M4 kb1 komunikasi humas dan keprotokolan

0
Kegiatan Belajar 1
Komunikasi Humas dan Keprotokolan
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran

1
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
PPG Dalam Jabatan
A. Pendahuluan
1. Deskripsi Singkat
Salah satu kemampuan yang harus dimiliki dalam mengelola pekerjaan
kantor adalah komunikasi. Penguasaan kemampuan komunikasi yang baik
memberikan pengaruh pada terkelolanya pekerjaan Humas dan Keprotokolan,
baik pada perusahaan maupun pada lembaga pemerintah, terkhusus pada
kegiatan kenegaraan.
Tata kelola humas dan keprotokolan merupakan salah satu aktivitas yang
sangat penting dikuasai, khususnya oleh para sekretaris sebagai salah satu tugas
pokoknya yang dijalankan secara berkesinambungan dan berencana, dan
melalui hal ini organisasi-organisasi dan lembaga, baik yang berifat umum
maupun pribadi, berusaha memperoleh dan membina pengertian, simpati, dan
dukungan dari mereka yang memiliki sangkut paut dengan organisasi atau
lembaga dengan cara menilai pendapat umum di antara mereka dengan maksud
menghubungkan sedapat mungkin kebijakan dan ketatalaksanaannya untuk
mewujudkan kerjasama yang produktif melalui perencanaan dan
penyebarluasan informasi, untuk kepentingan bersama yang lebih efisien
Secara garis besar Modul Humas dan Kesekretarisan (Kegiatan
Belajar-1) ini membahas tentang komunikasi humas dan keprotokolan dalam
bidang komunikasi perkantoran, yang dibagi menjadi 2 (dua) Pokok-pokok
Materi, yaitu; (1) ruang lingkup kehumasan dan keprotokolan; serta (2)
kegiatan administrasi humas dan keprotokolan.
2. Relevansi
Relevansi dalam modul ini akan dibahas tentang: 1) menerapkan praktek
humas dan keprotokolan; 2) menguasai konsep dasar humas dan keprotokolan;
3) mampu mengelola pertemuan 4) mampu melakukan kerjasama dengan

2
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
masyarakat; 5) memahami penggunaan media humas dan keprotokolan; dan 6)
menguasai keprotokolan dengan baik.
Kompetensi-kompetensi tersebut di atas sangat diperlukan, khususnya
bagi siapa saja yang bekerja dalam bidang perkantoran, lebih khusus lagi oleh
mereka yang memiliki tugas dalam bidang administratif termasuk sekretaris.
Sehingga kehadiran modul ini memberikan pengetahuan dan kemampuan
dalam melakukan pengelolaan administrasi kantor, utamanya dalam hal
kehumasan dan keprotokolan.
3. Petunjuk Belajar
Sebelum membahas kegiatan belajar 1 peserta PPG Dalam Jabatan
harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang keterampilan
berkomunikasi, kehumasan dan keprotokolan secara umum dan telah dapat
menggunakan bahasa yang komunikatif. Beberapa hal yang harus dikuasai
dengan tuntas sebelum mempelajari modul ini seperti materi tentang
komunikasi serta beberapa peraturan yang membahas tentang tata kerja humas
dan keprotokolan. Langkah-langkah atau petunjuk belajar adalah sebagai
berikut:
Peserta:
1. Bacalah dan fahami dengan baik setiap materi dalam modul ini dengan
cermat sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.
2. Diskusikan dengan sesama peserta apa yang telah anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan
kompetensi yang ingin dicapai dalam modul. Bila masih ragu, maka
tanyakan kepada instruktur sampai betul-betul anda sudah paham .
3. Bila proses memahami materi anda menemui kesulitan, diskusikan dengan
teman-teman anda atau konsultasikan dengan instruktur.
4. Peserta tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila
belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar ini.
5. Untuk kegiatan praktek diharapkan peserta selalu membaca dan
memahami teori yang mendukung materi praktek.

3
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
6. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktek, termasuk tentang
keselamatan kerja dalam menggunakan alat-alat praktek.
7. Setelah semua bahan ajar untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas
dipelajari, maka ajukan uji kompetensi
Instruktur:
1. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara
pembelajaran, cara penilaian, alat yang digunakan dan waktu yang
dibutuhkan.
2. Berilah bimbingan kepada peserta bila mereka mendapatkan kesulitan
3. Monitor dan catat kemajuan peserta dan berikan feedback atas pencapaian
pembelajaran peserta didik.
4. Selama proses pembelajaran tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.
5. Untuk kegiatan praktek, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan
dengan modul, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika
menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.
B. Inti
1. Capaian Pembelajaran
Menguasai komunikasi humas dan keprotokolan dalam bidang
komunikasi perkantoran
2. Pokok-Pokok Materi
a) Ruang lingkup kehumasan dan keprotokolan
b) Kegiatan administrasi humas dan keprotokolan
3. Uraian Materi
Sebelum membahas lebih jauh tentang karakteristik humas, maka
alangkah baiknya kita memahami dulu konsep dan komponen komunikasi
sebagai suatu dasar dalam menjalankan tugas kehumasan dan kesekretarisan.
Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communication yang berarti
“berpartisipasi’ atau “memberitahukan”. Komunikasi diartikan sebagai proses

4
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
pemberitahuan, ada pihak yang memberitahu, dan ada pihak yang diberitahu.
Istilah komunikasi (communication) kadang-kadang diartikan sebagai berita
yang disampaikan atau alat-alat komunikasi yang menghubungkan tempat
yang satu dengan tempat yang lain.
Contohnya:
a. Komunikasi sebagai berita yang disampaikan, seperti surat dan teleks.
b. Komunikasi sebagai alat yang menghubungkan tempat, seperti jalan raya, rel
kareta api, dan lain-lain.
Komunikasi disebut juga sebagai penyimpanan atau pemindahan informasi.
Misalnya, pemindahan atau penyerahan suatu benda atau pengiriman barang
dagangan dari penjual kepada pembeli.
Berikut beberapa pendapat para ahli tentang komunikasi seperti sebagai berikut:
a. Menurut Ensiklopedia Administrasi, komunikasi (Communication) adalah
suatu proses penyampaian ide dari suatu sumber berita ke suatu tempat tujuan.
b. Phil Astrid Susanto dalam buku Komunikasi dalam Teori dan Praktik
menyebutkan, komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang
mengandung arti.
c. Komunikasi menurut Keith Davis dalam buku Human Relation at Work adalah
proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang ke orang lain.
d. Aan Hariyanah, dkk dalam buku Korespondensi, komunikasi adalah suatu
tingkah laku atau penyampaian lambang-lambang yang mengandung arti dan
makna dari suatu individu ke individu lainnya, atau dari satu organisasi ke
organisasi lainnya yang menimbulkan reaksi.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa dasar komunikasi adalah
berpikir karena setiap komunikasi mempunyai tujuan, dimulai dari suatu pikiran
dan ide. Dalam proses komunikasi terdapat beberapa komponen yang sangat
berperan, yaitu:
1) Komunikator (Communicator), yaitu sumber pengirim berita
2) Encode adalah proses pengantar pesan

