Modul ini membahas tentang pengorganisasian dan pengkoordinasian dalam manajemen. Beberapa poin penting yang dijelaskan adalah definisi pengorganisasian sebagai proses mewujudkan kerja sama antar karyawan untuk mencapai tujuan organisasi, jenis-jenis organisasi berdasarkan proses pembentukan, ukuran, dan tujuan, serta unsur-unsur struktur organisasi seperti spesialisasi aktivitas dan koordinasi kegiatan. Modul ini

1. Modul IV Pengorganisasian
(Ancilla K Kustedjo)
EKMA4116 Manajemen

2. KEGIATAN BELAJAR 1
STRUKTUR ORGANISASI

3. Definisi
• Pengorganisasian
 proses mewujudkan, memelihara,
mengembangkan dan meningkatkan kerja
sama antar karyawan yang mewakili peranan
unit/satuan kerja masing-masing yang bertujuan
untuk mempersatukan kegiatan agar bergerak
ke arah pencapaian tujuan.
• Karakteristik dari Organisasi
- Memiliki suatu tujuan (goal)
- Terdiri dari orang-orang
- Memiliki struktur

4. Hambatan Produktivitas dalam
Organisasi
Birokrasi
Manajer membatasi diri pada hubungan kerja
formal dan menghidari hubungan non-formal
Kurangnya Informasi dan Koordinasi
Deskripsi pekerjaan/jabatan menjadi kurang
jelas

5. Dasar-dasar
Pengorganisasian
Asas Kejelasan Tujuan
- Menterjemahkan visi
- Penentuan volum kerja dan beban kerja
Dasar Pembagian Kerja
- Jejaring Kerja Internal - Kepentingan bersama
- Jejaring Kerja External - Dinamika Pekerjaan
- Pembagian Kerja Secara tuntas

6. Dasar-dasar
Pengorganisasian
Dasar Kesatuan Perintah
Pimpinan perlu memahami dan memiliki
keterampilan dalam melaksanakan proses
pengambilan keputusan dan kebijaksannaan dan
pelimpahan wewenang dalam mewujudkan
perintah yang efektif.
Asas Fleksibilitas Organisasi:
Kemampuan suatu oranisasi untuk
menabah/mengurangi unit/satuan kerja dala
stukturnya

7. Dasar-dasar
Pengorganisasian
Asas Fungsionalitas
 Setiap unit kerja harus memberikan
kontribusi pada organisasi agar tugas
pokoknya secara keseluruhan dapat
diwujudkan secara efektif dan effisien
Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi
inovasi & Pengembangan; fungsi responsif;
fungsi produktivitas; fungsi prediktif

8. Jenis-Jenis Organisasi (1)
Proses Pembentukannya
Organisasi Formal: dibentuk secara sadar
dengan ketentuan yang diatur secara formal
Organisasi Informal, cth. Koperasi karyawan
Keterkaitan dengan Pemerintah
dibentuk untuk menjalankan roda pemerintahan &
terselenggaranya pemerintahan yang baik. Cth.
Organisasi resmi & tidak resmi

9. Berdasarkan ukuran organisasi
Besar, kecil, sedang
Berdasarkan Tujuan
Sosial/nirlaba: yayasan sosial
Laba/mencari keuntungan: PT (perseroan
terbatas), BUMN, Koperasi dsb.
Berdasarkan Bagan Organisasi
Jenis-Jenis Organisasi (2)

10. Langkah-Langkah
Pengorganisasian
Rencanakan
Organisasi
berdasarkan
Tujuan
Pembagian
Tugas
Alokasi
Sumber Daya
Evaluasi Hasil
& Strategi
pembentukan
organisasi

11. Faktor yang menentukan Rancangan
Struktur Organisasi
Strategi Organisasi
Penggunaan Teknologi
Kualitas Karyawan yang terlibat didalamnya
Ukuran organisasi

12. Unsur-Unsur Struktur
Organisasi
Spesialisasi Aktivitas
Standardisasi Kegiatan
Koordinasi kegiatan
Sentralisasi dan desentralisasi
Ukuran kesatuan Kerja

13. Cara untuk melihat/memperjelas
aktivitas organisasi
Jenis Kelebihan Kelemahan
BAGAN • Dapat dgn jelas melihat
pekerjaan dan tanggung
jawab
• Dapat dicari ketika saat kritis
• Menghilangkan /
mengurangi masalah
• Sebagai preventif terhadap
sumber konflik
• Kurang mampu
menjelaskan wewenang
dan tanggung jawab
• Kurang mampu
menunjukan hubungan
informal dan saluran
komunikasi
Departementalisasi • Memanfaatkan spesialisasi
dari masing-masing manajer
• Efisien karena bekerja
sesuai dengan kemampuan
• Ssulit untuk mengukur
prestasi
• Pontensi konflik
terhadap pimpinan
puncak

