MSDM

1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SUMBER DAYA MANUSIA
Disusun sebagai tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia
Dosen Pengampu : Merinda Noorma Novida Siregar, M.Pd.
Disusun oleh:
Palupi Anggun Kumalasari 12803241015
Finlam Kurniasih 12803241027
Rahayu Setyaningsih 12803241035
PENDIDIKAN AKUNTANSI A 2012
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2014

2. ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan pembuatan makalah yang
berjudul “Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia” dengan baik.
Makalah ini disusun sebagai tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya
Manusia.
Makalah ini tidak akan terwujud tanpa bimbingan serta arahan dari orang-
orang terdekat. Oleh karena itu tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Ibu Merinda Noorma Novida Siregar M.Pd. dosen pengampu mata kuliah
Manajemen Sumber Daya Manusia.
2. Pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan yang telah memberikan
bantuan.
Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan dalam
rangka penyempurnaan makalah yang selanjutnya. Semoga makalah ini dapat
bermanfaat bagi semua pembaca.
Yogyakarta, 23 Desember 2014
Penulis

3. iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................................ ii
DAFTAR ISI............................................................................................................ iii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................................4
A. Latar Belakang ................................................................................................4
B. Rumusan Masalah............................................................................................4
C. Tujuan ............................................................................................................4
BAB IIPEMBAHASAN.............................................................................................6
A. Pengertian Sistem Informasi SDM ....................................................................6
B. Kegunaan Sistem Informasi SDM.....................................................................6
C. Komponen Dasar Sistem Informasi SDM..........................................................7
D. Sumber-sumber Informasi SDM .......................................................................9
E. Kriteria Sistem Informasi SDM.......................................................................11
F. Model Merancang Sistem Informasi SDM.......................................................11
G. Tahap-tahap Pengembangan Sistem Informasi SDM ........................................13
H. Berbagai Kesalahan Umum ............................................................................16
I. Pengamanan Sistem Informasi SDM...............................................................19
J. Contoh Sistem Informasi SDM pada PT Pertamina UP VI Balongan .................20
BAB III PENUTUP ..................................................................................................21
A. Kesimpulan ...................................................................................................21
Daftar Pustaka..........................................................................................................22

4. 4
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat
riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola
dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada
perusahaan adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
Sistem sumber daya manusia membantu bisnis dalam mengembangkan
susunan kebutuhan kepegawaian, mengidentifikasi potensi-potensi karyawan
baru, menyimpan arsip karyawan, menjejaki pelatihan, keterampilan, dan
prestasi kerja karyawan, dan membantu para manajer mengembangkan
rencana yang sesuai dengan kompensasi dan pengembangan karir karyawan.
Sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menarik,
mengembangkan, dan memelihara satuan kerja perusahaan. Sistem informasi
sumber daya manusia mendukung aktivitas misalnya mengidentifikasi
potensi-potensi karyawan, memelihara catatan lengkap atas tiap karyawan,
dan menciptakan program untuk mengembangkan talenta dan keterampilan
karyawan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian sistem informasi SDM?
2. Apa kegunaan sistem informasi SDM?
3. Apa saja yang menjadi komponen dasar sistem informasi SDM?
4. Apa saja sumber-sumber informasi SDM?
5. Bagaimana kriteria sistem informasi SDM?
6. Bagaimana model merancang sistem informa SDM?
7. Apa saja tahap-tahap pengembangan sistem informasi SDM?
8. Apa saja kesalahan umum yang sering terjadi dalam sistem informasi
SDM?
9. Bagaimana pengamanan sistem informasi SDM?
C. Tujuan
1. Mengetahui pengertian sistem informasi SDM.

5. 5
2. Mengetahui kegunaan sistem informasi SDM.
3. Mengetahui komponen dasar sistem informasi SDM.
4. Mengetahui sumber-sumber informasi SDM.
5. Mengetahui kriteria sistem informasi SDM.
6. Mengetahui model merancang sistem informa SDM.
7. Mengetahui tahap-tahap pengembangan sistem informasi SDM.
8. Mengetahui berbagai kesalahan umum yang sering terjadi dalam sistem
informasi SDM.
9. Mengetahui pengamanan dalam sistem informasi SDM.

