Dasar dasar keprotokolan

1. Hadiansyah S.Psi

3. ASAL MULA KATA PROTOKOL
Bahasa Yunani
Protos
(yang pertama)
Kolla
(lem atau perekat)
Protokollum
Bahasa Latin
Protocole
Bahasa Perancis
Lembaran
pertama dari
suatu
gulungan
papyrus
Semua
catatan
dokumen
negara yang
bersifat
nasional dan
internasional
Proses verbal:
official minutes,
agreement, treaty,
seperti Protokol
Jenewa, Protokol
Paris dan Protokol
Kyoto

4. P R O T O K O L
• Definisi menurut Encyclopedia
Britanica ialah:
“ tata cara / tata krama dalam hubungan
antar negara dengan memperhatikan
pangkat – kedudukan – titel yang resmi”.
• Definisi lain:
Kebiasaan- kebiasaan dan peraturan-
peraturan yang berkaitan dengan
formalitas, tata urutan dan etiket
diplomatik.
• Definisi lain :
Protokol adalah petugas yang mengatur
pelaksanaan jalannya upacara.

5. a) Penerimaan Tamu
b) Kunjungan Tamu
c) Perjalanan ke daerah / luar negeri
d) Pengaturan Rapat / Sidang
e) Penyelenggaraan Resepsi / Sidang
f) Penyelenggaraan Upacara
g) Pernyataan Selamat (congratulation) atau bela
sungkawa (condolence)

6. TUT U J U A N
P R O T O K O L
Agar semua kegiatan baik acara
kenegaraan atau acara resmi pemerintah
bisa dilaksanakan secara :
- seragam,
- tertib,
- lancar,
- khidmat
sesuai ketentuan keprotokolan

7. PENTINGNYA ATURAN PROTOKOL
1. Ikut menentukan terciptanya suasana/iklim yang
mempengaruhi keberhasilan suatu usaha.
2. Menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat
diterima oleh semua pihak, walaupun mengandung unsur-unsur yang
membatasi gerak pribadi.
3. Terciptanya suatu upacara yang khidmat, tertib, dan lancar.
4. Terciptanya pemberian perlindungan.
5. Terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

8. CIRI PROTOKOL
PROFESIONAL
1. Menguasai pengetahuan, keterampilan, dan
kode etik
2. Komitmen dan konsisten.
a. Integritas (sikap moral yang mewujudkan
tekad untuk memberikan yang terbaik)
b. Exellence service > satisfaction
c. Peduli (peka, tanggap, bertindak)
d. Memahami peran, tugas, fungsi Protokol

9. •Merencanakan administrasi untuk setiap kegiatan yang dilaksanakan
•Merencanakan pengumpulan data dari panitia penyelenggara sebagai pendukung
terlaksananya acara
•Merencanakan penyusunan jadwal acara/kegiatan
•Merencanakan rapat koordinasi dan survei lokasi acara
PERENCANAAN
PERSIAPAN
•Mengirimkan Tim Survei/Pendahulu
•Pengecekan lapangan, antara lain: mengetahui maksud dan tujuan acara,
mengumpulkan data menyangkut peta lokasi, tata tempat, lama penerbangan, rencana
akomodasi, kelengkapan dan perlengkapan upacara
•Rapat Finalisasi di Lokasi dan Gladi
PELAKSANAAN
•Laporan terkait pelaksanaan acara : ketepatan waktu, tingkat kehadiran undangan,
ada/tidaknya keluhan pimpinan/undangan, penggunaan sarpras
•Evaluasi atas kegiatan pelaksanaan acara dilaksanakan setelah kegiatan selesai, yang
meliputi hambatan atau kendala yang dihadapi para petugas protokol.
PELAPORAN &
EVALUASI
• Pemeriksaan terakhir kelengkapan dan
perlengkapan acara
• Pelaksanaan acara: melaksanakan tugas
sesuai dengan susunan acara, memonitor
dan mengendalikan pelaksanaan acara.
Fungsi Petugas Protokol

10. 1.
MEMASTIKAN TERDAFTAR
SEBAGAI UNDANGAN
2.
MENCARI INFORMASI
RANGKAIAN ACARA DAN
LAMANYA CARA
BERLANGSUNG
3.
MEMPELAJARI ACARA
TERSEBUT
4.
BILA ADA PERAN
PIMPINAN DALAM ACARA
TSB, SEGERA KOORD. DG
PANITIA PENYELENGGARA
5.
APABILA DIPANDANG
PERLU, TUGASKAN
PEJABAT/STAF UTK
BERTUGAS

