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presentazione per corso base di project management

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  1. 1. Corso base in Project Management Massimo Cavalli PMP – Project Manager Professional Prima giornata – 18 ottobre 2012
  2. 2. Project Management Institute Torino 18 ottobre 2012
  3. 3. Project Management Professional - PMP Torino 18 ottobre 2012 3
  4. 4. L’Esame PMP Torino 18 ottobre 2012 4
  5. 5. La formazione continua Torino 18 ottobre 2012 5
  6. 6. Chi sono i soci del PMI®-NIC (da una ricerca del 2010)• Su un campione di 175 soci del PMI®-NIC (su + 1.100 soci) Dirigente | 29 soci | 17% Impiegato e Altro 23 soci | 13% Quadro | 100 soci | 57% Libero Profess. | 23 soci | 13% 73% 27% Distribuzione per Area Geografica Progetti Distribuzione per Tipologia di Azienda Distribuzione per Settore di Mercato Torino 18 ottobre 2012 6
  7. 7. Obiettivi della prima giornata1. Conoscere i processi di un progetto2. Riconoscere gli stakeholder e i loro interessi3. Evidenziare i vincoli di progetto4. Avviare un progetto costruire il project charter/scheda progetto5. Definire i requisiti di progetto Torino 18 ottobre 2012 7
  8. 8. Questionario introduttivo Torino 18 ottobre 2012 8
  9. 9. Il Project ManagementI Benefici che otteniamo…. Ci permettono di…….Processi migliori Definire i processi e introdurre miglioramentiFlessibilità Adattarci da progetto a progettoAllargare gli orizzonti organizzativi Dialogare con più funzioni organizzativeSupporto di indicatori integrati Raccogliere informazioni quantitative durante il progettoGestire la complessità Gestire situazioni complesseDocumentazione di progetto appropriata Avere sempre documentazione completa e aggiornataApproccio standardizzato Utilizzare lo stesso approccio per tutti i progettiLimitazione delle fasi di progetto Rivalutare il progetto fase per fasePianificazione di progetto Migliorare la pianificazione di progettoAbilità nel completare le attività Guidare il team nel completamento delle varie fasiFacilità di uso Facilità di uso e di implementazioneConoscenza Rivedere gli errori e migliorare la gestione dei progetti futuriMettere a fattor comune le competenze dei singoli Lavorare produttivamente in team Torino 18 ottobre 2012 9
  10. 10. Cos’è un progetto• Un progetto è un’iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodotto, un servizio o un risultato con caratteristiche di unicità. Il progetto ha un inizio e una fine definiti Torino 18 ottobre 2012 10
  11. 11. Il Project Management• ……..La gestione dei progetti è la pianificazione, l’organizzazione, la direzione ed il controllo delle risorse dell’impresa, al fine di raggiungere l’obiettivo prefissato per il progetto entro i limiti di tempo, costo e risorse…..• da Kerzner “Project Management: A system approach to planning, scheduling and controlling”, Van Nostrand Reinhold, New York, pag.4. Torino 18 ottobre 2012 11
  12. 12. Caratteristiche di un progetto Torino 18 ottobre 2012 12
  13. 13. Progetto o routine?Progetto Attività di routine PREDISPOSIZIONE EROGAZIONE DI DI SERVIZIO SERVIZIO Torino 18 ottobre 2012 13
  14. 14. ESERCIZIO 1 Torino 18 ottobre 2012 14
  15. 15. Lo standard di Project Management• Project Management: «the application of knowledge, skills, tools and tecniques to project activities to meet the project requirements».• Secondo il PMI il PM si concretizza attraverso l’applicazione appropriata e l’integrazione di 42 processi di Project Management raggruppati nei 5 gruppi di processi di:• Avvio• Pianificazione• Esecuzione• Monitoraggio e controllo• Chiusura Torino 18 ottobre 2012 15
  16. 16. INTEGRAZIONE Torino 18 ottobre 2012 16
  17. 17. INTEGRAZIONE Risorse • Capitale • Materiali OutputsInputs • Attrezzature • Prodotti • Servizi/facilities 42 processi di PM • Servizi • Informazioni • Profitti • Risorse umane Torino 18 ottobre 2012 17
  18. 18. PM: 5 gruppi di processiAvvio Pianificazione Esecuzione Monitoraggio e Chiusura controllo Torino 18 ottobre 2012 18
  19. 19. INTEGRAZIONE Torino 18 ottobre 2012 19
