Sistem informasi sumber daya manusia

1. 1. Aditiya Zulkarnaen D1. 1803674
2. Muhammad Reza Hafillah H D1. 2014505

2. DEFINISI HRIS
Semua perusahaan memiliki fungsi sumber daya manusia yang
menangani banyak proses khusus yang berhubungan dengan personil
perusahaan.
Tiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk mengumpulkan dan
memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah
data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada
pemakai. Sistem ini dinamakan Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia (Human Resource Information System), atau HRIS.
Human Resources Information System (HRIS) adalah program
aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana
manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision
Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang
diperlukan.

3. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang
utamanya mengaplikasikan bidang teknologi infromasi ke
dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan,
dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkain
langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam
aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise
resource planning (ERP).
Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem
Informasi Sumberdaya Manusia:
1. Timely (Tepat Waktu)
2. Accurate (Akurat)
3. Concise (Ringkas)
4. Relevant (Relevan)
5. Complete (Lengkap)

4. FUNGSI HRIS
1. Perekrutan dan Penerimaan. SDM membantu membawa pegawai
baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja
di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja
swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di
Kampus, dan di perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai.
2. Pendidikan dan Latihan. Selama periode kepegawaian, SDM
dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang
diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian pegawai.
3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan
dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi
kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan. Setelah pensiun, SDM
mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang
berhak.

5. SIKLUS SISTEM INFORMASI SDM
Calon
Pegawai
Pegawai
Pegawai
Yang
Pensiun
Perusahaan
Perekrutan Penerimaan
Pendidikan
& Pelatihan
Penghentian
Administrasi
Tunjangan
Manajemen Data

6. Sistem personalia awal menempatkan data pegawai dalam
map yang ditempatkan pada departemen personalia.
Saat komputer digunakan, data pegawai dikonversikan ke pita
dan piringan magnetik.
Manajemen kurang memberikan perhatian pada data personil
dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data
yang menjelaskan uang dan arus material.
Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan
oleh peraturan pemerintah seperti EEO (equal Employment
opportunity) dan undang-undang keselamatan kerja.
Perusahaan harus menginformasikan kepada pemerintah
tentang sejauh mana pelaksanaan undang-undang tersebut.
EVOLUSI HRIS

7. File
Folder
disket
disket
Dulu Sekarang
Gbr. Evolusi sistem penyimpanan data personil
Workstation
Database
Workstation

8. Sistem
Informasi
Akuntansi
Subsistem
Penelitian
SDM
Subsistem
Intelijen
SDM
Database
HRIS
Subsistem
Perencanaan
Angkatan Kerja
Subsistem
Perekrutan
Subsistem
manajemen
Angkatan Kerja
Subsistem
Benefit
Subsistem
Pelaporan
Lingkungan
Pemakai
Sumber
Intrernal
Sumber
Eksternal
Subsistem Input Subsistem Output
Data Informasi
MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Subsistem
Kompensasi

9. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Data yang ditangani oleh HRIS :
Elemen Data Personil (Contoh : nama pegawai, jenis
kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan).
Elemen data ini diciptakan oleh SDM pada waktu
penerimaan dan diperbaharui selama pegawai bekerja pada
perusahaan.
Elemen Data Akuntansi (Contoh : upah per jam, gaji
bulanan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan
tahun berjalan). Keterlibatan SDM dalam aplikasi
penggajian berbentuk penyediaan proses dan data
pendukung bagi Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
SUBSISTEM INPUT

10. SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga
database berisi gambaran yang lengkap dari sumber
daya personil – keuangan dan non-keuangan.
Walau arus data akuntasi penting, bagi HRIS sekarang
data akuntansi tidak sepenting dulu.
Dulu gaji merupakan tanggung jawab SDM. Namun
tanggung jawab itu lambat laun diserahkan pada SIA.
Sekarang, keterlibatan SDM dalam aplikasi penggajian
berbentuk penyediaan proses dan data pendukung
bagi SIA.

11. SUBSISTEM PENELITIAN SDM
Subsistem penelitian SDM mengumpulkan data melalui
penelitian.
Penelitan dimaksud antara lain :
 Penelitian Suksesi (succession studies) dilakukan untuk
mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang
merupakan calon bagi posisi yang tersedia karena adanya
pegawai yang pensiun.
 Analisis dan Evaluasi Jabatan (job analysis & evaluation)
mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk
menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan
dan keahlian yang diperlukan.
 Penelitan Keluhan (grievance studies) membuat tindak lanjut
atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai
alasan.