14. Tipe Struktur Oranisasi
Organisasi Lini
 bentuk organisasi yang didalamnya terdapat
garis wewenang yang menghubungkan secara
vertikal antara atasan dengan bawahan
KELEBIHAN KELEMAHAN
• Adanya kejelasan
masalah pendelegasian
kewenangan dan
tanggung jawan untuk
setiap bidang
• Bentuknya Sederhana
dan mudah dipahami
• Beban yang berat dipikul
eksekutif puncak karena
harus menjalankan urusan
administratif
• Tidak ada spesialisasi

15. Tipe Struktur Oranisasi (2)
Organisasi Lini dan Staf
 Gabungan dari organisasi lini dengan
departemen staf untuk memberikan saran dan
masukan untuk departemen lini
KELEBIHAN KELEMAHAN
• Para spesialis
memberikan ide dan
saran kepada manajer
puncak
• Seluruh Karyawan
melaporkan pekerjaan
kepada seorang penyelia
(supervisor)
• Karena ketidakjelasan
hubungan maka sering
terjadi konflik antara
departemen lini dan staf
• Rekomendasi para
manajer staf terbatas
hanya pada manajer lini

16. Tipe Struktur Organisasi (3)
Organisasi Fungsional
 Organisasi berdasarkan sifat dan macam
pekerjaan yang harus dikerjakan.
KELEBIHAN KELEMAHAN
• Menciptakan effisiensi
melalui spesialisasi
• Memusatkan keahlian
organisasi
• Pengawasan yang lebih
ketat terhadap fungsi-
fungsi
• Menciptakan konflik antar
fungsi
• Lamban bereaksi bila
terjadi perubahan
• Hanya memikirkan tugas,
dan menjadikan individu
kurang inovatif

17. Tipe Struktur Organisasi (4)
Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional
 Kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf,
serta fungsional yang bertujuan untuk
memanfaatkan berbagai kelebihan dan
kekurangan dari tipe organisasi lini, lini dan staf,
serta fungsional .
Cth. Organisasi Besar dan Kompleks

18. Tipe Struktur Organisasi (5)
Organisasi Komite
 memiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya memiliki
wewenang yang sederajat.
Ciri2:
- Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan tertentu
- Tugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan secara
kolektif
- Pelaksanaan dibagi berdasarkan bidang
- Keputusan hasil bersama
Kelemahan:
Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan, pengambilan
keputusan memerlukan waktu yang lama.

19. Tipe Struktur Organisasi (6)
Organisasi Proyek dan Matriks
 tersusun dari sebuah atau lebih tipe
departementalisasi lainnya yang mengkombinasikan
kelebihan tipe fungsional dan divisional serta
menghilangkan kekurangannya
KELEBIHAN KELEMAHAN
• Memiliki Kelenturan (fleksibilitas)
yang tinggi
• Berfokus pada masalah tertentu atau
masalah teknis yang unik
• Memungkinkan melakukan inovasi dan
kreativitas tanpa menggangu struktur
reguler
• Masalah akuntabilitas disebabkan
adanya lebih dari satu atasan
• Kendala dalam membentuk tim yang
kompak
• Berpotensi menimbulkan konflik antara
manajer proyek dengan manajer
departemen lainnya

20. Organisasi Formal vs
Informal
FORMAL • Tujuan, Struktur, dan Pola hubungan
kerja yang teratur
• Bertujuan: mencapai hubungan yang
teratur diantar fungsi namun hal itu
juga memiliki nilai tambahan dengan
memberikan perasaan aman kepada
mereka
INFORMAL • Interaksi dan hubungan antar
karyawan, serta membentuk suatu
pola yang tidak secara khusus dan
resmi diciptakan/diatur oleh pihak
manajemen
• Flexibel/leuwesan dari oranisasi ini

21. Perubahan Struktur
Organisasi
Pekembangan bisnis, teknologi, kompetisi, pertumbuhan
ekonomi, merupakan salah satu contoh alasan organisasi
untuk merubah strukturnya.
Langkah-langkah membuat Perubahan:
Manajer harus mengkomunikasikan secara terbuka
Manajer harus memberikan pemahaman kepada seluruh
karyawan sehingga mereka memiliki persepsi yang sama
Manajer harus menunjukan ke karyawan bahwa
perubahan tersebut memberikan dampak positive
Adanya proses sosialisasi dalam jangka waktu tertentu
sehingga situasi kerja tidak terganggu.