6. 6
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sistem Informasi SDM
Menurut Veithzal Rivai & Ella Jauvani S (2009) Sistem informasi
SDM (human resources information system) adalah prosedur sistematik untuk
pengumpulan, menyimpan, memprtahankan, menarik, dan memvalidasi data
yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan
SDM. Sistem informasi SDM yang baik bila dapat menunjang perencanaan
dengan informasi untuk suplai tenaga kerja dan ramalan-ramalan permintaan,
penyusunan menyangkut kesempatan kerja yang sama, pemberhentian, dan
mengetahui kualifikasi pelamar dan untuk pengembangan karyawan dengan
informasi tentang biaya-biaya program pelatihan dan kinerja kerja. Sebuah
informasi SDM harus dirancang untuk menyediakan informasi. Informasi
yang dikehendaki pada umumnya adalah informasi yang tepat waktu, akurat,
ringkas, relevan, dan lengkap.
Sedangkan menurut T. Hani Handoko (1991:237) Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia (SISM) adalah suatu prosedur sistematik
pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan kembali dan validasi
berbagai data tertentu yang dibutuhkan oleh suatu organisasi tentang sumber
daya manusianya, kegiatan-kegiatan personalia dan karakteristik-karakteristik
satuan kerja.
B. Kegunaan Sistem Informasi SDM
Menurut Veithzal Rivai & Ella Jauvani S (2009) Sistem informasi
SDM memberikan wahana pengumpulan, peringkasan, dan menganalisis data
yang berhubungan erat dengan manajemen SDM dan perencanaan SDM.
Sebagai alat penilai suplai SDM, sistem informasi SDM memungkinkan
perusahaan menyimpan data persediaan tenaga ahli (skills inventory) dan
persediaan manajemen (management inventory) dalam cara yang paling
sesuai dengan kebutuhan perencanaan SDM. Manfaat-manfaat khusus dari
sistem informasi SDM adalah menilai suplai SDM yang meliputi:

7. 7
1. Memeriksa kapabilitas-kapabilitas karyawan-karyawan saat ini guna
mengisi kekosongan-kekosongan yang diproyeksikan di dalam
perusahaan.
2. Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatannya diperkirakan
akan dipromosikan, pensiun, atau diberhentikan.
3. Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas
pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan,
ketidakhadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi yang melebihi kadar
normal.
4. Mempelajari komposisi usia, suku, dan jenis kelamin dari berbagai
pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
5. Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan
pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu
karyawan-karyawan bermutu ke dalam lowongan-lowongan pekerjaan.
6. Perencanaan sumber daya manusia untuk mengantisipasi pergantian-
pergantian dan promosi-promosi.
7. Laporan-laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut
sebesar apa setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi
keseluruhan, dan biaya-biaya financial dari setiap kenaikan gaji dan
perubahan-perubahan kompensasi.
8. Riset sumber daya manusia untuk melaksanakan penelitian dalam
permasalahan, seperti perputaran karyawan dan ketidakhadiran, atau
menemukan tempat yang paling produktif guna mencapai calon-calon
baru.
9. Penilaian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kinerja individu dan
menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih
lanjut.
C. Komponen Dasar Sistem Informasi SDM
Menurut T. Hani Handoko (1991 : 238-240) Ada tiga komponen
fungsional utama yang harus ada dalam setiap sistem informasi SDM.

8. 8
Fungsi masukan mencakup dua konsep dasar sistem yaitu data base dan
pemasukan data (data entry). Fungsi pemeliharaan data terutama
berkepentingan dengan kualitas data yang disimpan dalam sistem.
Selanjutnya, fungsi keluaran berkaitan dengan proses penarikan data
(retrieval). Satu lagi konsep penting dalam pengembangan SISM adalah
pembentukan Pusat Informasi Sumberdaya Manusia. Bila salah satu konsep
dasar ini terabaikan maka sistem yang sedang dibangun mungkin tidak akan
memenuhi sasaran-sasaran yang telah ditetapkan. Berikut adalah berbagai
fungsi dan konsep dasar tersebut.
1. Fungsi Masukan
Fungsi masukan yaitu fungsi yang memberikan kemampuan untuk
memasukkan informasi personalia ke dalam sistem informasi SDM
(SISM). Fungsi ini mencakup prosedur-prosedur yang diperlukan untuk
mengumpulkan data, seperti siapa yang mengumpulkan data, kapan, dan
bagaimana data diproses.
2. Fungsi Pemeliharaan Data
Setelah data diproses oleh fungsi masukan, fungsi pemeliharaan
mengelola kualitas data yang disimpan. Fungsi ini memperbarui,
menambah data baru dan menghilangkan data yang sudah tidak
diperlukan pada data base.
3. Fungsi Keluaran
Fungsi sistem yang paling jelas adalah kemampuannya memproduksi
keluaran sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi. Ini bisa
meliputi laporan-laporan standar dan rutin maupun laporan-laporan
khusus. Keluaran yang disediakan oleh sistem merupakan penghubung
penting antara SISM dengan para pemakainya. Kriteria penting untuk
mengevaluasi efektivitas sistem sebagai alat bantu manajemen adalah
Masukan
(input)
Pemeliharaan
data
Keluaran
(output)

