Universitas Terbuka Korea (Semester 1 - 2014)

1. Modul III
Perencanaan dan Pengambilan Keputusan
(Ancilla K Kustedjo)
EKMA4116 Manajemen

2. KEGIATAN BELAJAR 1
PERENCANAAN

3. Definisi
Perencanaan (Planning)
suatu proses untuk
menentukan tujuan serta
sasaran yang ingin dicapai
dengan mengambil langkah-
langkah strategis guna
mencapai tujuan tersebut.

4. Hasil Perencanaan (yang baik)
Hasil suatu proses perencanaan yang baik harus memiliki
kemampuan organisasi yang berasal dari kekuatannya sendiri,
seperti:
Kemampuan memprediksi
Kemampuan menghitung biaya
Kemampuan Komunikasi
Kemampuan menguasai teknik-teknik manajemen
Kemampuan pengukuran kinerja

5. Tahap Dasar Perencanaan

6. Hakikat Perencanaan
Perencanaan harus memiliki, mengetahui, dan
memperhitungkan beberapa unsur pokok:
1. Tujuan akhir yang dikehendaki
2. sasaran-sasaran dan prioritas untuk mewujudkannya
3. Jangka waktu mencapai sasaran-sasaran tersebut
4. masalah-masalah ang dihadapi
5. modal atau sumber daya yang akan digunakan serta
pengalokasiannya
6. Kebijaksanaan-kebijaksanaan untuk melaksanakannya
7. orang, organisasi, atau badan pelaksanaannya
8. Mekanisme pemantauan, evaluasi, dan pengawasan
pelaksanaan

7. Mengapa perencanaan penting?
1. “protective benefits”
 yang dihasilkan dari penguranga kemungkinan
terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan
2. “positive benefit”
 dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian
tujuan organisasi

8. Manfaat Perencanaan
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan diri
dengan perubahan lingkungan
Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-
masalah utama
Membantu manajer untuk memahami gambaran operasional
secara menyeluruh
Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
Memudahkan dalam melakukan pengkoordinasian
Membuat tujauan yang lebih khusus dan terperinci
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
Menghemat waktu, usaha, dan dana

9. Peran Perencanaan
[Amirullah dan Budiyono, 2004] Perencanaan memiliki peran:
1. Mengkoordinasikan Usaha-usaha
2. Mengatasi Perubahan
3. Mengembangkan Manajer
4. Mengembangkan Standard Kerja
5. Mengurangi Ketidakpastian
Fungsi perencanaan merupakan tempat
bergantungnya fungsi-fungsi manajemen lainnya

10. Proses Perencanaan

11. Jenis Perencanaan
1. Perencanaan menurut fungsinya:
a. Perencanaan Strategik, cth. Keputusan merger dan akuisi
perusahaan, ekspansi pasar, menambah dan mengurangi produksi
b. Perencanaan Taktis Operasional, berfokus pasa kegiatan
operasional setiap unit aktivitas perusahaan sehari-hari
- Perencana Sekali Pakai (single use Plan): Program, proyek, dan
anggaran
- Perencanaan untuk beragam kegunaan (standing plan):
Kebijakan, peraturan, prosedur organisasi
- Perencanaan berkesinambungan (contingency plan):
menjelaskan respons perusahaan yang dilakukan pada kondisi
darurat

12. Jenis Perencanaan
2. Menurut ruang Lingkup Kewilayahan
- Perencanaan nasional
- Perencanaan regional
- Perencanaan daerah/lokal
3. Menurut jangka waktunya
- Perencanaan Jangka Pendek ( < 2 tahun)
- Perencanaan Jangka Menengah ( 2-5 thn)
- Perencanaan Jangka Panjang (> 5 thn)
Ciri2: Kontinuitas, Peninjauan, Mempertimbangkan atau
meninjau kembali tujuan

13. Jenis Perencanaan
4. Perencanaan menurut objeknya:
- Perencanaan Fisik
- Perencanaan Non-Fisik
5. Perencanan Tetap
- digunakan untuk kejadian yang terjadi berulang-ulang
secara terus menerus
6. Perencanaan dengan maksud tertentu
- digunakan saat organisasi menghadapi perubahan,
kontingensi, dan pengembangan produk