  20. 20. Reiterazione dell’integrazione Torino 18 ottobre 2012 20
  21. 21. Fasi sovrapposte Torino 18 ottobre 2012 21
  22. 22. Le attività di progettoGestire un progetto include molte attività:• Identificare i requisiti per indirizzare e concretizzare i bisogni e le aspettative degli stakeholder.• Trovare il giusto equilibrio fra i vincoli di progetto quali ambito, qualità, tempo, costi, risorse, rischi.• Fissare obiettivi chiari e raggiungibili• Identificare il giusto equilibrio fra le esigenze dei vari stakeholder• Adattare le specifiche di prodotto, i piani delle attività, l’approccio realizzativo alle diverse aree di intervento e alle diverse necessità degli stakeholder. Torino 18 ottobre 2012 22
  23. 23. VINCOLIOgni progetto è caratterizzato da vincoli sui quali il project managerdovrà focalizzare la sua attenzione.Gli stakeholder di progetto possono avere diverse opinioni su qualibisogni siano più importanti ed è necessario giungere al giustoequilibrio tra le aspettative dei diversi stakeholder (negoziazione).La relazione fra i vincoli è tale che, al modificare di uno di essi, almenoun altro potrà essere influenzato. Ad esempio ad una riduzione deitempi potrà corrispondere un probabile aumento dei costi peraggiungere risorse e concludere l’attività in un minore tempo. Se nonfosse possibile aumentare i costi sarà probabilmente necessarioriconfigurare l’ambito di progetto. Il rapporto con gli stakeholderpotrebbe generare rischi aggiuntivi e modifica ai requisiti e all’ambito.Ecco perché un progetto implica l’elaborazione progressiva. Torino 18 ottobre 2012 23
  24. 24. Glossario - 1• Requisiti: condizione o capacità che deve essere soddisfatta o posseduta da un sistema, prodotto, servizio, risultato o componente perché questo possa essere conforme alle caratteristiche richieste da un contratto, uno standard, delle specifiche di prodotto o di altri documenti formali. I requisiti comprendono le necessità, le esigenze e le aspettative quantificate e documentate dello sponsor, del cliente e di altri stakeholder.• Stakeholder: Persone e organizzazioni (clienti, sponsor, associazioni), direttamente coinvolti nel progetto o i cui interessi possono essere influenzati in modo positivo o negativo dall’esecuzione o dal completamento del progetto. Gli stakeholder possono anche influire sul progetto e sui relativi deliverable.• Integrazione: attività necessaria in situazione di particolare complessità. Nel PM si integrano conoscenza, informazioni, risorse, bisogni, ecc.• Vincoli: una restrizione o una limitazione, sia interna che esterna ad un progetto, che influisce sulla sua gestione.• Ambito del progetto: lavoro da svolgere per fornire un prodotto, un servizio o un risultato con le caratteristiche e le funzioni specificate.• Elaborazione progressiva: continuo miglioramento e approfondimento di un piano, mano a mano che, con l’avanzamento del progetto, diventano disponibili informazioni maggiori e più specifiche e stime più accurate; questa tecnica consente di produrre piani più accurati e completi grazie alla reiterazione del processo di pianificazione. Torino 18 ottobre 2012 24
  25. 25. Progetti e pianificazione strategica Torino 18 ottobre 2012 25
  26. 26. IL MODELLO STRATEGICO DI RIFERIMENTO Area Strategica Mission Valori Obiettivi Strategia StrategiciCompetenze Vision distintive Piano Strategico Azioni Gli Stakeholders ProgettiRisultati Processi Attività Area Torino 18 ottobre 2012 Operativa 26
  27. 27. Porfolio ManagementGestione centralizzata di uno o più progetti/programmi.Il portfolio prevede L’identificazione, l’assegnazione di priorità,l’autorizzazione, la gestione e il controllo dei progetti, dei programmie dei lavori correlati, per raggiungere specifici obiettivi aziendalistrategici• Migliora la produttività dell’organizzazione perché identifica priorità rispetto ad indicatori specifici• E’ un processo collegiale che può coinvolgere più livelli aziendali• Genera motivazione nel personale• Migliora l’integrazione fra diverse funzioni/divisioni aziendali Torino 18 ottobre 2012 27
  28. 28. Portfolio Management Torino 18 ottobre 2012 28
