Makalah ini membahas analisis dan perancangan sistem informasi manajemen inventori produk non-BBM PT Pertamina (Persero) UPMS VII Depot Bitung. Saat ini, proses pengelolaan inventori masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu lama dan sering tidak akurat. Makalah ini menganalisis masalah-masalah yang ada dan merancang sistem informasi baru untuk mengelola data inventori secara elektronik guna meningkatkan efisiensi dan

1. SISTEM INFORMASI MANAEJMEN
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Inventori Produk
Non-BBM PT. PERTAMINA (PERSERO)
Disusun oleh :
Nama : Novia Indriani
Nim: 43215010056
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MERCU BUANA
2017

2. ABSTRAK
Pada makalah ini menganalisis tentang perancangan sistem informasi manajemen non-
BBM pada PT. Pertamina (Persero) .Unit Penjualan VII pada PT. Pertamina (Persero) di area
Bitung merupakan salah satu tempat yang memberikan pelayanan di Sulawesi Utara,
Gorontalo, dan sebagian daerah Sulawesi (seperti Palu). Selain sebagai distributor bahan
bakar, perusahaan juga memasarkan produk non-BBM seperti pelumas, LPG, Kimia,
Pertanian dan sebagainya. Namun, dalam proses penyimpanan produk non-BBM, ada
beberapa masalah seperti proses pengumpulan data membutuhkan waktu lama karena
dilakukan secara manual yang ditulis pada kartu tipe 50, proses pelaporan menjadi rumit dan
sering tidak akurat karena data produk yang akan dilaporkan harus dimasukkan satu per satu
dalam lembaran kertas kerja.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan desain sistem informasi
Persediaan Produk Non-bahan bakar yang dapat membantu PT. Pertamina (Persero) UPMS
VII Depot Bitung dalam mengendalikan barang persediaan dan persiapan produk non-bahan
bakar untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan menggunakan sistem SDLC
metodologi pengembangan dan alat-alat pemodelan data ERD dan Sistem Informasi Inventory
DFD kemudian dapat dianalisis dan dirancang. Suatu keterandalan sistem informasi yang ada
mempunyai pengaruh yang sangat penting dalam sebuah lingkungan bisnis, karena dengan hal
itu sangat membantu manajemen untuk menyediakan informasi dalam mengambil keputusan -
keputusan strategis yang dibutuhkan. Karena pentingnya kebutuhan sebuah sistem informasi
maka perusahaan perlu mempertimbangkan sistem yang telah digunakan dan yang akan
dikembangkan agar kedepannya menjadi sebuah sistem yang efektif dalam mendukung apa
yang menjadi visi dan misi perusahaan.

3. BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
PT. PERTAMINA(Persero) adalah salah satu perusahaan milik negara yang
bergerak di bidang perminyakan. Untuk kelancaran pendistribusian minyak di seluruh
daerah di Indonesia, maka PT. PERTAMINA (Persero) memiliki depot-depot sebagai
sarana penimbunan & penyaluran Bahan Bakar Minyak (BBM). PT. Pertamina
(Persero) Unit Pemasaran (UPms) VII Depot Bitung merupakan salah satu depot yang
ditempatkan untuk melayani daerah Sulawesi Utara (SULUT), Gorontalo dan
Sulawesi Tengah (Kecuali Palu).
Selain sebagai penyalur BBM, perusahaan ini juga memasarkan produk-
produk non-BBM seperti pelumas, LPG, Kimia Pertanian dan sebagainya. Namun,
dalam proses penyimpanan produk non-BBM terdapat beberapa masalah seperti pada
proses pendataan data yang memakan waktu cukup lama karena dilakukan secara
manual yang ditulis pada Jenis Kartu 50, proses pembuatan laporan menjadi rumit dan
seringkali tidak akurat karena data produk yang akan dilaporkan harus dimasukkan
satu per satu dalam spreadsheet.
Masalah yang lain juga dialami oleh pihak pelanggan yang akan membeli
produk harus menunggu lama untuk mendapatkan informasi mengenai ketersediaan
produk karena produk harus dicek satu per satu pada kartu stok, serta Unit Pemasaran
di Makasar seringkali mengirim produk yang kurang tepat karena laporan yang
dikirim oleh Depot Bitung tidak akurat sehingga terjadi kekosongan produk. Untuk
pembuatan laporan bulanan ada juga masalah yang timbul yaitu kesulitan untuk
mengkonversi jumlah produk yang masih tersedia dan yang sudah laku dalam bentuk
satuan terkecil yaitu liter karena staf harus menghitung konversi secara manual.
Berdasarkan masalah-masalah yang sudah diuraikan di atas, maka dapat dilihat
bahwa PT.Pertamina (Persero) UPms VII Depot Bitung memerlukan sebuah sistem
informasi untuk menangani inventori produk non-BBM dengan menggunakan sistem
manajemen basis data.
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan suatu
masalah yaitu bagaimana “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen”
pada Inventori Produk Non-BBM PT. PERTAMINA (PERSERO).
C. TUJUAN PENULISAN

