Come scegliere il giusto Gestore Documentale per la mia azienda?
Come evitare di spendere una montagna di soldi e tempo senza avere un reale vantaggio e un reale risparmio di tempo e soldi? Questa è una piccola analisi dei punti principali a analizzare per poter capire come muoversi nella scelta di un gestore documentale
CORSO DI INFORMATICA AZIENDALE
I processi aziendali: classificazione dei dati e dei processi aziendali.
L'informatica per il marketing: business intelligence, data warehouse, data mining
QPDMS - Quality Process Document Management Solutionmgorrieri
La soluzione QPDMS consente una gestione documentale dei processi di lavoro in azienda all\'insegna dell\'efficienza e della qualità, sfruttando il canale intranet per la diffusione e la pubblicazione dell\'informazione.
QPDMS allows to manage the company business process documentation by taking advantage of the intranet channel.
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ARXivar per Lawer - Ottimizzazione processi HRARXivar
Lawer, azienda Biellese che opera da 50 anni nel campo dell’automazione industriale, voleva ottimizzare ed automatizzare i processi di lavoro nell’Area HR, che è quella con la più alta proliferazione documentale.
Con ARXivar viene creato un «fascicolo del dipendente», a partire dall’iter di assunzione, che contiene tutti i documenti, i dati e le informazioni necessarie per la gestione delle risorse umane.
Tutti i processi HR sono gestiti in digitale con grandissimi vantaggi in termini di aumento della produttività.
Businesspass è una soluzione che realizza
pienamente il concetto innovativo di “Studio
Professionale Esteso”.
È un unico programma costituito da applicazioni
dedicate alle attività di consulenza, tipiche dello
Studio Professionale e tutte le funzionalità utili
alla gestione di Piccole e Medie Imprese, negozi,
bar, ristoranti, hotel, centri benessere, ecc.
Lo Studio, nel concedere ai suoi clienti l’uso
di soluzioni per la gestione dell’impresa o
professione, ritrova i dati automaticamente
e direttamente nel proprio applicativo senza
bisogno di trasferimenti fisici o digitali.
Grazie alla rivoluzionaria modalità operativa,
il Commercialista condivide l’applicazione
gestionale ed accede in tempo reale a qualunque
informazione, amministra, controlla e valida il
flusso di dati generato dalle Aziende clienti.
Il Commercialista opera “normalmente” come
nelle applicazioni di Studio tradizionali senza
preoccuparsi se programmi e dati siano locali o
remoti, ma come se fossero tutti all’interno del
“suo” server di Studio.
La Digital Transformation per il miglioramento continuo nella gestione delle ...Talea Consulting Srl
Le slide trasmesse durante il Webinar del 5 Ottobre 2021, realizzato per presentare le funzioni di OnBase, la piattaforma in grado di gestire in maniera completa e stabile documenti, informazioni, processi e workflow di qualsiasi dipartimento aziendale, e trasversali ad essi.
Businesspass è la soluzione Cloud Computing, usufruibile anche tramite Tablet, iPad, iPhone o Smartphone, per gestire in modo integrato l’intero processo amministrativo e gestionale dello studio, comunicare in tempo reale, reperire direttamente le informazioni dai clienti senza bisogno di trasferimenti fisici o digitali. Il sistema fornisce a tutti gli attori, comprese le aziende clienti, le applicazioni ed i servizi necessari alla loro attività in un ambiente operativo unico e condiviso.
ARXivar per Lawer - Gestione digitale commessaARXivar
Lawer, azienda Biellese che opera da 50 anni nel campo dell’automazione industriale, aveva esigenza di Supportare le attività di qualificazione dell’opportunità commerciale, progettazione della proposta e selezione della documentazione di avvio commessa.
La gestione delle opportunità commerciali con ARXivar è organica ed efficiente: Dalla creazione dell’opportunità, alla gestione della collaborazione con gli uffici tecnici, fino all’approvazione finale, in modo da riuscire a presentare la miglior offerta al potenziale cliente.
Gesto ERP il software cloud per completa gestione aziendale di chi effettua a...giorgia pustetto
Gesto ERP il software cloud per completa gestione aziendale di chi effettua assistenze e manutenzioni su impianti.