9. 9
apakah sistem mampu memproduksi informasi yang berguna dalam
proses pengambilan keputusan.
D. Sumber-sumber Informasi SDM
Untuk membentuk sistem informasi SDM (SISDM) yang
komprehensif, informasi haruslah diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-
formulir khusus dan kuesioner-kuesioner dapat dibuat untuk mengumpulkan
informasi. Menurut Menurut Veithzal Rivai & Ella Jauvani S (1026:2009)
sumber-sumber informasi ketika mengumpulkan informasi bagi keperluan
sistem informasi SDM di antaranya:
1. Borang Lamaran
Borang lamaran merupakan bagian dari proses pengangkatan
karyawan. Borang lamaran harus dirancang selengkap mungkin, guna
mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk sistem informasi SDM.
Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis
lainnya yang relevan. Beberapa perusahaan lebih menyukai borang
lamaran mereka sederhana, hanya meminta informasi yang membantu
mereka memutuskan apakah pelamar merupakan calon yang diinginkan.
Setelah si calon diseleksi, dia meminta menyerahkan borang ke-dua yang
meminta informasi yang lebih rinci untuk keperluan sistem informasi
SDM.
2. Evaluasi-Evaluasi Kinerja
Disebabkan banyaknya informasi yang berubah setiap tahun,
kebutuhan-kebutuhan sistem informasi SDM perlu dimutakhirkan secara
berkala agar berdaya guna. Informasi penting yang harus diinformasikan
secara periodik meliputi keahlian-keahlian dan bakat karyawan, tingkat
kinerja saat ini, dan potensi pertumbuhannya. Meskipun informasi ini
dapat diperoleh dari borang-borang evaluasi kinerja, terdapat beberapa
masalah dalam menghimpun dan menyimpan informasi ini. Perusahaan
perlu informasi yang sahih untuk membuat keputusan-keputusan
perencanaan jangka panjang mengenai individu-individu yang memiliki
potensi promosi, tetapi jika informasi ini diperlakukan secara terbuka

10. 10
terhadap karyawan, ada tendensi informasi yang kurang sahih. Penyelia
mungkin tidak ingin membuat pertimbangan negatif yang dalam beberapa
hal bisa merusak karier bawahannya. Sebaliknya, menjaga penilaian secara
rahasia dapat menciptakan tekanan dalam organisasi, karena karyawan
mengetahui bahwa terdapat penilaian, dan ingin mengetahui bagaimana
mereka telah dievaluasi.
3. Maklumat Perubahan Personalia
Karena perubahan data karyawan sepanjang tahun, jenis informasi
ini perlu diperbaharui secara berkala, tidak hanya setahun. Beberapa
perusahaan telah menciptakan borang secara sederhana yang disebut
maklumat karyawan (employee change notice), yakni penyelia diminta
melengkapi mengirimkannya ke bagian SDM. Di dalam formulir ini,
penyelia biasanya hanya menunjukkan perubahan yang telah terjadi dalam
status karyawan, seperti transfer, pemberhentian, promosi, dan
peningkatan persyaratan karyawan.
4. Tindakan-tindakan Indisipliner
Informasi yang berkaitan dengan tindakan indisipliner formal juga
perlu dimasukkan dalam sistem informasi SDM. Beberapa perusahaan
menggunakan borang khusus untuk melaporkan informasi ini kepada
karyawan, kepada wakil serikat pekerja, dan kepada bagian sumber daya
manusia. Pada saat informasi ini diterima oleh departemen SDM,
informasi ini dapat ditambahkan ke dalam arsip karyawan.
5. Data Daftar Gaji
Sistem informasi SDM kadang-kadang berisi riwayat gaji setiap
karyawan, termasuk gaji dasar, presentasi kenaikan setiap tahun, setiap
bonus dan penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat
menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi
kinerja.