4. Adapun yang menjadi tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi
tugas Sistem Informasi manajemen.Tujuan penulisan makalah ini agar kita dapat
mengetahui Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen” pada Inventori
Produk Non-BBM PT. PERTAMINA (PERSERO).Semoga bisa bermanfaat.

5. BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. SISTEM INFORMASI
Menurut Whitten, Bentley, Dittman “ Sistem informasi adalah pengaturan
manusia, data, proses-proses, antarmuka yang saling berinteraksi untuk mendukung
kebutuhan penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan oleh menajemen dan
para pengguna.”
“Sistem informasi adalah suatu sistem yang menggunakan teknologi informasi
untuk mengambil, menyalurkan, menyimpan, mengambil kembali, memanipulasi, atau
menampilkan informasi yang digunakan untuk proses bisnis” Sedangkan menurut
Wilkinson (Wilkinson, 1993:14), “Sistem Informasi adalah suatu kerangka kerja
denganmana sumberdaya (manusia,komputer) dikoordinasikan untuk mengubah
masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran perusahaan”.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling
berhubungan satu sama lain dengan memberikan masukan (data) untuk mendapatkan
suatu keluaran (informasi) dengan fungsi untuk memproses, menyimpan,
mendistribusikan informasi serta mendukung pengambilan keputusan.
SIM sendiri mempunyai elemen-elemen fisik yang dibutuhkan untuk
kelancaran sistem yang digunakan, yaitu perangkat keras komputer, perangkat lunak,
yaitu perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan umum, serta program
aplikasi.
Selanjutnya, dalam SIM terdapat database dan prosedur pelaksanaan sistem
manajemen perusahaan dan tentunya, petugas yang mengoperasikan semua sistem
tersebut. Beberapa contoh kongkrit penerapan sistem informasi manajemen adalah
sebagai berikut:
1. Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistem ERP ini biasanya digunakan oleh sejumlah perusahaan besar dalam
mengelola manajemen dan melakukan pengawasan yang saling terintegrasi
terhadap unit bidang kerja Keuangan, Accounting, Sumber Daya Manusia,
Pemasaran, Operasional, dan Pengelolaan Persediaan.
2. Supply Chain Management (SCM)
Sistem SCM ini sangaat bermanfaat bagi pihak manajemen dimana data data
yang disajikan terintegrasi mengenai manajemen suplai bahan baku, mulai dari
pemasok, produsen, pengecer hingga konsumen akhir.

