Recommended
More Related Content
What's hot
What's hot (20)
Similar to Skill Facilitator
Similar to Skill Facilitator (20)
More from padlah1984
More from padlah1984 (20)
Recently uploaded
Recently uploaded (20)
Skill Facilitator
- 1. Astra Management Development Institute 1 FACILITATING SKILL0D
- 2. Astra Management Development Institute 2 OBYEKTIF SESI Memahami konsep memfasilitasi kelompok Mengenal model memfasilitasi kelompok Mengerti dan menggunakan dalam aktivitas memfasilitasi.
- 3. Astra Management Development Institute 3 CIRCLE CIRCLE CIRCLE CIRCLE CIRCLE CIRCLE LEADER LEADER LEADER LEADERLEADER LEADER FACILITATOR FACILITATOR CIRCLE/Member Anggota Tiga sampai 10 anggota, mengidentifikasi, menganalisa, dan mengatasi masalah yang berhubungan dengan pekerjaan dan mengimplementasikan solusinya LEADER Pemimpin QCC Memimpin Circle (QCC) FACILITATOR Fasilitator Membuat program lebih mudah dan terintegrasi di semua level, pemand COORDINATOR Mengawasi Facilitator dan mengatur administrasi Program (STEERING COMMITTEE) PEMAIN QCC : STEERING COMMITE, FACILITATOR, LEADER, MEMBER [HANLAY, Joseph, Our Experience With Quality Circles, ASQC, 1983]
- 4. Astra Management Development Institute 4 PEMAIN QCC : FACILITATOR Peran Facilitator Memahami falsafah, tujuan, dan penerapan aktivitas QCC Memberikan/mencarikan topik buat Tim QCC Memfasilitasi QCC Leader maupun QCC Member dalam melakukan pemecahan masalah Memberikan dukungan pengetahuan teknis dan tool yang diperlukan Menjadi penghubung antara QCC Leader dengan COORDINATOR atau Komite QCC (Steering Committee) dan pihak manajemen Menghadiri pertemuan yang diadakan Tim QCC Mengembangkan kemampuan anggota Tim QCC (QCC Member) Syarat Facilitator People oriented Communicator : mampu berbicara baik dengan manajemen maupun anggota Tim QCC (karyawan) Pengalaman di area kerjanya : pengetahuan terhadap proses dan produk Menguasai metodologi Delapan Langkah Perbaikan (8 Steps Improvement), penggunaan Quality Tools (7QC Tools & 7 Management Tools) dan mampu mengajarkannya
- 5. Astra Management Development Institute 5 Theme LeaderTheme Leader MODEL ORGANISASI QCC Organisasi Perusahaan Organisasi QCC Board of Director (BOD) Board of Director (BOD) General Mgr.General Mgr. General Mgr.General Mgr. ManagerManager ManagerManager SupervisorSupervisor SupervisorSupervisor ForemanForeman ForemanForeman Group LeaderGroup Leader Group LeaderGroup Leader Steering Committee Steering Committee CrewCrew AdvisorAdvisor SponsorSponsor FacilitatorFacilitator QCC LeaderQCC Leader QCC MemberQCC Member Steering Committee Steering Committee Theme LeaderTheme Leader FacilitatorFacilitator QCC LeaderQCC Leader QCC MemberQCC Member Theme LeaderTheme Leader FacilitatorFacilitator QCC LeaderQCC Leader QCC MemberQCC Member Posisi Anda sebagai QCC Facilitator
- 6. Astra Management Development Institute 6 DEFINISI FASILITATOR/Facilitator Seseorang yang memfasilitasi Memfasilitasi adalah sebuah proses yang melalui seseorang fasilitator untuk membantu yang lain (yang difasilitasi) dalam rangka menyelesaikan pekerjaannya dan meningkatkan cara mereka bekerja sama. Apa definisi Fasilitator QCC (QCC-FACILITATOR) menurut Anda?
