Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Brochure Indicom

984 views

Published on

Published in: Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Brochure Indicom

  1. 1. la nostra esperienzaIndicom è nata nel 2001 dall’esperienza ventennale dei suoi socifondatori e del loro staff.Un patrimonio di professionalità e competenza che hanno per-messo ad Indicom di mettere a punto un processo completo eintegrato, in outsourcing, di gestione dei documenti: dall’acqui-sizione dell’immagine al caricamento automatico on-line del do-cumento sul sistema gestionale del Cliente, dalla custodia deglioriginali cartacei alla consultazione direttamente da Internet, finoal processo di Conservazione Sostitutiva.In questi anni sempre più aziende, leader nei rispettivi settori,hanno identificato Indicom come loro partner qualificato neiprocessi di gestione documentale.La crescita ottenuta, costante e continua, ha permesso di esserepresenti sul mercato oltre che con le sedi storiche di Milano, Ber-gamo e Rimini anche a Torino, Udine, Carrara, Roma e Chiasso.
  2. 2. gestione ciclo passivo:una scelta strategica In un’azienda di medie dimensioni, il costo di gestione di una Fattura Fornitori (ricevimento, controllo, contabilizzazione, pa- gamenti, gestione archivio) si aggira intorno a 17 euro (I.Ged 1-2005). Se moltiplicate questa cifra per il numero dei docu- menti che vengono trattati ogni giorno nei vostri uffici ammi- nistrativi, otterrete una somma importante. Questo significa che la gestione del Ciclo Passivo è oggi un fattore critico, che grava sull’efficienza dell’intero sistema aziendale, in quanto vi costringe a dedicare risorse a un’attività per nulla strategica. Che oggi può essere ceduta in outsourcing, ad un partner in grado di svolgerla con un sistema sicuro e ad un costo di molto inferiore: il risparmio può arrivare fino al 50 per cento.
  3. 3. Gestione ciclo passivo: un sistema efficaceLa contabilizzazione delle Fatture fornitori avviene utilizzando si-stemi di riconoscimento OCR, quando le condizioni lo consen-tono (volumi dei documenti e numero dei fornitori, soprattutto),ma anche con soluzioni organizzative e tecnologiche particolar-mente efficaci.E’ il caso della stazione di lavoro utilizzata dai nostri operatori,costituita da PC, scanner e stampante, che prevede la gestionecompleta della fattura da un unico posto di lavoro, sulla basedel seguente flusso: INSERIMENTO IN CONTABILITÀ DEI DATI DELLA FATTURA ASSEGNAZIONE, DA PARTE DEL SISTEMA GESTIONALE, DEL PROTOCOLLO IVA STAMPA DI UN’ETICHETTA CON IL BARCODE DEL PROTOCOLLO SCANSIONE CON RICONOSCIMENTO AUTOMATICO DEL BARCODE FIRMA DIGITALE ED INVIO IMMAGINI E DATI AL DB INDICOM
  4. 4. Gestione anomalie e visti autorizzativiLa gestione delle fatture fornitori richiede spesso di dover trattaredocumenti che non vengono “accettati” dal sistema, oppure chedevono essere autorizzati.Abbiamo realizzato un servizio che prevede, come funzionalitàopzionale, la gestione via Internet di un workflow essenziale checonsente scambi/richieste di dati tra i diversi utenti del sistema(sia utenti Indicom che del Cliente).Tale funzionalità può essere utilizzata per scopi diversi in funzio-ne delle specifiche esigenze. Le principali applicazioni sono: GESTIONE DELLE ANOMALIE NEL CORSO DELLA CONTABILIZZAZIONE DELLE FATTURE PASSIVE GESTIONE DELLE ANOMALIE DURANTE L’ARCHIVIAZIONE OTTICA GESTIONE DEI VISTI PER IL PAGAMENTO DELLE FATTURE PASSIVE
  5. 5. Archiviazione ottica: i documenti on-lineLa necessità di consultare i documenti determina spesso perditee sprechi di tempo.E oggi c’è sempre meno tempo per tutto. Ecco perché l’archi-viazione ottica, grazie anche alla normativa sulla ConservazioneSostitutiva, ha avuto negli ultimi anni uno sviluppo imponente.Utilizzando quello straordinario strumento di comunicazioneche è Internet ed attraverso il portale messo a disposizione daIndicom, per consultare un documento basta collegarsi alla retedirettamente dal proprio gestionale, e in un attimo il documentodesiderato verrà visualizzato a video e potrà essere scaricato sulproprio PC, inviato via mail e, se necessario, stampato.E sarebbe Indicom, con la sua struttura e le sue risorse specializ-zate, ad effettuare tutte le attività di alimentazione ed organizza-zione del sistema documentale: preparazione, normalizzazione,indicizzazione, controllo qualità, etc.