6. 3. Transaction Processing System (TPS)
TPS ini berguna untuk proses data dalam jumlah yang besar dengan transaksi
bisnis yang rutin. Program ini biasa diaplikasikan untuk manajemen gaji dan
inventaris. Contohnya adalah aplikasi yang digunakan untuk Bantuan Keuangan
Desa Pemprov Jawa Timur.
4. Office Automation System (OAS)
Sistem aplikasi ini berguna untuk melancarkan komunikasi antar departemen
dalam suatu perusahaan dengan cara mengintegrasikan server-server komputer
pada setiap user di perusahaan. Contohnya adalah email.
5. Knowledge Work System (KWS)
Sistem informasi KWS ini mengintegrasikan satu pengetahuan baru ke dalam
organisasi. Dengan ini, diharapkan para tenaga ahli dapat menerapkannya dalam
pekerjaan mereka.
6. Informatic Management System (IMS)
IMS berfungsi untuk mendukung spektrum tugas-tugas dalam organisasi, yang
juga dapat digunakan untuk membantu menganalisa pembuatan keputusan. Sistem
ini juga dapat menyatukan beberapa fungsi informasi dengan program
komputerisasi, seperti e-procurement.
7. Decision Support System (DSS)
Sistem ini membantu para manajer dalam mengambil keputusan dengan cara
mengamati lingkungan dalam perusahaan. Contohnya, Link Elektronik di sekolah
Tunas Bangsa, yang mengamati jumlah pendapatan atau pendaftaran siswa baru
setiap tahun.
8. Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (A.I.)
Sistem ini pada dasarnya menggunakan kecerdasan buatan untuk menganalisa
pemecahan masalah dengan menggunakan pengetahuan tenaga ahli yang telah
diprogram ke dalamnya. Contohnya, sistem jadwal mekanik.
9. Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative
Work System (CSCWS)
Serupa dengan DSS, tetapi GDSS mencari solusi lewat pengumpulan
pengetahuan dalam satu kelompok, bukan per individu. Biasanya berbentuk
kuesioner, konsultasi, dan skenario. Contohnya adalah e-government.
10. Executive Support System (ESS)
Sistem ini membantu manajer dalam berinteraksi dengan lingkungan
perusahaan dengan berpegang pada grafik dan pendukung komunikasi lainnya.

7. B. INVENTORY
Adapun menurut Sofjan Assauri (1993:169) persediaan dapat didefinisikan
sebagai berikut :
“ Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik
perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal
“.
Inventori adalah stok dari sejumlah produk atau sumber daya yang digunakan
dalam kegiatan normal suatu organisasi atau perusahaan. Suatu sistem inventori adalah
suatu rangkaian kebijakan dan kontrol untuk memonitor tahapan-tahapan inventori dan
menentukan level mana yang harusditangani ketika stok harus diisi kembali dan
seberapa banyak yang harus dipesan. Secara ringkas manfaat utamanya adalah untuk
efisiensi waktu dan biaya. Masing jenis Inventory (Persediaan), yaitu:
1. Inventory Bahan Baku
Manfaat persediaan untuk bahan baku sangat mudah dipahami, seperti
yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa tujuannya adalah untuk melancarkan
proses produksi. Karena perusahaan akan menanggung beban biaya yang
sangat besar apabila mereka tidak bisa melakukan kegiatan produksi.Biaya itu
bisa merupakan biaya tetap seperti biaya karyawan, utilitas, biaya overhead
lainnya. Belum lagi biaya penalty yang mungkin akan dibebankan oleh
pelanggan mereka karena gagal memenuhi permintaan mereka.Besar kecil
inventory dari masing-masing perusahaan tentu sangat bervariasi. Hal ini
tergantung dari model bisnis yang dijalankan oleh masing-masing perusahaan
dan juga faktor lainnya.
2. Inventory Barang Setengah Jadi
Pengertian barang setengah jadi adalah barang yang sudah melalui
proses pembuatan atau produksi tetapi belum selesai menjadi barang
jadi.Persediaan barang setengah jadi ini ada karena bisa beberapa penyebab,
yaitu karena memang ada permintaan dari pihak lain akan barang setengah jadi
ini atau memang terjadi karena sesuai dengan perencanaan produksi sebuah
perusahaan.Atau bisa juga karena proses finishing menjadi produk jadi
menggunakan pihak lain untuk melakukannya.Jadi pengaturan inventory
barang setengah jadi menjadi sangat bermanfaat dalam hal memperlancar
proses finishing sebuah produk ataupun memperlancar penjualan kepada
pelanggan, jika memang barang setengah jadi ini langsung dijual kepada
pelanggan.
3. Inventory Barang Jadi
Manfaat dari inventory barang jadi untuk menjaga ketersediaan barang
saat melakukan proses penjualan kepada pelanggan. Karena akan menjadi
sangat beresiko dari sisi bisnis, apabila penjualan tidak bisa dilakukan karena

8. tidak mempunyai stok barang jadi.Konsekuensi terbesar adalah kekecewaan
pelanggan terhadap perusahaan yang bisa berdampak kepada kehilangan
pelanggan dan penurunan pendapatan perusahaan.Selain itu inventory barang
jadi juga dijadikan sebagai antisipasi lonjakan permintaan dari pelanggan yang
bisa muncul secara tiba-tiba atau secara berkala (siklus tertentu).