- 7. Astra Management Development Institute 7 PERANAN FASILITATOR Peduli dengan membantu seseorang/tim untuk mengerjakan sesuatu Membantu seseorang/tim untuk menemukan pandangannya dan meengartikulasikannya Membantu seseorang berpikir dan membantu untuk mengkomunikasikan pemikirannya [WEAVER, Richard G., FARREL, John D., Managers as Facilitators p.6, Berret-Koehler Publishers, Inc., 1999]
- 8. Astra Management Development Institute 8 FACILITATING MODEL [WEAVER, Richard G., FARREL, John D., Managers as Facilitators p10, Berret-Koehler Publishers, Inc., 1999] PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics
- 9. Astra Management Development Institute 9 TASK PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics TASK (tugas) adalah pekerjaan kelompok yang perlu diselesaikan. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh fasilitator: Mengklarifikasi tugas Menetapkan persetujuan (kotrak kerja) antara Fasilitator dan Tim QCC Merencanakan, mengerjakan, dan tanya-jawab : Proses memfasilitasi Fokus pada tugas
- 10. Astra Management Development Institute 10 SELF PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics Alat yang powerful dan sangat berpengaruh dalam aktivitas memfasilitasi adalah diri-tim yang difasilitasi dengan menggunakan diri-fasilitator sebagai instrumen. Menggunakan pengalaman selama memfasilitasi suatu kelompok atau menanyakan anggota kelompok lain tentang pengalaman. Menggunakan diri sendiri sebagai model tipe-tipe perilaku yang diharapkan.(memberi contoh)
- 11. Astra Management Development Institute 11 SELF PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics Mengenali diri-sendiri: Mengenali diri sendiri adalah mengenali nilai-nilai (values), keyakinan (beliefs), kebutuhan (needs), pengalaman (experiences), dan kemampuan (capabilities) serta memahami bagaimana hal-hal tsb akan mempengaruhi aktivitas memfasilitasi Masing-masing akan berdampak terhadap perilaku fasilitator, dan fasilitator yang efektif akan belajar mengenal diri lebih baik.
- 12. Astra Management Development Institute 12 SELF PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics PARADIGMA FASILITATOR Konsep paradigma dapat membantu fasilitator memahami lebih baik akan perannya dalam memfasilitasi kelompok (Tim QCC) Perbedaan paradigma akan mempengaruhi cara memfasilitasi Paradigma masing-masing individu adalah unik. Paradigma fasilitator akan mendukung atau menghambat kemampuannya untuk melakukan tugas sebagai fasilitator
- 13. Astra Management Development Institute 13 SELF PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics SALING MEMPENGARUHI Fasilitator harus mengetahui dasar-dasar perilaku manusia Salah satunya adalah bagaimana manusia saling mempengaruhi Ada 4 cara mempengaruhi perilaku manusia : POSITIVE REINFORCEMENT, PUNISHMENT, NEGATIVE REINFORCEMENT, EXTINCTION.