11. 1.
MENGHUBUNGI PIHAK
PANITIA
PENGUNDANG
2.
MEMASTIKAN
PELAYANAN
AKOMODASI,
TRANSPORTASI,
KONSUMSI DLL
3.
MENYIAPKAN
ADMINISTRASI
PERJALANAN
4.
APABILA DIPERLUKAN
TUGASKAN PEJABAT
UNTUK SURVEY LOKASI
5.
MENCARI INFORMASI
KE PEMDA TENTANG
KEGIATAN LAIN YANG
BERLANGSUNG PADA
SAAT YANG SAMA
Menghadiri Acara Tertentu
Lainnya di daerah

12. PROTOKOLER
Seluruh hal yang
mengatur pelaksanaan
suatu kegiatan baik dalam
kedinasan/kantor maupun
masyarakat.

13. PERSYARATAN MENJADI
PROTOKOLER
a. Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan antar manusia
b. Bermental kuat dan kepribadian tangguh
c. Trampil dan cekatan menguasai situasi
d. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat
e. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul
f. Sangat memahami perasaan orang lain
g. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang
h. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
i. Rendah hati tetapi tidak rendah diri
j. Penampilan menarik
k. Pandai berbusana sesuai dengan suasana
l. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik
m. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur-unsur manajemen
n. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing
* Adapun yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang berkompenten dalam menyelenggarakan
keprotokolan dan seseorang yang memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan dengan keprotokolan.

14. JENIS JENIS KEGIATAN
PROTOKOL
• a. Jenis kegiatan Umum / Kenegaraan
Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku
di tingkat Universitas/ Perguruan tinggi/ Kedinasan
instansi, antara lain berbentuk:
1. Upacara pelantikan dan serah terima jabatan
2. Upacara penandatanganan naskah kerjasama
3. Upacara sumpah pegawai
4. Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru
5. Peresmian pembukaan seminar, symposium,
siskusi dan sebagainya

15. JENIS JENIS KEGIATAN
PROTOKOL
b. Jenis kegiatan yang bersifat
Universitas/ Perguruan tinggi
1. Upacara Dies Natalies
2. Upacara wisuda sarjana
3. Upacara pengukuhan guru besar
4. Upacara promosi Doktor/ Doktor
Honoris Causa

16. TATA
CARA
MENGATUR
KEGIATAN
PROTOKOL
A. Tata cara, setiap kegiatan acara harus
dilakukan secara tertib, khidmat serta
setiap perbuatan atau tindakan yang
dilakukan menurut aturan dan urutan
yang telah dilakukan.
B. Tata krama, yaitu etiket dalam
pemberian penghormatan
C. Aplikasi aturan-aturan, yaitu
penerapan ketentuan peraturan
perundang-undangan di bidang
keprotokolan dan yang berkaitan
dengan keprotokolan harus berlaku
selaras dengan situasi dan kondisi.

17. PENGERTIAN KEPROTOKOLAN
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan
yang berkaitan dengan aturan dalam acara
kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata
Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan
sebagai bentuk penghormatan kepada
seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau
kedudukannya dalam negara, pemerintahan,
atau masyarakat.
(UU No. 9 tahun 2010 tentang Keprotokolan)

18. LANDASAN DAN SUMBER HUKUM
KEPROTOKOLAN
 PERSETUJUAN INTERNASIONAL
 Konvensi Wina 1815, 1961 dan 1963
 PERATURAN PERUNDANGAN
 UU Nomor 8 Tahun 1987 sebagaimana telah diubah dengan UU Nomor 9 Tahun
2010 tentang Keprotokolan
 UU Nomor 37 Tahun 1999 tentang Hubungan Luar Negeri
 UU Nomor 1 Tahun 1982 tentang Pengesahan Konvensi Wina 1961 dan 1963
 PP Nomor 62 Tahun 1990 tentang Ketentuan Keprotokolan mengenai Tata
Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan
 Keppres Nomor 32 Tahun 1971 tentang Protokol Negara
 Permensesneg Nomor 13 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Keprotokolan Presiden dan Wakil Presiden RI
 TRADISI, ADAT ISTIADAT DAN KEBIASAAN SETEMPAT
 AZAS TIMBAL BALIK (RESIPROSITAS)
 LOGIKA UMUM (COMMON SENSE)
 PRAKTEK PERGAULAN INTERNASIONAL

19. TUJUAN PENGATURAN KEPROTOKOLAN
PASAL 3 UU NO.9 TAHUN 2010 TENTANG KEPROTOKOLAN
a. Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara,
Pejabat Pemerintahan, Perwakilan Negara Asing dan/atau
Organisasi Internasional, serta Tokoh Masyarakat tertentu,
dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam
negara, pemerintahan, dan masyarakat;
b. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara
agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai
dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara
nasional maupun internasional; dan
c. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan
antarbangsa.