  29. 29. Portfolio Management Torino 18 ottobre 2012 29
  30. 30. Torino 18 ottobre 2012 30
  31. 31. Il Problema Stakeholder Individui, gruppi o organizzazioni i cui interessi possono essere positivamente o negativamente condizionati dal progetto Chiunque possa influenzare positivamente o negativamente il progetto La loro identificazione risulta talvolta difficile ed è sempre un fattore cruciale per il successo del progetto Spesso hanno obiettivi, requisiti ed aspettative differenti, anche in conflitto tra loro Torino 18 ottobre 2012 31
  32. 32. Identificare gli stakeholder Torino 18 ottobre 2012 32
  33. 33. Identificare gli stakeholder Torino 18 ottobre 2012 33
  34. 34. Griglia Potere/Interesse Torino 18 ottobre 2012 34
  35. 35. Mappa degli stakeholder Torino 18 ottobre 2012 35
  36. 36. Esempio: installazione di un ripetitore di telefonia mobileCompletiamolo insieme. Stakeholder Interesse 1 Proprietario del terreno massimo profitto Top management org,ne incaricata massima efficienza, efficacia, qualità del 2 del progetto servizio interessati al controllo ma non a costi , né a 3 Enti incaricati di fornire i permessi qualità del servizio salute, qualità della vita, scarso interesse ai 4 Org.ni consumatori costi ma alto ai prezzi 5 ……………………….. 6 7 8 Torino 18 ottobre 2012 36
  37. 37. ESERCIZIO 2 Torino 18 ottobre 2012 37
  38. 38. Principali motivi di successo dei progetti 3. Chiarezza dei requisiti 13,0% 2. Supporto del Management 13,9% 1. Coinvolgimento degli utenti/clienti 15,9% Torino 18 ottobre 2012 38
  39. 39. Principali motivi di insuccesso dei progetti 4. Mancanza skills in Project 33% management 3. Insufficiente valutazione e 37% gestione dei rischi 2. Cambio repentino delle 43% priorità (Es. Apollo 13) 1. Mancanza di chiarezza sullo 50% scopo del progetto Torino 18 ottobre 2012 39
  40. 40. Section A: Directions in modern project management Principali motivi di insuccesso dei progetti 1. Il senior management dimostra scarso commitment 2. Accountabilities are not met 3. Scarso allineamento con strategie e priorità 4. Benefits non definiti o non realizzabili 5. Stime sbagliate. Ciclo dei costi di progetto non approfondito 6. Ambito mal predisposto e/o controllato 7. Risorse insufficienti e inappropriate Torino 18 ottobre 2012 40
  41. 41. Il processoInizio Pianificazione Esecuzione Monitoraggio e Chiusura controllo Torino 18 ottobre 2012 41
  42. 42. Impegno di risorse durante un progetto Torino 18 ottobre 2012 42
  43. 43. Impatto della variabili nel tempo Torino 18 ottobre 2012 43
  44. 44. Il processo: inizio Monitoraggio eInizio Pianificazione Esecuzione Chiusura controllo Torino 18 ottobre 2012 44
  45. 45. Il processo: inizio Torino 18 ottobre 2012 45
  46. 46. Il processo: pianificazioneInizio Pianificazione Esecuzione Monitoraggio e Chiusura controllo Torino 18 ottobre 2012 46
  47. 47. Il processo: pianificazione Torino 18 ottobre 2012 47
  48. 48. Il processo: pianificazione Torino 18 ottobre 2012 48
  49. 49. Il processo: esecuzioneInizio Pianificazione Esecuzione Monitoraggio e Chiusura controllo Torino 18 ottobre 2012 49
  50. 50. Il processo: esecuzione Torino 18 ottobre 2012 50
  51. 51. Il processo: monitoraggio e controllo Monitoraggio eInizio Pianificazione Esecuzione Chiusura controllo Torino 18 ottobre 2012 51
  52. 52. Il processo: monitoraggio e controllo Torino 18 ottobre 2012 52
  53. 53. Il processo: chiusuraInizio Pianificazione Esecuzione Monitoraggio e Chiusura controllo Torino 18 ottobre 2012 53
  54. 54. Il processo: monitoraggio e controllo Torino 18 ottobre 2012 54
  55. 55. Interazione dei processi 1 P 2 A 6 5 4 E 3 7 M %C C Torino 18 ottobre 2012 55
  56. 56. Aree di conoscenza• Le aree do conoscenza sono le tematiche principali riconosciute dallo standard PMI che un PM deve gestire all’interno del progetto.• Si integrano a matrice con i gruppi di processo Torino 18 ottobre 2012 56
  57. 57. Mappa del PMng: utilizzo aree di conoscenza Processi Monitoraggio e Avvio Pianificazione Esecuzione Chiusura controllo IntegrazioneAree di conoscenza Ambito Ambito Gestione tempi Gestione tempi Gestione costi Gestione costi Qualità Risorse umane Comunicazione Gestione rischi Gestione rischi Acquisti e contratti Torino 18 ottobre 2012 57
