1. JOB DESCRIPTION
PANITIA OSPEK FT UNY 2016
Amanah Kewajiban
Koordinator
Fakultas
1. Memberi dan menjaga motivasi seluruh panitia OSPEK FT UNY
2. Meningkatkan komunikasi dan koordinasi ke seluruh komponen OSPEK FT
UNY (PK, SC, Advokasi, Mahkamah, PJ)
3. Memimpin rapat
4. Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan kegiatan
5. Mengontrol setiap kegiatan
6. Mengarahkan kinerja panitia
7. Membuat dan melaksanakan visi & misi kepanitiaan OSPEK FT UNY
8. Menjalin komunikasi dengan pihak eksternal
9. Ikut serta dalam rapat internal setiap sie bersama sekretaris dan
bendahara
10. Bersama sekretaris mengajukan proposal ke birokrasi
11. Mengembangkan sumber daya panitia bersama sekretaris dan
bendahara
Sekretaris 1. Membuat presensi dan membukukan hasil rapat
2. Menggantikan korfak dalam rapat jika korfak berhalangan
3. Membuat dan mengajukan proposal dan LPJ kegiatan
4. Membuat proposal sponsorship bekerja sama dengan sie humas &
sponsorhip
5. Bertanggung jawab dengan urusan surat menyurat
6. Membuat arsip berkaitan dengan OSPEK FT UNY yang rapi dan lengkap
7. Berkonsultasi aktif dengan Sekretaris BEM FT UNY (SC Sekertaris)
8. Bertanggungjawab atas cap/stempel OSPEK FT UNY
9. Menjadi sms center panitia OSPEK
10. Mengarsipkan jadwal rapat internal masing–masing sie, rapat koordinator
dan rapat besar panitia ospek
11. Ikut serta dalam rapat internal setiap sie bersama korfak, dan
membuat notulen rapat
12. Membukukan matrikulasi rencana kerja dari setiap sie
13. Membuat honorarium pembicara
14. Membuat format laporan rapat (kemajuan, target, ketercapaian target)
15. Bertanggungjawab terhadap buku catatan untuk setiap sie
16. Membuat list kebutuhan (sekretaris) disertakan estimasi dana
17. Membuat dan bertanggung jawab atas presensi panitia, SC, advokasi dan
mahkamah pada pelaksanaan OSPEK FT UNY
18. Bersama korfak mengajukan proposal ke birokrasi
Bendahara 1. Memegang keseluruhan dana terkait ospek
2. Membuat anggaran dana OSPEK FT UNY
3. Mengatur keuangan dan pendistribusian dana kepada koordinator tiap sie
4. Membuat laporan pengeluaran keuangan setiap rapat besar
5. Pembukuan dana pemasukan dan pengeluaran
2. 6. Berkonsultasi dengan Bendahara BEM FT UNY (SC Bendahara)
7. Membuat pembukuan semua kuitansi yang berkaitan dengan OSPEK
8. Ikut serta dalam rapat internal setiap sie bersama korfak/ Menggantikan
korfak jika berhalangan hadir.
9. Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan secara keseluruhan
Sie Acara 1. Membuat susunan, jadwal, petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan acara
2. Membuat tema ospek
3. Menentukan tamu undangan, pembicara, dan menyiapkan petugas kegiatan
(MC, Moderator,dst.)