5
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
3) Pesan atau Berita (message) atau ide yang disampaikan
4) Decode ialah proses penerimaan pesan
5) Komunikan (communicate), yaitu orang yang menerima berita, yang
ditafsirkan melalui pendengaran, penglihatan
6) Tanggapan atau respon/feed back.
Gambar 1.1. Bagan proses komunikasi
Sumber: https://slideplayer.info/slide/2800582/
Tanggapan pesan yang disampaikan sangat penting bagi komunikator untuk
mengetahui apakah pesan yang diterima oleh komunikan mencapai sasaran atau
tidak. Dengan kata lain, apakah komunikan meninterprestasikan pesan yang
diterima sesuai maksud komunikator. Misalnya, komunikator menyampaikan pesan
kepada komunikan agar secepatnya mengembalikan barang yang dibeli beberapa
hari yang lalu karena tidak sesuai dengan pesanan, dan sekaligus mengurus
pengembalian uang atas pembelian barang tersebut secara tunai. Selanjutnya,

6
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
komunikator menginginkan tanggapan dari komunikan apakah pesan yang
disampaikan itu dimengerti oleh komunikan dan dilaksanakan sesuai dengan yang
dimaksud.
Pada saat berkomunikasi, terdapat unsur-unsur yang menyebabkan
terjadinya komunikasi. Unsur-unsur komunikasi terdiri atas:
1) Komunikator, yaitu orang yang menyampaikan pesan, ide, pernyataan,
keinginan, dan pertanyaan.
2) Komunikan, yaitu orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, pertanyaan dan
keinginan dari komunikator.
3) Pesan, yaitu idea tau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang.
4) Media, yaitu sarana atau saluran yang menunjang pesan jika komunikan jauh
tempatnya atau banyak jumlahnya.
5) Efek atau feed back, yaitu pengaruh dari adanya pesan.
Masalah komunikasi sebagaimana yang telah kita uraikan di atas merupakan
suatu hal yang paling penting dimiliki oleh seseorang yang berkerja dalam bidang
kehumasan dan keprotokoleran, termasuk bidang lain sebagai penunjang
keterlaksanaan pekerjaan-pekerjaan dan tujuan yang ingin dicapai. Setelah
mengetahui arti komunikasi dan unsur-unsur yang terlibat di dalamnya, maka
saatnya kita menguraikan beberapa konsep dari humas (public relation) dan
keprotokolan.
a) Konsep Dasar Humas dan Keprotokolan
Humas atau public relations adalah sebuah fungsi manajemen yang
dijalankan secara berkesinambungan dan berencana, dan melalui hal ini organisasi-
organisasi dan lembaga, baik yang berifat umum maupun pribadi, berusaha
memperoleh dan membina pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang
memiliki sangkut paut dengan organisasi atau lembaga dengan cara menilai
pendapat umum di antara mereka dengan maksud menghubungkan sedapat
mungkin kebijakan dan ketatalaksanaannya untuk mewujudkan kerjasama yang

7
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
produktif melalui perencanaan dan penyebarluasan informasi, untuk kepentingan
bersama yang lebih efisien.
Humas atau Public relations (PR) menyangkut kepentingan setiap
organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial maupun nonkomersial.
Kehadirannya tidak bisa dicegah, terlepas dari kita menyukainya atau tidak.
Sebenarnya, PR terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara
organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontak dengannya.
Setiap orang pada dasarnya juga selalu mengalami PR, kecuali jika ia terisolasi dan
tidak menjalin kontak dengan manusia lainnya.
Secara etimologis, public relations terdiri dari dua kata, yaitu public dan
relations. Public berarti publik dan relations berarti hubungan-hubungan. Jadi,
public relations berarti hubungan-hubungan dengan publik. Menurut (British
Institute of Public Relations (IPR) (Jefkins, 2004: 9), public relations (PR) adalah
keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam
rangka menciptakan dan memelihara niat baik (goodwill) dan saling pengertian
antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.
Sedangkan menurut Frank Jefkins (Jefkins, 2004: 10), public relations
adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar,
antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-
tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.
Istilah “Public” dalam Bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai “Publik”,
yaitu sebagai salah satu kelompok dalam masyarakat yang sifatnya heterogen.
Dalam masyarakat terdapat sekelompok orang yang homogeny. Yang homogeny
inilah yang dapat dikategorikan sebagai “Publik”.
Pengertian publik seacara universal yaitu, sekelompok orang yang
mempunyai minat dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal. Selanjutnya
pengertian publik ini berkembang dan dapat dilihat dari berbagai klasifikasi, yang
antara lain:

8
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
a. Publik secara kuantitatif
Yang dimaksud dengan publik secara kuantitatif adalah: ditandai dengan
adanya jumlah orang-orang yang terdapat dalam suatu kelompok tertentu,
yakni terdiri dari dua orang atau lebih yang semuanya memiliki minat yang
sama terhadap suatu hal.
b. Publik secara geografis
Yang dimaksud disini adalah jika di dalamnya terdapat tanda adanya
sejumlah orang yang berkumpul bersama-sama di suatu tempat atau wilayah
tertentu.
c. Publik secara psikologis
Secara psikologis yang dimaksud dengan publik adalah jika di dalamnya
ditandai dengan adanya sejumlah orang yang sama- sama mempunyai minta
dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal tanpa ada sangkut paut dengan
tempat dimana mereka berada.
d. Publik secara sosiologis
Ditandai dengan adanya sejumlah orang yang mempunyai keinginan yang
sama, dasar yang sama, dan berkehendak untuk memecahkan masalah social
bersama-sama.
Dengan demikian, istilah “Public” dalam kaitannya dengan Public Relations
yang diterjemahkan kedalam Bahasa Indonesia adalah “Masyarakat” adalah tidak
tepat, karena perkataan “Masyarakat” dalam Bahasa Inggris adalah “Society”,
dimana secara ilmiah yang dimaksudkan dengan masyarakat adalah didasarkan
pada karakteristik yang berbeda dengan karakteristik publik, yang antara lain:
Heterogen, Anonim, dan Large. Sedangkan kata “Relation” (tanpa “s”)
diterjemahkan sebagai “hubungan”. Kaitannya dengan Public Relations, dimana
relations yang dimaksud menggunakan “s”, ini berarti menunjukkan arti yang
sifatnya “jamak”. Dengan demikian terjemahan relations yang tepat seharusnya
“Hubungan-hubungan”.
Dari gambaran di atas, dapat disimpulkan bahwa Public Relations secara

9
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
harfiah berarti: “Hubungan-hubungan antar publik”. Ini berarti bahwa jika Public
Relations diterjemahkan dengan “Hubungan Masyarakat” adalah kurang tepat,
namun sampai saat ini masyarakat sudah terlanjur mengenal istilah hubungan
masyarakat sebagai kata lain dari public relations dan sangat sulit untuk diluruskan
meskipun sudah ada usaha kearah itu.
Selanjutnya berikut ini beberapa definisi dari Public Relations, yaitu sebagai
berikut:
a. British Institute of Public Relations (IPR)
“Public relations practice is th e
planned and sustained effort to
establish and maintain goodwill
and mutual understanding between
an organization and its publics”
Definisi tersebut menitikberatkan
pada:
1) Kegiatan public relations
merupakan upaya yang
terencana dan terorganisasi,
serta bersifat terus-menerus/
berkelanjutan.
2) Kegiatan tersebut bertujuan untuk mendapatkan pemahaman timbal balik
antara organisasi dan khalayak- khalayaknya.
b. Guru PR Frank Jefkins
“Public relations consists off all forms of planned communication, outwards
and inwards, between an organization and its publics for the purpose of
achieving specific objectives concerning mutual understanding.” Definisi ini
menyempurnakan IPR, di mana ditekankan tujuan public relations bukan hanya
mendapatkan pemahaman timbal balik, lebih dari itu tujuannya adalah untuk
mencapai sasaran- sasaran yang spesifik.
Gambar 1.2. IPR Founded 1956
Sumber: https://instituteforpr.org/

