br />13<br />12<br />15<br />11<br />14<br />13<br />PEREMPUANBLOK B<br />LELAKI<br />BLOK A<br />
  24. 24. 7. KEKANANAN BAGI DUA ORANG<br />1<br />2<br />PENTAS KHAS<br />
  25. 25. 8. KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG<br />1<br />2<br />4<br />3<br />PENTAS KHAS<br />
  26. 26. 9. KEKANANAN BAGI ENAM ORANG<br />5<br />3<br />1<br />2<br />4<br />6<br />PENTAS KHAS<br />
  27. 27. 10. KEKANANAN BAGI LAPAN ORANG<br />6<br />4<br />2<br />1<br />3<br />5<br />7<br />8<br />PENTAS KHAS<br />
  28. 28. 11. KEKANANAN BAGI SEPULUHORANG<br />8<br />6<br />4<br />2<br />1<br />3<br />5<br />7<br />9<br />10<br />PENTAS KHAS<br />
  29. 29. 12. KEKANANAN BAGI DUA BELAS ORANG<br />8<br />6<br />4<br />2<br />1<br />3<br />5<br />7<br />9<br />10<br />12<br />11<br />PENTAS KHAS<br />
  30. 30. 13. KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG BERSAMA ISTERI<br />1<br />2<br />4<br />3<br />PENTAS KHAS<br />
  31. 31. 14. KEKANANAN BAGI ENAM ORANG BERSAMA ISTERI<br />5<br />3<br />1<br />2<br />4<br />6<br />PENTAS KHAS<br />
  32. 32. 15. KEKANANAN BAGI LAPAN ORANG BERSAMA ISTERI<br />6<br />4<br />2<br />1<br />3<br />5<br />7<br />8<br />PENTAS KHAS<br />
  33. 33. 16. KEKANANAN BAGI SEPULUHORANG BERSAMA ISTERI<br />8<br />6<br />4<br />2<br />1<br />3<br />5<br />7<br />9<br />10<br />PENTAS KHAS<br />
  34. 34. 17. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK<br />JEMPUTAN BERSAMA ISTERI<br />PENTAS KHAS<br />3<br />1<br />2<br />4<br />6<br />5<br />2<br />5<br />1<br />4<br />3<br />4<br />1<br />5<br />2<br />3<br />9<br />6<br />10<br />7<br />8<br />7<br />10<br />6<br />9<br />8<br />14<br />11<br />15<br />12<br />13<br />12<br />15<br />11<br />14<br />13<br />PEREMPUANBLOK B<br />LELAKI<br />BLOK A<br />
  35. 35. 18. BENTUK AUDITORIUM DUA BLOK<br />JEMPUTAN BERSAMA ISTERI<br />PENTAS KHAS<br />3<br />1<br />2<br />4<br />6<br />5<br />7<br />8<br />9<br />2<br />10<br />5<br />6<br />4<br />11<br />3<br />8<br />7<br />12<br />1<br />21<br />14<br />22<br />17<br />18<br />16<br />23<br />15<br />20<br />19<br />24<br />13<br />33<br />26<br />34<br />29<br />30<br />28<br />35<br />27<br />32<br />31<br />36<br />25<br />BLOK B<br />BLOK A<br />
  36. 36. PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK BAGI MAJLIS MAKAN<br />
  37. 37. PANJANG-PANJANG<br />MEJA<br />
  38. 38. PANJANG BULAT<br />MEJA<br />
  39. 39. BULAT-BULAT<br />
  40. 40. BULAT PANJANG<br />
  41. 41. PELBAGAI BENTUK SUSUNAN MEJA<br />MEJA<br />MEJA<br />
  42. 42. 6. TETAMU KEHORMAT DI SEBELAH KANAN (BILANGAN GENAP)<br />9<br />7<br />5<br />3<br />1<br />2<br />4<br />6<br />8<br />10<br />MEJA KHAS<br />
  43. 43. 7. JEMPUTAN SUAMI ISTERI: ISTERI BERSEBELAHAN SUAMI (BILANGAN PASANGAN GANJIL)<br /> 4 2 1 3 5<br />S<br />S<br />S<br />S<br />S<br />I<br />I<br />I<br />I<br />I<br />MEJA KHAS<br />
  44. 44. 8. JEMPUTAN SUAMI ISTERI: ISTERI BERSEBELAHAN SUAMI (BILANGAN PASANGAN GENAP)<br /> 5 3 1 2 4 6<br />S<br />S<br />S<br />S<br />S<br />I<br />I<br />I<br />I<br />I<br />I<br />S<br />MEJA KHAS<br />
