1. MODUL 4
PENGORGANISASIAN
Tutor : Derist Touriano
Pengorganisasian adalah suatu proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan, sumber
daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya. Ada 4 aspek utama penyusunan struktur
organisasi yaitu departementalisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan rentang manajemen.
1. Departementalisasi adalah pengelompokan dari berbagai aktifitas kerja suatu organisasi supaya
berbagai aktifitas yang sama bisa digabungkan dalam satu unit kerja.
2. Pembagian kerja, adalah rincian tugas/pekerjaan yang harus dilakukan seseorang agar setiap orang
yang terlibat dalam organisasi bertanggungjawab melaksanakan aktifitas yang menjadi beban
tanggungjawabnya.
3. Aspek koordinasi yaitu proses pengintegrasian beberapa tujuan aktifitas pada satuan-satuan yang
terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) dalam suatu organisasi untuk mencapai
tujuan-tujuan organisasi. Ini untuk mencegah seseorang berbuat untuk kepentingannya sendiri.
4. Rentang manajemen atau rentang kendali, adalah kemampuan manajer untuk melakukan
koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung kepada jumlah bawahan yang melapor
kepadanya.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi dibentuk oleh pimpinan organisasi untuk menentukan dan memuat pembagian tugas
dan tanggungjawab, dan mengembangkan hubungan dan jejaring dengan berbagai SDM yang berkaitan
dengan organisasi. Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai wujud sistem jaringan kerja terhadap
tugas-tugas, pelaporan, dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama-sama pekerjaan individual
dan kelompok. Struktur organisasi juga berarti sejumlah mekanisme formal yang terdapat dalam
organisasi itu sendiri. Disamping itu struktur organisasi juga berfungsi sebagai alat pedoman menuju ke
arah efisiensi pemanfaatan tenaga kerja dan sumberdaya lainnya diperlukan seperti input dalam
mencapai tujuan organisasi.
Pada intinya organisasi terdiri dari 3 atau 4 tingkatan manajemen yaitu :
 Manajemen Puncak.
 Manajemen Mengengah.
 Penyelia atau Supervisor
 Tenaga Teknisi dan Tenaga Administrasi
Struktur organisasi umumnya diwujudkan dalam bentuk bagan. Contoh sederhana bagan adalah
sebagai berikut :

2. Gambar 1 – Contoh Struktur Organisasi
Faktor-faktor yang bisa menentukan perancangan struktur organisasi :
Strategi organisasi Dibutuhkan untuk menjelaskan penjabaran aliran wewenag dan
saluran komunikasi.
Penggunaan teknologi Perusahaan pengguna teknologi IT berbeda strukturnya dengan
perusahaan biasa.
Kualitas karyawan yang terlibat
di dalamnya
Karyawan untuk perusahaan IT memiliki kualifikasi pendidikan dan
keahlian berbeda dengan kualitas perusahaan biasa sehingga
strukturnya berbeda.
Ukuran organisasi Organisasi besar strukturnya beda dengan organisasi kecil.
Unsur-unsur struktur organisasi :
Spesialisasi aktifitas Berkaitan dengan spesialisasi jumlah tugas individual dan kelompok
kerja organisasi dan penyatuannya menjadi sejumlah satuan kerja
atau departementalisasi. Menurut Robbins dan Coulter (1999), jika
spesialisasi kerja dilakukan terlampau ekstrim, maka dapat
menimbulkan kejenuhan bagi karyawannya.
Standarisasi kegiatan Berupa sekumpulan prosedur oleh organisasi untuk melakukan
aktifitas.
Koordinasi kegiatan Menunjukkan sejumlah prosedur yang menyatukan sejumlah fungsi
satuan-satuan kerja dalam organisasi.
Sentralisasi dan desentralisasi Menunjukkan individu yang memiliki kekuasaan dalam organisasi.

3. Struktur organisasi dapat dibagi 2 yaitu :
 Struktur Organisasi Formal
 Struktur Organisasi Informal
Struktur organisasi formal, adalah struktur organisasi di mana ada interaksi otoritas yang tegas dan
hubungan struktural di dalam suatu organisasi. Ada 3 jenis struktur formal, yaitu lini, staf, dan matriks.
