Teks tersebut membahas tentang tata bahasa dan tanda baca yang digunakan dalam penulisan surat, mencakup penjelasan tentang ejaan kata, penggunaan tanda baca seperti titik, koma, dan titik dua, serta contoh-contoh penerapannya dalam surat.

1. Tata bahasa dan tanda baca
dalam surat
 Nama: Eka Cipta W
 Kelas: XI TKJ 1
No: 08

2. Peranan Surat-Menyurat
sebagai Alat Komunikasi
Tulis
SARANA UNTUK MENYAMPAIKAN PERNYATAAN-PERNYATAAN ATAU
INFORMASI SECARA TERTULIS DARI PIHAK SATU KE PIHAK YANG LAIN
DINAMAKAN SURAT. INFORMASI DI SINI DAPAT BERUPA PERNYATAAN,
PERMINTAAN, LAPORAN, PEMIKIRAN, SARAN-SARAN, DAN SEBAGAINYA
ATAS NAMA PRIBADI, JABATAN DALAM SEBUAH ORGANISASI, INSTANSI
DAN PERUSAHAAN INFORMAL.

3. Banyak orang beranggapan surat adalah utusan atau duta organisasi
pengirim surat. Kelebihan surat sebagai alat komunikasi dibandingkan
dengan yang lain adalah sebagai berikut:
 Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan
cap perusahaan/instansi.
 Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara
panjang lebar, terperinci, dan terurai.
 Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan dengan telepon
yang mungkin dapat disadap oleh orang lain.
 Setiap kata-kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan surat
bisa diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan
yang tidak enak.
 Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.

4. Tujuan Penulisan Surat
 Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu
instansi atau organisasi. Setiap kegiatan yang dilakukan olek setiap
orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga
dengan penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu sebagai
berikut:
 Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain
 Ingin mendapat balasan/tanggapan dari penerima/pihak yang
dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.
 Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas
dan tidak salah tangkap

5. Fungsi Surat
Surat di nilai efektif bila apa yang disampaikan penulis kepada
penerima sejalan atau sesuai dengan kehendak pengirim. Maka isi
surat harus jelas, mudah dimengerti dan dipahami pihak penerima
sehingga tidak menimbulkan salah paham dan keraguan dari pihak
penerima
Surat mempunyai beberapa fungsi antara lain sebagai berikut:
 Alat tata usaha
 Media komunikasi
 Duta atau wakil penulis
 Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian
 Alat pengingat atau berpikir misalnya surat yang telah diarsipkan.

6. Surat sebagai Dokumen Tertulis
 Surat sebagai dokumen tertulis dipergunakan bila terjadi
perselisihan antar kantor-kantor atau pejabat yang mengadakan
hubungan korespondensi. Bila dipergunakan untuk hal-hal yang
telah terlupakan atau telah lama, surat dipakai untuk alat
pengingat. Sedangkan surat bisa dijadikan bukti historis, yaitu
dipergunakan sebagai bahan riset.

7. Surat sebagai Duta/Wakil
 Surat sebagai duta artinya surat menjadi wakil secara tertulis dari
organisasi, instansi, ataupun perusahaan, misalnya bila perusahaan
akan memesan barang, cukup dengan menulis surat pesanan
untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau dalam hal lamaran
pekerjaan seorang pelamar kerja cukup dengan melayangkan
srbuah surat lamaran pekerjaan kepada sebuah perusahaan atau
instansi.

8. Surat sebagai Otak Tata Usaha
 Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor mempunyai
cirri-ciri yang tidak berbeda dengan pekerjaan kantor lainnya, yaitu
tidak berdiri sendiri melainkan erat kaitannya dengan banyak jenis
kegiatan yang lain. Pada kantor yang besar umumnya telah
digariskan prosedur yang tetap dalam melakukan aktivitas
korespondensi, seperti konseptor, bagian pengecekan, pengetikan
dan lain-lain.

9. Surat sebagai Media Komunikasi
 Komunikasi dipandang efektif apabila apa yang dikomunikasikan
itu sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya. Surat sebagai alat
komunikasi tertulis harus pula efektif, artinya dapat mencapai
tujuannya maka surat harus ditulis dengan jelas dan terang apa
yang dimakasud
 Suatu surat yang tidak jelas dan tidak terang maksudnya akan
mengakiatkan:
 1) Si penerima surat tidak mengerti maksudnya
 2) Keragu-raguannya bagi penerima, dan
 3) Apa yang dinyatakan atau dikehendaki mungkin tidak akan
mendapat jawaban sebagaimana mestinya.