11. 11
E. Kriteria Sistem Informasi SDM
Menurut Menurut Veithzal Rivai & Ella Jauvani S (1028:2009) guna
memastikan bahwa sistem informasi SDM telah bekerja bagi organisasi,
harus memenuhi beberapa kriteria yang melibatkan dua isu kunci:
1. Pelatihan para pemakai
Departemen SDM perlu memastikan bahwa karyawan-
karyawannya dan pemakai-pemakai lainnya dilatih secara benar guna
memanfaatkan sistem informasi SDM. Pelatihan sering meliputi
pengenalan istilah-istilah baru kepada para pemakai dan mengakrabkan
mereka dengan kapabilitas sistem yang ada.
2. Mengaitkan strategi-strategi dan keputusan-keputusan
Kendatipun para pemakai mengerti bagaimana menggunkan sistem
itu, sistem ini tidak akan melayani organisasi jika mereka tidak dapat
merasakan faedah-faedah dari penggunaanya. Maka dari itu, perusahaan
hendaknya memastikan bahwa sistem ini melakukan fungsi-fungsi yang
yang diperlukan dan memberikan informasi yang bakal membantu para
pengambil keputusan mencapai tujuan-tujuan dan strategi-strategi
organisasi. Jika manajemen meyakini bahwa sistem informasi sumber
daya manusia tidak digunakan secara efektif, maka dapat dilakukan audit
sistem informasi SDM.
F. Model Merancang Sistem Informasi SDM
Menurut Veithzal Rivai & Ella Jauvani S (1028:2009) untuk mencapai
tujuan bahkan sekalipun sedikit, perbaikan-perbaikan yang diharapkan dari
proyek analisis dan desain tersebut di atas, perncanaan yang cermat, keahlian
teknis, partisipasi penggunaan informasi, kesabaran yang luar biasa, dan
otorisasi dari manajemen puncak semuanya adalah penting. Model ini
merupakan model sistem biasa yang terdiri atas masukan-masukan,
transformasi, keluaran-keluaran, pengendalian, dan elemen-elemen umpan
balik. Model ini komprehensif, karena masukan-masukannya mencakup data
perihal gaya kepemimpinan dan struktur organisasi contohnya ukuran
departemen-departemen, cabang-cabang, dan seksi-seksi. Juga dapat

12. 12
mengenai individu seperti pendidikan, keahlian-keahlian, dan demografis.
Data masukan ini kemudian ditransformasikan menjadi informasi untuk
pengembilan keputusan dalam bidang rekrutmen, kompensasi, pelatihan, dan
evaluasi.MasukanTransformasiKeluaran
DatakaryawanTeknik-teknikPengangkatan
1.Biografi1.Analisispresentvalue1.Efektivitasperekrutan
2.Keahlian-keahliandanminat2.Tes-tesstatistikalterhadapsignifikansi2.Penyaringanparapelamar
3.Karakter-karakterkepribadiandanmotivasi3.Analisisregresi3.Datasainggaji
4.Riwayatpekerjaan4.Linnerprogramming4.Strategipelatihanyangefektif
5.Datapenilaiankinerja5.Dinamicprogramming5.Tipe-tipekeahlianyangdibutuhkan
6.Dataedukasional6.SimulasiSeleksidanpenempatan
7.Informasiwawancarakeluar7.Waitinglinetheory1.Mencocokkankaryawandenganpekerjaan
8.Datapelatihandanpengembangan8.AnalisisMarkav2.Persediaan
9.TeoripermainanPelatihandanpengembangan
10.StatistikBayesian1.Menentukansiapayangmembutuhkanpelatihandanpengembangan
11.Hubungan-hubunganfungsionalperilaku2.Menyesuaikanpelatihandanpengemangandengankaryawan
Persyaratan-persyaratanpekerjaan3.Efektivitasprogrampelatihandanpengembangan
Evaluasi
1.Penelitianstrukturgaji
Anggaran,ramalanpenjualan,dandatabiaya2.Faktor-faktorpertimbanganuntukpenialaiankinerja
3.Evaluasipenilaian
4.Jumlahkenaikanmerituntuksetiapkaryawan
GayakepemimpinanparapenyeliaLain-lain
Pemutakhiranprogramsecaraberkala1.Bagianorganisasi
2.Cek-cekgaji
Variabel-variabeltipestruktural3.InformasiperencanaanSDM
4.Perubahanstruktural
5.Dampakperusahaankebijakanpersonalia
Perubahan-perubahandibuatterhadapminatUmpanbalik
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
ModelMerancangSistemInformasiSDM

