Una breve introduzione al Project Management: problemi, cause dei problemi, criteri per la valutazione di un progetto veramente riuscito, organizzazione, ecc.

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PROJECT MANAGEMENT
Breve introduzione
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2. 2www.projectmanagementprince2.com
Progetto – cos´è?
• Prodotti: definiti e misurabili
• Organizzazione: responsabilità definite e formalizzate
• Lifespan: definita e finita
• Attività: rendere disponibili i prodotti
• Risorse: una quantità definita

3. 3www.projectmanagementprince2.com
Problemi
Scope creep e deadlines mancate
Qualità inaccettabile
Budget sforato
Demoralizzazione
• Benefits?

4. 4www.projectmanagementprince2.com
Cause dei Problemi
• Nessun Business Case
• Scarsa organizzazione
• Scarsi controlli
• Cattiva pianificazione
 Obiettivi ballerini
 Scarsa comunicazione
 Scarso supporto

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Un progetto veramente riuscito ...

Clienti felici

Della qualità richiesta

In tempo

Entro i limiti di budget

Ecc …

Giustifica gli investimenti

Produce benefits

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Cos'e' il Project Management?
• T’ai Kung - inizio dinastia Chou (1045-770 a.c.) - Fu-hsin (Capo del
Planning)
One: in charge of advising about secret plans for responding to
sudden events [Contingency Plans]; investigate Heaven so as to
eliminate sudden change; exercising general supervision over all
planning; and protecting and preserving the lives of the people
• When they [the masses] thereby
produce what is profitable, this is
termed “having resources”.
Ci devono essere prodotti e questi
prodotti devono portare profitto

7. 7www.projectmanagementprince2.com
Project Management – Giappone dei samurai
• Musashi (XVII secolo) paragonò
la Via del carpentiere ad Heiho
• This comparison is even more valid as the word “carpenter” is
written with Chinese ideograms whose meaning is “big project”,
and the principles of the art of war, too, are a “big project”
 Non solo i piani sono tenuti in gran rispetto da Musashi,
perfino il significato originale di carpentiere è ‘grande
progetto’

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Project Management – Cos' è?
• Il Project Management (Gestione progetti) è una
disciplina che consente di gestire i progetti in modo
ordinato
• Niente viene lasciato al caso,
dalla concezione iniziale alla
chiusura del progetto
• Progetti tecnici, trasferimenti di
industrie, campagne di
marketing/vendita, convegni, ecc.

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Project Management e pianificazione
• Un progetto che sia stato pianificato, ma senza un vero leader
che prende decisioni, non è un progetto
• La pianificazione è necessaria, ma non sufficiente: bisogna
dirigere il progetto, organizzare, le situazioni cambiano, ecc.
• Il planning di dettaglio può essere seguito da altri, ma il
Project Manager deve dirigere e controllare
• Il progetto gestito col Project Management è una scienza
più o meno esatta; il progetto gestito senza è un'avventura

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New facility
PBS – moving a facility
New
bridge
Aircraft
grouping
Machinery
Contracts
Transport
Site
Disassembly
Transport m.
Assembly
Hardware
Elec. supply
Elec. Cables
Elec. Sub-
-contractor
Elec. contractProject
Walls
Mach. bases
Pc wiring
Staff moved
Electricity
grouping
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11. 11www.projectmanagementprince2.com
New facility
PFD – moving a facility
New
bridge
Machinery
Contracts Transport
Site
Disassembly Transport m. Assembly
Hardware
Elec. Supply Elec. cables
Elec. Sub-contractor
Elec. contract
Project
Walls
Mach. Bases
Pc wiring
Stuff moved
G1 G2 G3
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12. 12www.projectmanagementprince2.com
Activity network
.
J1
6 9 15
6 0 15
ID
LFFLS
EFDES
19D.Righetto
015
15 4 19
K1J2
19 6
21
25
272
S5
19 0 21
21219
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13. 13www.projectmanagementprince2.com
Organizzazione
Corporate / Programme Management
Senior User Executive Senior Supplier
Project Manager
Team Manager
Project
Assurance
Project
Support
Project Board

14. 14www.projectmanagementprince2.com
Project Management
• Lo stesso vale per un progetto: motivazioni, fattibilità,
obiettivi, il team di progetto, l´organizzazione, le
comunicazioni interne ed esterne, il training, ecc.
• Mai confondere i "metodi" con il
Project Management: i "metodi"
sono una filosofia di lavoro, il
Project Management produce
progetti con un inizio ed una
fine

15. 15www.projectmanagementprince2.com
Metodologie – Attivita' o profitti?
• Una metodologia è una sorta di breviario che descrive come
gestire i vari aspetti del progetto e l´approccio al problema
• Processi = burocrazia da limitare
• Di solito le metodologie insistono
sulle attività, non sui risultati
• attività = spese Risultati = Profitti
Voi cosa scegliereste?

16. 16www.projectmanagementprince2.com
Project Management - Metodologie
• Lo sviluppo di una metodologia richiede studio ed
osservazione del mondo reale
• Deve prevedere la gestione di un progetto in tutti i suoi
aspetti (o buona parte di essi)
• Esistono delle metodologie di Project Management (ad
esempio Prince2) molto specifiche, con una
terminologia standard e mirate ai risultati pratici

17. 17www.projectmanagementprince2.com
Esempi di documenti
• Project Mandate, Project Brief, Business Case, Project
Approach, Responsibilities, Organization
• Risk Log, Quality Plan, Customer’s Quality
Expectations, Acceptance Criteria, Product
Descriptions, PBS, PFD
• Project Initiation Document, Project Plan, Stage Plans,
Contingency Plans, Communication Plan, …..