- 14. Astra Management Development Institute 14 SELF PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics MENGAMBIL MANFAAT DARI PERBEDAAN YANG ADA Setiap orang lebih menyukai satu atau lebih ‘style’ Setiap orang mempunyai kemampuan untuk memeragakan bermacam-macam ‘style’ Orang melihat dunia luar sesuai dengan apa yang menjadi kecenderungannya Tidak ada yang benar atau pun salah tentang ‘style’ yang dipilihnya Setiap ‘style’ mempunyai kelemahan dan kelebihan Kelompok memerlukan perilaku ‘style’ yang berbeda-beda dalam rangka mencapai kinerja terbaiknya
- 15. Astra Management Development Institute 15 SELF PREFERENSI GAYA ATAU STYLEPROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics High Assertive Low Assertive [WEAVER, Richard G., FARREL, John D., Managers as Facilitators p57, Berret-Koehler Publishers, Inc., 1999] High Responsive Low Responsive Outgoing Impatient Risk takers Outgoing Impatient Risk takers Task-focused Talk about specifics Harder to get to know Task-focused Talk about specifics Harder to get to know Reserved Patient Risk averse Reserved Patient Risk averse People-focused Talk in generalities Easier to get to know People-focused Talk in generalities Easier to get to know INDUCEMENT STEADINESSCONSCIENTIOUS DOMINANCE Driver Enthusiastic SocialAnalytical
- 16. Astra Management Development Institute 16 SELF BEKERJA DENGAN ORANG GAYA DOMINANCEPROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics Apa cirinya: Katakan apa yang harus dikerjakan Perlu sedikit ditekan Pada situasi dimana dia kalah Tidak beraksi Perhatikan bila dia: Bicara cepat, keras, dan sedikit inflection Cenderung membuat banyak pernyataan dan bertanya sedikit pertanyaan Suka untuk berfokus pada fakta atau tugas Bagaimana mempengaruhinya: Bicara singkat dan langsung ke pokok permasalahan Berikan jawaban yang berfokus pada pertanyaannya Setuju pada fakta dan ide-ide daripada kepada orangnya Berikan alternatif yang bisa menuju sukses, buat rekomendasi, berikan kesempatan untuk membuat pilihan bila tidak setuju Tekankan pada benefit, tetapi berikan alasan yang cukup Tekankan pula manfaatnya buat dia
- 17. Astra Management Development Institute 17 SELF BEKERJA DENGAN ORANG GAYA INDUCEMENTPROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics Apa cirinya: Hindari dan tolak Abaikan akseptan dan persahabatan Pandang negatif ide-idenya Isolasi Perhatikan bila dia: Bicara cepat, keras, dan banyak inflection Cenderung membuat sedikit pernyataan dan bertanya banyak pertanyaan Suka untuk berfokus pada opini dan ceritera Bagaimana mempengaruhinya: Tawarkan saran untuk membuat ide-idenya menjadi tindakan yang nyata Berikan kesaksian dari yang lain tentang ide-ide dan rencana anda Ceritakan keberhasilan tim lain menggunakan ide atau rencana tsb Berikan secara tertulis yang rinci Berikan insentif saat melaksanakan tugas Tanyakan langsung dan berikan kesempatan untuk menjelaskannya Sarankan solusi alternatif
- 18. Astra Management Development Institute 18 SELF BEKERJA DENGAN ORANG GAYA STEADINESSPROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics Apa cirinya: Overlooking atau membingungkan Tiba-tiba, tidak terencana, beresiko Kompetitif daripada kooperatif Situasi konflik Perhatikan bila dia: Bicara lebih lambat, lembut, dan banyak inflection Cenderung membuat sedikit pernyataan dan bertanya banyak pertanyaan Suka untuk berfokus pada opini dan ceritera Bagaimana mempengaruhinya: Fokus pada jawaban untuk menjawab pertanyaan sekaligus mengklarifikasi Berikan ide-ide dengan tidak menekannya, berikan kesempatan untuk berubah, jangan mendorong kesepakatan terlalu cepat Clearly define goal, peran, atau prosedur Berikan jaminan dukungan berikutnya Tekankan bagaimana tindakan akan meminimasi resiko dan memperbanyak hal seperti saat ini Perhatikan, berikan perhatian pribadi
- 19. Astra Management Development Institute 19 SELF BEKERJA DENGAN ORANG GAYA CONSCIENTIOUSPROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics Apa cirinya: Kritisi ide-idenya atau usahanya Tanyakan secara pribadi atau blunt question Rekomendasi tidak lengkap atau tidak akurat Harapkan menjadi emosi atau secara personal terlibat Perhatikan bila dia: Bicara lebih lambat, lembut, dan sedikit inflection Cenderung membuat sedikit pernyataan dan sedikit pertanyaan Suka untuk berfokus pada fakta atau tugas Bagaimana mempengaruhinya: Berikan ide-ide yang pros dan cons yang langsung Berikan data yang akurat Berikan jaminan yang kelihatan tidak terduga Review rekomendasi secara sistematis dan komprehensif Spesifik bila setuju Tidak setuju fakta dariada orangnya, bila tidak setuju Siap-siap memberikan penjelasan dengan sabar, secara terus menerus, dan diplomatis
- 20. Astra Management Development Institute 20 GROUP PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics GROUP/Kelompok. Dinamika kelompok adalah unik untuk suatu kelompok, dan pada dasarnya bisa diprediksi. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh fasilitator: Fasilitator yang efektif memahami dan mendorong dinamika kelompok. Fasilitator yang efektif akan mengetahui bahwa dinamika kelompok adalah hal yang wajar, demikian pula bila masalah muncul. Tim yang produktif tidak begitu saja terbentuk bilamana individu-individu bergabung. Untuk menjadi tim yang produktif maka akan melalui tahapan : FORMING, STORMING, NORMING, dan PERFORMING. Fasilitator efektif akan menentukan tim yang difasilitasi sedang berada pada tahapan mana.