10. Surat sebagai Barometer Kemajuan
Kantor
Kegiatan yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak akan
dapat berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan
hubungan atau komunikasi antara sesamanya ataupun dengan pihak
luar. Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain sebagai alat untuk
memungkinkan terjadinya hubungan kerjasama yang baik dalam
menyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif.
 Akibat gangguan-gangguan tersebut terhadap proses komunikasi
dapat berupa :
 a) Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat
datang di tempat tujuan
 b) Informasi tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima
 c) Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil
keputusan, dan
 d) Informasi tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.

11. Ciri-Ciri Bahasa Surat
Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik,
dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
*Jelas
*Lugas
*Menarik dan Sopan

12. Jelas
 Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti
tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data
yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang
diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa
yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh
karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang
cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca
yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata
atau istilah asing.

13. Lugas
 Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn
dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang
digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan
yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat
mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang
dikehendaki.
 Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa
surat yang lugas adalah sebagai berikut:
 1) Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
 2) Menghilangkan basa-basi
 3) Menambahkan unsur penjelas yang hilang
 4) Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
 5) Menempatkan tanda baca yang tepat

14. Menarik dan Sopan
 Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas,
wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata
yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang
dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik
juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada
surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.
 Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan
sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak
menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang
merendahkan martabat orang lain.

15. Penggunaan Tata Bahasa dalam
Surat-Menyurat
Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat-menyurat
memudahkan anda dalam memahami kalimat surat. Tata bahasa
meliputi ejaan dan tanda baca (fungtuasi).
 Ejaan
 Tanda Baca

16. Ejaan
Ejaan meliputi penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsure
serapan.
 a) Penulisan huruf
 Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan
unsur serapan.
 Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat,
jabatan, dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang.
Contoh : Cut Nyak Dien, Haji Amirudin, Prof. Soetjipto.
 Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang,
suku Indian, bangsa Mesir
 Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Contoh. Tahun
Kabisat,bulan April, har senin, dan hari Pahlawan.

17. Ejaan
B) Penulisan Kata
Perhatikan penulisan kata-kata berikut.
 Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri. Contoh: majalah,
kantor, dan kemarin
 Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan awalan
atau akhiran. Contoh: perkantoran, bacaan, dan memasak
 Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang
diulang. Contoh: surat-mnyurat, bahu-membahu, dan masak-masak.
 Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka pemulisannya
digabung. Contoh: mempertanggungjawabkan,
memperjualbelikan, dan melipatgandakan.

18.  Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya saja
ditulis terpisah, karena awalan dan akhirannya hanya terdapat
pada salah satu kata gabungan. Contoh: beri tatahukan dan
bertanggung jawab.
 Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri
sendiri, dan digabung bila sudah dianggap satu kata. Contoh: kerja
sama, tanda tangan, daripada dan apabila.
 Kata depan di,ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama
tempat/arah, maka penulisannnya dipisah. Contoh dari desa, ke
Jakarta, dan di lemari.
 Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya,
kecuali pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun.
Contoh: saya pun dan anda pun

19. Penulisan unsur serapan
Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu diperhatikan
ketentuannya.
 Contoh:
 Management = Manajemen Apotheek= Apotek
 Kwitantie = Kuitansi Psychology= Psikologi

20. Tanda baca
 Tanda titik
 Pada akhir kata singkatan, maka menggunakan satu tanda titik.
 Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik.
Contoh: nomor disingkat No., jalan disingkat Jln
 Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua tanda titik.
Contoh: Sarjana Teknik, disingkat S.T, sampai dengan disingkat s.d.
 Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu
tanda titik. Contoh: dan kawan-kawab disingkat dkk.

21.  Tanda koma
 Tanda koma dapat digunakan untuk:
 Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului
dengan kata namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan.
 Merinci hal yang lebih dari dua.

22.  Tanda titik dua
 Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya.
Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya
didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, yaitu.

23.  Tanda garis miring
 Penulisan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak
menggunakan spasi. Contoh: organisasi/perhimpunan.