  58. 58. Piccoli e grandi progetti differenze• Numero degli stakeholder• Dimensione del team• Complessità della comunicazione (lingue, tipologia degli stakeholder)• Differenti legislazioni di riferimento• Diversa moneta• Gestione delle modifiche molto più complessa• Numero di attività• Dimensione delle attività (tempi e costi) Torino 18 ottobre 2012 58
  59. 59. Organizzazione funzionale Torino 18 ottobre 2012 59
  60. 60. Organizzazione funzionale• E’ la più comune forma di organizzazione, suddivisa in aree di specializzazione (produzione, marketing, progettazione, IT). I progetti solitamente sono gestiti all’interno delle aree/dipartimenti. Il passaggio di informazioni o di attività di progetto avviene fra i capi area. Torino 18 ottobre 2012 60
  61. 61. Organizzazione per progetti Torino 18 ottobre 2012 61
  62. 62. Organizzazione per progetti• L’intera organizzazione è organizzata per progetti. Il PM ha il controllo dei progetti, il personale è assegnato e riporta al PM, la comunicazione avviene all’interno del progetto. Torino 18 ottobre 2012 62
  63. 63. Organizzazione a matrice debole Torino 18 ottobre 2012 63
  64. 64. Organizzazione a matrice equilibrata Torino 18 ottobre 2012 64
  65. 65. Organizzazione a matrice forte Torino 18 ottobre 2012 65
  66. 66. Organizzazione a matrice• Questo tipo di organizzazioni cercano di massimizzare i vantaggi dell’organizzazione funzionale e per progetti. Il PM riporta a due capi. I team member lavorano sul progetto ma anche sulle normali attività dell’area. Nella matrice forte il potere è del PM, nella matrice debole è del capo area/dipartimento. Torino 18 ottobre 2012 66
  67. 67. Influenze organizzative sui progetto Torino 18 ottobre 2012 67
  68. 68. Influenza nelle decisioni Torino 18 ottobre 2012 68
  69. 69. ESERCIZIO 3 Torino 18 ottobre 2012 69
  70. 70. Il ruolo del Project Manager Skills interpersonaliCapire l’ambiente di Area di conoscenza applicativa progetto Standards e regolamenti Conoscenze e competenze di General Management Torino 18 ottobre 2012 70
  71. 71. Aree di esperienza del PMCorpo delle Conoscenze del Project Manager•Ciclo di vita del progetto•Processi•Aree di conoscenza Torino 18 ottobre 2012 71
  72. 72. Aree di esperienza del PM Skills interpersonali•Comunicazione attiva•Leadership•Motivazione•Gestione conflitti•Soluzione di problemi•Capacità di influenzare l’organizzazione Torino 18 ottobre 2012 72
  73. 73. Aree di esperienza del PMArea di conoscenza applicativa Standards e regolamenti •Funzioni aziendali •Tecnologie •Specializzazioni •Settore industriale •Regole e standard Torino 18 ottobre 2012 73
  74. 74. Aree di esperienza del PMConoscenze e competenze di General Management •Finanza e contabilità •Acquisti, logistica e fornitura •Vendita e marketing •Contratti e leggi commerciali •Sicurezza sul lavoro •Information technology Torino 18 ottobre 2012 74
  75. 75. Aree di esperienza del PM Capire l’ambiente di progetto•Ambiente socio-culturale•Ambiente politico internazonale•Ambiente fisico Torino 18 ottobre 2012 75
  76. 76. Ruolo del Project Manager•Responsabile del raggiungimento degli obiettivi•Garante dell’integrazione•Controlla l’utilizzo di risorse•Risolutore di conflitti Responsabilità Autorità Autorevolezza Torino 18 ottobre 2012 76
  77. 77. Integrazione di Autorità e AutorevolezzaAutorità Autorità•Livello gerarchico Poteri Grado•Deleghe ricevute delegati d’influenza•Controllo del budget Livello•Partecipazione al sistema di valutazione Organ.voAutorevolezza•Competenze tecniche•Competenze gestionali Autorevolezza•Stile di leadership Competenze Competenze•Capacità di comunicazione Tecniche Gestionali Stile di Leadership Torino 18 ottobre 2012 77
  78. 78. Project Charter: avvio del progetto Torino 18 ottobre 2012 78