Dalam kenyataan sering didapati kombinasi dari ketiganya. Sedangkan struktur organisasi informal adalah
struktur organisasi untuk organisasi yang bersifat informal di mana hubungan antara karyawan bersifat
tidak resmi dan lebih bersifat hubungan pribadi. Struktur organisasi informal sulit didefinisikan.
Organisasi informal dapat mendukung organisasi formal, karena organisasi informal berusaha memenuhi
kebutuhan yang tidak terpenuhi di organisasi formal.
Pada umumnya organisasi ditampilkan dalam bentuk bagan. Ada 5 aspek utama dalam struktur organisasi
yang termuat dalam bagan yaitu :
Pembagian kerja Ada sosialisasi pekerjaan.
Rantai perintah Ada hubungan antara atasan dan bawahan.
Jenis pekerjaan yang
dilaksanakan
Setiap posisi menunjukkan pekerjaan dan tanggungjawab yang
berbeda-beda.
Pengelompokan aktifitas Keseluruhan bagan memperlihatkan sejumlah aktifitas organisasi
dibagi atas fungsional, divisional, dan lainnya.
Hierarki manajemen Bagan juga menunjukkan keseluruhan hierarki manajemen.
Kelebihan bagan :
 Posisi tanggungjawab menjadi jelas.
 Ada hambatan, bisa diketahui di posisi
mana hambatan tersebut.
Kelemahan bagan :
 Tidak dapat menjelaskan besar kecilnya
tingkat hubungan.
 Tidak dapat menjelaskan hubungan
informal.
Departementalisasi
Adalah suatu usaha mengelompokkan bersama sejumlah pekerjaan atau aktifitas yang sama dan
berhubungan erat satu sama lain. Salah satu cara yang sering dilakukan manajer adalah menurut fungsi
yang dijalankan. Usaha pengelompokan tersebut biasanya berdasarkan fungsi-fungsi perusahaan, seperti
fungsi manajemen, proses produksi, hasil produksi, pelanggan, dasar kewilayahan, dasar waktu, jumlah.
Berikut penjelasannya :
Berdasarkan fungsi-fungsi
perusahaan
Departemen SDM, Departemen Keuangan, Departemen Teknik,
Departemen Pemasaran, Departemen Produksi.
Berdasarkan fungsi-fungsi
manajemen dalam perusahaan
Bagian SDM, Bagian Keuangan, Bagian Teknik, Bagian Pemasaran.
Berdasarkan proses produksi Ini terjadi di pabrik pengolahan. Untuk perusahaan tekstil, terdiri
dari : Bagian Perencanaan, Bagian Permintalan, Bagian Pertenunan,
Bagian Pencelupan, Bagian Olah Akhir.
Berdasarkan hasil produksi Bagian Toyota Kijang, Bagian Toyota Corolla, Bagian Toyota Crown.

4. Berdasarkan kebutuhan
konsumen
Ini umumnya di toko buku : Bagian Buku Komputer, Bagian Buku
Hobi, Bagian Buku Manajemen, Bagian Buku Keagamaan, Bagian
Buku Teknik.
Berdasarkan kewilayahan Semen Padang memiliki kantor cabang di Medan, Jambi, dan
Lampung.
Berdasarkan kombinasi Ini umumnya di perusahaan besar. Adalah penggabungan dari
berbagai jenis pengelompokan.
Tipe Struktur Organisasi.
Organisasi Lini.
Adalah tipe organisasi yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahan.
Artinya mulai pimpinan puncak hingga karyawan terendah dihubungkan dengangaris wewenang langsung
yang mengalir dari atas ke bawah. Umumnya ini ditemui di tipe organisasi kecil.
Organisasi Lini dan Staf.
Kegiatan lini adalah meliputi pelaksanaan fungsi utama suatu organisasi. Kegiatan staf adalah sejumlah
tindakan yang memberikan informasi, nasehat, pelayanan, koordinasi, dan pengendalian kegiatan lini.
Organisasi lini dan staf adalah kombinasi lini dan staf, di mana departemen lini berfungsi untuk
pengambilan keputusan yang mempengaruhi operasi utama dari organisasi, sedangkan staf hanya
memberi dukungan teknis khusus. Pimpinan manajer lini bisa berhubungan langsung dengan bagian
produksi, keuangan, dan pemasaran. Sedangkan manajer staf adalah untuk memberikan saran, informasi,
atau bantuan teknis kepada manajer lini.
Keuntungan :
 Ada kesatuan pimpinan yang tetap dapat
dikendalikan.