- 21. Astra Management Development Institute 21 Tuckman’s ’ORMING MODEL 1. FORMING 3. NORMING2. STORMING 4. PERFORMING • Goals, Procedures, Task Unclear • Tell us what to do • Very dependent on leader • Concerned about role and acceptance • Goals, Procedures, Tasks clear • Energy on task • Active, Interdependent • High level of trust • Openness and enthusiasm • Collaboration • Creative Problem- Solving • Share information • Problem-solve • Develop group cohesion • Cooperative • Bid of power • Leadership challenged • Rebellion • Complaining • Disagreement over procedures • Polarization DISKRIPSI PERASAAN DAN PERILAKU PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics GROUP [TUCKMAN, Bruce W., Development Sequence in Small Groups, Psychological Bulletin 63(6), 1965]
- 22. Astra Management Development Institute 22 FORMINGPROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics GROUP Pekerjaan yang dilakukan Memahami manfaat kelompok dan tahu siapa yang tergabung dalam kelompok tsb. Mengawali tugas baru, perkenalan anggota baru, mengkaji sumber daya yang ada, partisipasi pada kegiatan sesuai dengan ketrampilan, pengetahuan, dan gaya kerja masing-masing. Perilaku dan dinamika yang diamati Ketidakpastian akan manfaat dan goal tim/kelompok Perkenalan Perilaku yang berorientasi sosial Antuasiame Tentantiveness Perasaan anxiety Kebutuhan untuk mendapatkan tempat di kelompok Pertanyaan yang perlu dijawab Mengapa kita disini? Siapa saja anggota kelompok? Persoalan yang akan muncul bila tidak ditangani Orang berada di arah yang berbeda-beda Orang tidak mengetahui sumberdaya yang dimiliki kelompok/tim
- 23. Astra Management Development Institute 23 Pekerjaan yang dilakukan Mengidentifikasi harapan antar anggota tim dan bagaimana harapan untuk bekerja sama Kesempatan untuk menyatakan harapan, identifikasi perbedaan, dan pengalaman konflik (berselisih) Perilaku dan dinamika yang diamati Konflik internal dan eksternal Ketidakpastian peran Interaksi yang saling curiga yang berlebihan Tolakan yang kuat untuk pembetukan kelompok Frustasi Perbedaan antara harapan dan kenyataan Kompetisi Pertanyaan yang perlu dijawab Apa yang saya harapkan dari yang lainnya? Apa yang mereka harapkan dari saya? Persoalan yang akan muncul bila tidak ditangani Orang jadi ‘upset’ karena harapannya tak teroenuhi Orang merasa sudah terlalu banyak bekerja Orang merasa tidak penting/berarti dalam kelompok STORMINGPROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics GROUP
- 24. Astra Management Development Institute 24 Pekerjaan yang dilakukan Mengatasi perbedaan harapan antara anggota tim dan mengupayakan supaya mereka bekerja sama Membuat aturan main, membuat kesepakan tim yang menyatakan tim akan bekerja sama Perilaku dan dinamika yang diamati Negosiasi Identifikasi kesamaan manfaat Membuat ‘slogan kelompok’ Kelompok memulai bekerja sama Anggota mendukung kepemimpinan Orientasi pada pencapaian tujuan bersama (mutual goals) Harmoni, kepercayaan, dan saling menghargai Pertanyaan yang perlu dijawab Bagaimana kita bekerja sama? Persoalan yang akan muncul bila tidak ditangani Anggota kelompok tidak menyetujui bagaimana cara bekerja sama Anggota kelompok bekerja pada tujuan yang berlawanan dengan kelompok lain NORMINGPROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics GROUP