Verticalizzazioni specifiche per aziende che effettuano assistenze su impianti:
- elettrici,
-videosorveglianza,
- antifurto
e molto altro
Per informazioni www.bp2.it
Fatturare Digitale - Come gestire in modo semplice la Fatturazione Elettronica.Fatturare Digitale
Relatore: Angela Tassone, Head Of Marketing & Communications in IWS Consulting
Durante il webinar sarà presentata una metodologia di lavoro, analisi e processi documentali che risponde alle attuali esigenze di gestione della Fatturazione Elettronica, attiva e passiva, con un proprio modulo e sistema automatizzato che include anche la conservazione digitale a norma.
Presentazione aziendale Andrea Radin CorporateAndrea Radin
Presentazione aziendale dove in sintesi viene indicato lo scenario attuale delle aziende, criticità ed esigenze che ne conseguono, fino alle soluzioni per poterle affrontare:
- analisi, mappatura e revisione dei processi
- affiancamento, coordinamento e coinvolgimento nelle attività di cambiamento e trasformazione digitale
- formazione per preparare e supportare le persone nel percorso di cambiamento ed trasformazione dell'azienda
Il Customer Relationship Management è un insieme di azioni volte a migliorare la Gestione delle relazioni con i propri clienti e in generali con i contatti di una organizzazione.
Una buona piattaforma CRM ti permette di gestire le relazioni in modo più facile e soprattutto in maniera più efficace, tracciando le interazioni che avvengono tra te e loro.
Bonitasoft - Process Efficiency World Tour 2013 - RomaBonitasoft
Gli esperti di Bonitasoft BPM sono tornati! Per questa seconda edizione del Process Efficiency World Tour, Bonitasoft vi invita a prendere parte a uno dei 13 eventi per scoprire come trasformare il vostro lavoro e il vostro Sistema Informativo grazie al BPM.
Partecipate per scoprire le best practice per guidare efficacemente la vostra iniziativa BPM, ascoltare le storie di successo delle aziende che hanno già implementato Bonita BPM e vedere una dimostrazione interattiva di applicazioni sviluppate con Bonita BPM 6, la suite Open Source più utilizzata al mondo.
Dall’ottimizzazione della Customer Experience alla gestione delle Risorse Umane, venite a scoprire come il BPM può cambiare il modo in cui disegnate e sviluppate le vostre applicazioni mestiere!
Perché e come utilizzare un CMS per realizzare documentazione tecnica e di pr...KEA s.r.l.
I contenuti sono un capitale dell’azienda: vediamo come gestirli in modo ottimale e massimizzarne la resa, rispondendo in modo adeguato ai bisogni informativi dei destinatari e attivando nuovi servizi knowledge intensive per utenti interni, forza vendita, partner e rivenditori, installatori, utilizzatori, manutentori, ecc.
Guida pratica a come trasformare il contenuto da costo in risorsa a supporto della strategia aziendale.
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2. Premessa
Linee guida per gestione documentale
• La gestione elettronica dei documenti sta cambiando in modo radicale, è sempre più evidente la necessità di
collaborazione, sia all’interno dell’azienda che all’esterno della stessa. Molto importante l’uso delle nuove
tecnologie (tablet, smartphone, ecc…) per superare l’uso eccessivo della posta elettronica.
• La gestione documentale è ancora in gran parte limitata all’uso dipartimentale, (marketing, U.T., Qualità,
ecc…) e ad alcune tipologie di utenti (progettisti, responsabili di dipartimento, ecc…), invece deve diventare
patrimonio di tutta l’azienda, in modo che tutti possano lavorare con maggiore efficienza e senza carta.
3. Soluzione in locale, cloud, ibride
Linee guida per gestione documentale
On-Premise
• Installazione client / server
• Infrastruttura performante
Cloud
• Si evita l’investimento per l’implementazione e l’amministrazione
• Si può inoltre contare su un sistema costantemente aggiornato
• Scalare in maniera elastica la capacità in rapporto alle esigenze di business
Ibrido
• I sistemi on-premise con le risorse infrastrutturali
• Licenze a noleggio
• Progetti esterni su Cloud
• Gestione con Private Cloud
Vediamo qual è lo stato dell’arte nell’architettura di un sistema per la gestione documentale
4. Le piattaforme documentali enterprise
Linee guida per gestione documentale
Un altro aspetto chiave, riguarda l’utilizzo di una piattaforma documentale completa che abbia caratteristiche
di classe enterprise.