13. 13
G. Tahap-tahap Pengembangan Sistem Informasi SDM
Meskipun belum ada pendekatan desain yang diterima secara
universal, proses pengembangan SISM yang relatif umum digunakan dapat
dibagi menjadi tujuh tahapan yaitu usulan (proposal) kepada manajemen,
analisis kebutuhan, spesifikasi sistem, desain sistem, pengambangan sistem,
instalasi dan konversi, dan evaluasi. Ketujuh tahapan tersebut dapat
digambarkan sebagai berikut:
Lama waktu dan kegiatan masing-masing tahap akan berbeda dari satu
proyek ke proyek yang lain. Dan bila kebijakan organisasi adalah membeli
suatu sistem yang tersedia di pasar, beberapa tahap tertentu dapat dikurangi
dalam pengertian waktu dan dana.
Namun, setiap tahap harus diselesaikan dan diselesaikan dalam
urutannya. Bila suatu tahap tertenu dihilangkan atau tidak dilakukan dalam
urutannya, SISM tidak akan berfungsi atau tidak akan berfungsi sesuai
dengan kemampuan potensialnya dan pada akhirnya akan dinilai gagal. Lebih
lanjut, setiap tahap menghasilkan suatu produk nyata yang dapat digunakan
manajemen untuk membuat keputusan tentang kelanjutan proses
pengembangan SISM. Tahap-tahap proses desain pengembangan SISM dapat
dirinci sebagai berikut:
Usulan
kepada
Manajemen
Analisis
Kebutuhan
Spesifikasi
Sistem
Desain
Sistem
Pengembangan
Sistem
Instalasi
dan
Konversi
Evaluasi

14. 14
1. Usulan kepada manajemen
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum yang
dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu keputusan untuk
penyelidikan lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM
diajukan, sehingga berbagai parameter sistem secara keseluruhan dan
analisis biaya/manfaat kasar perlu diuraikan. Masalah-masalah kebijakan
biasanya dibahas dan dampak sistem terhadap dinamika organisasi
dinyatakan. Tahap ini diakhiri dnegan saran-saran untuk manajemen
bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan.
2. Analisis Kebutuhan
Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah
umum yang dinyatakan dalam usulan menjadi sasaran dan spesifikasi
pemakai. Tujuan utamanya adalah menemukan masalah-masalah
sesungguhnya dan mengembangan metode dan strategi untuk menanggapi
kebutuhan-kebutuhan tersbut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya
dan manfaat secara lebih rinci, alternatif-alternatif dalam pengembangan,
berbagai masukan dan keluaran sistem dari perspektif luas, deskripsi aliran
data dan interfaces, tipe-tipe elemen data, pengukuran keamanan data dan
spesifikasi pelaksanaan pengembangan sistem.
3. Spesifikasi Sistem
Tahap ini merumuskan isi sistem yang sebenarnya dari sudut
pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar sistem dijelaskan serinci mungkin
untuk menentukan urutan kegiatan pemrosesan. Semua produk akhir
sistem dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi
manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu
yang harus dipenuhi sistem dijabarkan oleh pemakai. Semua ukuran
pengawasan, kerahasiaan, dan keamanan juga harus ditetapkan. Dalam
tahap ini, para pemakai menguraikan berbagai kebutuhan dan keinginan
mereka dan sasaran-sasaran sistem diterjemahkan menjadi dua bentuk
keluaran, laporan, dan analisis. Jadi, tahap ini menguraikan apa yang akan
dilakukan SISM dan bagaimana sistem akan beroperasi.