  6. 6. Conservazione Sostitutiva: finalmente si puòo Grazie alla Conservazione Sostitutiva da oggi è possibile distrug- gere gli archivi cartacei. I principali vantaggi sono: Smaterializzazione: possibilità di convertire tonnellate di documenti cartacei in piccoli supporti ottici Abbattimento dei costi di gestione: meno locali, meno personale, eliminazione costi per l’acquisto della carta Inalterabilità: i documenti non possono essere manomessi, non si possono più sbiadire, rovinare o macchiare Migliori performance: miglioramento significativo della produttività e dei processi interni L’attività può essere affidata in outsourcing alla nostra azienda. Indicom si occupa anche di delivery delle Fatture Attive ai Clienti finali, attraverso sistemi di postalizzazione tradizionale oppure con invio di mail con il link al portale dal quale consultare e sca- ricare i documenti.
  7. 7. Caricamento dati:l’ufficio in outsourcing Non solo l’archiviazione e la consultazione dei documenti, con Indicom anche l’attività di caricamento on-line diventa più snella. Tutto corre su Internet o attraverso un collegamento privilegiato fra la nostra rete e la vostra. I documenti, preventivamente pre- parati, vengono caricati sul vostro sistema gestionale sulla base delle modalità operative che ci avrete indicato, senza alcuna modifica o intervento sul vostro software. È come avere un ufficio esterno con risorse specializzate che lavorano esclusivamente per voi, senza intaccare l’uniformità e la segretezza dei vostri archivi. Questo vuol dire semplicemente due cose: risparmiare denaro e recuperare risorse per dedicarle a mansioni più importanti e produttive.
  8. 8. Sicurezza senza confiniParticolare cura è stata posta nella sicurezza del sistema, sia dalpunto di vista informatico (Firewall, accesso ad Utenti registraticon certificati digitali Client, possibilità di collegamento con lineesicure), sia per quanto riguarda le garanzie nella continuità nel-l’erogazione dei servizi ottenuta con cluster di server ridondatie scalabili, duplicando apparecchiature, dati e immagini su altridue Centri di back-up, sulla base di un protocollo di disasterrecovery particolarmente rigoroso. I server utilizzati sono colle-gati in cluster e sono dotati di sistemi RAID1, RAID5 e RAID6.È possibile inoltre accedere alla consultazione con protocollo ditrasmissione https. L’accesso alla rete, attraverso connessioni a10 Mbps, è attivo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7.
  9. 9. Custodia degli originaliPer risolvere i problemi di spazio e di reperimento dei documentioriginali Indicom propone un servizio di custodia e gestione inoutsourcing. I documenti originali, preventivamente classificati,si trovano inscatolati ed allocati su scaffalature appositamentecreate, situate presso i nostri depositi, tutti dotati di impiantiantincendio ed antintrusione in regola con le più recenti norma-tive in materia. I documenti sono a disposizione dei Clienti che,attraverso la procedura di gestione web, potranno richiederli econsultarli come immagini via Internet o riceverli direttamentenella propria casella e-mail, via fax o con consegna diretta del-l’originale. Il tempo previsto per la consegna di un originale odi una copia è di 24 ore dalla richiesta (3 ore per le richiesteurgenti).
  10. 10. Gestione archivi Enti LocaliMolto spesso gli archivi degli Enti pubblici si trovano in una realesituazione di disordine, a causa di insufficienza di spazio a dispo-sizione, mancata effettuazione di operazioni di selezione e scar-to, inefficace o errata applicazione di Titolari di classificazione.Indicom ha perfezionato una proposta modulare, in grado dirisolvere in maniera organica e definitiva tale problematica.La soluzione offerta da Indicom è infatti costituita dalle seguentiattività: Censimento archivistico e Guida topografica Sistemazione fisica ed Elenco di consistenza Riordino e Inventariazione Selezione e scarto Manutenzione programmataL’attività consulenziale ed operativa è sempre svolta da specialistiaccreditati e conosciuti presso le varie Soprintendenze Archivi-stiche.
  11. 11. Indicom SrlVia Carnevali, 39 - 20158 MilanoTel. 02.33.00.28.05 - Fax 02.39.21.67.86Indicom Centro Nord SrlVia del Lavoro, 3347852 Coriano Loc. Ospedaletto (RN)Tel. 0541.65.72.14 - Fax 0541.65.79.20Uffici a:Milano - Bergamo - RiminiRoma - Torino - Udine - CarraraChiasso (CH)www.indicom.biz

×