9. BAB III
BAHAN DAN METODE PENELITIAN
A. METODE PENELITIAN
Dengan mempertimbangkan ruang lingkup dan durasi waktu penelitian ini,
maka metodologi pengembangan sistem yang digunakan untuk penelitian ini adalah
System Development Life Cycle (SDLC).Adapun tahap-tahap yang akan dilaksanakan
dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Identifikasi Masalah adalah langkah awal pengerjaan sistem.Tujuannya
untuk mengidentifiaksi masalah yang melatarbelakangi penelitian ini.
2. Penetapan Tujuan, langkah ini bertujuan untuk memutuskan tujuan penenlitian
3. Studi Literatur, dalam tahap ini peneliti melakukan kajian akan literatur-literatur
yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem.
4. Survey dan Pengumpulan Data, pada tahap ini peneliti akan melakukan survey
tempat yang dijadikan objek dalam penelitian kemudian melakukan
pengumpulan data dengan menggunakan metode sampling terhadap
dokumentasi dan wawancara dengan teknisi yang terkait, juga mahasiswa dan
orangtua mahasiswa.
5. Perencanaan Sistem, tahapan ini merupakan awal dalam mengembangkan sistem
informasi.Dalam tahapan ini peneliti akan mengidentifikasi dan menganalisis
kelayakan proyek, menentukan lingkup proyek, membuat rencana kerja.
6. Analisis Sistem, peneliti akan mempelajari sistem yang sedang berjalan
berdasarkan masalah dan batasan yang telah ditetapkan, dengan membuat
dokumantasi sesuai dengan tahapan dalam metodologi pengembangan sistem
SDLC (System Development Life Cycle).
7. Perancangan Sistem, dengan berpedoman pada metodologi pengembangan
sistem SDLC (System Development Life Cycle) peneilti akan melakukan
langkah-langkah yang difokuskan pada pengspesifikasikan secara detail solusi
yang berbasis komputer atau juga disebut perancangan yang bersifat fisik.
8. Penyusunan Rekomendasi, tahapan akhir yang bertujuan untuk memberikan
rekomendasi yang berguna bagi implementasi sistem dan pengembangan sistem
selanjutnya.

10. Gambar 1. DFD Konteks
Perancangan Antar Muka
Page name : form log in
Links from screen : -
Links to screen : form menu utama
Gambar 2. Form Login
Deskripsi :
1) Username merupakan nama staff yg ada di tabel staff dan password ditentukan
sendiri oleh user yg bersangkutan
2) Untuk masuk kedalam aplikasi, tekan tombol”Masuk‟ atau menekan tombol
Alt+‟M‟ pada keyboard.
3) Untuk keluar dari aplikasi, tekan tombol”Keluar‟ atau menekan tombol
Alt+‟K‟ pada keyboard.

11. Page name : form Menu Utama
Links from screen : form Log In
Links to screen : form Profil, form
Produk, form Laporan, form Bantuan, form Peta Letak, form Log In
Gambar 3. Form Menu Utama
Deskripsi :
1) Untuk memasukkan detail dari profil yang akan diinput oleh pengguna, klik
„Profil‟ atau menekan tombol „P‟ pada keyboard.
2) Untuk memasukkan detail dari produk yang akan diinput oleh pengguna, klik
„Produk‟ atau menekan tombol „R‟ pada keyboard.
3) Untuk menampilkan detail laporan, klik „Laporan‟ atau menekan tombol „L‟
pada keyboard.
4) Untuk menampilkan bantuan, klik „Bantuan‟ atau menekan tombol „B‟ pada
keyboard.
5) Untuk melihat peta letak, klik „Peta Letak‟ atau menekan tombol „K‟ pada
keyboard
6) Untuk masuk kembali dengan username dan password yang berbeda atau keluar
dari aplikasi, klik „Log Off‟ atau menekan tombol „O‟ pada keyboard