  45. 45. SUSUNAN MEJA BULAT<br />PENTAS<br />T I ANG<br />T I ANG<br />22<br />14<br />PENTAS <br />PERSEMBAHAN<br />21<br />13<br />12<br />11<br />20<br />10<br />9<br />19<br />T I ANG<br />T I ANG<br />7<br />8<br />5<br />6<br />17<br />18<br />3<br />4<br />15<br />T I ANG<br />1<br />2<br />T I ANG<br />16<br />MEJA KHAS<br />
  46. 46. SUSUNAN MEJA KHAS (DIRAJA) DAN MEJA BULAT<br />
  47. 47. MEJA KHAS BULATJEMPUTAN SUAMI ISTERI<br />1. TETAMU UTAMA<br />2. TUAN RUMAH<br />3. ISTERI TETAMU UTAMA<br />4. ISTERI TUAN RUMAH<br />
  48. 48. MEJA KHAS BULATTETAMU UTAMA SETARAF DGN TUAN RUMAH<br />1. TETAMU UTAMA<br />3. TUAN RUMAH<br />2. ISTERI TETAMU UTAMA<br />4. ISTERI TUAN RUMAH<br />
  49. 49. MEJA KHAS BULATTETAMU UTAMA LEBIH TINGGI DARI TUAN RUMAH<br />2. ISTERI TETAMU UTAMA<br />1. TETAMU UTAMA<br />3. TUAN RUMAH<br />4. ISTERI TUAN RUMAH<br />
  50. 50. MEJA KHAS BULATISTERI BERSEBELAHAN DGN SUAMI<br />1. TETAMU UTAMA<br />2. TUAN RUMAH<br />3. ISTERI TETAMU UTAMA<br />4. ISTERI TUAN RUMAH<br />5. SUAMI<br />6. SUAMI<br />7. ISTERI<br />8. ISTERI<br />
  51. 51. MEJA TETAMU LAINISTERI DAN SUAMI BERSETENTANG<br />1. SUAMI<br />2. ISTERI<br />3. ISTERI<br />4. SUAMI<br />5. SUAMI<br />6. ISTERI<br />7. SUAMI<br />8. ISTERI<br />10. ISTERI<br />9. SUAMI<br />
  52. 52. MEJA TETAMU LAINISTERI DAN SUAMI BERSEBELAHAN<br />10. ISTERI<br />8. SUAMI<br />9. SUAMI<br />7. ISTERI<br />4. SUAMI<br />6. ISTERI<br />3. ISTERI<br />5. SUAMI<br />1. SUAMI<br />2. ISTERI<br />
  53. 53. SUSUNAN KEUTAMAAN PERSEKUTUAN<br />
  54. 54. SUSUNAN KEUTAMAAN PESEKUTUAN22hb JANUARI 1998<br />Yang Di-Pertuan Agong<br />Raja Permaisuri Agong<br />Raja-raja dan Pemangku-Pemangku Raja<br />Yang Di-Pertua Negeri-Negeri<br />Bekas-bekas Raja Permaisuri Agong yang menerima saraan DiRaja daripada Kerajaan Persekutuan<br />
  55. 55. Samb.<br />Perdana Menteri<br />Timbalan Perdana Menteri<br /> Kehormat – 7A Bakal-bakal Raja<br /> (Tengku Mahkota/Raja Muda) <br />Ahli-ahli Darjah Utama Seri Mahkota Negara (D.M.N)<br />Ahli-ahli Seri Maharaja Mangku Negara (S.M.N)<br />
  56. 56. Samb.<br />Ahli-ahli Seri Setia Mahkota (S.S.M)<br /> Kehormat – 10A Dato-Dato Undang yang Empat Negeri Sembilan dan Tengku Besar Tampin, <br /> Negeri Sembilan.<br />Ketua Hakim Negara Mahkamah Persekutuan<br />Yang di-Pertua Dewan Negara<br />Yang di-Pertua Dewan Rakyat<br />
  57. 57. Samb.<br />Bekas-bekas Perdana Menteri<br />Bekas-bekas Timbalan Perdana Menteri<br />Ahli-ahli Jemaah Menteri<br />Setiausaha Jemaah Menteri/Ketua Setiausaha Negara<br /> Kehormat–17A<br /> Menteri-Menteri Besar dan <br /> Ketua-Ketua Menteri. <br />
  58. 58. Samb.<br />Peguam Negara<br />Panglima Angkatan Tentera<br />Ketua Polis Negara<br />Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam<br />Timbalan-Timbalan Menteri<br />Timbalan Yang di-Pertua Dewan Negara dan Timbalan Yang di-Pertua Dewan Rakyat<br />