15. 15
4. Desain Sistem
Dalam tahap desain, sistem keseluruhan dirinci secara spesifik agar
semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan.
Perancang sistem menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-
sasaran yang dirumuskan pada tahap spesifikasi. Program-program
komputer dirancang dan semua dikonfigurasikan perangkat keras dan
lunak ditentukan. Disampingkan itu, hubungan antara fungsi-fungsi
manusia dan mesin dijelaskan dan dokumentasi pemakai dan program-
program latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan
disusun.
5. Pengembangan Sistem
Program-program komputer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi
manusia juga dijabarkan dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
Semua bagian sistem diuji dengan data yang disuplai dari pemakai.
Berbagai program latihan dikembangkan dan percobaan-percobaan
dilaksanakan dalam situasi uji semu maupun dengan data sesungguhnya.
6. Instalasi dan Konversi
Setelah pengujian, kemudian dilakukan pemasangan/instalasi di
lingkungan organisasi pemakai dan diuji kembali, sebelum percobaan
dilakukan dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM kemudian
dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih
tentang cara pengoperasian sistem. Selanjutnya dilakukan penyesuaian-
penyesuaian, apabila sistem berjalan dengan baik maka sistem lama dapat
dihentikan.
7. Evaluasi
Kerja SISM baru diukur dengan sasaran-sasaran yang telah
ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya perjalanan sistem, akurasi,
ketepatan laporan serta berbagai karakteristik operasional lainnya
dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen. Bila perlu, berbagai
penggantian dan perubahan dapat dilakukan untuk memperbaiki kerja
sistem.

16. 16
H. Berbagai Kesalahan Umum
Ada 10 kesalahan yang diidentifikasi oleh Walker setelah lebih dari
15 tahun mengamati dan terlibat secara langsung penyusunan SISM.
Kesepuluh kesalahan menurut Walker (melalui T. Hani Handoko, 2012:253)
adalah sebagai berikut:
1. Sistem mencoba untuk melayani semua fungsi dan semua orang personalia
– semua pada waktu yang sama
Tim proyek SISM seringkali mulai mengembangkan sistem dengan
mencoba untuk menakhlukkan dunia. Ambisinya adalah untuk
memecahkan semua masalah secepat mungkin dan melayani semua orang
dalam tahap pertama pengembangan. Memang dengan berbagai prosedur
yang dikomputerisasi, sistem mungkin dapat memproduksi bermacam-
macam laporan kompleks dan grafik hampir tanpa batas dan dapat dibuat
interface dengan sistem-sistem informasi lainnya. Seperti keuangan,
akuntansi, dan pemasaran. Upaya untuk menjamin bahwa laporan-laporan
yang nyata membantu pemakai dalam mengelola tugas-tugas mereka
secara efektif sering diabakan. Sehingga akan lebih baik bila suatu
perusahaan membuat SISM yang sederhana dalam desain dan keluaran
serta “user-friendly”.
2. Tidak ada ahli personalia dalam tim proyek
Dalam praktek penyususnan SISM sering hanya ditangani oleh
orang-orang sistem pemrosesan data elektronis atau ahli komputer. Suatu
tim dengan anggota yang tidak memahami fungsi-fungsi personalia akan
menghasilkan produk yang mungkin tidak sesuai dengan kebutuhan
pemakai. Di samping itu, para anggota tim proyek harus mengetahui dan
memahami bisnis organisasi dengan baik.
3. Berbagai sistem yang terpisah-pisah untuk setiap kegiatan personalia
Bila dalam organisasi terdapat beberapa sistem yang memerlukan
masukan-masukan yang sama, seperti sistem personalia dan sistem
penggajian, mereka harus dikaitkan satu dengan yang lainnya. Berbagai
sistem yang terpisah-pisah, menurut pengalaman praktik, lebih mudah