- 25. Astra Management Development Institute 25 Pekerjaan yang dilakukan Kegiatan yang mengarah kepada pencapaian tujuan tim Menghasilkan output sesuai harapan kelompok Perilaku dan dinamika yang diamati Definisi masing-masing peran jelas Kolaborasi Saling tergantung Merasakan kekuatan bila bekerjasama dalam kelompok Pencapaian dan kinerja yang hebat Merasakan pencapian kepuasan anggota Pertanyaan yang perlu dijawab Bagaimana kita tahu kalo kita berhasil Persoalan yang akan muncul bila tidak ditangani Tidak jalan Kelompok tidak tahu Kelompok tidak merayakan keberhasilan PERFORMINGPROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics GROUP
- 26. Astra Management Development Institute 26 PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics GROUP GROUP DEVELOPMENT CURVE Group Interdependence [WEAVER, Richard G., FARREL, John D., Managers as Facilitators p72, Berret-Koehler Publishers, Inc., 1999] GroupPerformance Chance Groupings False Group Emerging Group Fully Functioning Group Peak Performing Group
- 27. Astra Management Development Institute 27 GROUP PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics MENGHADAPI KONFLIK (conflict) Setiap kelompok mempunyai konflik. Tantangannya adalah bagaimana menangani konflik secara efektif. Konflik bisa terbuka, secara verbal dan/atau bisa bersifat fisik. Ada yang suka terbuka dan ada yang cenderung menghindarinya. Konflik adalah sehat selama yang terjadi adalah dalam rangka meningkatkan kualitas pekerjaan dan berusaha mencari solusinya. Konflik bisa menjadi masalah serius jika kelompok tidak mempunyai proses untuk menanganinya.
- 28. Astra Management Development Institute 28 GROUP PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics CONFLICT RESPONSE MODEL Cooperation Assertiveness Low High Low High Competing Collaborating Avoiding Accomodating Compromising
- 29. Astra Management Development Institute 29 PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics GROUP VICTIM-RESCUER-PROSECUTOR TRIANGLE Segitiga Korban-Penyelamat-Penuntut Prosecutor Victim Rescuer Neutral Observer or Participant
- 30. Astra Management Development Institute 30 PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics GROUP PROSES MENGATASI MASALAH Langkah 1 : Fasilitator mengamati komunikasi verbal atau non verbal. Langkah 2 : Fasilitator mengidentifikasi situasi konflik yang terjadi dan mempersilakan tim untuk mengatasinya. Langkah 3 : Fasilitator membantu tim mengumpulkan informasi untuk mencari solusi menang-menang. Langkah 4 : Fasilitator membantu tim untuk mengidentifikasi apa saja yang bisa dijadikan kesepakatan Langkah 5 : Fasilitator menjaga agar diskusi fokus pada bagaimana memperoleh kesepakatan dan memberitahu tim saat kesepakatan sudah tercapai.