10
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
c. Mexican Statement
Kongres dunia Public Relations Associations di kota Mexico pada tahun 1978
menyepakati pernyataan berikut ini sebagai definisi public relations:
“Public relations practice is the art and social science of analyzing
trends, predicting their consequensces, counselling organizations
leaders, and implementing planned programmes of action which will
serve both the organisations‟s and public interest.”
Definisi yang telah disepakati
oleh praktisi Humas se-dunia,
yang terhimpun dalam organisasi
yang bernama, “The
Internasional Public Relations
Association” (IPRA), b ersepakat
merumuskan sebuah definisi
dengan harapan dapat diterima
dan dipraktekkan bersama
berbunyi “Hubungan Masyarakat (Humas) adalah manajemen dari sikap budi yang
berencana dan berkesinambungan yang dengan itu organisasi-organisasi dan
lembaga-lembaga yang bersifat umum dan pribadi berupaya membina pengertian,
simpati, dan dukungan dari mereka yang ada kaitannya atau mungkin ada
hubungannya dengan jalan nilai pendapat umum diantara mereka, yang dengan
informasi yang berenacana dan tersebar luas mencapai kerja sama yang lebih
produktif dan pemenuhan kepentingan bersama yang lebih efisien (Effendy, 1990).
Definisi di atas dinilai sebagai definisi yang lengkap, yang menunjukkan ciri khas
dan meliputi faktor-faktor yang memang harus ada pada Humas.
Profil Humas
a. Humas yang Melembaga/In-House PR
Organisasi humas dalam perusahaan diistilahkan sebagai humas yang
melembaga/state of being. Sebagai bidang yang melembaga, berarti memiliki
seseorang yang memimpin, memiliki staf, dan memiliki ruang/tempat dan
Gambar 1.3. IPRA
Sumber: www.abbreviations.com/term/268055

11
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
sarana/prasarana pendukungnya. Jabatan-jabatan yang ada dalam bagian
humas memiliki tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas.
Pengorganisasian di sini adalah tentang struktur, wewenang, tugas, dan
tanggung jawab. Humas yang melembaga lebih dikenal dengan istilah
bagian/departemen/divisi humas/PR communication.
b. Humas Agency/Ekstern PR
Ekstern PR adalah sebuah lembaga/perusahaan independen yang berbadan
hukum dan bergerak dalam layanan dibidang humas. PR ekstern meliputi:
1) PR Full Service
Sebuah perusahaan tersendiri yang bergerak dalam bisnis pelayanan
kehumasan, meliputi kegiatan konseling dan sekaligus pelayanan
konsultasi dan pelayanan yang mereka berikan kepada klien
(perseorangan/perusahaan PR tersebut).
2) PR Consultant
Yaitu perusahaan PR yang bergerak dalam Layanan konsultasi
kehumasan. Pelayanan kosultan yang diberikan tergantung dari
kompetensi yang dimiliki para konsultannya.
c. Event Organizer
Event Organizer, adalah perusahaan yang melayani jasa sebagai pelaksana
sebuah event/kegiatan yang berhubungan dengan publik. Perusahaan ini
cenderung spesialis, misalnya:
1) Launching product
2) Pameran/ exhibition
3) Pertemuan-pertemuan (seminar, lokakarya, konvensi, konferensi)
4) Jumpa pers/press conference, press tour, dan sebagainya
5) Show dan kontes-kontes (Modul Pelatihan Humas, Yuliati et al:2014)

12
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
Gambar 1.4. Lingkaran Komunikasi Humas/PR
(Big Circle of Communicationhttp ://visibilitymarketing.com)
Aspek Aspek Humas
a. Aspek Layanan
Aspek layanan dalam
kegiatan Humas untuk
mengatur, mengotomatisasi,
dan sinkronisasi proses-
prinsipnya bisnis penjualan
kegiatan, tetapi juga orang
untuk pelanggan, dan
dukungan teknis. Tujuan
keseluruhan adalah untuk
menemukan, menarik dan
menang klien baru,
memelihara dan mempertahankan orang-orang perusahaan sudah memiliki,
menarik mantan klien kembali ke flip, dan mengurangi biaya pemasaran dan
pelayanan klien.
Gambar 1.5. Proses Pelayanan
Sumber: http://ujiansma.com/konsep-
dasar-pelayanan-prima

13
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
b. Aspek Komunikasi
Perubahan dengan memasukan aspek komunikasi atau hubungan dua arah
(two-way communications). Definisi mengenai humas kemudian memasukkan
kata-kata seperti reciprocal (timbal balik), mutual (saling) dan between
(antara). Dengan demikian pengertian humas sudah mengandung pengertian
aksi timbal balik (interaktif).
c. Aspek Kesetiaan
Mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling
berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana persepsi ,sikap
dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan sebuah perusahaan dimana dia
berada.
d. Aspek Produktivitas
Filosofi dan spirit tentang produktivitas sudah ada sejak awal peradaban
manusia karena makna produktivitas adalah keinginan (the will) dan upaya
(effort) untuk selalu meningkatkan kualitas kehidupan dan penghidupan
disegala bidang). Pandangan yang lebih mengandung arti filosofi itu memberi
arti filosofi dan spirit yang cukup mendalam dan memungkinkan setiap orang
yang memahaminya memandang kerja,baik secara individual atau kelompok
dalam suatu organisasi sebagai suatu keutamaan dalam hal mengutamakan
bekerja dengan mengacu kepada unsur efisiensi dan efektivitas yang
merupakan penjabaran secara teknis dari konsep produktivitas.
Menurut dewan produktivitas Nasional Indonesia 1983, dikatakan
bahwa produktivitas mengandung pengertian sikap mental (attitude of mind)
yang selalu mempunyai pandangan : “Mutu kehidupan hari ini harus lebih baik
dari kemarin,dan esok lebih baik dari hari ini.”
Secara umum produktivitas mengandung pengertian perbandingan
terbalik antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya
yang digunakan (input). (Sedarmayanti, 2009:197). Dapat dikatakan bahwa
kinerja sebagai suatu hasil yang atau output dari suatu proses pelaksanaan tugas
akan berpengaruh terhadap produktivitas/kerja.Semakin baik kinerja seorang

14
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
pegawai ,berarti pegawai tersebut juga semakin produktif atau
produktivitasnya semakin meningkat.
e. Aspek Etika Moral
Public relation adalah merupakan salah satu profesi yang memiliki kode etik.
Dalam public relation kode etik disebut sebagai kode etik publik relation atau
kode etik kehumasan atau etika profesi humas. Professional Humas (Public
relation Officer by professional) berfungsi untuk menghadapi dan
mengantisipasi tantangan kedepan,yaitu pergeseran sistem pemerintah
otokratik menuju sistem reformasi yang lebih demokratik dalam era globalisasi
yang ditandai dengan munculnya kebebasan pers ,mengeluarkan pendapat
,opini dan berekspresi yang terbuka ,serta kemampuan untuk berkompetitif
dalam persaingan pasar bebas ,khususnya di bidang jasa teknologi informasi
dan bisnis lainnya yang mampu menerobos batas-batas wilayah suatu negara
,sehingga dampaknya sulit dibendung oleh negara lain sebagai target
sasarannya .
Tujuan Humas
1. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian (Aspek Kognisi). Yaitu
membuat public dan organisasi/lembaga saling mengenal. Baik mengenal
kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing. Dengan
demikian aktivitas kehumasan harusnya menunjukkan adanya usaha
komunikasi untuk mencapai saling kenal dan mengerti tersebut. Sifat
komunikasinya cenderung informative saja.
2. Menjaga dan membentuk saling percaya (Aspek Afektif). Artinya lebih pada
tujuan emosi, yakni pada sikap (afeksi) saling percaya (mutual confidence).
Untuk mencapai tujuan saling percaya ini, prinsip-prisip komunikasi persuasif
dapat diterapkan. Sikap saling percaya keberadaannya masih bersifat laten
(tersembunyi), yakni ada pada keyakinan seseorang (publik) akan
“kebaikan/ketulusan” orang lain (organisasi/ lembaga akan