  59. 59. Samb.<br />Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Tinggi, Duta-Duta Besar, Menteri-Menteri yang Mutlak, Pemangku-Pemangku Pesuruhjaya Tinggi dan Kuasa-Kuasa Usaha<br />Presiden Mahkamah Rayuan<br />Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Malaysia<br />Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Sabah dan Sarawak<br />
  60. 60. Samb.<br />Ketua Pembangkang Parlimen<br />Hakim-Hakim Mahkamah Persekutuan<br />Hakim-Hakim Mahkamah Rayuan<br />Setiausaha-setiausaha Parlimen<br />Bekas Ketua Setiausaha Negara<br />Pegawai-pegawai Gred Utama Turus I, II dan III.<br />Bekas Peguam Negara, Bekas Panglima Angkatan Tentera dan Bekas Ketua Polis Negara<br />
  61. 61. Samb.<br />Pengerusi-Pengerusi Suruhanjaya yang ditubuhkan di bawah Perlembagaan Persekutuan.<br />Hakim-hakim Mahkamah Tinggi<br />Pengerusi Tribunal Perkhidmatan Awam<br />Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Kehakiman<br />Ketua Audit Negara<br />Gabenor Bank Negara<br />Datuk Bandar Kuala Lumpur<br />
  62. 62. Samb.<br />Pengerusi Majlis Rasmi Kerajaan<br />Mufti Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur.<br />Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja<br />Datuk Paduka Maharaja Lela<br />Ahli-ahli Panglima Mangku Negara (P.M.N)<br />Ahli-Ahli Panglima Setia Mahkota (P.S.M)<br />
  63. 63. Samb.<br />Professor-Professor Diraja<br />Ahli-ahli Panglima Jasa Negara (P.J.N)<br />Ahli-ahli Panglima Setia Diraja (P.S.D)<br /> Kehormat – 50A Timbalan-timbalan Menteri Besar / Timbalan-Timbalan Ketua Menteri<br /> Kehormat – 50B Speaker Dewan- Dewan Undangan Negeri<br />
  64. 64. Samb.<br />Ahli-ahli Dewan Negara<br />Ahli-ahli Dewan Rakyat<br />Pegawai-pegawai Gred Utama ‘A’ dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.<br />Panglima Tentera Darat<br />Panglima Tentera Laut<br />Panglima Tentera Udara<br />Timbalan Ketua Polis Negara<br />
  65. 65. Samb.<br />Ketua-ketua Setiausaha Kementerian<br />Naib-Naib Canselor Universiti<br /> Kehormat – 59A Ahli-ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri dan Menteri- Menteri Negeri di Sabah dan Sarawak.<br />Pegawai-pegawai Gred Utama ‘B’ dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.<br />
  66. 66. Samb.<br />Pengerusi-Pengerusi Badan-Badan Berkanun Persekutuan dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengan gred Utama ‘B’ dan ke atas.<br /> Kehormat – 61A Penerima Anugerah ‘Fellow’ Negara.<br />62. Wakil-Wakil tempatan Bangsa-Bangsa Bersatu<br />
  67. 67. Samb.<br />Pegawai-pegawai Gred Utama ‘C’ , Pegawai-Pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.<br />Ahli-ahli Johan Mangku Negara (J.M.N)<br />Ahli-ahli Johan Setia Mahkota (J.S.M)<br />Ahli-ahli Johan Setia DiRaja<br />
  68. 68. Samb.<br />Pegawai-pegawai Gred I, Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.<br />Setiausaha-setiausaha Politik<br />Pegawai-pegawai Gred II, Pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.<br />Konsul-konsul Besar negara-negara yang tiada perwakilan diplomatik di Malaysia.<br />