14. Pendekatan dalam Perencanaan
1. Management by Objective (MBO)
 suatu sistem manajerial yang komprehensif yang
memadukan banyak aktivitas manajerial yang penting
secara sistematis, dengan sadar diarahkan untuk mencapai
sasaran organisasi dan individual secara efektif dan efisien.
Manfaat Kelemahan
• meningkatkan kualitas organisasi • Penetapan tujuan Jangka Pendek
• memperjelas berbagai peran dan struktur
organisasi
• Ketidakluwesan dalam hal perubahan
sasaran.
• menuntut setiap posisi diisi oleh orang yang
tepat dan sesuai dengan posisi tersebut
•Perencanaan dan pengendalian yang efektif

15. Kegiatan Utama agar MBO Berhasil
Menetapkan tujuan
Mengembangkan rencanan pelaksanaan
Meninjau kemajuan yang dicapai
Penghargaan atas kinerja keseluruhan

16. Pendekatan dalam Perencanaan
2. Pendekatan Perencanaan Inside Out/Outside–In
Inside-Out: menitikberatkan pada berbagai hal yang telah
dilakukan tetapi didorong terus menerus hingga
mencapai kemampuan terbaik bisa dilaksanakan
Outside-In: menganalisa lingkungan eksternal dan
membuat perencanaan untuk mengeksploitasi berbagai
kesempatan dan meminimalisasi permasalahan yang
terjadi

17. Pendekatan dalam Perencanaan
3. Pendekatan Perencanaan Top-Down & Bottom-Up
Top-Down: pimpinan/manajer puncak menentukan secara
menyeluruh dan kemudian mengijinkan manajer
tingkat bawah membuat perencanaan dengan
mengunakan batas yang telah di buat pimpinan atas.
Bottom-up: awal perencanaan dikembangkan pada tingkatan
bawah tanpa batasan aturan
4. Pendekatan Perencanaan Contingency
Mencakup perencanaan yang menyebabkan tindakan
yang dapat diimplementasikan dan saat perencanaan
yang telah disusun tidak sesuai dengan keadaan

18. Pendekatan dalam Perencanaan
5. Pendekatan Social Demand
berusahan memprediksi kesesuaian antar produk dengan keiginan
dan kebutuhan konsumen.
6. Pendekatan Man Power
didasarkan pada kebutuhan perkembangan dan pertumbuhan laju
ekonomi organisasi yang difokuskan pada sumber daya
peningkatan kualitas sumber daya manusia yang akan berdampak
pada peningkatan kesejahteraan organisasi.
7. Pendekatan Rate of Return atau Cost Benefit Ratio
berdasarkan teori produktivitas dengan Konsep keseimbangan
antar masukan (input) dan keluaran (output)

19. KEGIATAN BELAJAR 2
PENGAMBILAN KEPUTUSAN

20. Proses Pembuatan Keputusan

21. Teknik Pembuatan Keputusan
Tipe-Tipe Keputusan
Teknik-teknik Pembuat Keputusan
Tradisional Modern
Di program:
Keputusan-
keputusan rutin dan
berulang-ulang.
Organisasi
mengembangkan
proses-proses khusu
bagi penangannya
1. Kebiasaan
2. Kegiatan Rutin:
Prosedur-prosedur
Pengoperasian
standard
3. – Struktur organisasi
-Pengharapan Umum
-Sistem Tujuan
-Saluran informasi
yang disusun dengan
baik
1. Teknik-teknik riset
operasi Analisa
matematik; model-
model simulasi
komputer
2. Pengolahan data
elektronik
Tidak diprogram:
Keputusan-
Keputusan sekali
pakai, disusun tidak
sehat,
kebijaksanaan.
Ditangani dengan
proses pemecahan
masalah umum
1. Kebijakan intuisi, dan
kreativitas
2. Coba-coba
3. Seleksi dan pelatihan
pare pelaksana
Teknik pemecahan
masalah yang
diterapkan pada:
a. a. Latihan membuat
keputusan
b. b. Penyusunan
program-program
komputer “heuristic”

22. Gaya Pengambilan Keputusan
Gaya mengarahkan
 Toleransi rendah terhadap ambiguitas; Rasional (efisien
dan logis); Memusatkan pada Jangka Pendek
Gaya analitis:
 Toleransi terhadap ambiguitas; lebih ingin punya banyak
informasi dan alternatif sebelum mengambil keputusan
Gaya Konseptual:
 mempunyai pandangan Luas dan banyak alternatif; Jangka
Panjang
Gaya perilaku
 mudah bekerja sama dengan orang lain; Perhatian
terhadap prestasi anak buah; suka dengan kritik dan saran