15
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
“kebaikan/ketulusan publiknya.
3. Memelihara dan menciptakan kerja sama (Aspek Psikomotoris) Yaitu dengan
komunikasi diharapkan akan terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata.
Artinya, bantuan dan kerjasama ini sudah dalam bentuk perilaku atau
termanifestasikan dalam bentuk tindakan tertentu.
Mengacu dari ketiga tujuan di atas, dapat dinyatakan bahwa setelah
pengetahuan/pikiran dibuka, emosi atau kepercayaan disentuh maka selanjutnya
perilaku positif dapat diraih. Pada akhirnya, semua itu kembali pada tujuan yang
lebih besar yakni, terbentuknya citra/ image yang fafourable tehadap organisasi/
lembaga dimana humas berada.
Manfaat Humas
Menurut Frank Jeffkins, manfaat khusus keberadaan public relations
meliputi: kegunaan PR dalam mengelolah atau pelaksanaan, diantaranya yaitu :
1. Manajemen Krisis
Tidak ada satu pun perusahaan yang bebas kris. Pada umumnya hampir semua
perusahaan mempunyai resiko mengalami kris. Maka disinilah manfaat PR
yang ada di dalam struktur perusahaan tersebut untuk menyelesaikan krisis
yang terjadi dengan serangkaian persiapan dan kesiapan tersendiri.
2. Penerbitan Desk-top
PR bertanggung jawab atas jurnal internal computer perusahaan. Oleh karena
itu, biasanya perusahaan memiliki bagian internal relations untuk mengurus hal
tersebut.
3. Identitas Perusahaan
Identitas perusahaan merupakan sebuah wahana komunikasi bagi segenap
karyawan perusahaan, pemilik saham, agen atau dealer, konsumen, lembaga
dan berbagai pihak lainnya yang punya kepentingan dan kaitan dengan
lembaga organisasi. Tim PR adalah bagian yang bertanggung jawab untuk
menciptakan dan memelihara Indentitas sebuah perusahaan.

16
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
4. Hubungan Parlementer
PR wajib menjalin hubungan parlementer yang baik dalam hal ini hubungan
baik antara berbagai organisasi dengan pihak pemerintah, para anggota
parlemen, serta para birokrat dari berbagai departemen dan instansi
pemerintah. Legistator atau regulator adalah publik yang sangat penting dalam
keberlangsungan usaha atau suatu perusahaan.
5. PR Finansial
Sebagai sebuah perusahaan yang telah go public, maka perusahaan
memerlukan PR yang melakukan kegiatan-kegiatan PR di seputar peristiwa
keuangan atau bisnis dalam rangka mendukung rencana perusahaan kliennya
untuk memasuki bursa saham atau dalam rangka mendukung peluncuran
laporan keuangan tahunan.
Fungsi Humas
a. Menurut Bernays (Ruslan, 2014) terdapat tiga fungsi Humas, yaitu:
1) Memberi penerangan kepada masyarakat
2) Pembujukan langsung terhadap masyarakat guna mengubah sikap dan
tindakan
3) Usaha-usaha mengintegrasikan sikap dan tindakan dari permasalahan
dengan masyarakat dan dari masyarakat terhadap permasalahannya.
b. Menurut Cutlip et al (Ruslan, 2014), terdapat lima fungsi humas,yaitu:
1) Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama
2) Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan
publiknya yang merupakan khalayak sasaran
3) Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan
tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya atau
sebaliknya
4) Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada
pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama

17
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
5) Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus
informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau
sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belahpihak.
c. Thomas L. Harris (humas-publicrelations.blog) dalam bukunya Marketer’s
Guide to Public Relations yang melahirkan Marketing Public Relations. (MPR),
mengemukakan peranan Humas melalui formula PASP, yaitu:
1) Publications / Publikasi
2) Advertising / Periklanan
3) Sales / Penjualan
4) Promoting / Mempromosikan
5) Personal Selling /Menjual kemampuan diri
Berkaitan dengan fungsi humas/PR serta belajar dari sejarah kesuksesan
Ivy Lee tahun 1906, Cutlip et al (Gafur, tahun tidak disebutkan) memandang ada
dua syarat yang harus terpenuhi dalam menjalankan fungsi kehumasan dengan
baik, yaitu:
• Mempunyai posisi yang dekat dengan pimpinan puncak organisasi sebagai
sumber utama informasi dan pengambil keputusantertinggi,
• Diberi kebebasan untuk berprakarsa penuh dalam memberikan informasi
secara bebas dan terbuka.
b). Karakteristik Humas
Ada 4 (empat) ciri utama humas yang disebut sebagai karakteristik humas,
diantaranya yaitu:
1) Adanya Upaya Komunikasi yang Bersifat Dua Arah
Hakekat humas adalah komunkasi. Namun tidak semua komunikasi
dikatakan humas. Komunikasi yang menjadi ciri kehumasan adalah
komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal
balik.

18
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
2) Sifatnya yang Terencana
Sifat humas yang terencana mengandung pengertian bahwa kerja/aktivitas
humas merupakan kerja/aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode
terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya tangible (nyata). Syarat
terencana dan berkesinambungan ini merupakan salah satu syarat yang
dinilai dalam kompetisi tertinggi program PR internasional, yakni Golden
World Award For Excellence in PR (GWA).
3) Berorientasi pada Organisasi/Lembaga
Dengan mencermati orientasi tersebut, maka syarat mutlak dalam kerja
humas adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi, dan budaya
organisasi/lembaga. Visi, misi, dan budaya organisasi/lembaga inilah yang
menjadi materi utama humas, sehingga dapat mencapai tujuan humas dan
mendukung tujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.
4) Sasarannya adalah Publik
Yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik
kepentingan yang sama. Jadi sasaran humas bukanlah perorangan, hal ini
perlu disampaikan sebab masih ada orang yang mengistilahkan PR sebagai
personal Relation
c). Mengelola Pertemuan
Sebagai praktisi PR/Humas kegiatan mengumpulkan para stakeholders
dalam membicarakan isu-isu penting atau untuk memecahkan masalah adalah
sesuatu yang biasa dilakukan. Kegiatan mengelola pertemuan merupakan wahana
yang tepat untuk berkumpul, saling memberikan pendapat, ide-ide baru dan hal-hal
lain yang bermanfaat bagi perkembangan organisasi dan harmonisasi
dengan lingkungan dan publik sasaran.
Pengertian Pertemuan
Pertemuan atau rapat merupakan suatu metode komunikasi dua arah tempat
orang-orang bertemu, pada waktu yang sama di tempat tertentu, untuk
membicarakan hal-hal penting yang berguna bagi kemajuan dan pengembangan