  69. 69. Susunan tetamu UMS <br />Naib Canselor <br />Timbalan Naib Canselor P & I <br />Timbalan Naib Canselor Akademik dan Pengantarabangsaan<br />Timbalan Naib Canselor HEP & Alumni <br />Pendaftar <br />Bendahari <br />
  70. 70. Samb.<br />Dekan:<br />Prof <br />Prof Madya<br />Pensyarah Kanan<br />Pengarah<br />Ketua Unit<br />Pengetua <br />
  71. 71. KETIKA MAJLIS<br />PENDAFTARAN (JAMUAN MAKAN MALAM/SEMINAR)<br />Senarai Tetamu Disediakan Dan Kedudukan Di Dewan (Jamuan Makam Malam)<br />‘Drawing’ di dalam Dewan <br />PENYAMBUT TETAMU DIKENALPASTI <br />Berpengetahuan Mengenai Majlis <br />PERLU BILIK MENUNGGU<br />PENGACARA MAJLIS <br />PERSEMBAHAN: Bentuk Persembahan Bersesuaian Dengan Tetamu Diundang<br />
  72. 72. KRITERIA PENGACARA MAJLIS RASMI<br />FASIH DALAM PENGGUNAAN BAHASA<br />TIADA KECACATAN ANGGOTA<br />CEPAT DALAM PERGERAKAN<br />TIDAK GUGUP<br />TIDAK DARAH GEMURUH<br />TIDAK PANIK<br />TAHU MENGGUNAKAN BUDI BICARA<br />SABAR<br />TIDAK BERPERWATAKAN SERIUS<br />MEMPUNYAI PENGETAHUAN ASAS MENGENAI ADAT ISTIADAT, PROTOKOL DAN ETIKET SOSIAL<br />
  73. 73. BIDANG TUGAS<br />MENGAWAL MAJLIS<br />MEMBUAT PENGUMUMAN<br />MEMBERI PANDUAN<br />
  74. 74. PEMBAHAGIAN TUGAS<br />PENGUMUMAN<br />PEMBIMBING<br />SOLO<br />BERDUET<br />
  75. 75. 7. FORMAT TEKS<br />
  76. 76. PENYEDIAAN TEKS<br />KANDUNGAN<br /><ul><li> MUKA SURAT
  77. 77. BILANGAN PENGUMUMAN
  78. 78. MASA +-
  79. 79. CUE
  80. 80. ANN: </li></li></ul><li>CONTOH TEKS Majlis Rasmi<br />MS: (1)<br />
  81. 81. PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN<br />
  82. 82. PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN<br />ATURCARA MAJLIS TERPERINCI<br />Panduan Pegawai<br />Panduan Pekerja<br />Majlis berjalan dengan licin<br />Mengikut amalan protokol<br />Pengawalan masa<br />Panduan akan datang<br />Rekod<br />TUJUAN<br />
  83. 83. Samb.<br />BUTIR-BUTIR ATURCARA PENTADBIRAN<br />Masa<br />Pergerakan<br />Penyelaras<br />PENULISAN ATURCARA PENTADBIRAN<br />
  84. 84. PERINGATAN: PERSEDIAAN MAJLIS <br />PERSEDIAAN DIBUAT AWAL <br />JENIS MAJLIS <br />SEMINAR/PERASMIAN <br />JAMUAN MAKAN MALAM<br />SENARAI SEMAK KEPERLUAN<br />SUSUN ATUR BILIK/DEWAN <br />CENDERAMATA<br />BENTUK <br />DULANG <br />RAPTAI <br />FLOOR MANAGER<br />PROTOKOL/CENDERAMATA/MC <br />CUE PERGERAKAN<br />
  85. 85. KERJASAMA BPK & S/P/I/U<br />Jemputan S/P/I/U kecuali Jemputan Menteri BPK (maklumat mesti lengkap)<br />Protokol BPK beri nasihat: S/P/I/U bentuk protokol sendiri wakil BPK akan membantu<br />Cenderamata Menteri BPK lain2 S/P/I/U <br />Jemputan Media mesti melalui BPK <br />Press Kit diberi kepada BPK untuk edaran kepada Press <br />
  86. 86. Samb.<br />Ucapan perlu melalui BPK untuk semakan (seminggu awal)<br />Khidmat Photograph: BPK <br />
  87. 87. TERKINI BPK<br />BORANG2 BPK DI WEBSITE <br />MAKLUMAN AKTIVITI MELALUI EMAIL<br />MAKLUMAN LANTIKAN MELALUI EMAIL<br />AKAN DATANG: MELALUI SMS<br />
  88. 88. TAMAT<br />

×