- 31. Astra Management Development Institute 31 PROCESS PROCESS SELF GROUP TASK Actions and tools that help a group get its work done The work the group is trying to get done Use yourself as an instrument Understanding group dynamics PROCESS/Proses adalah apa yang dilakukan oleh fasilitator agar tim berhasil. Secara umum proses memfasilitasi ini terdiri dari (1) Perencanaan/planning, (2) Memecahkan masalah/solving problem, (3) Menyelesaikan pekerjaan/finishing work PLANNING SOLVING PROBLEM FINISHING WORKS
- 32. Astra Management Development Institute 32 RINGKASAN: FASILITATOR adalah seseorang yang memfasilitasi Memfasilitasi adalah sebuah proses yang melalui seseorang fasilitator untuk membantu yang lain (yang difasilitasi) dalam rangka menyelesaikan pekerjaannya dan meningkatkan cara mereka bekerja sama. Facilitating Model (model memfasilitasi) : task, self, group dan proses Empat langkah perkembangan suatu tim : Norming, Storming, Forming, dan Performing
Editor's Notes
- .
- Dalam aktivitas QCC, pemain utamanya adalah : Steering Committee, Facilitator, QCC-Leader dan QCC-Member. Beberapa perusahaan juga memperkenalkan pemain yang lain misalnya : Advisor, Sponsor, Theme Leader. Namun yang ini tidak mutlak, setiap perusahaan akan membuat modelnya sendiri yang paling tepat.
- Fasilitator membantu peserta yang difasilitasi untuk menyelesaikan pekerjaannya Fasilitator memberikan dukungan berupa metoda dan alat pemecahan masalah yang akan membantu menyelesaikan tugas dan membantu meningkatkan kerjasama tim Fasilitator membantu untuk melihat dalam jangka panjang Fasilitator membantu untuk membuat hubungan yang baik antar sesama anggota tim QCC dan membantu meningkatkan kerjasama tim Hal-hal yang dilakukan oleh fasilitator adalah semacam : klarifikasi tema/tugas/persoalan, peran masing-masing anggota tim, membantu proses rapat, pembelajaran bersama, membuat perencanaan, mengatasi konflik, dll
- TASK/Tugas adalah pusat model karena membantu untuk memperjelas tugas orang/tim itu apa. Fasilitator perlu mengambil peran agar tim bisa menyelesaikan tugasnya. Fasilitator QCC berarti bertanggung jawab atas keberhasilan pencapaian objektif QCC melalui pendekatan yang efektif dan praktis. SELF/Diri Seorang fasilitator harus mengenal siapa yang difasilitasi dan bagaimana dampaknya terhadap kelompok (tim). Meskipun setiap individu adalah unik, pada umumnya juga mempunyai kesamaan-kesamaan umum. Fasilitator yang efektif menggunakan pengetahuan tsb untuk membantu QCC Leader/Member mempertimbangkan kesamaan dab perbedaan sebagai aset yang berguna.Tujuannya adalah agar tim lebih produktif dan menghargai perbedaan. GROUP/Kelompok. Dinamika kelompok adalah unik untuk suatu kelompok, dan pada dasarnya bisa diprediksi. Pemahaman dinamika kelompok sangat diperlukan oleh fasilitator, agar tim bisa lebih efektif, kohesif, dan produktif Konflik merupakan aspek yang penting dalam kelompok. Konflik yang terlalu besar akan menguras tenaga tim.
- Salah satu tugas terpenting fasilitator adalah memberikan kejelasan (klarifikasi) tugas tim sebelum memulai mengerjakannya.Hal lain adalah menjamin bahwa semua anggota jelas akan tugas yang diemban. Dengan mengetahui dan memberikan kejelasan tugas maka fasilitator akan bisa lebih produktif. Pendekatan berikut berguna untuk mengklarifikasi tugas : (1) Periksa apa hasil yang ingin diharapkan; (2) Menanyakan sekaligus mengklarifikasikan apa tugasnya; (3) Mengajak kelompok mencari kaitan antara tugas dan tanggung jawab kelompok. Bila tugas sudah jelas, maka persetujuan antara fasilitator dan Tim QCC perlu membuat persetujuan bisa formal maupun informal. Persetujuan ini biasanya berisi empat hal : (a) tugas; (b) ukuran keberhasilan, (c) tanggung-jawab tim ; (d) tangung-jawab fasilitator. Ketiadaan persetujuan bisa membuat macet pekerjaan.