19
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
organisasi. Kemajuan teknologi saat ini memungkinkan orang-orang melakukan
Teleconference (pertemuan jarak jauh). Jadi, walaupun mereka berjauhan tetapi
tetap dapat membicarakan isu- isu penting bersama-sama dengan memanfaatkan
teknologi canggih. Pertemuan dapat dilakukan dalam skala kecil maupun skala
besar, tergantung jumlah peserta pertemuan.
Cutlip et al (2006: 280) memandang teleconference akan menggantikan
rapat tradisional ketika waktu dan anggaran tidak memungkinkan dilakukan.
Komunikasi elektronik, seperti penggunaan sistem intranet, seringkali
menggantikan komunikasi tatap muka. Akan tetapi rapat tatap muka masih sangat
dihargai dan lebih disukai oleh karyawan, terutama ketika masukan mereka sangat
diharapkan.
Intranet adalah bentuk jaringan (Private Network) yang menggunakan
protokol internet TCP/IP untuk berbagi informasi penting dalam lingkup lokal atau
pada area tertentu. Misalnya digunakan pada perkantoran/perusahaan, sekolah,
universitas, dll. Intranet juga merupakan suatu jaringan LAN (Local Area Network)
yang hanya mencakup wilayah lokal/kecil.
Berikut ini beberapa pengertian pertemuan/rapat dari berbagai sumber:
1) “Rapat membuat orang berkumpul, memberi kesempatan untuk bicara dan
mendengar, dan merupakan metode komunikasi dua arah yang memberikan
ide-de dan efek team-building”. (Cutlip et al, 2006: 279)
2) “Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat
tatap muka yang diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta
maupun pemerintah untuk membicarakan dan merundingkan suatu masalah
yang menyangkut kepentingan bersama”. (Sedarmayanti, 2009: 231)
Pertemuan/rapat pada dasarnya adalah bentuk media komunikasi dua arah
yang bersifat tatap muka, baik melalui teleconference (pertemuan jarak jauh),
maupun cara tradisional untuk mendapatkan ide-ide dan umpan balik bagi
perkembangan dan kemajuan stakeholders (pemangku kepentingan) maupun
organisasi.

20
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
Alasan Penyelenggaraan Pertemuan
Ada beberapa alasan diselenggarakan pertemuan/rapat, misalnya:
• Merupakan kegiatan rutin organisasi (rapat bulanan, rapat tahunan, dll)
• Direktur atau Pimpinan memerlukan sumbangan pemikiran dari para
karyawan/bawahannya.
• Alasan koordinasi bagi organisasi/perusahaan
Macam-Macam Pertemuan
Kegiatan pertemuan bisa dibedakan berdasarkan hal-hal tertentu. Miftah
Thoha (Wursanto, 2006: 151) membedakan pertemuan menjadi: Pertemuan yang
bertujuan membahas masalah-masalah yang bersifat ilmiah (scientific
atmosphere), yaitu:
1. Diskusi, yaitu suatu pertukaran pikiran secara luas dan mendalam.
Gambar 1.6. Proses Diskusi
Sumber: http://belajarpengertian.blogspot.com/2018/11/
2. Diskusi panel, yaitu suatu diskusi yang diselenggarakan oleh sejumlah
pembicara yang terpilih di depan hadirin.

21
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Gambar 1.7. Diskusi Panel
Sumber: https://www.kemendag.go.id/id/photo/2018/05/04/diskusi-
panel-apel-kasatwil-tahun-2018
3. Seminar yaitu: Suatu pertemuan yang membahas suatu masalah penting
secara ilmiah yang disampaikan oleh para ahli atau guru besar besar untuk
mendapatkan pemahaman yang sama atas permasalahan tersebut.
Gambar 1.8. Kegiatan Seminar
Sumber: https://nasional.sindonews.com/read/1000915/144/
4. Simposium, yaitu pertemuan untuk mengadakan tukar pikiran diantara para
partisipan yang hadir diantara sekelompok pendengar yang jumlahnya
relative besar. Simposium dapat juga berarti suatu penjamuan minum

22
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
bersama yang diikuti dengan suatu percakapan atau diskusi tentang suatu
masalah tertentu dari mereka yang hadir dalam perjamuan tersebut.
Gambar 1.9. Kegiatan Simposium Nasional
Sumber: http://penghubung.babelprov.go.id/content/
5. Workshop/Lokakarya/Sanggar kerja/Bengkel kerja: suatu pertukaran
pendapat diantara para ahli mengenai suatu masalah tertentu,baik yang
dihadapi masyarakat pada umumnya maupun organisasi tertentu yang
bertujuan memecahkan masalah yang dihadapi.
Gambar 1.10. Kegiatan Workshop/Lokakarya
Sumber: https://radarlampung.co.id/2019/06/26/

23
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Syarat Penyelenggaraan Pertemuan
Agar penyelenggaraan rapat/pertemuan dapat berlangsung efektif dan
efisien, maka terdapat beberapa syarat yang harus dipenuhi. Syarat-syarat rapat
yang baik ditentukan oleh unsur-unsur berikut ini:
a. Pimpinan rapat yang cakap. Pemimpin rapat yang cakap memahami dan
menguasai masalah yang akan dibahas, bersifat adil terhadap semua peserta
rapat, bersikap bijaksana, sabar dan tenang dalam membimbing rapat,
tanggap terhadap ide-ide yang dikemukakan peserta rapat, ramah terhadap
peserta rapat, memiliki sifat humor yang baik agar rapat berlangsung
cair/tidak tegang namun tetap fokus mengendalikan jalannya rapat.
b. Peserta rapat yang berpartisipasi aktif. Peserta rapat yang aktif
menyampaikan pendapatnya sesuai masalah yang dibicarakan dalam rapat,
menghormati dan menghargai pendapat dari peserta lain, memiliki wawasan
yang luas atas masalah yang dibahas sehingga dapat melontarkan ide dan
gagasan yang baru dan menarik.
c. Notulis yang kompeten. Notulis yang kompeten berarti memiliki
kemampuan menulis yang cerdas, cepat, teliti, cermat, memahami seluk
beluk penyelenggaraan rapat, hasil tulisannya/notula yang dibuatnya dapat
dibaca dan dimengerti oleh orang lain.
d. Situasi rapat yang kondusif. Kriteria kondusif suatu rapat misalnya: tepat
waktu dalam memulai rapat, agenda rapat dirumuskan dengan baik,
komunikasi antara pemimpin rapat dan setiap peserta rapat berjalan
baik/tanpa prasangka dan saling menghargai, adanya peran aktif peserta.
rapat, bersifat terbuka/mampu menerima kritik dan pendapat tanpa emosi,
tidak ada peserta rapat yang mendominasi pembicaraan selama pertemuan
berlangsung, serta adanya kesimpulan hasil pertemuan/rapat. (Dwiantara-
Sumarto: 2000)
Fasilitas Pertemuan
Fasilitas untuk menyelenggarakan pertemuan meliputi: ruang rapat,
perabotan (meja, kursi) lengkap dengan tata letaknya, peralatan alat tulis kantor

24
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
(ATK), perangkat sound system, perlengkapan presentasi dan peralatan lain yang
diperlukan, serta bagi peserta. Penyediaan fasilitas rapat disesuaikan dengan
maksud dan tujuannya.
Pengaturan Tempat Pertemuan
Agar penyelenggaraan rapat berlangsung menyenangkan, maka pengaturan
tempat duduk rapat perlu dilakukan. Menentukan pengaturan tempat duduk rapat
memerlukan keterampilan sendiri. Ada beberapa macam pengaturan tata ruang
rapat yaitu sebagai berikut:
1. Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini
pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.
Gambar 1.11. Tempat Pertemuan Gaya Klasikal
2. Gaya konferensi atau bentuk empat persegi panjang, dimaksudkan agar
semua peserta merasa dihargai dan untuk meninmbulkan semangat team work.
Gambar 1.12. Tempat Pertemuan Gaya Konferensi