12. SUBSISTEM INTELIJEN SDM
Subsistem intelijen SDM mengumpulkan data yang ber-
hubungan dengan SDM dari lingkungan (eksternal).
Elemen lingkungan menyediakan data sbb :
 Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan
informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai
peraturan ketenagakerjaan.
 Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti
perusahaan asuransi, yang memberikan employee benefit, dan
lembaga penempatan lulusan universitas, serta agen tenaga
kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru.
 Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan
informasi yang digunakan untuk mengatur kontrak kerja antara
serikat pekerja dan perusahaan.

13.  Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menye-diakan
informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti
perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan
untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional, dan
internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada
ke dalam komunitas lokalnya.
 Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan
memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam
perencanaan personil.
 Intelijen Pesaing. Perusahaan membutuhkan data dan informasi
tentang praktek personalia pesaing dan informasi perorangan
yang berpotensi untuk direkrut..

14.  Database perusahaan pencari eksekutif. Perusahaan pencari
eksekutif mengkhususkan diri dalam menemukan pelamar
untuk posisi eksekutif.
 Database Universitas. Universitas menyediakan database
curriculum vitae bagi perekrut sebagai pelayanan bagi
mahasiswa yang lulus atau alumni yang mencari pekerjaan.
 Database agen Tenaga Kerja. Beberapa agen tenaga kerja
yang besar memiliki database mereka sendiri. Database lain
digunakan oleh beberapa agen yang membentuk jaringan.
 Database Akses Umum. Database ini tersedia bagi siapapun
dengan bayaran.
 Database Bank Pekerjaan Perusahaan. Beberapa perusahaan
besar menyimpan database sendiri untuk orang-orang yang
dapat bekerja sebagai pegawai sementara.
DATABASE SDM DARI LINGKUNGAN

15. ISI DATABASE
Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak
hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di
lingkungan perusahaan.
Data Pegawai. Kebanyakan database HRIS berisi data
yang berhubungan dengan pegawai perusahaan yang ada.
Untuk pegawai dapat disimpan ratusan elemen data.
Data Non-Pegawai. Data non-pegawai dalam database
berupa data organisasi di lingkungan perusahaan seperti
agen tenaga kerja, akademi dan universitas, serikat pekerja,
dan pemerintah. Juga tersedia data yang menjelaskan
perorangan seperti; pelamar, tanggungan, keuntungan, dan
pegawai yang masih bertahan.

16. SUBSISTEM PERENCANAAN ANGKATAN KERJA
Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan
yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan
kebutuhan pegawai di masa datang.
Aplikasi perencanaan angkatan kerja meliputi :
 Pembuatan bagan organisasi
 Peramalan gaji
 Analisis/evaluasi jabatan
 Perencanaan dan permodelan kerja
SUBSISTEM OUTPUT

17. SUBSISTEM PEREKRUTAN
Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam perusahaan
melalui subsistem perekrutan.
Aplikasi perekrutan :
 Penelusuran pelamar
 Pencarian internal
Penelusuran pelamar sebelum mereka dipekerjakan lebih
banyak dipraktekan daripada melakukan pencarian internal
untuk menemukan calon pekerja.
Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi
lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada
pegawai yang ada.

18. SUBSISTEM MANAJEMEN ANGKATAN KERJA
Aplikasi manajemen angkatan kerja meliputi :
 Penilaian kinerja
 Pelatihan
 Pengendalian posisi
 Relokasi
 Keahlian/kompetensi
 Suksesi
 Pendisiplinan

19. SUBSISTEM KOMPENSASI
Aplikasi Kompensasi :
 Peningkatan penghargaan
 Gaji
 Kompensasi eksekutif
 Insentif bonus
 Kehadiran.
SUBSISTEM BENEFIT
Aplikasi Benefit :
 Defined contribution
 Defined benefit
 Benefit statements
 Flexible benefits
 Pembelian saham
 Pemrosesan klaim

20. SUBSISTEM PELAPORAN
Aplikasi Pelaporan Lingkungan :
 Catatan EEO (Equal Employment Opportunity)
 Analisis EEO
 Peningkatan serikat pekerja
 Catatan kesehatan
 Bahan beracun
 Keluhan
Berbagai aplikasi di atas ditujukan untuk memenuhi
tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang ber-
kepentingan di luar perusahaan, bukan kepada
manajemen

21. Perenc.
Angkatan
kerja
Pere-
krutan
Manaj.
Angkatan
kerja
Kom-
pen-
sasi
Bene-
fit
Pela-
poran
Lingk.
Direktur SDM X X X X X X
Eksekutif lain X X X X X X
Mjr. Kompens./Benef. X X
Mjr. Perenc. SDM X
Mjr. Hub. Pekerja X X
Manajer EEO X X X X X X
Mjr. Perekr. & Pemilih. X X
Mjr. Pelat. & Pengemb. X
Manajer Akuntansi X X
Manajer Gaji X X
Manajer lain X X X X X X
PEMAKAI SISTEM INFORMASI SDM
Subsistem
Pemakai