18. 18www.projectmanagementprince2.com
Esempi di cose da fare
• Direzione di tutte le attività ordinarie e
straordinarie
• Organizzazione, Risk Management, Issue Management,
Controllo dei parametri del progetto, Risk Management,
Tolerances’ Management, Change Control Management
• Controllo dell´attività dei teams, Raccomandazioni per il
management, Gestione del personale e dei conflitti,
Gestione degli stages e di tutto quello che ne consegue.

19. 19www.projectmanagementprince2.com
E ancora ...
• Tatto, diplomazia, psicologia, conoscenza culturale,
sensibilità “politica”
• Lingue, leadership, flessibilità, resistenza, gestione dei
conflitti
• Fattori legali, fattori contrattuali, elementi tecnici
specifici del progetto (da apprendere in breve),
elementi tecnici generali (da sapere prima), marketing
interno (per il progetto) ed esterno
• Capacità di espore le proprie idee e quelle di altri,
capacità di parlare in pubblico .....

20. 20www.projectmanagementprince2.com
Il Project Management non è burocrazia
• Le vere metodologie lasciano libertà su quanto applicare e
quanto formalmente procedere.
• Sta ai responsabili applicarle in modo adeguato alle loro
necessità ed alla complessità del progetto

21. 21www.projectmanagementprince2.com
Il Project Management è ordine
• Senza ordine tutto il resto non serve
• Il "piano" di marketing, un progetto che non comprende solo la
pianificazione: chi lo fa?
Vi fidate, o stabilite dei punti di controllo, dei paletti sulle
spese, una coordinazione con tutte le altre attività?
• Le vendite: esiste un progetto?
C´è coordinazione con le
attività produttive, oppure il
cliente resterà deluso e non
firmerà altri contratti e/o non
pagherà?

22. 22www.projectmanagementprince2.com
Il Project Management è una disciplina
• Metodo, studio e serietà sono indispensabili
• Il Project Management non è solo Direzione, ma anche
Management, collaboratori, training
• Chi propone, fa e coordina il tutto? L´average Joe non lo sa fare
• Un professionista non solo accetta l´incarico, ma vi consiglia e
propone, perché il project management coinvolge tutti

23. 23www.projectmanagementprince2.com
Project Management - Professionista
• I tecnici non hanno le
competenze necessarie
• Un tecnico vi dirà tante cose,
parlerà di realeases, processi,
ecc, ma non saprà inquadrare
la situazione
• Non vi saprà parlare di
Benefits, Rischi, PBS, PFD,
Project Mandate ...
• Ci sono talmente tante cose da sapere ed applicare che
serve un Professionista

24. 24www.projectmanagementprince2.com
Il Project Manager
Il Project
Management
è un´arma
straordinaria, però
deve essere ben
compresa, affilata
ed impiegata.
Il Project
Manager
deve essere
scelto
tra i
"generali"
professionisti

25. 25www.projectmanagementprince2.com
Il Project Manager è il fulcro
Management
Project
Manager
Project
People

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26. 26www.projectmanagementprince2.com
Due tipi di “esperti” - 1
• Risposta: non previsto dal computer
• Il tipo numero uno vi dirà tutto sui
processi, i metodi, ecc.
• “E allora? Che cosa
dovrei fare con un
progetto reale, che cosà
farò in pratica?”

27. 27www.projectmanagementprince2.com
Due tipi di “esperti” - 2
• Il secondo vi dirà che certificazioni
e/o training non sono necessari e
che il primo pinco pallino potrà
gestire con successo un progetto
dopo avergli dato retta
• Magari in un momento di debolezza penserete: “Almeno qualcuno
parla di qualcosa che ha senso, non di processi oscuri”
• Un mucchio di massime, consigli su
come essere accorti con tempo e il
danaro, qualche diagramma
concettuale, ecc.

28. 28www.projectmanagementprince2.com
Due tipi di “esperti” - 3
• Avete veramente bisogno di una risposta?
• “Come cavolo gestisco il mio
progetto?”
• “Ho ricevuto un mucchio di
perle di saggezza ma … che
cavolo significa `Know your
team´?”
• “Come mi comporto con i miei
collaboratori? Come li guido?
Come posso organizzarli?”

29. 29www.projectmanagementprince2.com
Due tipi di “esperti” - 4
• Provate ad immaginare come ha pagato il
volo?
Il tipo cui avete dato
retta
è su una spiaggia
alle Haway …

30. 30www.projectmanagementprince2.com
Due tipi di “esperti” - 5
• Secondo tipo: no technical skills, solo massime ecc.
• No technical skills = no project management:
Organizzazione, Rischi, ecc. non si fanno con le massime
• Primo tipo: un mucchio di
processi ma non consigli pratici.
• Magari chiacchiere sulle soft
skills
• “Ok, ma come posso gestire un
progetto con le soft (s)kills? Che
decisioni prendo? Come mi
comporto con la mia gente?”

31. 31www.projectmanagementprince2.com
Project Manager e Management
• Il Project Manager è delegato
a portare a termine il
progetto
• Il Project Manager
collabora con il
committente, non lo
disturba se non
quando previsto od
importante
• Il Project Manager sta al committente come il
generale sta al sovrano: dirige le operazioni, ma le
indicazioni “politiche”, i finanziamenti, ecc, sono
responsabilità del sovrano

32. 32www.projectmanagementprince2.com
Project Manager e Management - 2
• Il principe ed il condottiero restano
in contatto per cose di grande
importanza, per chiedere/ricevere
fondi o decisioni capitali
• Project Manager invia rapporti regolari e
raccomandazioni all´Executive
• Il Management non dovrebbe mai dire al PM: “Voglio
questo progetto, torna quando tutto è terminato”

33. 33www.projectmanagementprince2.com
RIGHETCONSULT – Training
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