4. Mengembangkan visi & misi menjadi desain utama
5. Membuat muatan ospek bersama pemandu Kajian Riset
6. Menyiapkan kenang-kenangan & menentukan biaya pembicara
7. Menyiapkan TOR, CV pembicara dan moderator
8. Membuat tatib peserta ospek
9. Membuat kontrak belajar peserta ospek
10. Memberikan penghargaan kepada team dan peserta OSPEK FT UNY yang
terbaik
11. Membuat sanksi pelanggaran peserta OSPEK
12. Bekerjasama dengan Pemandu Operasional dalam merumuskan
penugasan peserta
13. Bekerjasama dengan Pemandu PSDP dan Pemandu Kajian dan Riset
dalam mengusung kegiatan bedah tema OSPEK ke jurusan
14. Bekerjasama dengan korfak dalam menentukan dresscode panitia
15. Selalu berkoordinasi dengan Koordinator Lapangan dalam
pelaksanaannya di lapangan
16. Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie
19. Membuat list kebutuhan disertakan estimasi dana
20. Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie
21. Berkonsultasi aktif dengan SC
22. Melaporkan perkembangan kinerja pada rapat koordinasi sie maupun rapat
besar
Sie Data 1. Merekap dan melengkapi data panitia, SC, mahkamah dan advokasi
2. Membuat presensi peserta pada pelaksanaan OSPEK FT UNY
3. Merekap formulir pendaftaran OSPEK
4. Mencari informasi terkait peserta: jumlah, jadwal PMB dan alur registrasi
5. Membuka pendaftaran OSPEK FT UNY
6. Membuat stand informasi OSPEK
7. Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie
8. Membuat list kebutuhan disertakan estimasi dana
9. Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie
10. Menjadi sms center mahasiswa baru 2016
11. Membagi Maba ke dalam kelompok
12. Bertanggung jawab atas pembagian sertifikat kepada komponen OSPEK FT
UNY
13. Berkonsultasi aktif dengan SC
14. Melaporkan perkembangan kinerja pada rapat koordinasi sie maupun rapat
besar
3. Sie. Humas
dan
Sponsorship
1. Membuat daftar target sponsor
2. Menjalin relasi dengan pihak sponsor
3. Mendistribusikan proposal sponsor
4. Memberikan ucapan terima kasih dan bukti fisik atas kesepakatan yang telah
disepakati kepada pihak sponsor
5. Membantu menyediakan sponsor untuk keperluan OSPEK FT UNY
6. Mengantarkan dan memastikan disposisi surat:
a) Undangan Birokrasi
b) Pembicara (TOR)
c) Surat peminjaman kebutuhan OSPEK
7. Sebagai among tamu undangan yang hadir
8. Menghubungi tamu – tamu penting dalam acara ospek berkoordinasi dengan
sie acara
9. Menghubungi dan konfirmasi pembicara
10. Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie
11. Membuat list kebutuhan disertakan estimasi dana
12. Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie
13. Berkonsultasi aktif dengan SC
14. Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun
rapat besar.
Sie
Perlengkapan
1. Menyediakan perlengkapan setiap acara terkait OSPEK, berkoordinasi
dengan sie lain yang bersangkutan
2. Mendistribusikan perlengkapan ke setiap ruangan kegiatan
3. Bertanggung jawab atas kondisi perlengkapan
4. Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie
5. Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie
6. Membuat list kebutuhan disertakan estimasi dana
7. Menyiapkan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan selama kegiatan
seperti :
a) Sound System
b) Tempat
c) Alat komunikasi (HT)
d) Dan kebutuhan lain yang bersifat insidental dengan deadline waktu
penyerahan kebutuhan dari tiap sie
8. Berkonsultasi aktif dengan SC
9. Melaporkan perkembangan kinerja pada rapat koordinasi sie maupun rapat
besar
Sie Pdd 1. Membuat logo OSPEK (berkoordinasi dengan Pemandu Kajian Riset
terkait dengan filosofi yang mencerminkan identitas FT UNY)
2. Membuat desain KOP surat OSPEK FT UNY
3. Menyiapkan background (slide & musik)
4. Menyediakan alat dokumentasi
5. Membuat desain dan tata letak buku panduan OSPEK FT UNY
6. Membuat dan mengoptimalkan media informasi OSPEK baik secara online
maupun offline (Web, Leaflet, dll)
7. Mengatur dekorasi dan tata letak perlengkapan ospek
8. Membuat cocard komponen ospek meliputi OC (Termasuk PK dan Korlap),
SC, Mahkamah dan Tim Advokasi
4. 9. Menyiapkan maskot OSPEK FT UNY
10. Membuat sertifikat OSPEK FT UNY
11. Bertanggung jawab atas pengadaan seragam untuk panitia berkordinasi
dengan sie acara dan korfak
12. Membuat denah fakultas teknik
13. Mendokumentasikan kegiatan OSPEK (Pra maupun pada saat pelaksanaan)
14. Membuat video yel – yel ospek berkordinasi dengan Pemandu Kreasi
15. Membuat video/film dokumenter publikasi fakultas
16. Membuat cap stempel ospek kerjasama dengan sekretaris
17. Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie
18. Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie
23. Membuat list kebutuhan disertakan estimasi dana
19. Membuat form pendaftaran online berkoordinasi dengan sie data
20. Berkonsultasi aktif dengan SC
21. Melaporkan perkembangan kinerja pada rapat koordinasi sie maupun rapat
besar
Sie PP
(Pertolongan
Pertama)
1. Mendata panitia dan peserta yang sakit