12. Gambar 4. Form Produk
Deskripsi:
1) Untuk mengisi data baru, klik „Data Baru‟ atau menekan Alt+‟D‟ pada
keyboard
2) Untuk menghapus data yang ada pada tabel, klik „Hapus‟ atau menekan
Alt+‟H‟ pada keyboard.
3) Untuk menambah data pada tabel, klik „Tambah‟ atau menekan Alt+‟T‟ pada
keyboard.
4) Untuk mengubah data yang ada ditabel, klik „Ubah‟ atau menekan Alt+U pada
keyboard.
5) Untuk menyimpan data yang sudah diubah, klik„Simpan‟ atau menekan
Alt+‟S‟ pada keyboard
6) Untuk membatalkan pengisian data baru atau pengubahan data, klik „Batal‟
atau menekan Alt+‟B‟ pada keyboard.
7) Untuk mencari data yang berada dalam table, klik „Cari‟ atau menekan
Alt+‟C‟ pada keyboard. Pencarian berdasarkan kode produk, nama produk,
kode golongan, kode jenis produk, jumlah stok dan keterangan.
8) Untuk menambah jenis produk, klik „Jenis Produk‟.
9) Untuk mengkonversi produk kedalam satuan tertentu, klik „Konversi‟.
10) Untuk keluar dari form produk, klik „Keluar‟ atau menekan tombol Alt+„K‟
pada keyboard.
Page name : form Daftar Persediaan Barang
Links from screen : form Laporan
Links to screen : -

13. Gambar 8. Form Persediaan Barang
Deskripsi :
1) Untuk mencari data yang berada dalam table berdasarkan kategori pilihan dan
tanggal, klik„Cari‟ atau menekan Alt+‟R‟ pada keyboard. Pencarian
berdasarkan golongan, jenis produk, merek, stok awal, stok akhir dan tanggal.
2) Untuk mencetak daftar persediaan barang, klik „Cetak‟ atau menekan Alt+‟C‟
pada keyboard.
3) Untuk keluar dari form daftar persediaan barang, klik „Keluar‟ atau menekan
tombol Alt+„K‟ pada keyboard.

14. BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi yang sudah dibangun oleh peneliti
dapat membantu PT. PERTAMINA (Persero) UPms. VII Depot Bitung dalam
mengontrol dan memanajemen serta menjaga data-data persediaan produk non-BBM
pada perusahaan dengan menggunakan sistem manajemen basis data. Sistem yang
dibangun juga membantu untuk meningkatkan proses penerimaan, pemesanan,
penyerahan dan pengembalian untuk produk non-BBM menjadi lebih efisien dalam
hal waktu dan keakuratan data yang diperoleh.
B. SARAN
Setelah melalui tahap demi tahap untuk menganalisa dan merancang Sistem
Informasi Inventori ini, peneliti menyadari bahwa masih ada yang dapat
dikembangkan untuk sistem ini ke arah yang lebih sempurna. Hal yang perlu
dikembangkan selanjutnya yaitu:
1) Sistem Informasi Inventori dapat dikembangkan untuk penggunaan pada
sistem jaringan.
2) Laporan Sistem Informasi Inventori dapat dikembangkan dalam bentuk grafik.
3) Dapat mengembangkan Sistem Informasi Inventori untuk informasi biaya
produk serta proses penjualannya.

15. Daftar Pustaka
Anonim, 2017. Inventory adalah persediaan barang. Diambil dari : https://mgt-logistik.com/,
Diakses pada : 26 Desember 2017.
Rinaldy, Ferry, 2016. Pengertian fungsi dan contoh sistem informasi manajemen. Diambil
dari : https://www.kembar.pro/, Diakses pada : 26 Desember 2017.
Rorimpandey, Gladly C, 2015. Diambil dari : http://download.portalgaruda.org/ , Diakses
pada : 26 Desember 2017.