Dokumen tersebut membahas tentang pengertian korespondensi bisnis, definisi surat bisnis, fungsi surat, prinsip penulisan surat, bagian-bagian surat, dan format lipatan surat serta amplop."

1. KORESPODENSI BISNISKORESPODENSI BISNIS
INDAH FITRIYANI (1212013105)INDAH FITRIYANI (1212013105)
YULIATI (1212013104)YULIATI (1212013104)
ZAHRA ZHARIFAH (1212013098)ZAHRA ZHARIFAH (1212013098)
DI SUSUNDI SUSUN
OLEH :OLEH :

2. PENGERTIANPENGERTIAN
• Korespondensi bisnis adalah berbagai macam aktivitas
pertukaran informasi melalui media surat-menyurat dalam
menunjang aktivitas bisnis
• Korespondensi bisnis mempunyai tiga bagian penting yaitu;
surat keluar, surat masuk, dan penyimpanan surat (arsip)
 Surat keluar, menggunakan lembar kertas standar yang
berisi logo, nama, alamat, nomor telepon, fax dan e-mail
perusahaan. Surat keluar diberi nomor dan kode tertentu.
 Surat masuk, ditampung dulu di bagian sekretariat,
kemudian dicatat, dan didistribusikan pada bagian yang
menangani surat tsb.
 File (pengarsipan), yaitu penyimpanan surat. Ini dapat
dilakukan oleh masing-masing bagian atau dipusatkan di
sekretariat.

3. DEFINSI SURATDEFINSI SURAT
Definisi Surat :
Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:79) surat merupakan sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis
oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan
dapat berupa :
1. Pemberitahuan 2. Pernyataan 5. Laporan4. Permintaan atau3. Perintah
SURAT BISNISSURAT BISNIS
Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:80) Surat bisnis adalah surat yang digunakan
orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis seperti
perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
Termasuk surat bisnis antara lain surat pesanan, surat penawaran, surat
pengiriman barang, surat penagihan, surat pembayaran, dan surat aduan.

4. FUNGSI SURATFUNGSI SURAT
1.1.Alat komunikasiAlat komunikasi
– Sebagai alat menyampaikan, permintaan, ide , gagasan yang berkaitan dengan
masalah bisnis
1.1.Alat bukti tertulisAlat bukti tertulis
– Suatu bukti tertulis yg sah dan mempunyai kekuatan hukum .
1.1.Alat bukti historisAlat bukti historis
– Bahan kajian keadaan perusahaan di masa lalu.
1.1.Alat pengingatAlat pengingat
– Surat yang diarsipkan dapat pula digunakan untuk mengetahui hal-hal yang
terlupakan.
1.1.Duta OrganisasiDuta Organisasi
– Surat merupakan duta organisasi,yang mencerminkan mentalitas, jiwa, dan
kondisi intern organisasi ybs
1.1.Sebagai PedomanSebagai Pedoman
– Surat yang memuat ketentuan tentang kebijakan organisasi misalnya surat
keputusan, instruksi, surat edaran,dapat dipakai sbg pedoman dalam
melaksanakan suatu kegiatan

5. PRINSIP PENULISAN SURATPRINSIP PENULISAN SURAT
1. Correctness1. Correctness (kebenaran)(kebenaran)
Surat harus ditulis secara benar dan baik sehingga akan membawa
pesan yang sebenarnya dan tidak menimbulkan “miscommunication” .
Untuk itu hindari kesalahan dalam ejaan, tanda baca ,maupun kalimat.
2. Concisceness2. Concisceness (keringkasan)(keringkasan)
Surat harus menggunakan bahasa yang lugas yaitu gaya bahasa yang
sederhana dan tidak bertele-tele.
3. Completeness3. Completeness (kelengkapan)(kelengkapan)
Surat harus memuat informasi yang lengkap shg penerima dpt
mengerti isi pesan dan memberikan respon sesuai yang diharapkan
pengirim.
4. Clarity4. Clarity (kejelasan)(kejelasan)
Menggunakan bahasa yang jelas, yaitu yang tidak menimbulkan
penafsiran makna yang berbeda.
55. Courtesy. Courtesy (kesopanan)(kesopanan)
Surat harus sopan, dalam arti dapat menjaga perasaan orang lain dan
menghormati hak-haknya.