25
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
3. Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat
informal. Bentuk ini bagus untuk kelompok-kelompok kecil yang
membutuhkan percakapan, baik antara presenter dan peserta atau peserta
dengan peserta.
Gambar 1.13. Tempat Pertemuan Gaya Huruf “U”
4. Gaya Workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi
kelompok.
Gambar 1.14. Tempat Pertemuan Gaya Workshop
Persiapan Penyelenggaraan Pertemuan
Agar pelaksanaan pertemuan/rapat berlangsung lancar, anda dapat membuat
daftar check list yang memuat hal-hal detail yang diperlukan dalam
penyelenggaraan pertemuan. Check list memuat:

26
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
1. Persiapan kegiatan sebelum pertemuan berlangsung (misalnya surat
undangan pertemuan).
2. Persiapan fasilitas dan administrasi yang diperlukan ketika pertemuan
berlangsung (perabot meja/kursi, peralatan sound system, perlengkapan
presentasi, alat tulis kantor, Formulir-formulir kegiatan yang diperlukan:
daftar hadir, Notula), stofmap, konsumsi, dan sebagainya.
3. Persiapan sesudah pertemuan berlangsung (misalnya penggandaan hasil
pertemuan/notula bila diperlukan dan tindak lanjut lain).
Mendesain Susunan Acara Pertemuan
Acara pertemuan berisikan aktivitas-aktivitas yang diselenggarakan pada
saat berlangsungnya pertemuan. Sebuah acara pertemuan disusun
berdasarkan agenda rapat atau daftar pokok-pokok pembicaraan yang akan
disampaikan pada saat pertemuan berlangsung.
Mendesain Undangan Pertemuan
Surat undangan pertemuan memuat hal-hal berikut:
a. Menggunakan kop/kepala surat
b. Mencantumkan nomor surat undangan dan tanggal pembuatan surat
c. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang
d. Mencantumkan hari, tanggal, jam dan tempat pertemuan diselenggarakan
e. Ditandatangani pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut.
Contoh susunan rapat:
Pembukaan
Pembacaan susunan acara/agenda pertemuan
Pembahasan pertemuan
Kesimpulan
Penutup

27
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
Notula
Notula adalah catatan ringkas yang berisi pokok-pokok pembicaraan
yang berlangsung dalam pertemuan. Notula berfungsi sebagai salah satu alat
pengingat dan acuan untuk mengambil keputusan bagi pimpinan/organisasi, bahan
informasi bagi para undangan yang tidak hadir, dapat menjadi sarana untuk melihat
perkembangan organisasi dari waktu ke waktu. Notula dapat berupa risalah
(menuliskan secara lengkap dan detail jalannya pertemuan), atau catatan singkat.
Prinsip-prinsip pembuatan Notula yang baik, adalah:
1) Jelas, ringkas dan lengkap memuat pokok-pokok pembicaraan
2) Dibuat berdasarkan hasil-hasil pembicaraan peserta pertemuan, bukan hasil
pemikiran penulis Notula/Notulis.
3) Notula awal yang ditulis pada saat pertemuan berlangsung dapat
disempurnakan menjadi Notula akhir, sepanjang tidak merubah isi pokok
pembicaraan.
Kepemimpinan dalam Mengelola Pertemuan
Kepemimpinan dalam menjalankan pertemuan sangat berperan
dalam menghasilkan keputusan yang tepat. Oleh karena itu gaya kepemimpinan
seorang pimpinan dapat menentukan ketepatan hasil pertemuan.
Berikut ini penjelasan tentang beberapa gaya kepemimpinan.
1. Tipe Otoriter; Pimpinan yang otoriter menganggap dirinya sebagai orang
yang paling berkuasa dan paling mengetahui segala hal. Dia menentukan
segala kegiatan kelompok secara otoriter, dan hanya memberikan instruksi-
instruksi mengenai apa yang harus dikerjakan. Para anggota tidak diberi
kesempatan untuk memberikan pandangan atau saran-saran. Hal ini
mengakibatkan kelompok tidak hidup, statis, dan hanya menungggu
perintah dari atas.
2. Tipe Demokratis; Pimpinan yang demokratis bersifat terbuka, memberikan
kesempatan kepada para anggota untuk berperan aktif, ikut menentukan

28
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
tujuan kelompok, dan berperan sebagai pembimbing. Dia ikut terlibat
langsung dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil berdasarkan
hasil musyawarah.
3. Tipe Laissez-faire; Pemimpin tipe ini disebut juga tipe liberal. Dia
menyerahkan segala sesuatunya kepada para anggota: penentuan tujuan,
langkah-langkah, kegiatan-kegiatan yang akan diambil, serta sarana yang
akan dipergunakan. Pemimpin bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung
dalam kegiatan kelompok, tidak mengamil inisiatif apapun. Pemimpin
seolah hanya bertindak sebagai penonton, meskipun berada di tengah para
anggota. (Sedarmayanti, 2009:238)
Tipe Peserta Pertemuan
Selain ditentukan oleh kepemimpinan seorang pemimpin, jalannya
pertemuan juga dipengaruhi oleh tipe peserta pertemuan. Seorang pemimpin
pertemuan harus dapat mengenali sifat/tipe peserta rapat.
1. Tipe Pemersatu; Tipe pemersatu bertindak sebagai juru damai, dan
memiliki sifat berjiwa besar, penuh pengertian, sabar, tekun/ulet dalam
menghadapi sesuatu dan memiliki toleransi yang cukup besar.
2. Tipe Perantara; Tipe perantara bertindak sebagai perantara atau jembatan
antara kelompok yang satu dengan kelompok yang lain, antara kelompok
dengan seseorang, antara kelompok dengan pemimpin kelompok, dan
sebaliknya. Tipe ini biasanya pandai bergaul, berwibawa, dapat dipercaya
dan penampilannya meyakinkan.
3. Tipe Pendengar; Tipe pendengar bersifat pasif, tidak berpartisipasi aktif
dalam kegiatan kelompok. Pendiam, walaupun tidak setiap orang. Tipe
pendengar disebabkan karena faktor-faktor tertentu, misalnya kurang
pengalaman, kurang pengetahuan, pemalu, kurang gaul atau kurang percaya
terhadap diri sendiri.