- Nilai-nilai (values) adalah “apa yang dianggap penting oleh seseorang”. Fasilitator yang baik akan memberikan penghargaan masing anggota untuk berkolaborasi. Tim menilai seseorang dan menghargai perbedaan. Tugas fasilitator adalah membuat hubungan baik diantara anggota tim. Fasilitator yang tidak menggunakan nilai-nilai tim bisa mengakibatkan frustasi. Keyakinan (beliefs) adalah “apa yang dianggap benar oleh seseorang”. Fasilitator yang baik akan yakin bahwa dia sebagai peran pendukung keberhasilan.Tugas fasilitator membantu tim untuk menjadi yang terbaik (STAR). Fasilitator yakin bahwa dengan adanya perbedaan adalah merupakan aset. Fasilitator yakin bahwa tugas tim jelas agar bisa berkinerja yang terbaik. Kebutuhan (needs) adalah “apa yang dibutuhkan untuk kelangsungan hidup seseorang”. Setiap orang mempunyai kebutuhan bahwa dia berharap bahwa kelompoknya memberinya kepuasan. Contoh kebutuhan untuk diakui keberadannya, kebutuhan interaksi. Kelompok bisa saja memenuhi ataupun tidak.Jika fasilitator tidak paham, kebutuhan tsb
- Fasilitator yang menilai pekerjaan harus dilakukan dengan segera dan kelompok membutuhkan banyak arahan akan sangat aktif memfasilitasi dan akan main perintah. Fasilitator yang merasa bahwa kelompok perlu belajar dulu melalui pengalamannya akan menganggap bahwa kelompok hanya perlu diberikan sedikit sentuhan dan akan dijaga agar tetap pada jalurnya. Fasilitator ini akan lebih mengamati daripada memberikan arahan (directive). Beda paradigma akan menentukan pendekatan yang dipakai untuk memfasilitasi Keberhasilan atau kegagalan seorang fasilitator sangat tergantung akan paradigmanya. Sebuah kelompok yang mengetahui paradigmanya saat ini lebih baik. Fasilitator akan membantu tim yang difasilitasi menemukan terobosan dengan memperhatikan pada paradigma yang ada dan membuat suatu paradigma baru tentang aktivitas kelompok.
- POSITIVE REINFORCEMENT : Bila perilaku yang diharapkan muncul, dan penghargaan diberikan. Individu memperoleh penghargaan sesuai dengan perilakunya, dan diharapkan penghargaan yang diberikan akan mendorong perilaku yang sama akan tetap terjaga. Contoh : Pada diskusi, anggota tim menyatakan “ide yang bagus” dan memberikan kontribusi yang nyata buat tim. PUNISHMENT : Bila perilaku yang diharapkan tidak muncul, dan ‘hukuman’ diberikan agar perilaku yang sama tidak muncul. Contoh : Pada diskusi, anggota tim mencela pendapat yang diberikan oleh anggota yang lain. NEGATIVE REINFORCEMENT : Bila perilaku yang diharapkan terjadi tetapi kemudian menghilang karena sesuatu hal, misalnya pernah ada kejadian sebelumnya. Contoh : Anggota tim mencegah kepada anggota tim yang lain untuk memberikan kontribusi.
- Salah satu pendekatan yang umum dipakai untuk untuk mengidentifikasi perilaku adalah Model DISC. Pendekatan DISC memberikan cara menggambarkan preferensi orang. Pengukuran menggunakan dua kontinum : ASSERTIVENESS dan RESPONSIVENESS. Sesuai pada posisi kontinumnya, orang akan diidentifikasi preferensinya tentang pola perilkaunya. Kontinum assertiveness merefleksikan kemauan dan kemampuan seseorang untuk berbagi ide, kebutuhan, dan harapannya. Kontinum responsiveness merefleksikan kemauan dan kemampuan seseorang untuk berbagi dan mengungkapkan perasaannya.