7. 1. KEPALA SURAT (KOP SURAT)1. KEPALA SURAT (KOP SURAT)
2. TANGGAL SURAT2. TANGGAL SURAT
3. NOMOR, LAMPIRAN DAN HAL3. NOMOR, LAMPIRAN DAN HAL
4. ALAMAT DALAM4. ALAMAT DALAM
5. SALAM PEMBUKA5. SALAM PEMBUKA
6. ISI SURAT6. ISI SURAT
7. SALAM PENUTUP7. SALAM PENUTUP
8. NAMA JABATAN8. NAMA JABATAN
9. TEMBUSAN9. TEMBUSAN
10. INISIAL10. INISIAL

8. • Penulisan surat resmi sebaiknya dilengkapi dengan kepala surat (kop
surat)
– Kepala surat merupakan wajah atau penampilan yang pertama kali
dilhat, sekaligus merupakan ciri khas perusahaan
– Kepala surat berisi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor
telpon, nomor fax, alamat e-mail, kotak pos, logo, bidang usaha
atau kegiatan
1. KEPALA SURAT1. KEPALA SURAT
(KOP SURAT)(KOP SURAT)

9. • Tanggal surat menyatakan kapan surat dibuat
– Penanggalan surat terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun harus
ditulis lengkap, tidak boleh disingkat, dan nama bulan tidak
boleh digantikan dengan angka
– Untuk surat yang memakai kepala surat, dan tanggal ditempat-
kan di sebelah kanan atas tidak wajib diawali nama kota.
– Untuk surat yang memakai kepala surat, tetapi tanggal ditem-
patkan di bagian bawah kertas surat, perlu diawali nama kota.
 Fungsi Tanggal surat:
 Sumber informasi tentang kapan pembuatan suatu surat.
 Referensi dan petunjuk bagi petugas tata usaha dan
kearsipan
 Mempermudah penetapan waktu membalas surat
 Mempermudah pengingatan kembali serta pengagendaan-nya
bagi menerima surat.
2. TANGGAL SURAT2. TANGGAL SURAT

10. • Nomor terdiri dari nomor urut, kode internal, dan tahun pembuatan surat.
• Guna nomor surat:
– Membantu pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan
kembali
– Mempermudah mengenali jenis dan kualifikasi surat tanpa perlu membaca
isinya.
– Mempermudah penunjukan surat menyurat
• Penempatan nomor surat
Dalam surat berperihal ditempatkan di bagian kiri atas
kertas surat di bawah kepala surat
Dalam surat berjudul ditempatkan di bawah judul surat di
tengah kertas bagian atas
3. NOMOR SURAT3. NOMOR SURAT

11. • Informasi tentang lampiran sangat
diperlukan untuk surat-surat yang
disertai berkas lain selain lembar surat
ybs.
• Fungsi notasi lampiran adalah sebagai
petunjuk mengenai dokumen yang
menyertai suatu surat.
• Penyebutan informasi tentang lampiran
dilakukan pada;
1. Di dalam notasi lampiran
• Lampiran ditempatkan di bagian
kiri atas, di bawah nomor surat
• Yang ditulis hanya jumlahnya.
2. Di dalam isi surat
• Menyebutkan satu persatu setiap
dokumen yang dilampirkan, bila
jumlahnya sedikit
• Menyebutkan secara umum bila
lampirannya banyak.
LAMPIRANLAMPIRAN
Perihal, merupakan petunjuk mengenai
pokok isi surat untuk mempermudah
penerima dalam membahas isi surat
dan memberikan balasan.
 Penulisan kata “hal” / “Perihal” dapat
dilakukan dengan;
1. Sebelum penulisan alamat yang dituju
2. Setelah penulisan alamat yang dituju
3. Setelh penulisan salam pembuka
PERIHALPERIHAL

12.  Alamat surat yang dituju ada dua macam yaitu;Alamat surat yang dituju ada dua macam yaitu;
1.1. Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul suratAlamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat
2.2. Alamat dalam yaitu alamat yang ditulis di kertas suratAlamat dalam yaitu alamat yang ditulis di kertas surat
 Kata “Kepada” tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisiKata “Kepada” tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi
yang tepatyang tepat
 Ungkapan Yth. tidak dipakai jika ditujukan kepada perusahaan, atau PO Box.Ungkapan Yth. tidak dipakai jika ditujukan kepada perusahaan, atau PO Box.
 AtaAtauu sapaan (Ibu, Bapak, Sdr. Tidak digunakan bila nama orang yang dituju bsapaan (Ibu, Bapak, Sdr. Tidak digunakan bila nama orang yang dituju beergelarrgelar
akademik.akademik.
 Salam pembuka digunakan untuk membuat suasana tidak kaku
sebagai penghormatan kepada komunikan
 Beberapa salam pembuka yang lazim antara lain;
 Dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, Sdr. Budi yang
terhormat, Assalamualaikum wr.wb.
4. ALAMAT TUJUAN SURAT4. ALAMAT TUJUAN SURAT
5. SALAM PEMBUKA5. SALAM PEMBUKA

