Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
Makalah Bahasa Indonesia    Surat-Menyurat       Disusun oleh: Kelompok 5    Achmad Cahya R (105020201111020)   Atika Purn...
Universitas Brawijaya                                                 20121.       Arti dan Fungsi SuratSurat adalah suatu...
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan        menggunakan kalimat dan ungka...
Nomor surat disesuaikan atau ditulis berdasarkan ketentuan yang berlaku di dalam instansiyang bersangkutan. Contoh:Nomor :...
Bandar Lampung        7.   Salam Pembuka“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulaipembic...
Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alineapenutup biasanya mengandung harapan...
Secara umum surat di golongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis , yaitu surat pribadi , suratresmi , dan surat niaga .1...
•    Tembusan surat berisi berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya        suatu kegiatan .2.)SuratPri...
Surat ini yang di tujukan antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu tidakmenggunakan kop surat , ti...
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatanusaha niaga seperti usaha industri ...
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugaskantor. Surat ini penting dalam p...
5.) Surat Lamaran PekerjaanSurat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang inginbekerj...
 Contoh: Surat Lamaran Pekerjaan Tidak BerpengalamanBandar Lampung, 20 Juni 2006Yth. Manajer PersonaliaPT Nestle Indonesi...
 Contoh: Surat Lamaran Pekerjaan BerpengalamanRusliyawati, A.Md.Jl. Ratu Dibalau 79Bandar Lampung 3546720 Juni 2006Yth. D...
Daftar pustakahttp://id.wikipedia.org/wiki/Surathttp://rinastkip.wordpress.com/2012/11/13/makalah-bahan-kuliah-dasar-dasar...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Surat menyurat

