Arxivar applicato al mondo cooperativo per la gestione di appalti, contratti, catasto,...

1. Soluzioni per Aziende Cooperative

2. Document & Process Management …
un tema fondamentale per le Aziende
Il tema della dematerializzazione dei documenti a cui si
aggancia come argomento d’attualità la Fatturazione Elettronica,
acquisisce un grande valore nel contesto particolare in cui si
trova il nostro Paese, sollecitato ad avviare un forte
cambiamento che possa stimolare la crescita e aumentare la
produttività del lavoro
La digitalizzazione dei processi, che si basa sulla conoscenza
e sull’applicazione delle tecnologie dell’informazione e della
comunicazione (ICT), semplifica e rende più efficaci le procedure
in azienda, a prescindere dalle dimensioni e dal contesto in cui la
singola azienda opera

3. “Oggi l’archiviazione in formato digitale, seguendo anche le
procedure della conservazione sostitutiva, permette alle
varie organizzazioni di dematerializzare praticamente tutti i
documenti che circolano dentro e fuori l’azienda“
Alcuni Documenti DIGITALIZZABILI
 Documenti Del Lavoro
 Documenti Assicurativi
 Documenti Tributari
 Documenti Civilistici
 Documenti Societari
 Documenti Bancari
 Documenti Tecnici
 Ecc.

4. E in più la Digitalizzazione dei PROCESSI
…. lo dicono gli esperti

5. La Digitalizzazione dei PROCESSI
nelle varie Aree Aziendali

6.  Tempi
 Materiali
 Spazio
 Spese
DIGILAVORARE … oggi si può
I benefici della Digitalizzazione
 Condivisione
 Organizzazione
 Soddisfazione
 Produttività

7. Soluzioni di
Document & Process Management
anche per il mondo delle Cooperative
• Gestione Digitale dei Documenti e dei Processi aziendali
• Firma Grafometrica
• Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione e Privati
• Conservazione Elettronica a norma

8. Organizzare Anagrafiche Soci e Lavoratori semplificando
la loro gestione ed archiviando tutti i documenti collegati
Organizzare Documenti e Processi relativi agli Appalti e
Contratti
Organizzare Documenti e Processi relativi a Catasto e
Conferimento
Gestire i documenti di Ciclo Attivo e Passivo
Emettere Fatture Elettroniche alla Pubblica
Amministrazione
Applicazioni per il mondo Cooperativo

9. • Dati anagrafici e condizioni contrattuali
• Informativa trattamento dati personali
• Lettere di sospensione, di attestazione lavoro, di richiamo,
ecc.
• Modello Q e R
• Modello Sub-neocomunitari
• Processi per guidare il lavoratore nella compilazione di
documentazione quali verbali di turno, sopralluoghi, report,
ecc.
• Pianificazione di turni e attività, con gestione oraria e
recuperi
• Scadenziario corsi di formazione, visite mediche
• Alert automatici su specifiche scadenze (permessi
soggiorno, assunzioni, proroghe, ecc.)
Organizzare le Anagrafiche Soci e
Lavoratori … in concreto significa gestire:

10. • Tariffari e Condizioni Contrattuali
• Suddivisione delle informazioni per Fascicoli e Pratiche
• Controlli sul processo Ordine di Acquisto
• Gestione ed Archiviazione dei rapporti di intervento svolti,
con apposizione della firma grafometrica
Organizzare Documenti e Processi
relativi agli Appalti e Contratti …
in concreto significa gestire:

11. • Informazioni relative agli impianti dei soci per il controllo al
momento del conferimento
• Conservazione Libro Soci
• Archiviazione Bolle di Conferimento
• Controllo Supero Resa
• Informazioni Catastali
• Archiviazione Allegati F1 e F2
• Alert automatici a fronte di Estratti Conto periodici
Organizzare Documenti e Processi
relativi a Catasto e Conferimento …
in concreto significa gestire:

12. Creazione documento
sull’ERP
Generazione PDF
Archiviazione automatica
Salvataggio automatico
del documento in ARXivar
Fax
Postalizzazione
Mail
Print
Gestione Documentale Ciclo Attivo …
integrazione con l’ERP Aziendale