Vediamo le caratteristiche in rilievo:
• Potente, scalabile e affidabile
• Capace di sostenere carichi elevati (sia come quantità di documenti gestiti sia come numero di utenti
contemporanei)
• Gestire applicazioni complesse e articolate a livello aziendale
• Facilmente fruibili anche da utenti non professionali
• Gestibile attraverso smartphone e tablet
Il valore aggiunto è:
La soluzione diventa flat e collaborativa per tutta l’organizzazione e può gestire qualunque tipo di
documentazione.
5. Vantaggi e benefici con la gestione documentale collaborativa
Linee guida per gestione documentale
I vantaggi sono:
• Una migliore efficienza
• Migliore qualità del lavoro
• Totale rispetto delle normative
• Sparizione della carta
• Vantaggi dell’integrazione con i sistemi aziendali (dati univoci)
• ROI Tasso di profitto (Profitto relativo ad un investimento) calcolato in anticipo
Vanno considerati inoltre i vantaggi legati all’impiego dei moduli di una piattaforma collaborativa, che
ottimizzano i processi aziendali strutturati e non, introducendo un nuovo modo di lavorare:
si calcola che la riduzione delle e-mail, aumenti la produttività degli utenti del 20-25% e questa, a sua
volta, incrementa il fatturato aziendale anche del 2%
Nei processi di lavoro le fasi più ripetitive sono quelle dell’archiviazione e ricerca dei documenti, che possono
essere quasi totalmente automatizzate mediante la gestione documentale collaborativa:
i tempi di ricerca calano del 90% e quelli di archiviazione dell’80% (e quindi i costi associati) .
6. Misurazione dei vantaggi economici in azienda
Linee guida per gestione documentale
La tabella porta un esempio di misurazione dei costi aziendali
In conclusione: i processi collaborativi, le interfacce smart, le funzionalità interne per l’utente, il
coinvolgimento di manager e lavoratori a progetto, introducono un nuovo modo di lavorare e di gestione la
documentazione.
7. Percorso verso l’obiettivo e come gestire il cambiamento
Linee guida per gestione documentale
Problematiche dell’azienda:
• In tutti gli ambienti di lavoro, e in qualunque reparto aziendale, le procedure di svolgimento di una data
attività fanno parte della cultura e delle abitudini del personale, pertanto sono difficili da scardinare, anche
quando è necessario.
• Tuttavia oggi per competere sul mercato, le aziende devono poter contare su un team di lavoro
collaborativo, non solo sulle singole persone, e per fare in modo che il team sia e resti sempre coeso,
l’azienda spende soldi e tempo.
• Gli utenti possono essere numerosi e distribuiti a livello geografico, abituati a modalità operative diverse tra
loro con grandi difficoltà di coordinamento, Questo genera lentezze ed errori nell’esecuzione dei compiti.
La strategia per avere un cambio di passo e di gestione all’interno dell’azienda, e per renderlo meno indolore
possibile è:
l’introduzione di un sistema di gestione documentale enterprise
8. Percorso verso l’obiettivo e come gestire il cambiamento
Linee guida per gestione documentale
Cercare di favorire la comunicazione all’interno del
Team
• Chat
• Notifiche automatiche
Semplificare e standardizzare la pianificazione
delle attività e l’assegnazione dei compiti
• gestione dei compiti e calendario
• schede attività
Limitare le riunioni, aumentando l’efficacia di quelle
programmate
• processi di approvazione
• Gant per stato avanzamento lavori
• Gestione dei ruoli del Team
9. Percorso verso l’obiettivo e come gestire il cambiamento
Linee guida per gestione documentale
Dogmi fondamentali per un gestore documentale
• Velocità: implica un’infrastruttura gestita a regola d’arte
• Accessibilità: poter accedere alle informazioni da qualunque piattaforma (IOs, Android, ecc…)
• Fruibilità: un sistema semplice, intuitivo e che possa essere usato da tutti gli utenti
• Condivisione: Distribuire tutte le informazioni e i documenti
Circolazione della conoscenza
• Raccolta in un unico repository
• Classificazione con codifica intelligente
• Condivisione tra gli utenti interessati
• librerie di contenuti
• co-elaborazione
• realizzazione di documenti
10. Come scegliere un gestore documentale
Linee guida per gestione documentale
In maniera analoga a quanto accade in altre aree del software enterprise, come ad esempio i sistemi
gestionali e ERP, anche nel settore dei sistemi di gestione documentale, le soluzioni disponibili sul mercato
sono numerose e classificabili in diverse categorie. L’organizzazione non può permettersi di perdere tempo
con una ricerca «Fai da te», sarebbe troppo dispendioso, quindi si deve rivolgere ad aziende esterne.
