nota

2. MESYUARAT
Definisi:
Mesyuarat didefinisikan sebagai
satu perhimpunan atau
perjumpaan kumpulan ahli
sesebuah persatuan atau
pertubuhan bagi menggabungkan
idea untuk mencapai sesuatu
tujuan atau matlamat persatuan.

3. TUJUAN
1. Melantik AJK
2. Meluluskan peruntukan
kewangan
3. Menyampai dan
menyebarkan maklumat atau
taklimat
4. Merancang, menyelaras
sesuatu aktiviti,program dan
menentukan tugas-tugas

4. 5. Membincangkan dan
menyelesaikan masalah atau
konflik
6. Mendapatkan nasihat, pendapat
dan respon daripada orang
terhadap sesuatu isu atau
persoalan.
7. Mengawal dan menilai aktiviti
persatuan atau pertubuhan dari
semasa ke semasa mengikut
peraturan tetap sesuatu
pertubuhan

5. SEBELUM MESYUARAT
1. Setiausaha berbincang dengan
Pengerusi tentang agenda
mesyuarat, tarikh, masa,
tempat.
2. Tempahan bilik mesyuarat
3. Kemudahan mesyuarat
4. Minit mesyuarat yang lalu
5. Surat panggilan mesyuarat

6. SEMASA MESYUARAT
1. Pastikan korum mencukupi
2. Edar minit mesyuarat kepada ahli
yang tidak membawanya
3. Pengerusi memulakan tepat
pada waktunya
4. Membaca minit mesyuarat yang
lalu
5. Pembetulan minit mesyuarat
(jika ada)
6. Cadangan mengesahkan minit
mesyuarat

7. 7. Kewangan
8. Laporan/perkara yang menjadi
agenda
8. Hal-hal lain
10. Ahli-ahli secara bergilir diberi
peluang menyatakan apa-apa yang
hendak disampaikan.
11. Penggulungan/rumusan oleh
pengerusi
12. Menentukan tarikh mesyuarat akan
datang
13. Penangguhan mesyuarat

8. SELEPAS MESYUARAT
1. Pengerusi menilai keberkesanannya
memimpin & menjalankan
mesyuarat
2. Setiausaha menyediakan draf minit
mesyuarat untuk kelulusan
pengerusi
3. Mengedarkan minit mesyuarat
kepada ahli-ahli selewat-lewatnya
seminggu selepas mesyuarat.
4. Setiausaha menyimpan rekod-rekod
dan dokumen mesyuarat

9. Tatasusila sewaktu mesyuarat
 Datang awal
 Elakkan gangguan telefon
 Elakkkan cara duduk yang
menampakkan kurang minat
 Mendengar secara aktif, berminat,
fikir bagaimana dapat menyumbang
dalam perbincangan
 Beri perhatian sewajarnya
 Timbulkan perkar-perkara yg positif
 Mencuba sedaya upaya menjadi ahli
yg aktif

10. MINIT MESYUARAT
 Merupakan laporan sesuatu mesyuarat
 Satu dokumen rasmi mesyuarat
 Mesti tepat, jelas dan kemas
 Perkara yang perlu dalam
menyediakan minit:-
i. Butiran: Nama mesyuarat/tajuk,
bilangan diadakan, tarikh, masa,
tempat.
ii. Senarai kehadiran

11. iii. Isi minit:-
a. Kehadiran ditulis mengkiut
susunan:-
Hadir
Turut hadir
Tidak hadir
iv. Kata-kata aluan pengerusi
v. Pembentangan & pengesahan minit
vi. Perkara Berbangkit
vii. Agenda yang ditetapkan
viii.Hal-hal lain
ix. Ucapan penutup oleh pengerusi

12. CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT YG BAIK
 Penulisannya hendaklah ringkas, tepat dan padat
 Ayat-ayat yang digunakan perlu menggambar –
kan keputusan yang dibuat berdasarkan
persetujuan ahli:-
Misalnya:-- Mesyuarat telah bersetuju
menerima.. Mesyuarat telah dimaklumkan
bahawa..
 Dalam hal memerlukan tindakan nama orang
berkenaan, pangkat perlu dicatat
 Waktu ditangguhkan mesyuarat, perlu catat
dalam minit & guna ungkapan “ditangguhkan”
 Bahagian akhir/penutup mesyuarat, hendaklah
dicatat nama dan jawatan penyedia minit.

13. Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Kali Ke-2/2009
Persatuan Seni dan Budaya, Maktab Perguruan Perempuan Melayu
Tarikh : 18 April 2009
Masa : 2.45 petang
Tempat : Bilik Seri Kesidang
Kehadiran: 1. Cik Suhailawati bt Juritah – Pengerusi
2. Cik Nuriddha bt Miswandi - Naib Pengerusi
3. Cik Hamidah bt Hamid - S/usaha
4. Cik Halipah bt Ahmad
5. Cik Roslina bt Jauhari
Turut hadir : En. Iskandar Zulkarnain – Penasihat Persatuan Seni dan Budaya
Bil Perkara Tindakan
1.0
2.0
3.0
4.0
Ucapan Pengerusi:
1.1 Mengucapkan terima kasih kepada semua ahli yang hadir.
1.2 Menerangkan tujuan mesyuarat
Mengesahkan Minit Yang lalu:
2.1 Disahkan sebulat suara
Perkara berbangkit:
3.1 Pengerusi menjelaskan bahawa kurrsus lakonan ditunda pada tarikh yang akan
ditetapkan kemudian.
3.2 Bayaran untuk latihan tarian asli telah dibayar kepada pengerusi kursus tersebut pada
bulan mac lalu
Penyata Kewangan:
4.1 Baki wang RM 250.00
4.2 Minuman jurulatih silat selama seminggu belum dijelaskan lagi
Untuk
makluman
Bendahari

14. Bil Perkara Tidakan
5.0
6.0
7.0
Laporan Aktiviti
5.1 Kursus tarian yang dijalankan selama seminggu berjalan dengan lancar.
Semua peserta menunjukkan minat yang mendalam terhadap tarian asli.
5.2 Lawatan ke Isrtana Budaya telah memberi pengalaman yang berguna
kepada semua peserta yang menyertai lawatan tersebut. Laporan hasil
lawatan sedang disiapkan untuk didokumentasikan.
Aktiviti Bulan April dan Mei
6.1 Satu pementasan drama tari akan diadakan pada 25 April akan datang
bertempat di dewan besar makrtab. Segala persiapan dan latihan sedang
berjalan dua minggu sekali.
6.2 Bicara seni dan Budaya akan diadakan di Dewan Seri Melur pada 6 Mei.
Dua orang penceramah telah dikenalpasti iaitu Tn. Hj. Mohd Yassin
Ahmad, penggiat dan pengamal puisi lama ‘nazam’ dan Dr. Hj. Haron
Kidam.
Hal-hal lain
7.1 Pengersui Kebajikan diminta merancang mejlis jamuan perpisahan untuk
ahli -ahlii semester 5.
Makluman
Makluman
Pengerusi JK Bicara Seni
Pengerusi JK Kebajikan

15. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.15 petang.
Disediakan oleh:
(HAMIDAH BT HAMID)
Setiausaha,
Persatuan Seni dan Budaya,
IPG Kampus Perempuan Melayu Melaka.