17. 17
menimbulkan kesalahan dibanding bila sistem-sistem tersebut
diintegrasikan.
4. Sistem terlalu kompleks
Tujuan utama SISM adalah untuk menjaga agar data base akurat,
lengkap, dan selalu up to date dan dapat dipanggil bila dibutuhkan untuk
memproduksi berbagai laporan. Sistem tidak dimaksudkan untuk
sepenuhnya otomatis, mampu menciptakan laporan-laporan secara terus
menerus tanpa campur tangan pemakai, ataupun sebagai prosedur
sejumlah data yang kompleks yang merupakan pertanda bahwa desain
sistem-sistem telah menyimpang. Kerja departemen personalia sudah
cukup kompleks, sehingga SISM tidak selayaknya menambah
kekomplesitas tersebut. Sehingga perlu dibuat suatu SISM yang sederhana
dalam bentuk desain dan keluaran.
5. Dukungan manajemen pengoperasian yang tidak memadai
Dukungan manajemen puncak secara jelas diperlukan agar proyek
berhasil. Dukungan harus diterima tim paling sedikit selama waktu siklus
anggaran proyek SISM. Ini perlu karena tim proyek biasanya
membutuhkan waktu dua sampai tiga tahun untuk menyelesaikan proyek,
dari konsepsi sampai dengan instalasi. Satu cara yang membuat
manajemen memberikan perhatian pada proyek adalah dengan
mengkomunikasikan status, manfaat, dan kemajuan secara terencana dan
ajeg kepada mereka melalui publikasi-publikasi internal dan pihak pihak
lain yang tersedia. Selanjutnya, apapun peralatan yang diguankan untuk
mengingatkan manajemen, tim sebaiknya melaporkan kegiatan-
kegiatannya, dan jangan menunggu sampai manajemen meminta tim untuk
melakukan hal tersebut.
6. Desain oleh panitia
Ada ungkapan yang mengatakan bahwa: bila suatu kerja desain
tidak dapat dilakukan oleh satu orang, maka tidak akan berjalan. Hal ini
tentu berkaitan dengan desain keseluruhan suatu sistem atau proses, atau
berarti juga struktur konseptual bukan semua rincian. Ungkapan tersebut

18. 18
secara mutlak benar terutama mengenai pentingnya berfikir sederhana
dalam pengemabangan sistem. Tim desain hendaknya relative kecil dalam
jumlah, tidak merupakan suatu partai besar. Karena semakin banyak orang
yang terlibat dalam tahap-tahap awal tidak akan mempercepat, tetapi
memungkinkan malah memperlambat selesainya proyek.
7. Secara teknis canggih, tetapi tidak berorientasi pada pemakai
Sistem seharusnya tidak dinilai atas kecanggihan teknologi yang
digunakan, tetapi sejauh mana sistem tersebut dapat membantu
departemen personalia dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya. Orang-orang
teknis yang merancang dan memrogram sistem perlu bekerja sama dengan
para pemakai atau orang-orang personalia agar sistem responsive terhadap
berbagai kebutuhan personalia dan terintegrasi dengan aliran kerja
departemen personalia. Suatu cara untuk mencapai “batter fit” antara
sistem dan kebutuhan-kebutuhan personalia adalah dengan melakukan
percobaan selama periode tertentu (30 sampai 60 hari) sebelum sistem
dibekukan sebagai bentuk akhirnya.
8. Lemahnya pengendalian proyek
Seperti proyek-proyek lain, pengembangan SISM memerlukan
manajaemen yang baik pula. Terutama dalam pemasangan suatu sistem
baru, manajemen yang baik adalah aktif, tidak hanya pasif. Manajer
proyek dituntut agar mempunyai ketrampilan manajerial yang efektif.
Dalam praktik, manajer proyek biasanyta berasal dari departemen
personalia, dan mempunyai pengetahuan aplikasi komputerdan posisi yang
cukup tinggi dalam organsisasi. Di samping itu, berbagai teknik
pengendalian proyek seperti PERT dan CPM, dan penjadwalan dengan
komputer sangat berguna bagi tim.
9. Menjanjikan pengurangan tenaga kerja: penghematan yang tidak pernah
terjadi
Kesalahan yang sering dilakukan oleh tim proyek pada tahap awal
adalah menjanjikan pengurangan tenaga kerja organisasi kepada
manajemen puncak dengan dilaksanakannya pengembangan SISM. Ini