29
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
4. Tipe Pemberi Semangat; Tipe ini mempunyai sifat penggerak,
berpengaruh cukup besar dimemiliki kemauan dan kemampuan kerja cukup
tinggi, moral dan disiplin kerja yang tinggi, pandai membaca situasi,
berwibawa, dan disegani. Dia memiliki pengaruh cukup besar baik kalangan
kelompok maupun di luar kelompok.
5. Tipe Inisiatif; Rajin dan tekun menghadapi segala pekerjaan dan tantangan
yang dihadapi, memiliki kreativitas tinggi.
6. Tipe Pemberi informasi; Sebagai penyalur informasi, tipe ini memiliki
pengetahuan dan pengalaman yang luas, mudah bergaul dan dapat
dipercaya.
7. Tipe Penyerang; Bersifat pendobrak, bersikap menentang terhadap
masalah yang sedang dibicarakan, memancing timbulnya perdebatan yang
berkepanjangan, dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok apabila
pemimpin rapat tidak tanggap mengambil keputusan. (Sedarmayanti,
2009:238)
d). Kerjasama dengan masyarakat
Dalam upaya membangun hubungan yang baik dan harmonis dengan public
sasarannya, Praktisi Humas sebaiknya menguasai keterampilan dalam bekerja sama
dengan masyarakat. Keterampilan itu antara lain adalah keterampilan melakukan
negosiasi, lobby serta menjalin kesepakatan.
Keterampilan Melakukan Negosiasi:
Negosiasi adalah sebuah bentuk interaksi sosial saat pihak-pihak yang terlibat
berusaha untuk saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan.
Menurut kamus Oxford, negosiasi adalah suatu cara untuk mencapai suatu
kesepakatan melalui diskusi formal. (Wikipedia.org).
Proses negosiasi adalah sebagai berikut:
1) Pihak yang memiliki program (pihak pertama) menyampaikan maksud

30
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
dengan kalimat santun, jelas, dan terperinci.
2) Pihak mitra bicara menyanggah mitra bicara dengan santun dan tetap
menghargai maksud pihak pertama.
3) Pemilik program mengemukakan argumentasi dengan kalimat santun dan
meyakinkan mitra bicara disertai dengan alasan yang logis
4) Terjadi pembahasan dan kesepakatan terlaksananya program/maksud
negosiasi. (Wikipedia.org).
Negosiasi adalah bentuk formal dari advokasi, sedangkan bentuk informal
advokasi adalah lobi. Proses lobi tidak terikat oleh tempat dan waktu, serta dapat
dilakukan terus menerus dalam jangka waktu panjang. Negosiasi terikat oleh tempat
dan waktu. (Wikipedia)
Banyak cara agar praktisi Humas dapat selalu memelihara kerjasama dengan
masyarakat, yaitu antara lain dengan membangun hubungan yang baik dengan
public sasaran humas, diantaranya melalui pertemuan, membuat perjanjian
kerjasama, serta membuat nota kesepahaman.
e). Penggunaan media humas dan keprotokolan
Pengertian Media
Media Humas ( Public Relation Media ) adalah segala bentuk media (sarana,
saluran atau channel) yang digunakan praktisi humas dalam pekerjaannya dengan
tujuan publikasi yang luas agar produk atau jasa yang humas pasarkan lebih
dikenaloleh masyarakat. Media Humas bersifat lebih kepada publikasi dan
komunikasi. Media komunikasi yang penting digunakan humas adalah dalam
kemitraannya dengan media pers ( cetak atau elektyronik ) dikenal dengan media
relations ( hubungan media ) atau press relations ( hubungan pers).
Tujuan Media Humas
1) Promosi dan tingkatkan pemasaran
2) Komunikasi berkesinambungan
3) Tingkatkan kepercayaan publik

31
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
4) Tingkatkan citra perusahaan/organisasi
Jenis Media Humas
Jenis media humas dapat dibedakan menjadi 2 berdasarkan jenis kegiatan
humas, yaitu media humas internal dan eksternal
1) Media Humas Internal. Media internal adalah suatu sarana penyampaian dan
penerimaan informasi di kalangan publik internal perusahaan dan biasanya
bersifat nonkomersial. Penerima maupun pengirim informasi adalah orang
dalam atau publik internal, terdiri atas pimpinan, anggota, pegawai, maupun
unit- unit kerja yang ada di dalam perusahaan tersebut.
Media Humas Internal, yaitu :
1) Jurnal Internal: yang diterbitkan oleh suatu lembaga, biasanya memuat
informasi mengenai segala sesuatu yang terjadi di dalam lembaga dan
khusus diperuntukkan anggota lembaga tersebut.
2) Papan Pengumuman. Papan pengumuman dapat memudahkan pegawai
yang sama dalam waktu bersamaan
3) Kaset Video. Media ini menghadirkan komunikasi tatap muka secara
artifisial ( seoalah-olah yang ditonton dapat saling berkomunikasi secara
langsung ) yang berpotensi besar untuk menumbuhkan pemahaman yang
lebih baik antara pihak manajemen terhadap pegawai.
4) Stasiun Radio sendiri. Media ini untuk menghubungkan antara atasan
dan bawahan dengan memasang sejumlah pengeras suara diatas setiap
mesin yang mampu menyiarkan program-program radio yang dibuat
sendiri oleh perusahaan
5) Jaringan telepon internal. Jaringan telepon internal adalah media untuk
menyampaikan gagasan pengawai sebagai hal melalui telepon.
6) Kotak saran. Kotak saran adalah untuk menampung keluhan dan saran
para anggota karyawan. sehingga bisa diketahui apa kelebihan dan
kekurangan yang ada pada perusahaan tersebut.

32
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
7) Intensif bicara. Intensif bicara adalah metode untuk memperoleh umpan
balik dari para pengawai perusahaan dengan membuka nomor telepon
khusus sehingga setiap pengawai dapat menghubungi Pemimpin
perusahaan secara langsung tanpa harus menempuh lika liku birokrasi
perkantoran.
8) Siaran umum. Suatu media untuk menyampaikan pesan-pesan pihak
manajemen kepada segenap pegawainya dengan menggunakan suara.
9) Obrolan langsung. Salah satu cara yang paling efektif untuk
memperlihatkan sikap terbuka pihak manajemen dengan melakukan
pembicaraan tatap muka secara pribadi dan langsung.
10) Dewan pekerja. Salah satu metode dalam membina hubungan baik antara
pemimpin dan bawahan melalui pembentukan dewan pekerja (dilengkapi
dengan sejumlah komite spesifik), yang memiliki akses pengaruh ke pihak
manajemen.
Media Humas Eksternal:
Media humas eksternal adalah media untuk kegiatan humas yang diarahkan
kepada khalayak di luar perusahaan. Media eksternal sangat berpengaruh besar
dalam publisitas suatau organisasi yang bersangkutan.
.
1) Jurnal eksternal. Jurnal Eksternal tidak harus diartikan semata-mata
sebagai suatu bentuk terbitan tentang suatu perusahaan yang dibagikan
kepada pihak-pihak luar. Pihak luar tidak akan tertarik dengan masalah -
masalah yang dihadapi oleh suatu organisasi. Apalagi dewasa ini pilihan
bacaan sudah demikian banyak, termasuk majalah-majalah prestisius.
Majalah -majalah seperti itu jelas lebih menarik untuk dibaca daripada
sekedar terbitan yang mengisahkan berbagai keributan yang terjadi di suatu
organisasi. Jadi, sama halnya dengan majalah atau terbitan umum, jurnal
eksternal harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menjangkau
khalayak yang dituju.