 Adanya wewenang lini dan staf bisa
memperlancar keputusan.
 Pembagian jelas antara tugas pimpinan, staf,
dan pelaksana.
Kelemahan :
 Pelaksana sulit membedakan antara perintah
dan saran.
 Kebanggaan dan rasa superioritas dalam satu
bagian bisa menyebabkan timbul persaingan
tidak sehat dengan bagian lain.
Organisasi Fungsional.
 Berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang dikerjakan.
 Tipe ini memberi perhatian pada pembagian kerja yang didasarkan pada spesialisasi. Setiap
manajer mengarahkan satu tugas sesuai spesialisasinya.
 Seorang Direktur Utama memberi perintah ke Direktur sesuai spesialisasinya dan Direktur
memberi perintah kepada pelaksana.
Keuntungan :
 Efisiensi tinggi.
 Tugas Direktur Utama jadi ringan karena
Direktur memiliki spesialisasi masing-masing.
 Koordinasi mudah karena dilakukan hanya di
tingkat atas.
Kelemahan :
 Karyawan memiliki beberapa atasan
sehingga mereka bingung.
 Solidaritas kelompok yang berlebihan
sehingga menimbulkan persaingan tidak
sehat.

5. Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional.
Ini dijumpai pada organisasi besar. Pembentukan organisasi ini adalah untuk memanfaatkan kelebihan
yang dimiliki tipe organisasi lini, lini dan staf, dan fungsional, sekaligus membuang kelemahannya.
Pada tingkat dewan komisaris diterapkan organisasi lini dan staf, pada manajer menengah diterapkan tipe
organisasi fungsional.
Organisasi Proyek dan Matriks.
Organisasi ini adalah tipe departementalisasi campuran, yaitu disusun atas 1 atau lebih tipe
departementalisasi lainnya.
Organisasi Proyek
Dengan membentuk kelompok kerja dan para ahli
untuk mencapai tujuan khusus. Setelah proyek
selesai maka mereka dibubarkan dan kembali ke
departemen asal.
Organisasi Matriks
Karyawan memiliki 2 atasan sehingga mereka
berada di 2 wewenang, yaitu :
 Rantai perintah fungsional atau divisional.
 Rantai perintah lateral atau horizontal.
Organisasi ini banyak dijumpai di konstruksi, kontraktor, konsultan, dan organisasi proyek lain dengan
penyelesaian waktu yang terbatas.
Keunikan organisasi matriks:
 Kemampuan menghubungkan karyawan di bagian yang berbeda.
 Kemampuan menciptakan 2 rantai komando.
 Lentur sehingga dapat beradaptasi.
 Ketergantungan terhadap wewenang komite dan tim.
Ketika pimpinan proyek berada dalam organisasi matriks maka ia menuntut manajer menguasai beberapa
hal tertentu :
 Membuat tujuan yang spesifik.
 Memilih dan menyeleksi tim.
 Menggunakan perencanaan dan
pengendalian secermat mungkin.
 Menggunakan lebih banyak koordinasi
daripada pengarahan.
 Memelihara terus hubungan baik dengan
para manajer.
 Menekankan pentingnya kemampuan
menggunakan komputer.
Perubahan struktur organisasi.
Alasan perusahaan merubah strukturnya adalah :
 Produk yang kurang diminati.
 Pelanggan yang berkurang.
 Kemampuan karyawan dengan teknologi yang ada harus ditingkatkan.

6. Pembagian Kerja
Dasar pembagian kerja memerlukan beberapa prinsip sebagai berikut :
 Jejaring kerja internal.
 Jejaring kerja eksternal.
 Pembagian kerja secara tuntas.
 Menghindari anggota mementingkan diri
sendiri.
 Dinamika pekerjaan.
Pengkoordinasian
Adalah upaya proses menghubungkan atau mengintegrasikan bagian-bagian dalam organisasi agar tujuan
organisasi dapat dicapai dengan efektif. Melalui koordinasi maka ada sinergi antar bagian organisasi.
Tujuan koordinasi adalah :
 Mengarahkan dan mengintegrasikan semua ide, gagasan, aktifitas, dan perilaku ke arah
tercapainya tujuan.
 Mengarahkan keterampilan spesialisasi yang dimiliki setiap karyawan kepada tujuan.
 Menghindari kesenjangan, kekosongan, dan tumpang tindih.
