Dokumen tersebut merangkum pembagian tugas dan koordinasi untuk penyelenggaraan Seminar Nasional Urbanization and Health 2010. Terdapat 9 seksi yang meliputi ilmiah, acara, humas, administrasi, perlengkapan, konsumsi, transportasi dan akomodasi, dokumentasi dan publikasi, serta pembantu umum. Setiap seksi memiliki tugas dan tanggung jawab tersendiri dalam penyelenggaraan seminar.

1. Pembagian tugas dan koordinasi Seminar Nasional Urbanization and Health 2010
Penasehat
• Memberikan nasehat berupa arahan, saran, dan masukan tentang penyelenggaraan
kegiatan yang bersifat makro
Pengarah
• Memberikan saran, arahan, dan masukan penyelenggaraan kegiatan
• Bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan secara umum
• Menerima laporan kegiatan
Ketua
• Mengangkat Personil kepanitiaan
• Bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan secara umum
• Koordinasi Seksi
Sekretaris
• Membantu Ketua dalam koordinasi seksi
• Melakukan administrasi persiapan kegiatan
• Mengorganisir semua kegiatan yang bersifat administratif
Bendahara
• Hubungi pihak pihak terkait untuk mencairkan dana seminar (panjar)
• Berkoordinasi dengan ketua untuk membuat aplikasi untuk meminta dana seminar
nasional dari dikti
• Koordinasi dengan semua seksi untuk pendanaan
1. Seksi Ilmiah
• Berkoordinasi dengan sie humas untuk menyiapkan key-note speakers, brosur, dan flyers
• Seleksi Abstrak yang masuk termasuk abstrak terbaik yang akan ditanggung
akomodasinya (2 abstrak ??)
• Menyiapkan pembicara seandainya tulisan yang masuk sedikit, dari PSIKM atau IKK/IKP.
• Menyiapkan format full paper, format presentasi dan format sesi poster
• Surat menyurat setelah abstrak masuk  koordinasi Seksi Sekretariat
2. Seksi Acara :

2. • Menyiapkan Konsep & Rundown acara, para petugas pengisi acara serta perangkat yang
diperlukan terkait pelaksanaan acara
• Memimpin prosesi acara
• Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi kepanitiaan yang lain dalam rangka pelaksanaan
prosesi acara
• Melaporkan hasil prosesi acara kepada ketua panitia
• Menyiapkan MC dan moderator
• Koordinasi hari H, dengan seksi perlengkapan untuk menyiapkan Diskusi Paralel dan Sesi
Poster (perlu papan dan alat untuk menempel poster)
• Menyiapkan susunan Acara , pembukaan (siapa yang membuka, sambutan siapa saja,
siapa saja yang diundang pada acara pembukaan)
• Menyiapkan cinderamata untuk keynote (plakat??)
3. Seksi Humas
• Mempromosikan rencana kegiatan pada web conferencealert, web MIKM, web PS IKM,
dan milis milis.
• Berkoordinasi dengan seksi administrasi untuk membuat brosur, Flyers,
• Mencari dan memastikan kesediaan dan kedatangan key-note speakers
• Menyiapkan dan memetakan keperluan kegiatan yang terkait kehumasan
• Mengorganisir distribusi surat-surat dan undangan kegiatan
• Memberikan penjelasan kepada pihak-pihak terkait kegiatan
• Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi kepanitiaan yang lain dalam rangka optimalisasi
fungsi kehumasan
• Melaporkan hasil kegiatan bidang humas kepada ketua
4. Seksi Administrasi dan Kesekretariatan
• Surat undangan ke Puskesmas, lampirkan brosur (Kepala Puskesmas, Koordinator KIA,
P2M),
• Surat ke Instansi Pendidikan Kesehatan di Bali dan Luar Bali
• Koordinasi bu Gung Wulan untuk pengiriman surat/pertanggung jawaban
• Menyiapkan format piagam peserta dan pembicara (hubungi Hari)
• Format CV kosong untuk keynote speaker
5. Seksi Perlengkapan
• Menyiapkan venue, surat ke dekan FK  Negosiasi harga (hubungi Pak Darwata)
• Memastikan peralatan AVA saat seminar, sewa??

3. • Menyiapkan perlatan (LCD dan audio) untuk sesi parallel
• Seminar Kit untuk peserta (pulpen, notebook, map, CD abstrak, name tag)
• Dekorasi ringan (tempat registrasi, venue, spanduk)
• Banten/pejati
6. Seksi Konsumsi
• Merencanakan konsumsi kegiatan
• Memesan Konsumsi kegiatan
• Menyajikan konsumsi kegiatan
o Meyiapkan format 2 x snack dan makan siang (nasi kotak? Prasmanan?) rencana
undangan 200 orang
o Koordinasi dengan Bu Gung Wulan
o Rencana snack pagi saat registrasi prasmanan, untuk menghemat waktu
• Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi kepanitiaan yang lain dalam rangka optimalisasi
bidang Konsumsi
• Melaporkan hasil kegiatan bidang konsumsi kepada ketua
7. Seksi Transportasi dan Akomodasi
• Menyiapkan penjemputan keynote speakers
• Menyiapkan/ menyediakan informasi akomodasi peserta luar Bali
• Transportasi saat hari H
8. Seksi Dokumentasi dan Publikasi :
• Memetakan dan menyiapkan kebutuhan kegiatan terkait dengan publikasi dan
dokumentasi
• Mempublikasikan kegiatan melalui media masa, internet,facebook, media tempel,
spanduk, baligho, dll
• Meliput setiap kegiatan dan memberitakan melalui web
• Mendokumentasikan kegiatan melalui foto, dan rekaman.
• Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi kepanitiaan yang lain dalam rangka optimalisasi
bidang Publikasi dan Dokumentasi
• Melaporkan hasil kegiatan bidang Publikasi dan Dokumentasi kepada ketua panitia
 Dokumentasi kegiatan (foto, video)
 Prosiding Seminar ISBN (cover, daftar isi, fullpaper)..??
 Siapkan daftar peserta yang memesan prosiding
 Menghubungi Bali Post dan Bali TV
9. Pembantu Umum : Mahasiswa

4. • Membatu bidang akomodasi menyipakan sarana prasarana yang dibutuhkan selama
kegiatan, seperti ruangan, meja, kursi dll
• Membantu bidang publikasi memasang spanduk, baligho, pamlet dll
• Membantu bagian humas untuk mengedarkan surat undangan dan yang sejenisnya
• Membantu keamanan dan ketertiban selama kegiatan berlangsung
• Membantu menjaga kebersihan tempat terselenggaranya kegiatan
• Membantu foto copy berkas-berkas kegiatan
• Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi kepanitiaan yang lain dalam rangka optimalisasi
bidang Publikasi dan Dokumentasi
• Melaporkan hasil kegiatan bidang Publikasi dan Dokumentasi kepada ketua panitia
Acknowledgement : thanks to dr Ady Wirawan dan juga wulan atas semua template yang
disediakan. Sebagian besar Job desc ini mengcopy job desc dari seminar nasional PS IKM th
2008.