2. Melakukan pelatihan untuk internal sie PP berkoordinasi dengan UKM
KSR, PMI
3. Mengkategorikan jenis penyakit
4. Memberikan tanda kepada panitia dan peserta yang sakit sesuai dengan
kategori
5. Bekerja sama dengan Tim PP/P3K Panitia OSPEK Universitas, KSR PMI
dan rumah sakit terdekat
6. Menyediakan obat dan peralatan P3K
7. Membuat list kebutuhan disertakan estimasi dana
8. Mengurusi, merawat peserta dan panitia yang sakit
9. Menyediakan transport bagi yang sakit
10. Mengadakan pelatihan PP (untuk panitia dan pemandu)
11. Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie
12. Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie
13. Menyosialisasikan komponen PP kepada peserta maupun panitia OSPEK:
1) Dresscode
2) Base Camp
3) Personil
4) Jalur Evakuasi
14. Berkonsultasi aktif dengan SC
15. Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun
rapat besar
Sie
Keamanan
1. Membuat kartu tanda parkir khusus peserta
2. Menyiapkan dan menjaga tempat parkir
3. Bekerja sama dengan keamanan birokrasi
4. Menyusun metode pengamanan seluruh rangkaian kegiatan OSPEK
5. Berkoordinasi dan bertanggung jawab atas keamanan seluruh rangkaian
kegiatan OSPEK
6. Membuat list kebutuhan disertakan estimasi dana
7. Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie
8. Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie
5. 9. Bertanggung jawab atas barang-barang peserta OSPEK FT UNY
10. Berkonsultasi aktif dengan SC
11. Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun
rapat besar.
Sie
Konsumsi
1. Menyediakan konsumsi seluruh komponen OSPEK
2. Mencari tender dengan estimasi biaya seminim mungkin
3. Membuat anggaran konsumsi
4. Menyelenggarakan acara pemilihan tender
5. Membuat list kebutuhan disertai estimasi dana
6. Membuat nota kesepakatan (MOU) dengan pihak pemenang tender
7. Survey tempat pengadaan konsumsi
8. Mendata panitia dan peserta bagi yang memiliki alergi terhadap makanan
9. Menyediakan konsumsi bagi yang sakit
10. Mencari tempat untuk base camp konsumsi
11. Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie
12. Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie
13. Berkonsultasi aktif dengan SC
14. Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun
rapat besar.
All Pemandu 1. Selalu hadir setiap pembekalan pemandu
2. Mendampingi dan memberikan arahan kepada maba terkait kegiatan ospek
(tidak diperkenankan meninggalkan maba tanpa alasan yang jelas dan dapat
dipertanggung jawabkan)
3. Memastikan maba untuk senantiasa tertib dalam melaksanakan OSPEK
4. Berwenang untuk memberikan teguran kepada setiap kelompoknya yang
tidak memenuhi tugas atau tata tertib selama ospek berlangsung
5. Melakukan koordinasi dengan sie acara terkait dengan segala hal yang
berhubungan dengan maba dan acara OSPEK
6. Memantau perkembangan maba
7. Menjadi fasilitator diskusi maba
8. Memberi motivasi dan keteladanan yang baik bagi maba
9. Mengarahkan maba sampai pada pelaksanaan follow up
10. Sebagai mediator informasi dari sie acara kepada maba
11. Memberikan informasi terkait FT UNY
12. Bertanggung jawab kepada korfak
Koor
pemandu
umum
1. Bertanggungjawab atas kekompakan dan kesolidan pemandu
2. Bertanggungjawab atas semua tim dan kegiatannya
3. Bekerjasama dengan semua koor pemandu dalam membuat modul pemandu
4. Berkoordinasi dengan Korfak OSPEK FT UNY
5. Bertanggung jawab menyinkronkan setiap peran antar tim
6. Bertanggung jawab kepada Korfak
7. Membagi pemandu ke dalam kelompok
8. Mengawasi kinerja pemandu bersama korfak
9. Ikut serta dalam setiap rapat intern pemandu
10. Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal pemandu
11. Membuat presensi kehadiran dalam rapat koor pemandu
12. Berkonsultasi aktif dengan SC
6. 13. Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun
rapat besar
Pemandu
kreasi
1. Membuat jargon, tepuk FT, yel – yel, lagu yang inovatif dan menarik
dengan diiringi gerakan – gerakan yang mendukung dan bersifat
menyemangati dan sesuai dengan tema ospek; untuk pemandu, panitia
OSPEK, dan peserta
2. Memunculkan ide – ide kreatif pada acara OSPEK FT UNY
3. Bertanggung jawab mentransfer jargon, yel – yel, dan lagu – lagu
penyemangat kepada pemandu sehingga seluruh pemandu dapat
meneriakkan jargon, yel – yel, dan lagu – lagu penyemangat
4. Mendokumentasikan jargon, tepuk FT dan yel – yel dalam sebuah
video bersama sie pdd
5. Membuat video/film dokumenter FT bersama PDD
6. Bertanggung jawab kepada koordinator umum pemandu
7. Membuat list kebutuhan disertakan estimasi dana
8. Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie
9. Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie
10. Berkonsultasi aktif dengan SC
11. Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun
rapat besar
Pemandu
Kajian dan
Riset
1. Merumuskan materi yang akan disampaikan ke peserta, serta
bekerjasama dengan sie acara terkait materi yang akan disampaikan ke
maba.