31,539 views

Published on

Pengertian, jenis-jenis, dan bagian-bagian surat

Published in: Education
  • Be the first to comment

Surat menyurat

  1. 1. Makalah Bahasa Indonesia Surat-Menyurat Disusun oleh: Kelompok 5 Achmad Cahya R (105020201111020) Atika Purnamaratri (125020205111995) Dedy Alfiata (125020200111027) Dimas Widyotomo (125020207111048) Hanifah Zahra (nim:125020205111010) Lukman Ardiansyah (115020200111043) Thomas Leonard Jenkins (105020207111075) Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis
  2. 2. Universitas Brawijaya 20121. Arti dan Fungsi SuratSurat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satukepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan,laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang danjelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.2. Tujuan Menulis SuratTujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu: 1. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat; 2. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat; 3. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.3. Syarat-syarat Surat yang BaikSecara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini: 1. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.- Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.- Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.- Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut: 1. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain. 2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
  3. 3. 3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca. 4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri. 5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya. 6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.4. Bagian-bagian Surat 1. Kepala Surat (Kop Surat)Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lainmengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut.Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas: 1. Nama kantor badan, organisasi atau instansi; 2. Alamat lengkap; 3. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada) 4. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada) 5. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada) 6. Moto (bila ada) 7. E-mail, situs (bila ada) 8. Macam usaha 9. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada) 10. Nama bankir (untuk referensi) 11. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan. 2. Tanggal SuratApabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh namatempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap. Contoh:28 Februari 2006 3. Nomor SuratNomor surat biasanya meliputi : nomor urut penulisan surat, kode surat, angka tahun.
  4. 4. Nomor surat disesuaikan atau ditulis berdasarkan ketentuan yang berlaku di dalam instansiyang bersangkutan. Contoh:Nomor : 111/OSIS.KS/III/2007 4. LampiranSurat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perludituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua)eksemplar atau 1 (satu) berkas. 5. Hal atau perihalSebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selaludicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata“Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatantidak boleh melewati tanggal surat. 6. Alamat yang ditujuDalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam(alamat yang dituju). Contoh menulis alamat: 1. Alamat yang ditujukan kepada peroranganContoh:Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.Jln. Jend. Suprapto No. 96Bandar Lampung 35157 2. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannyaContoh:Yth. Direktur PT Mandiri SejahteraJln. Anggrek Raya No. 307Jakarta 13465 3. Alamat yang ditujukan kepada nama instansi/perusahaanContoh:KepadaPT Pembangunan JayaJln. Rasuna Said Kav. 13Jakarta 12540 4. Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swastaContoh:Yth. Kepala Kantor WilayahDepartemen Pendidikan NasionalPropinsi LampungJln. Wolter Monginsidi No. 11
  5. 5. Bandar Lampung 7. Salam Pembuka“Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulaipembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salampembuka.Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata:Dengan hormat,Saudara …….. yang terhormat, 8. Isi Surat (tubuh surat)Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka, isi surat dan alinea penutup. a. Alinea PembukaMerupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepadapokok pembicaraan dalam surat tersebut.Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, ataulaporan: 1. Dengan ini kami beritahukan bahwa …… 2. Bersama ini kami lampirkan ….. 3. Kami mengundang ….. 4. Sesuai dengan pemberitahuan …. 5. Menyambung surat kami tanggal … No. …Contoh alinea pembuka pada surat balasan :Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. … b. Isi SuratIsi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan,ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat.Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepatdan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Kalimat dalam surat ituharuslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Misalnya jangan sampai ada kalimatyang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yangbaik). c. Alinea Penutup
  6. 6. Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alineapenutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepadapenerima surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh:Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. 9. Isi surat (tubuh surat)Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadappenerima surat. Contoh:Hormat kami, 10/11. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab SuratSurat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabatyang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidakberwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku.Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Gunanyauntuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen. 12. Jabatan Penanggungjawab SuratUntuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatandari penanggungjawab tersebut. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untukmengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga untuk menunjukkan bobot isi surattersebut dan kewenangan. 13. TembusanTembusan (c.c. = carbon copy ) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihaklain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.Tembusan: 1. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung 2. Gubernur Lampung 3. Walikota Bandar Lampung 4. Arsip 14. Inisial Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.5. Jenis-jenis Surat
  7. 7. Secara umum surat di golongkan menjadi tiga fungsi atau tiga jenis , yaitu surat pribadi , suratresmi , dan surat niaga .1.) Surat ResmiSurat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi , baik perseorangan ,instansi , maupun organisasi . Contoh dari surat resmi dalah surat undangan , surat edaran , dansurat pemberitahuan . Adapun ciri-ciri dari surat resmi ini adalah : 1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi 2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal 3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim 4. Penggunaan ragam bahasa resmi 5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi 6. Ada aturan format baku bagian-bagian surat resmi yang harus kita ketahui , adalah : • Kepala/kop surat yang berisi nama instansi/lembaga , alamat instansi dan logo instansi . • Nomor surat yakni urutan surat yang akan dikirimkan . • Lampiran yakni berisi lembaran lain yang disertakan selain surat . • Hal isinya berupa garis besar dari isi surat tersebut . • Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat) • Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada) • Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma) • Isi surat yang berisi uraian hari , tanggal , waktu , tempat , dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil , terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikannya . • Penutup surat berisi salam penutup , jabatan , tanda tangan , nama yang biasanya disertai NIP .