 Menghindari penyimpangan tugas dari tujuan.
Pengkoordinasian merupakan upaya pengaturan struktur organisasi sebagai kegiatan pembidangan dan
pembagian kerja untuk memaksimalkan efisiensi yang menciptakan saling ketergantungan di antara
masing-masing unit. Ada 3 jenis ketergantungan :
 Ketergantungan yang menyatu, yaitu tidak memberikan interaksi.
 Ketergantungan yang berurutan, artinya output adalah input untuk proses lainnya.
 Ketergantungan timbal baik, yaitu jika antar unit ada saling mempengaruhi.
Ada perbedaan sikap dan cara kerja yang menghambat proses koordinasi :
 Perbedaan orientasi waktu antar bagian, divisi perencanaan dengan produksi orientasi waktunya
beda.
 Tingkat formalitas, divisi produksi prosedur lebih jelas dibanding personalia.
 Tujuan yang berbeda, Tujuan tiap divisi beda meski goal sama.
 Gaya interaksi, Divisi Riset memerlukan inovasi untuk membuat produk baru.
Syarat-syarat koordinasi :
 Perasaan untuk bekerja sama dan menjadikan koordinasi sebagai usaha memperlancar pekerjaan.
 Rasa saling menghargai terutama ketika atasan memberikan pengarahan kepada karyawannya.
 Semangat bersaing secara sehat.
Tipe Koordinasi
Koordinasi Vertikal
Yaitu penyatuan kegiatan oleh pimpinan kepada
jajaran di bawahnya.
Koordinasi Horizontal
Yaitu mengkoordinasikan berbagai tindakan atau
aktifitas penyatuan, pengarahan yang dilakukan
terhadap berbagai aktifitas yang setingkat.

7. Pedoman melakukan koordinasi :
 Berikan penjelasan dengan sederhana dan mudah dipahami tujuan dilakukannya koordinasi.
 Jelaskan bahwa koordinasi adalah tujuan bersama, bukan orang per orang.
 Berikan kesempatan setiap orang memberi ide, saran, dan bertukar pikiran.
 Doronglah mereka untuk aktif selama koordinasi dilakukan.
 Gunakan lebih banyak komunikasi informal daripada komunikasi formal untuk mencari dukungan
partisipasi bawahan.
Perkembangan Kebutuhan Koordinasi.
Sejalan dengan pertumbuhan bisnis, ada hal yang perlu diperhatikan, yaitu adanya kebutuhan akan posisi
dan departemen-departemen baru untuk menangani masalah yang berkaitan dengan lingkungan
eksternal dan yang berkaitan dengan berbagai kebutuhan strategis yang baru.
Penyesuaian Kebutuhan Organisasi.
Organisasi kecil tentu berbeda koordinasinya dengan organisasi besar. Untuk itu ada beberapa
penyesuaian koordinasi dalam situasi organisasi :
 Porsi dasar koordinasi.
 Meningkatkan daya potensi koordinasi.
 Mengurangi kebutuhan koordinasi.
Mengatur Kebutuhan Konflik dalam Organisasi.
Konflik dapat muncul dalam suatu proses koordinasi. Peranan pimpinan koordinasi adalah untuk
mengendalikan konflik yang terjadi. Penyebab timbulnya konflik adalah :
 Keterbatasan sumberdaya.
 Ketidakjelasan tanggungjawab & wewenang.
 Gangguan Komunikasi.
 Masalah kepribadian.
 Membanggakan unit kerja secara berlebihan.
 Penyimpangan tujuan.
Penanganan Konflik dalam Koordinasi.
Konflik harus dihadapi oleh koordinator, bukan dihindari. Dapat dengan gaya otoriter ataupun dengan
gaya kooperatif. Pilihan dapat diberikan apakah akan patuh, atau apakah akan diberi sanksi.
Rentang Kendali.
Adalah seberapa jumlah bawahan yang bisa diarahkan secara efektif oleh pimpinan. Saat ini, dalam
rangka efisiensi, maka rentang kendali dapat diperluas, tetapi hal ini kurang efektif karena atasan tidak
memiliki banyak waktu untuk mengarahkan bawahan. Pentingnya dilakukan rentang kendali adalah :
 Keterbatasan waktu : kesibukan manajer.
 Keterbatasan kemampuan dan pengetahuan manajer.
 Keterbatasan perhatian.