13. Isi surat bagian terpenting dari semua bagian surat. Isi sebuah surat terdiri dari tiga alenia
yaitu :
Alenia pembuka, berisi sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui
masalah pokok surat
Alenia transisi atau isi berisi pesan-pesan yang sesungguhnya ingin disampaikan
oleh pengirim surat.
Alenia penutup menandai uraian masalah pokok sdh selesai. Juga dapat berisi
harapan atau imbauan dan ucapan terima kasih.
 Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa hormat atau sikap akrab
pengirim thd penerima surat. Salam penutup yang lazim digunakan :
Hormat kami,
 Salam hormat,
 Salam takzim
 Wassalam
6. ISI SURAT6. ISI SURAT
6. SALAM PENUTUP6. SALAM PENUTUP

14.  Tanda tangan untuk mengetahui siapa yang
bertanggung jawab atas surat tersebut.
 Nama jelas untuk mengetahui siapa yang menda
tangani surat tersebut.
 Jabatan menunjukan pihak yang mengirim surat dan
berhak atas surat tersebut.
 Tembusan diperlukan apabila surat harus diketahui pihak lain selain penerima utama.Tembusan diperlukan apabila surat harus diketahui pihak lain selain penerima utama.
• Penyampaian surat tembusan melalui notasi tindasan atau tembusan.Penyampaian surat tembusan melalui notasi tindasan atau tembusan.
•Tembusan yang obyeknya hanya satu , ditulis sebaris dengan notasinya.Tembusan yang obyeknya hanya satu , ditulis sebaris dengan notasinya.
Contoh : Tembusan : Manajer PemasaranContoh : Tembusan : Manajer Pemasaran
•Tembusan yang obyekinya dua atau lebih ditulis berderet ke bawah dan diberiTembusan yang obyekinya dua atau lebih ditulis berderet ke bawah dan diberi
nomor urut.nomor urut.
 Juga dikenal tindasan buta (blind carbon copy atau BCC). Tindasan tersembunyi iniJuga dikenal tindasan buta (blind carbon copy atau BCC). Tindasan tersembunyi ini
hanya dicantumkan pada surat yang ditujukan pada pihak yang dituju.hanya dicantumkan pada surat yang ditujukan pada pihak yang dituju.
8. Tanda tangan, nama jelas, dan8. Tanda tangan, nama jelas, dan
jabatanjabatan
9. Tembusan9. Tembusan

15.  Inisial digunakan untuk mengidentifikasi siapa pengetik danInisial digunakan untuk mengidentifikasi siapa pengetik dan
pengonsep surat.pengonsep surat.
 Inisial terdiri dari singkatan nama pengonsep (huruf kapital) danInisial terdiri dari singkatan nama pengonsep (huruf kapital) dan
pengetik surat (huruf kecil).pengetik surat (huruf kecil).
 Contoh: pengonsep Jusuf Kadri dan pengetiknya Sosilo Budi Yahman,Contoh: pengonsep Jusuf Kadri dan pengetiknya Sosilo Budi Yahman,
maka inisialnya adalah JK/sbymaka inisialnya adalah JK/sby
10. Inisial10. Inisial
BENTUK SURATBENTUK SURAT
• Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
• Bentuk Lurus (Block Style)Bentuk Lurus (Block Style)
• Bentuk Setengan Lurus (Semi Block Style)Bentuk Setengan Lurus (Semi Block Style)
• Bentuk Bertekuk (intended style)Bentuk Bertekuk (intended style)
• Bentuk Paragraf Menggantung (hanging paragraph style)Bentuk Paragraf Menggantung (hanging paragraph style)

17. FORMAT LIPATAN SURATFORMAT LIPATAN SURAT
DAN AMPLOPDAN AMPLOP
Format Lipatan
• Lipatan baku (standar fold)
• Lipatan setengah baku (semi standar fold)
• Lipatan akordion (accordian fold)
• Lipatan setengan akordion (semi accordian fold)
• Lipatan tungal (single fold)
• Lipatan ganda paralel (parallel double fold)
• Lipatan model Perancis (French fold)
• Lipatan Model Baron (Barronial Fold)
a.Berdasarkan wujudnya
amplop dapat dibedakan
kedalam:
Amplop Biasa
Amplop Berjendela
b. Berdasarkan ukurannya :
Amplop Resmi
Amplop Kartu
Amplop Bisnis
Amplop Panjang
Amplop Pendek
Amplop Besar
Amplop katalog
Amplop mata berkait
Amplop kancing bertali.
c. Berdasarkan
Penggunaannya:
Amplop Katalog
Amplop mata berkait
Amplop kancing bertali