- DOMINANCE : Individu ini mempunyai ciri high assertive dan low responsive. Diskripsi yang cocok untuk orang tipe dominance adalah driver. Orang ini cenderung menonjolkan AKU-nya. Komunikasinya memerintah. Mau menang dalam konflik. Gaya suka memerintah, decisive, tidak tergantung, dan berorientasi pada hasil. Interaksi dengan orang positif dan tanpa curiga. Ciri lain kompetitif, berani ambil resiko, dan suka petualangan. Kesan terburu-buru, agresif, disparaging, dan tidak sensitif. INDUCEMENT : Individu ini mempunyai ciri high assertive dan high responsive. Diskripsi yang cocok untuk orang tipe inducement adalah enthusiatic. Orang ini akan menonjolkan KITA-nya. Komunikasinya jual ide atau rencana. Bila ada konflik mencari solusinya. Gaya antusias, persuasif, percaya diri, dan berpengaruh. Interaksi denga orang lain ceria, poised dan sensitif. Ciri lain generous, impulsive, optimis, dan suka bekerja sama. Kesan menonjolkan diri, tidak realistis, percaya pada orang lain, tidak begitu mau menggunakan fakta saat membuat keputusan.
- DOMINANCE DIRECTING Kelebihan Fokus pada hasil yang diharapkan Suka memerintah dan desicive Positif dan percaya diri Berani ambil resiko
- INDUCEMENT INFLUENCING Kelebihan Antusias Ingin melibatkan setiap orang Berani ambil resiko Ceria dan poised
- STEADINESS STABILIZING Kelebihan Pendiam dan sabar Tahan sampai goal tercapai Menciptakan kehangatan dan membuat atmosfir kelompok yang sehat Mendorong kerjasama dan teamwork
- CONSCIENTIOUS COMPLYING Kelebihan Task-oriented Menghadapi masalah secara sistematis Diplomatis saat menghadapi interaksi kelompok Mempunyai standar kualitas yang tinggi
- Chance Groupings : kelompok yang berharap kinerja-kelompok (group performance)tetapi sedikit atau tidak ada ketergantungan (group interdependence). Belum ada sinergi. Tidak ada ketergantungan yang signifikan antar anggota kelompok. False Groups : kelompok yang berada sedikit lebih tinggi ketergantungannya tetapi sedikit sekali perhatian terhadap kinerja kelompok. Emerging Groups : kelompok yang berada sedikit lebih tinggi ketergantunannya dan telah memiliki kinerja-kelompok. Harapan internal maupun eksternal, kelompok akan bekerja sama dalam rangka memperbaiki kinerja kelompok. Kelompok ini biasanya dinamakan TIM. Maka perlu diperjelas kesepakatan dalam tim. Dengan memfasilitasi secara efektif maka akan mempercepat untuk mencapai tahapan selanjutnya. Fully Functioning Group : kelompok yang secara signifikan lebih tinggi tigkatan ketergantungannya dan mempunyai komitmen
- Assertiveness berhubungan dengan hal-hal yang bisa memuaskan atau memenuhi kepentingannya dirinya. Makin bisa memuaskan makin menerima (assertive). Cooperation berhubungan dengan hal-hal yang bisa memuaskan atau memenuhi kepentingan orang lain.
- Planning. Pada saat perencanaan diskusikan hal-hal seperti : (1) bagaimana pekerjaan dilakukan; (2) sumberdaya apa saja yang diperlukan; (3) apa saja kendalanya; (4) apa tanda keberhasilannya Solving Problem. Pada saat memecahkan masalah diskusikan hal-hal seperti: (1) hambatan yang menghalangi; (2) apa pilihan-pilihan yang mungkin; (3) apa kriteria untuk membuat keputusan; (4) bagaimana keputusan dibuat. Finishing Work. Pada saat menyelesaikan pekerjaan diskusikan hal-hal seperti: (1) merayakan keberhasilan; (2) menyatakan ketidak-puasan hal yang belum tercapai; (3) semangat pada milestone terlewati; (4) perhatikan hal lain yang perlu diselesaikan.