13. Archivia
Stampa automatica Barcode
Scansione massiva
dei documenti
Visualizzazione
dei documenti
archiviati
Creazione automatica
del profilo
documentale
Etichetta sostitutiva del timbro di
protocollazione (Fatt.Acquisto)
Apposizione
etichetta
su documento
Gestione Documentale Ciclo Passivo …
integrazione con l’ERP Aziendale
Registrazione
documento sull’ERP

14. Acquisizione della firma biometrica del cliente/vettore che
ritira la merce o del socio che conferisce la merce
Costi di gestione per ciascun documento
Customer satisfaction e Immagine aziendale
Eliminazione della carta all’interno dell’azienda
Firma Grafometrica : Obiettivi

15. Firma elettronica sicura su documenti
Firma con dati biometrici criptati,
indissolubilmente legati al documento
stesso
Totale sicurezza ed adempimento
delle leggi che regolano la digitalizzazione dei documenti
 Coordinate (x,y)
 Velocità
 Accelerazione
 Inclinazione
 Pressione
Validità legale
della firma sul documento
Firma Grafometrica : Obiettivi

16. Abilitazione del dispositivo esterno condiviso con il monitor dell’utente
Acquisizione Firma biometrica Visualizzazione del documento
Acquisizione Firma biometrica
Stampa cartacea del documento
in un’unica copia
con apposta la firma del cliente/destinatario
Archiviazione automatica del documento firmato
Acquisizione Firma e Archiviazione

17. Il documento digitale viene automaticamente archiviato con la firma
biometrica e potrà essere ricercato, consultato, ed utilizzato da tutti
gli utenti con un semplice click
Rappresenta la soluzione semplice e veloce per ottenere:
Ottimizzazione dei processi documentali
Diminuzione dei Costi di gestione documentale
Facilità di utilizzo
Aumento della Velocità e della Qualità del servizio fornito
Firma Grafometrica : Vantaggi

18. Fatturazione Elettronica verso la PA

19. Invoice Xchange (IX) è il servizio web ideato
per permettere alle imprese di gestire lungo tutto il loro
percorso le fatture elettroniche in modo veloce ed
intuitivo.
Tale servizio permette di trasformare, firmare,
trasmettere e conservare tutte le fatture destinate alle
Pubbliche Amministrazioni.
La Fatturazione Elettronica verso la PA …
gestita con il servizio

20. Grazie al Servizio di intermediazione IX
INVOICE XCHANGE

21. Esempi di Aziende Cooperative
con cui collaboriamo
Produzione e Lavoro … manifatturiero,
industriale, meccanico, consulenza …
Servizi … manutenzione, vigilanza,
logistica, elaborazioni …
Agricoltura … coltivazione, allevamento,
trasformazione …
Salute e Sociale … sanità, benessere,
disabilità, infanzia …
Grande Distribuzione … consumatori, utenza, dettaglianti…

22. Esempi di Classi Documentali per
organizzare Documenti e Processi di una
Azienda Agricola

23. Le Soluzioni realizzate da
con la piattaforma
Forniscono alle Aziende Cooperative ...

24. Accesso a tutti i Documenti in qualunque luogo e con qualsiasi
dispositivo (PC, tablet, smartphone)
Informazioni SEMPRE disponibili

25. Organizzazione e condivisione delle
informazioni dentro e fuori l’azienda
Mobile
Client
ARX-Drive
Applicativi
esterni

26. Molteplici Funzionalità di Ricerca
Documenti organizzati in fascicoli e cartelle secondo criteri
predefiniti
Viste personalizzate per classi di utenti con ricerche mirate

27. Sicurezza a 360°
Controllo costante dell’accesso alle informazioni per utenti e
profilazione
Gestione revisioni dei documenti e log

28. Talea Consulting Srl
Via R.Ossani 18 - 48018 Faenza (RA) – (+39) 0546 689555
www.taleaconsulting.it - talea@taleaconsulting.it