  8. 8. • Tembusan surat berisi berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan .2.)SuratPribadiSurat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa di bilang suratyang tujuannya hanya untuk seseorang .
  9. 9. Surat ini yang di tujukan antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu tidakmenggunakan kop surat , tidak ada nomor surat , salam pembuka dan penutup bervariasi,menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si penulis , dan format tulisan suratbebas. Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam surat pribadi tentunya harusmemperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh menggunakan bahasayang semaunya .Contoh dari surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah , surat cinta daripasangan , surat undangan ulang tahun , surat kepada sahabat , dan lain-lain yang masih belumbisa disebutkan di makalah ini .Contoh surat pribadi:3.) Surat Niaga
  10. 10. Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatanusaha niaga seperti usaha industri , bisnis , dan usaha jasa . Biasanya surat niaga dibuat olehperusahaan untuk mencari keuntungan . Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungandengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik dan benar . Ada beberapa macam yangtermasuk ke dalam surat niaga , yaitu surat jual beli , kwitansi , dan perdagangan . Surat niagajuga format tulisannya hampir sama dengan surat resmi . 4.) Surat Dinas
  11. 11. Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugaskantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari suratdinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip,bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusandan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas : 1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan 2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal 3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku 4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi 5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat 6. Format surat tertentu
  12. 12. 5.) Surat Lamaran PekerjaanSurat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang inginbekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaantermasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harusdiperhatikan dalam penulisannya.  Tata Cara Menulis Surat LamaranDalam menyusun surat lamaran, para pencari kerja haruslah memperhatikan hal-hal berikut. 1. Menyebutkan data pribadi pelamar yang meliputi:1). nama lengkap;2). tempat dan tanggal lahir;3). jenis kelamin;4). agama;5). status kewarganegaraan;6). keterangan sudah atau belum menikah;7). alamat atau tempat tinggal yang mudah dihubungi. 2. Riwayat pendidikan dan ijazah yang dimiliki, meliputi:1). Pendidikan formal, misalnya SD, SLTP, SLTA, akademi, atau universitas (jika ada);2). Pendidikan informal, misalnya kursus-kursus : bahasa Inggris, bahasa Mandarin,Komputer, Pengembangan Pribadi, Public Relation, dan lain-lain.3). Kecakapan khusus yang dimiliki, misalnya menyetir mobil, mendisain ruangan.4). Pengalaman bekerja yang sejenis dengan jabatan yang dilamarnya atau pengalamanbekerja di bidang lain. Bila belum pernah sebaiknya menyebutkan kemampuan bekerja untukjabatan yang dilamarnya berdasarkan pendidikan yang dimiliki.  Lampiran Surat LamaranYang dimaksud dengan lampiran adalah segala sesuatu yang disertakan atau dicantumkandalam surat lamaran dengan maksud untuk mempertegas atau memperkuat surat tersebutsebagai bahan pertimbangan bagi pihak badan usaha atau instansi yang menawarkan pekerjaanatau jabatan tertentu.Bila surat lamaran pekerjaan berdasarkan iklan, sesuaikan lampiran dengan permintaan.
  13. 13.  Contoh: Surat Lamaran Pekerjaan Tidak BerpengalamanBandar Lampung, 20 Juni 2006Yth. Manajer PersonaliaPT Nestle IndonesiaJl. Soekarno Hatta Km. 7Bandar Lampung 35007Hal : Lamaran pekerjaan untuk jabatan sekretarisDengan hormat,Saya adalah alumnus pendidikan Diploma Satu Tahun Sekretaris LPBM Teknokrat, Bandar Lampungtahun 2003, dengan indeks prestasi kumulatif 3,75.Berdasar pendidikan tersebut saya mengajukan lamaran pekerjaan sebagai sekretaris di perusahaanyang Bapak/Ibu pimpin. Berikut ini adalah data pribadi saya.Nama : Santi Maria, A.Md.Tempat, Tanggal lahir : Bandar Lampung, 17 Agustus 1983Alamat : Jl. Danau Toba No. 45 Bandar Lampung 35678Telepon : 0721 (700891)Saya memiliki keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang sekretaris. Saya mampu mengoperasikanberbagai program komputer, korespondensi niaga bahasa Indonesia maupun Inggris, tata kearsipan danadministrasi perkantoran modern. Dalam berkomunikasi saya menguasai bahasa Inggris dan bahasaMandarin dengan baik.Meski saya belum mempunyai pengalaman kerja, tetapi berkat pendidikan dan latihan yang intensif,saya yakin dapat mengerjakan tugas-tugas kesekretarisan dengan baik.Surat lamaran pekerjaan ini saya ajukan kepada Bapak/Ibu dengan harapan dapat diterima bekerja dilingkungan PT Nestle Indonesia, Bandar Lampung. Atas perhatian yang diberikan saya mengucapkanterima kasih.Hormat saya,Santi Maria, A.Md.Lampiran: 1. Daftar Riwayat Hidup 2. Fotokopi Ijazah Terakhir 3. Transkrip Nilai 4. Foto 4 x 6
  14. 14.  Contoh: Surat Lamaran Pekerjaan BerpengalamanRusliyawati, A.Md.Jl. Ratu Dibalau 79Bandar Lampung 3546720 Juni 2006Yth. Direktur PersonaliaPT Cahaya Lintas CemerlangJl. Melawai III No. 6Blok M – Jakarta 12310Dengan hormat,Hal : Lamaran pekerjaan untuk jabatan perancang grafisSetelah membaca iklan di harian Kompas tanggal 17 Juni 2006, tentang formasi jabatanperancang grafis, saya tertarik untuk mengisi jabatan tersebut.Sesuai dengan persyaratan yang diminta, saya terbiasa bekerja dengan PC dan Macintosh. Sayajuga menguasai program macromedia freehands, adobe photoshop, adobe illustrator, danberbagai program lain yang terkait dengan pembuatan grafis. Selama dua tahun saya telahbekerja pada jabatan yang sama di sebuah surat kabar Lampung. Dalam berkomunikasi sehari-hari saya mampu menggunakan bahasa Inggris dengan baik. Untuk melengkapi keterampilan,saat ini saya sedang mengikuti kursus bahasa Jepang.Berdasar pengetahuan dan pengalaman kerja yang saya miliki, saya yakin dapat menanganipekerjaan yang berhubungan dengan pembuatan grafik di perusahaan periklanan yangBapak/Ibu pimpin. Jika diperlukan, saya akan mengikuti uji keterampilan dan wawancaradengan senang hati.Untuk melengkapi lamaran ini, saya lampirkan daftar riwayat hidup, fotokopi ijazah, transkripnilai, dan foto terakhir.Semoga Bapak/Ibu berkenan mengabulkan lamaran ini. Atas perhatian yang diberikan sayamengucapkan terima kasih.Hormat saya,Rusliyawati, A.Md.
  15. 15. Daftar pustakahttp://id.wikipedia.org/wiki/Surathttp://rinastkip.wordpress.com/2012/11/13/makalah-bahan-kuliah-dasar-dasar-surat-menyurat-bahasa-indonesia/

×