33
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
2) Media Audiovisual. Ini merupakan salah satu kemajuan penting di dunia
media yang harus diperhatikan oleh para praktisi humas. Tidak seperti
pers, radio,dan televisi, perangkat audiovisual adalah suatu media yang
bercakupan terbatas yang dimiliki dan sepenuhnya dikendalikan oleh
pihak tertentu yang diarahkan kepada khalayak yang bersifat terbatas
pula. Penerapan sistem ini memerlukan sejumlah lembaga
pendukung,seperti perpustakaan film (dalam kaset-kaset video) yang
sanggup menyimpan, memelihara, serta mendistribusikan kaset-kaset
rekaman tersebut kepada khalayak.
3) Literatur edukatif. Berbeda dari literatur penjualan, literatur edukatif
adalah semua bahan cetakan yang dibuat untuk menjelaskan atau
mendorong digunakannya suatu produk atau jasa pelayanan, atau
berbagai manfaat dan nilai dari produk tadi.
4) Komunikasi lisan. Penyampaian suatu uraian secara lisan, mungkin juga
dengan didukung oleh peralatan audiovisual, merupakan salah satu
kegiatan humas yang penting. Beberapa organisasi bahkan telah
memperkerjakan para pembicara secara permanen dan diserahi tugas
khusus untuk menyampaikan penjelasan mengenai organisasinya di
berbagai club dan perkumpulan masyarakat. Ada pula perusahaan yang
menyewa pembicara dari luar secara freelance. Tapi akan lebih baik jika
pembicara tersebut merupakan salah seorang pegawai atau orang dalam
organisasi yang benar-benar menegetahui seluk beluknya.
5) Pameran. Humas pameran adalah pelaksana fungsi-fungsi humas melalui
penyelenggaraan pameran atau ekshibisi. Pada umumnya, pameran dagang
atau pameran-pameran yang terbuka untuk umum merupakan suatu
media Iklan, karena tujuan penyelenggaraan pameran tersebut adalah
untuk memperkenalkan suatu produk kepada masyarakat agar mereka
lantas tertarik, kemudian membelinya. Sebenarnya, kegiatan humas juga
dapat memanfaatkan acara pameran untuk mencapai tujuan-tujuannya.
Dan yang tidak kalah pentingnya adalah hal yang sebaliknya, yakni

34
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
kegiatan-kegiatan humas tersebut juga bermanfaat menunjang
keberhasilan dari suatu penyelenggaraan pameran atau ekshibisi. Acara
promosi lewat pameran akan lebih berhasil memikat para konsumen jika
acara itu disertai program humas. Dengan demikian,terdapat keterkaitan
yang sangat erat antara kegiatan humas dan acara pameran. Pameran juga
merupakan satu-satunya media periklanan yang menyentuh semua
pancaindra; mata, telinga, hidung, lidah, dan kulit.dll.
6) Seminar. Guna menunjang penggunaan berbagai media yang telah
diuraikan di atas (misalnya audiovisual atau komunikasi lisan), ada
baiknya jika suatu perusahaan menyelenggarakan suatu pertemuan khusus
untuk khalayak. Bentuk pertemuan itu bisa berupa seminar atau
konfermasi. Penyelenggaraan suatu konferensi kehumasan mirip dengan
penyelenggaraan resepsi pers. Bedanya,waktu penyelenggaraan
konferensi humas lebih lama(paling tidak satu hari penuh), melibatkan
lebih banyak peserta atau tamu, programnya lebih ekstensif (melibatkan
sejumlah pembicaraan dan harus didukung dengan peralatan audiovisual
yang baik), dan tentu saja memerlukan biaya yang lebih banyak. Pos
pengeluaran yang cukup besar antara lain harus dialokasikan untuk
penyewaan ruangan atau gedung yang cukup refresentatif dan untuk
pembayaran katering.
7) Sponsor. Sponsor adalah penyediaan dukungan finansial untuk suatu
acara, subjek, kegiatan, lembaga, atau individu yang dianggap memang
pantas menerimanya. Cikal bakalnya bermula dari patronage, yakni
perlindungan serta penyediaan bantuan dana oleh para bangsawan dan
hartawan kepada para artis dan musisi.
Pemilihan Media
Seperti yang telah diketahui di atas bahwasanya segala kegiatan yang
dilakukan oleh humas agar dapat tercover dengan baik, maka diperlukan pemilihan

35
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
media yang tepat, efektif dan efisien. Berikut pemilihan media promosi berdasarkan
kelebihannya.
▪ Radio: Pada media radio, penyampaian gagasan yang sederhana dan mudah
dimengerti merupakan salah satu andalannya, setelah itu segala macam koreksi
dapat dilakukan secara langsung, mempunyai segmen pendengar tersendiri.
▪ Televisi: Jangkauan dari televisi dapat diterima oleh masyarakat luas, sifatnya
yang audio visual lebih menarik.
▪ Surat kabar: Menjangkau semua lapisan masyarakat dan biayanya murah
▪ Media Online: Hampir semua perusahaan saat ini sudah mengakrapkan diri
dengan media online sifatnya yang trending, terutama media sosial & blog,
menjangkau seluruh lapisan masyarakat bahkan menjangkau seluruh dunia
(internasional), dapat diakses kapan dan di mana saja, terdokumentasi dan tidak
banyak membutuhkan biaya bahkan gratis.
f). Keprotokolan
Arti Keprotokolan
Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur
pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun
masyarakat. Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol,
bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um), dan bahasa
Yunani protocollon.
Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada
sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan zaman,
pengertiannya berkembang semakin luas, yakni keselurahan naskah yang isinya
terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam
lingkup secara nasional maupun internasional.
Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan
peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket

36
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan
berlaku secara universal.
Undang Undang No. 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan
dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara,
dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai
dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau
masyarakat.
UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan. adalah pengganti Undang-
Undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol yang sudah dianggap tidak sesuai
dengan zaman. Dalam Bab (1) Ketentuan Umum pasal (1) mengemukakan
beberapa pengertian, bahwa dalam Undang-undang tersebut di atas, yang dimaksud
dengan:
1) Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan
dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata
Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada
seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara,
pemerintahan, atau masyarakat.
2) Acara Kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia
negara secara terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, serta
Pejabat Negara dan undangan lain.
3) Acara Resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau
lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri
oleh Pejabat Negara dan/atau Pejabat Pemerintahan serta undangan lain.
4) Tata Tempat adalah pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat
Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta
Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.
5) Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam Acara
Kenegaraan atau Acara Resmi.

37
Modul 4
PPG Dalam Jabatan
6) Tata Penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat
bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau
organisasi internasional, dan Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara
Kenegaraan atau Acara Resmi.
7) Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga negara sebagaimana
dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun
1945 dan Pejabat Negara yang secara tegas ditentukan dalam Undang-Undang.
8) Pejabat Pemerintahan adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu
dalam pemerintahan, baik di pusat maupun di daerah.
9) Tamu Negara adalah pemimpin negara asing yang berkunjung secara
kenegaraan, resmi, kerja, atau pribadi ke negara Indonesia.
10) Tokoh Masyarakat Tertentu adalah tokoh masyarakat yang berdasarkan
kedudukan sosialnya mendapat pengaturan Keprotokolan.
11) Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah lembaga perwakilan rakyat daerah
sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.

38
Kegiatan Belajar 1
PPG Dalam Jabatan
MODUL 4
KEGIATAN BELAJAR 1
Komunikasi Humas dan
Keprotokolan
CPMK
Menguasai komunikasi humas dan
keprotokolan dalam bidang
komunikasi perkantoran
POKOK-POKOK MATERI
Ruang lingkup kehumasan dan
keprotokolan
Kegiatan administrasi humas
dan keprotokolan
URAIAN
MATERI
Konsep Dasar Humas dan
Keprotokolan
Kararkteristik Humas
Mengelola Pertemuan
Kerjasama dengan Masyarakat
Penggunaan Media Humas dan
Keprotokolan
Keprotokolan

M4 kb1 komunikasi humas dan keprotokolan

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to M4 kb1 komunikasi humas dan keprotokolan

Similar to M4 kb1 komunikasi humas dan keprotokolan (20)

More from PPGhybrid3

More from PPGhybrid3 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

M4 kb1 komunikasi humas dan keprotokolan