2. Membuat isi buku pegangan OSPEK FT UNY.
3. Mengkaji tema OSPEK dan mentransformasikan nilai dari tema kepada
pemandu.
4. Memiliki data jadwal kesibukan pemandu dalam rentang waktu dari
persiapan sampai pelaksanaan OSPEK, misalnya memiliki jadwal kuliah
dan ujian SP pemandu (contoh kasus : jika ada pemandu yang berhalangan
hadir, segera disikapi dan sudah menyiapkan penggantinya).
5. Aktif mencari informasi – informasi yang dibutuhkan oleh pemandu.
6. Bertanggung jawab mentransfer hasil kajian kepada semua pemandu.
7. Bertanggung jawab kepada koordinator umum pemandu.
8. Mengkaji dan memaknai setiap penugasan peserta.
9. Bekerjasama dengan Sie Acara dan Pemandu PSDP dalam mengusung
kegiatan bedah tema OSPEK.
10. Membuat list kebutuhan disertakan estimasi dana.
11. Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
12. Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie.
13. Berkonsultasi aktif dengan SC.
14. Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun
rapat besar.
15. Mengkaji serta melaporkan hasilnya kepada koordinator umum pemandu
untuk dibahas pada rapat pemandu guna menyikapinya terkait
perkembangan atau dinamika yang ada selama persiapan dan pelaksanaan
OSPEK.
Pemandu 1. Membuat papan beserta nama kelompok.
7. operasional 2. Menentukan/menyiapkan perlengkapan kepemanduan yang dibutuhkan
selama persiapan dan pelaksanaan OSPEK.
3. Bekerjasama dengan pemandu divisi lain terkait operasional.
4. Bertanggung jawab atas kelancaran distribusi atau yang berkaitan dengan
operasional kegiatan pemandu.
5. Bertanggung jawab mentransfer tentang keoperasionalan kepada semua
pemandu.
6. Bertanggung jawab kepada koordinator umum pemandu.
7. Bekerjasama dengan Sie Acara dalam merumuskan penugasan peserta.
8. Mendesain cocard peserta yang inovatif.
9. Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie.
10. Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie.
11. Berkonsultasi aktif dengan SC.
12. Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun
rapat besar.
13. Membuat list kebutuhan disertakan estimasi dana.
PSDP 1. Memfasilitasi pemandu dalam mengembangkan potensi kepemanduannya
2. Membuat kegiatan pembekalan terkait kecakapan atau skill kepemanduan,
misalnya training public speaking, retorika dan lain-lain
3. Memantau dan mencatat kondisi kesehatan jasmani dan rohani pemandu
agar tetap dalam kondisi sehat
4. Bekerjasama dengan Sie Acara dan Pemandu Kajian dan Riset dalam
mengusung kegiatan bedah tema OSPEK
5. Mengadakan acara penyegaran dan kegiatan yang menyehatkan jasmani dan
rohani bagi pemandu (piknik, olahraga, futsal, kajian siraman rohani dsb)
6. Bertanggung jawab kepada koordinator umum pemandu
7. Membuat matrikulasi pelaksanaan tugas internal sie
8. Membuat list kebutuhan disertakan estimasi dana
9. Membuat presensi kehadiran dalam rapat internal sie
10. Berkonsultasi aktif dengan SC
11. Melaporkan perkembangan kinerja pada saat rapat koordinasi sie maupun
rapat besar