22. KEGIATAN BELAJAR 2
PENGKOORDINASIAN

23. Definisi
Pengkoordinasian:
Salah satu fungsi pokok manajemen untuk menbuat
suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk
menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan
mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu
tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang
telah ditentukan

24. Tujuan Koordniasi
Mengarahkan dan mengintegrasikan semua ide,
gagasan, dan aktivotas dan prilaku ke arah tercapainya
tujuan
Mengerahkan keterampilan spesialisasi yang dimiliki
setiap karyawan kepada tujuan
Menghindari kesenjangan, kekosongan, dan tumpang
tindih pekerjaan
Menghindari penyimpangan tugas

25. Asas & Sifat Koordinasi
Asas koordinasi = asas hirarki
Setiap atasan atau koordinator harus melakukan
koordinasi pada bawahannya langsung.
Sifat Koordinasi:
Dinamis
Pandangan secara holistis untuk mencapai tujuan
Melihat pekerjaan secara keseluruhan dan terintegrasi

26. Syarat-syarat Koordinasi
Perasaan untuk bekerja sama, koordinasi untuk
memperlancar penyelesaian masalah
Saling menghargai, terutama saat pengarahan
koordinasi
Semangat bersaing secara sehat, berlomba untuk
mencapai tujuan dengan lebih baik dan cepat

27. Tipe-tipe Koordinasi
Koordinasi Vertikal
 Aktivitas penyatuan, pengarahan ang dilakukan
oleh pimpinan terhadap aktivitas berbagai unit
kerja yang berada di bawah wewenang dan
tanggung jawabnya.
 Relatif mudah dilaksanakan, karena atasan dapat
memberi sanksi langsung terhadap bawahan yang
tidak patuh

28. Tipe-tipe Koordinasi
Koordinasi Horizontal
 Mengkoordinasikan berbagai tindakan atau aktivitas
penyatuan, pengarahan yang dilakukan berbagai
aktivitas dalam tingkat organisasi yang setingkat.
 Jenisnya Interdisciplinary & Interrelated.
 Koordinator sulit untuk memberikan sanksi sebab
mereka mempunyai kedudukan yang sejajar.

29. Tipe Koordinasi Horizontal
Interdisciplinary:
Suatu koordinasi yang berhubungan dengan pengarahan sekaligus
menyatukan semua perilaku dan tindakan agar tercipta suatu
tingkatan kedisiplinan yang tinggi dalam semua unit organisasi baik
internal maupun eksternal pada unit yang sama tugasnya
Interrelated:
Koordinasi antar badan instansi yang berbeda-beda namun diantara
mereka ada saling ketergantungan dan memiliki hubungan baik
secara internal maupun eksternal pada jenjang yang setaraf

30. Pedoman Koordinasi yang baik
Dijelaskan dengan kalimat yang sederhana dan mudah
dipahami
Koordinasi sebagai tujuan bersama
Beri kesempatan setiap orang untuk memberikan ide,
saran, dan gagasan untuk bertukar pikiran
Aktif selama koordinasasi dilakukan
Binalah hubungan yang baik antara atasan dan bawahan
Gunakan lebih banyak komunikasi informal

31. Penyesuaian Kebutuhan Koordinasi
Porsi Dasar Koordinasi
Dimanfaatkan untuk meningkatkan koordinasi ketika tuntutan organisasi
terhadap koordinasi belum begitu tinggi
Meningkatkan Daya Potensi Koordinasi
Jika porsi dasar koordinasi tidak lagi mampu menampung berbagai
dinamika yang muncul selama organisasi tersebut beraktivitas tinggi
Mengurangi Kebutuhan Organisasi
Jika kebutuhan koordinasi dari waktu ke waktu terus meningkat dan
semakin besar maka organisasi tersebut bisa memperlambat dan
menghentikan kebutuhan tersebut.
cth. Mendirikan unit kerja yang independen

32. Penyebab Konflik dalam koordinasi
Keterbatasan Sumber Daya
Ketidakjelasan Tanggung Jawab dan Wewenang
Gangguan Komunikasi
Masalah Kepribadian
Membanggakan Unit Kerjanya Secara Berlebihan
Penyimpangan Tujuan

33. Gaya Penanganan Konflik
Otoriter
Ketiadaan kompromi pada anggota sebagai sumber konflik
Kooperatif
Memberikan kesempatan kepada individu yang masih
bersebrangan untuk diajak kompromi
Kolaborasi
Pemberian kesempatan yang diberikan dalam bentuk
negosiasi memecahkan masalah konflik yang terjadi

34. Rentang Kendali (Span of
Control)
Merupakan posisi jumlah bawahan yang berada
dalam pengawasan seorang manajer.
Konsep ini merujuk pada seberapa banyak bawahan
yang mungkin masih bisa di bawah kendali atasan
secara efektif dan efisien

35. Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka
Slide Tutorial Manajemen
Widita Rarasati
Fadia Dewanda