• BISOGNI PRIMARI. La soluzione più comune per gestire i documenti aziendali, è l'archiviazione su
un server o un disco di rete condiviso, in una gerarchia di cartelle articolata e complessa. In questo
scenario si evidenziano problematiche, complicazioni e inefficienze, connaturate all’utilizzo del File
System, sintetizzato in due tematiche:
ARCHIVIZIONE
RICERCA
• IMPLEMENTAZIONE DI UN GESTORE DOCUMENTALE. Non è consigliabile partire subito con
una implementazione globale, che poi magari si rivela sovradimensionato rispetto alle reali esigenze.
Piuttosto è preferibile creare un business care globale, per tutti gli aspetti aziendali, ma cominciare a
lavorare su delle specifiche necessità, più legate a obiettivi di business ben definiti e meglio misurabili.
11. Scegliere il partner
Linee guida per gestione documentale
Come abbiamo evidenziato fino ad adesso, l’organizzazione deve poter scegliere un gestore documentale in
base alle sue esigenze e alle sue aspettative.
Per poter far questo ha bisogno di un partner, non di un rivenditore, di qualcuno che lo aiuti a capire come
risolvere i suoi problemi, non di qualcuno che gli venda «solo» un software di gestione documentale…
TROVARE IL PARTNER GIUSTO. Non si tratta infatti semplicemente di acquistare e installare un pacchetto
software, ma bisogna prima partire da una fase di analisi delle nuove esigenze di lavoro e dei processi
aziendali, meglio quindi essere affiancati da un partner di comprovata esperienza nel settore. Il partner
giusto diventa un consulente industriale
Ci sono degli step da prendere in considerazione quando si stila un’analisi tecnica.
1) Analisi dello stato attuale dei processi del cliente e loro criticità
2) Stesura delle innovazioni da apportare ai processi con spiegazione dettagliata dei vantaggi, anche con
l’aiuto di tutti i supporti multimediali che possono servire ( immagini, filmati, grafici, ecc…)
3) Inserimento della proposta del partner (il sw di gestione documentale) nei nuovi processi aziendali per
automatizzare, velocizzare e rendere più sicuri i processi sopracitati
4) Calcolo del ROI, insieme al cliente, per vedere i vantaggi economici introducendo una soluzione di
Document Management Enterprise
12. Chi siamo
Systema
‘15
Systema è una società di consulenza informatica nata nel 1995. L’esperienza acquisita porta oggi Systema a proporsi sul
mercato come un vero e proprio System Integrator in grado di consigliare e seguire la propria clientela in tutto il percorso di
informatizzazione aziendale.
Siamo in grado di fornire al cliente una soluzione completa, partendo da una singola stazione fino a reti complesse. Siamo convinti
che solo una precisa individuazione delle peculiarità dell’azienda e del modello di business consenta di proporre un sistema
informativo e delle soluzioni che “creino valore”, che sappiano fornire un concreto miglioramento dei flussi e dei processi , e quindi
un reale vantaggio competitivo.
L’approccio non consiste quindi solo nell’essere in grado di realizzare “quello che chiede il Cliente”, ma è per Systema,
l’insieme di conoscenze, capacità, competenze, componenti tecnologici ed applicativi, frutto di una ineguagliabile esperienza
ventennale maturata al fianco delle Aziende Italiane.