23. RENDAH
Rasional
ToleransiTerhadapambiguitas
Cara Berpikir
Intuitif

24. • Penyakit Hamlet
• Dorongan
Berlebihan
• Kecemasan
memikirkan
Akibat
• Berdiam diri
• Menyadari
• Melangkah
mundur
• mengganti
• mengubah
• Kurang lengkapnya
Informasi
• Kesulitan Menggunakan
Tolak Ukur
• Munculnya Tujuan
Ganda
• Adanya lebih dari satu
orang yang berwenang
mengambil keputusan
Hambatan Psikologis Tindakan ketika Gagal Penyebab Kesulitan

25. Keterlibatan Kelompok
Keberhasilan pencapaian tujuan organisasi terdapat pada
manusia-manusia yang terlibat didalamnya.
Brincloe (1983) organisasi dapat berbuat lebih baik
dalam mencapai tujuan, apabila, perhatian lebih banyak
diberikan kepada manusia dalam organisasi.

26. Teknik Pengambilan Keputusan
1. Teknik Curah Pendapat Temu Muka (Face-to-face
Brainstorming)
 Teknik yang menyangkut pengunaan kelompok untuk
mengidentifikasi berbagai alternatif penyelesaian masalah
Tujuan: mendorong orang berpikir kritis dan
membebaskan mereka dari hambatan, keritikan sendiri, dan
kritikan orang lain
- Individual Brainstorming/Synthetic Group Brainstorming

27. Teknik Pengambilan Keputusan
Individual Brainstorming/Synthetic Group Brainstorming
aturan Pokok:
- Setiap anggota tidak diperkenankan melakukan kritik terhadap diri
sendiri hingga identifikasi selesai
- Ide ekstreem lebih baik daripada ide umum
- Ide banyak ide yang lebih dashyat.
Langkah-Langkah:
- Menjelaskan masalah dan tugas, idenifikasi
- Setiap anggota dilarang berkomunikasi selama mereka menuangkan ide-
idenya
- Waktu yang diberikan +/- 10 menit
- Usahakan mereka menulis ide seadanya

28. Teknik Pengambilan Keputusan
2. Teknik Kelompok Nominal
 Sering digunakan kelompok untuk mengevaluasi awal
sejumlah alternatif keputusan.
Langkah-Langkah:
 Setiap anggota kelompok harus memiliki ide-ide dan
informasi
Setiap anggota menyampaikan ide-ide mereka secara
bergiliran
Pastikan para anggota mendiskusikan ide-ide tersebut dalam
urutan yang telah ditentukan
Setiap anggota kelompok mengunakan “rank vote”

29. Teknik Pengambilan Keputusan
3. Teknik Delphi
 metode pembuatan keputusan dengan jalan
membentuk suatu panel yang beranggotakan sejumlah
tenaga ahli untuk menanggapi sejumlah pertanyaan dari
anggota sehingga mencapai suatu kesepakatan atas suatu
permasalahan.

30. Teknik Pengambilan Keputusan
Langkah-langkah Tahap Delphi:
- Rumuskan masalah
- Rancang kuestioner
- Pastikan orang yang bertugas dan mereka untuk berpartisipasi
dengan baik
- Berikan semua materi yang diperlukan dan kuestioner kepada
anggota kelompok
- Buat tabulasi dan analisa
- Buat kuestioner tahap 2
- Berikan ringkasan umpan balik
- Analisa hasil kuestioner tahap 2

31. Teknik Pengambilan Keputusan
4. Curah Pendapat Elektronik (Electronic Brainstorming)
 menggabungkan antara teknik Kelompok nominal
dengan teknologi komputer
Langkah:
• Buat sebanyak mungkin ide tanpa nama (30 menit)
• Memeriksa ide yang disusun, mengklasifikasikannya
• Mengeliminasi hal-hal yang kurang perlu, Susun
berdasarkan tingkatan kualitas,

32. Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka
Slide Tutorial Manajemen
Widita Rarasati
Fadia Dewanda