  79. 79. SCHEDA PROGETTO Sistema di gestione degli immobiliTitolo del progettoResponsabile del progetto Si tratta dell’avviamento del software di gestione degli immobili, già in fase di implementazione per la sede di Milano. Sulla piattaforma esistente si attiverà un account dedicato all’interno del quale si caricheranno i dati degli edifici, degli impianti completi diDescrizione del progetto documentazione connessa. Il servizio sarà predisposto in maniera che sia poi possibile la stampa del report “libretto di edificio”. Il software permetterà anche la gestione del processo completo delle manutenzioni a guasto e programmate. 1. Possibilità di reperimento preciso e veloce dei dati degli edifici 2. Maggiore controllo degli interventi di manutenzioneBenefici attesi 3. Presidio e aggiornamento di tutta la documentazione di sicurezza – realizzazione di uno scadenziario. Tecnologia: Infrastruttura software già presente e implementata permla sede di Milano. Potrebbe essere necessario nel medio periodo aumentare i numeri di accessi disponibili. Costi previsti: i costi sono inseriti nei servizi di rete e tecnologici forniti dalla Holding. Collaborazioni interne/esterne: Occorre definire le giornate necessarie ad inserire i datiRisorse impegnate degli immobili e ad effettuare le personalizzazioni legate ai processi di gestione tipici della consociata. Si prevede qualche servizio di supporto alla realizzazione o migliore definizione di documenti (disegni, tabelle dati, ecc) Costi previsti: 20.000 € Si prevede di iniziare le attività con il mese di gennaio e di distribuirle lungo l’arco delPianificazione di massima (Inizio e 2013 affrontando il progetto per sedi e per processi.fine prevista) Non si conosce ancora a fondo il sistema quindi la stima dei costi per leCriticità/rischi personalizzazioni è 2012 massima. E’ appena partito un confronto con la Holding e Torino 18 ottobre di larga 79 con la società fornitrice del sistema per approfondire questi aspetti.
  80. 80. ESERCIZIO 4 Torino 18 ottobre 2012 80
  81. 81. Definizione dell’ambito di progetto• Questa fase ha lo scopo di assicurare che il progetto comprenda tutto il lavoro richiesto, e solo il lavoro richiesto, rispettando i requisiti. L’obiettivo primario è definire ciò che è incluso (in ambito) o escluso.• Linee guida per gestire l’ambito:1. Fare solo ciò che è concordato2. Saper dire di no3. Sto gestendo correttamente le modifiche?4. Stiamo facendo tutto e solo quello che dobbiamo fare?5. Abbiamo fatto tutto quello che dovevamo fare? Torino 18 ottobre 2012 81
  82. 82. Definire i requisiti Torino 18 ottobre 2012 82
  83. 83. Raccolta dei requisiti• Un requisito di progetto soddisfa un bisogno. Occorre quindi effettuare il seguente passaggio: bisogno, requisito, soluzione, deliverable.• Il passaggio si effettua attraverso:• Interviste• Focus group• Questionari e sondaggi• Creare prototipi• Brainstorming Torino 18 ottobre 2012 83
  84. 84. Mappe mentali• Una mappa mentale è un diagramma di idee o semplici note che aiuta a generare, classificare o registrare informazioni. Si configura come un albero che si ramifica partendo da un centro che contiene una parola chiave. Colori, disegni e note possono essere utilizzate per rendere la mappa più realistica e immediata. Torino 18 ottobre 2012 84
  85. 85. ESERCIZIO 5mappa mentale Torino 18 ottobre 2012 85
  86. 86. Elenco dei requisiti Torino 18 ottobre 2012 86
  87. 87. Mappa dei requisiti Realizzazione di una mensa scolastica Un comune dellhinterland di Torino dopo attente valutazioni decide di costruire una mensa per gliRequisiti dellattività studenti di elementari e medie eliminando le attuali mense separate al fine di creare sinergia e ridurre i costi fissi di struttura Requisiti di sicurezza, strutturali, funzionali, delleRequisiti degli stakeholder famiglie degli studenti, della società di gestione, del personale attualmente presente, ecc. N° di posti, turni di erogazione, n° di pasti, aree diRequisiti della soluzione fruizione separate, tipo di impiantiRequisiti innovativi menu verde, utilizzo alternativo della struttura. Personale in eccesso, riconversione, trattativaAltri requisiti sindacale. Torino 18 ottobre 2012 87

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