19. 19
akan menyebabkan tim kehilangan kredibilitasnya di mata manajemen.
Sistem lebih tepat dibandingkan sebagai penyedia informasi bukan
pengurang tenaga kerja.
10. Mengembangkan sendiri padahal kita dapat membeli
Dewasa ini, jumlah dan kualitas berbagai paket sistem personalia
yang tersedia semakin meningkat. Sebelum menyusun sistem sendiri,
organisasi hendaknya mempertimbangkan alternatif-alternatif pembelian
paket-paket yang ada. Adalah tidak bijak untuk mengembangkan suatu
sistem hanya demi gengsi, bila sistem ini telah tersedia yang akan
menghemat waktu dan uang organisasi. Sesudah tim proyek menentukan
spesifikasi sistem, langkah selanjutnya dalah meniliti dengan seksama
berbagai sistem yang ada di pasar sebelum membuat keputusan untuk
menyusunya sendiri di dalam organisasi.
I. Pengamanan Sistem Informasi SDM
Departemen SDM harus menyusun kebijakan-kebijakan dan pedoman
untuk melindungi integritas dan keamanan sistem informasi SDM, sehingga
informasi pribadi karyawan tidak akan jatuh ke tangan orang-orang yang
tidak berkepentingan. Pemakai-pemakai tidak sah dari sistem informasi SDM
yang dapat memperoleh akses ke data karyawan dapat menciptakan
kerusakan.
Untuk mempertahankan keamanan dan privasi catatan-catatan sistem
informasi SDM, menurut Veithzal Rivai dan Ella J. Sagala, 2009: 1036
perusahaan-perusahaan hendaknya melakukan tindakan seperti dibawah ini:
1. Membatasi akses ke sistem informasi SDM dengan mengendalikan akses
ke komputer dan arsip-arsip data. Ruangan-ruangan yang menyimpan
komputer dan basis data sensitif lainnya harus dikunci. Ada baiknya files
yang berisi informasi penting diamankan dengan memberikan kata-kata
sandi (password).
2. Memberikan akses ke bagian-bagian yang berbeda dari basis data dengan
menggunakan kata-kata sandi dan kode-kode khusus. Sebagai contoh
manajer mungkin menerima otorisasi dan kode khusus untuk membuka

20. 20
basis data persediaan keahlian (skill inventory), tetapi mungkin tidak
memberikan akses untuk mengakses informasi medis yang sensitif yang
ada di dalam basis data tunjangan pelengkap (fringe benefits).
3. Memberikan izin untuk mengakses informasi karyawan-karyawan
hanya berdasarkan kepentingan tertentu saja.
J. Contoh Sistem Informasi SDM pada PT Pertamina UP VI Balongan
1. SIM pada Proses Pengadaan (Terlampir)

21. 21
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Menurut Veithzal Rivai & Ella Jauvani S (2009) sistem informasi
SDM (human resources information system) adalah prosedur sistematik untuk
pengumpulan, menyimpan, memprtahankan, menarik, dan memvalidasi data
yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan keputusan
SDM. Sistem informasi SDM memberikan wahana pengumpulan,
peringkasan, dan menganalisis data yang berhubungan erat dengan
manajemen SDM dan perencanaan SDM. Sebagai alat penilai suplai SDM,
sistem informasi SDM memungkinkan perusahaan menyimpan data
persediaan tenaga ahli (skills inventory) dan persediaan manajemen
(management inventory) dalam cara yang paling sesuai dengan kebutuhan
perencanaan SDM.
Menurut Veithzal Rivai & Ella Jauvani S (2009) sumber-sumber
informasi ketika mengumpulkan informasi bagi keperluan sistem informasi
SDM di antaranya yaitu borang lamaran, evaluasi-evaluasi kinerja, maklumat
perubahan personalia, tindakan-tindakan indisipliner, data daftar gaji. Tahap-
tahap proses desain pengembangan SISM dapat dirinci yaitu usulan kepada
manajemen, analisis kebutuhan desain sistem, spesifikasi sistem,
pengembangan sistem, instalasi dan konversi evaluasi.
Kesepuluh kesalahan menurut Walker (melalui T. Hani Handoko,
2012:253) adalah sistem mencoba untuk melayani semua fungsi dan semua
orang personalia – semua pada waktu yang sama, tidak ada ahli personalia
dalam tim proyek, berbagai sistem yang terpisah-pisah untuk setiap kegiatan
personalia, sistem terlalu kompleks, dukungan manajemen pengoperasian
yang tidak memadai, desain oleh penitiaan, secara teknis canggih, tetapi tidak
berorientasi pada pemakai, lemahnya pengendalian proyek, menjanjikan
pengurangan tenaga kerja: penghematan yang tidak pernah terjadi,
mengembangkan sendiri padahal kita dapat membeli

22. 22
Daftar Pustaka
Handoko, Hani. 2012. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia.
Yogyakarta: BPFE
Rivai, Veithzal dan Sagala, Ella Jauvani. 2009. Manajemen SDM untuk
Perusahaan dari Teori dan Praktik, Edisi II. Jakarta: PT Raja Grafindo
Persada