L'AZIENDA Nata dall’alleanza strategica tra due importanti player mondiali del settore siderurgico, Duferco Group e Nucor Corporation, Duferdofin-Nucor è oggi primario punto di riferimento in Italia, Europa e Nord Africa, per la produzione di travi e di laminati lunghi. L'ESIGENZA L’azienda intendeva dotarsi di un sistema di gestione documentale veloce ed efficace che consentisse di gestire il Ciclo Attivo e Passivo. LA SOLUZIONE Per l’archiviazione dei documenti è stata realizzata l’integrazione tra ARXivar e Sme.UP ERP. Per archiviare i documenti del Ciclo Attivo, sono state create delle regole di Spool Recognition per ricavare le informazioni utili a popolare i campi di profilo. L’archiviazione dei documenti del Ciclo Passivo è stata realizzata sfruttando la tecnica del barcode, ovvero l’affissione sul documento da acquisire di una etichetta formata secondo regole condivise per permettere la scansione massiva non presidiata dei documenti. BENEFICI - Semplificazione del processo di archiviazione con conseguente riduzione dei costi di archiviazione - Automazione del processo di invio Fatture Clienti con tracciatura e monitoraggio della ricezione - Diminuzione del volume di carta stampata - Eliminazione dei tempi di ricerca dei documenti cartacei - Condivisione più efficiente dei documenti

1. Un nostro caso di successo

2. L’azienda
La copertura capillare del territorio e
l’accesso al mare consentono a
Duferdofin-Nucor di garantire un servizio
tempestivo e di qualità sul mercato
nazionale ed internazionale, anche
attraverso la propria rete distributiva.
Duferdofin-Nucor con i suoi 750
dipendenti, ha una capacità produttiva di
circa 950 mila tonnellate l’anno di
prodotti lunghi ed è sempre più orientata
verso la produzione di profili speciali e
acciai di qualità per la forgiatura e la
laminazione.

3. L’esigenza
L’azienda intendeva dotarsi di un sistema di gestione documentale veloce ed
efficace che consentisse di gestire il Ciclo Attivo e Passivo al fine di ottenere una
significativa riduzione dei tempi per la produzione, archiviazione e ricerca
documenti aziendali e che al tempo stesso, con la dematerializzazione, permettesse
di evitare l’archiviazione cartacea, portando i documenti in conservazione sostitutiva.

4. La soluzione

5. Ciclo attivo e passivo
Per archiviare i documenti del Ciclo Attivo, sono state create delle regole di lettura
dei documenti per ricavare le informazioni utili a popolare i campi di profilo.
L’archiviazione dei documenti del Ciclo Passivo è stata realizzata sfruttando la tecnica
del barcode, ovvero l’affissione sul documento da acquisire di una etichetta formata
secondo regole condivise per permettere la scansione massiva non presidiata dei
documenti.
 Il connettore permette la stampa / ristampa di etichette barcode recuperando le
informazioni necessarie per i profili del documento direttamente da Sme.UP ERP.
 Tutto il lavoro di archiviazione, organizzazione documentale e gestione dei
processi non ha sconvolto il modus operandi degli operatori.
 Inoltre l’integrazione permette la consultazione dei documenti archiviati in
ARXivar dalle varie applicazioni di Sme.UP ERP.

6. Conservazione elettronica
Tramite il connettore di ARXivar, i documenti del ciclo Attivo e Passivo archiviati
vengono inviati al Servizio di Conservazione Elettronica a Norma IX-CE.

7. Spedizione fatture
E’ stato realizzato un processo per la spedizione via e-mail delle Fatture Clienti.
L’invio delle mail viene realizzato tramite Link che permette di avviare una serie di
controlli relativi al numero di aperture dell’e-mail e riprogrammare un nuovo invio
per coloro che non l’hanno aperta.

8. I benefici
 Semplificazione del processo di archiviazione con
conseguente riduzione dei costi di archiviazione
 Automazione del processo di invio Fatture Clienti
con tracciatura e monitoraggio della ricezione
 Diminuzione del volume di carta stampata
 Eliminazione dei tempi di ricerca dei
documenti cartacei
 Condivisione più efficiente dei documenti

9. Sviluppi futuri
Gli utenti hanno espresso soddisfazione nella semplicità d’uso, flessibilità e
nell’integrazione con il Sistema informativo Sme.UP ERP.
E’ in progetto l’estensione dell’utilizzo di ARXivar all’implementazione di Workflow per
snellire l’operatività quotidiana ed aumentare il controllo dei processi.
In particolare:
 La procedura di consegna del materiale DPI (dotazione protezione individuale) ai
dipendenti
 La dematerializzazione dei DDT Clienti con applicazione della Firma Grafometrica.
Inoltre, con ARXivar si vuole procedere ad organizzare tutti i documenti presenti in
azienda, collegandoli tra di loro per avere un ambiente unico ed integrato per la gestione
dei documenti e permetterne la consultazione non solo da ARXivar, ma anche da altre
applicazioni ad esso integrate.