20. Ruang Lingkup Keprotokolan
(Pasal 4 ayat (1) UU Nomor 9 Tahun 2010)
TATA TEMPAT :
Pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat
Pemerintahan, Perwakilan Negara Asing dan/atau
Organisasi Internasional, serta Tokoh Masyarakat tertentu
dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.
TATA UPACARA:
Aturan untuk melaksanakan upacara dalam Acara
Kenegaraan atau Acara Resmi.
TATA PENGHORMATAN:
Aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi
Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, Perwakilan Negara
Asing dan/atau Organisasi Internasional, dan Tokoh
Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara
Resmi.

21. Pengertian Etika
1. Berasal dari bahasa Yunani Ethos yang berarti
kebiasaan atau watak
2. Berasal dari bahasa Perancis Etiquette yang berarti
kebiasaan atau pola perilaku yang baik dan dapat
diterima lingkungan
3. Sikap dan prilaku yang menunjukkan kesediaan dan
kesanggupan seseorang secara sadar dan sukarela
untuk mentaati ketentuan atau norma kehidupan
yang berlaku dalam masyarakat atau organisasi
4. Perilaku yang ditunjukkan seseorang atau
organisasi dalam interaksinya dengan lingkungan

22. Perbedaan Etika dan Etiket
Etika tidak terbatas pada cara melakukan
suatu perbuatan, etika memberi norma
tentang perbuatan itu sendiri.
• Etika menyangkut masalah apakah sebuah perbuatan
dilakukan atau tidak boleh dilakukan.
Etiket hanya berlaku untuk pergaulan. Bila
tidak ada orang lain atau tidak ada saksi
mata, maka etiket tidak berlaku.
• Misalnya etiket tentang cara makan.

23. ETIKA KEPROTOKOLAN
Tata cara & ketentuan/adab sopan santun dalam
suatu kegiatan /penyelenggaraan acara kenegaraan,
acara resmi maupun acara tidak resmi dengan
menciptakan situasi yang menyenangkan.
To create a pleasant situation

24. PRINSIP ETIKA
PELAYANAN KEPROTOKOLAN
PROTOKOL
MEMBUAT
SETIAP ORANG
MERASA NYAMAN &
PENTING

26. Internal External
Let’s
excercise!

27. SIAPAKAH ANDA???
Your Appearance:
Bahasa tubuh
Busana Yanag Dikenakan
Postur Tubuh Keseluruhan
Differentiation:
Apa yang membedakan Anda
dari orang lain dan
meninggalkan memori abadi
dalam pikiran orang lain

28. STAND
Berdiri menunjukkan rasa hormat
SMILE
Berikan senyum terbaik anda
SEE
Tatap mata teman bicara
SHAKING HANDS
Jabat tangan dengan yakin
SPEAK
Sebutkan nama anda dengan jelas
SAY
Setiap orang senang bila namanya
disebut

29. • Melihat secara langsung kepada
komunikan pada saat berbicara dan
mendengarkan dia bicara
• Menatap dengan tatapan hangat
Kontak Mata

30. Facial Expression
• Tertawa
• Mengernyitkan
dahi
• Terheran
• Terkejut
• Wajah datar
• Menaikkan alis
mata
• Sedih
• Bingung

33. SIKAP BERDIRI

34. SIKAP DUDUK

35. SIKAP DUDUK WANITA

37. JABAT TANGAN
1. Jabat tangan biasanya dilakukan dalam posisi berdiri dan berhadapan. Hal ini berarti Anda
menunjukkan rasa hormat. Jika sedang duduk, berdirilah saat akan berjabat tangan.
2. Jika akan duduk kembali di kursi, duduklah setelah orang lain mulai duduk.
3. Saat berjabat tangan, rapatkan jari-jari Anda dan eratkan genggaman. Letakkan jempol di
atas tangan lawan jabat tangan Anda. Sedangkan jari-jari lainnya dilekatkan di telapak
tangannya, lalu goyangkan dengan gerakan ke atas dan bawah sebanyak dua hingga tiga
kali. Jangan terlalu keras dalam menggenggam tangan orang lain, tapi pastikan posisi
tangan Anda mantab menggapai tangan lawan jabat tangan Anda.
4. Saat berjabat tangan kontak mata perlu dijaga dan berilah senyuman hangat. Hindari
untuk melihat ke arah tangan saat berjabat tangan.
5. Selama berjabat tangan, Anda bisa mengucapkan kalimat-kalimat singkat. Seperti ucapan
selamat pagi atau siang.
6. Saat mengakhiri pertemuan, jangan lupa untuk kembali berjabat tangan.

38. JABAT TANGAN SALAH

39. • Memainkan benda di
genggaman saat berbicara
• Tangan menyilang atau di saku
• Memainkan rambut dan
menyentuh bagian wajah
• Memainkan aksesoris tubuh
• Makan permen karet
• Menjentikkan jari
• Sibuk dengan hal tidak perlu
Jangan
Lakukan !