Công tác văn thư ở trung tâm nghiên cứu và phát triển vùng bộ khoa học và công nghệ.doc

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
SỞ GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO HÀ NỘI
TRƯỜNG TH THƯƠNG MẠI - DU LICH HÀ NỘI
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CHUYÊN NGÀNH CHẾ BIẾN SẢN PHẨM ĂN UỐNG
Đề tài: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ
PHÁT TRIỂN VÙNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Người thực
hiện :
Đặng Thị Việt Hà
Lớp : TKVP3
Địa điểm thực tập : Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển
Vùng - HOA HỌC & CÔNG NGHỆ
Giáo viên hướng dẫn : Nguyễn Hồng Hà

MỤC LỤC
Trang
Lời cảm ơn ..................................................................................................... 4
Lời nói đầu..................................................................................................... 5
Phần A: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG
1. Chức năng nhiệm vụ.................................................................................... 7
2. Các hoạt động chính của Trung tâm.......................................................... 8
3. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................. 10
4. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm....................................... 12
5. Kết luận......................................................................................................... 12
Phần B: LÝ LUẬN
Chương I: Những vấn đề chung về công tác văn thư:
1. Khái niệm.............................................................................................. 14
2. Nội dung................................................................................................ 14
3. Yêu cầu trong công tác văn thư ............................................................ 15
Chương II : Văn bản:
I. Khái niệm chung về văn bản......................................................................
1. Khái niệm chung về văn bản.................................................................
2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
II. Chức năng của văn bản:............................................................................. 17
1. Chức năng thông tin
2. Chức năng pháp lý

3. Chức năng quản lý
III. Các loại văn bản:....................................................................................... 18
1. Văn bản quy phạm pháp luật
2. Văn bản hành chính công vụ
IV. Soạn thảo văn bản:................................................................................... 20
1. Những yêu cầu trong quá trình soạn thảo
2. Những yêu cầu về nội dung văn bản
3. Quá trình chuẩn bị soạn thảo
4. Thể thức văn bản
Chương III : Tổ chức và giải quyết văn bản
I. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: ..............................................
1. Khái niệm văn bản đến
2. Nguyên tắc chung
3. Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến
II. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi:.................................................
3. Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi
Chương IV: Quản lý và sử dụng con dấu
1. Sử dụng con dấu
2. Bảo quản con dấu
Phần C : Thực tiễn

Chương I: Nội dung thực tập.......................................................................
1. Những công việc được giao
Chương II: Thực tế về công tác văn thư ở Trung tâm..............................
1. Cơ sở vật chất của phòng văn thư Trung tâm.
2. Những công việc của cán bộ văn thư trung tâm phải đảm nhận.
3. Soạn thảo văn bản của Trung tâm
4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
5. Quản lý và sử dụng con dấu
Kết luận:.........................................................................................................
1. Những công việc học được trong quá trình thực tập
2. Ưu, nhược điểm và những giải pháp
3. Tự đánh giá và nhận xét
Tài liệu tham khảo:..........................................................................................
Nhận xét của nơi thực tập: ..............................................................................
Nhận xét của giáo viên hướng dẫn..................................................................
LỜI CẢM ƠN
Sau hai năm học ở trường TH Thương mại - Du lịch Hà nội, em đã được
trang bị tương đối đầy đủ những kiến thức về nghiệp vụ văn phòng. Đây là yếu tố
cơ bản giúp em trở thành một nhân viên văn phòng tương lai. Song thực tế, mỗi
công việc đòi hỏi em phải biết vận dụng hành trang này một cách thành thạo và phù
hợp.

Do đó, trong hơn hai tháng thực tập tại Trung tâm Nghiên cứu và Phát
triển Vùng, em đã có cơ hội thực hành và học hỏi thêm được nhiều điều bổ ích
không chỉ về công tác nghiệp vụ mà còn về ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong làm
việc khoa học, chủ động, sáng tạo trong công việc. Ngoài ra, em cũng thấy được
những điểm yếu kém của bản thân để có hướng sửa chữa và bổ sung. Có được
kết quả trên là nhờ vào sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo Nguyễn Hồng Hà,
cùng các anh (chị) trong phòng hành chính của Trung tâm Nghiên cứu và Phát
triển Vùng. Đặc biệt là sự giúp đỡ tận tâm của chị Nguyễn Hoàng Anh người
đã tạo điều kiện và chỉ bảo em hoàn thành tốt báo cáo thực tập này.
Qua đây, em xin chân thành cám ơn Cô giáo Nguyễn Hồng Hà cùng toàn
thể các anh (chị) trong Văn phòng Trung tâm, đồng kính gửi ông Phan Huy Chi
(Giám đốc Trung tâm), ông Hà Đức Sâm (Chánh Văn Phòng) và chị Nguyễn
Hoàng Anh (cán bộ văn thư) lời cảm ơn trân trọng nhất.
Hà nội, ngày tháng năm
Học sinh
Đặng Thị Việt Hà

LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không
tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các tổ chức
ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành
chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong 0những trọng tâm được tập trung
đổi mới.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội
dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn
phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được
xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng quản lý Nhà nước.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những
thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt
nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin
cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng,
truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan liêu

giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm
những việc trái với Pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau
trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại
đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ
quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho
hoạt động của cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yêu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được
giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan
cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập
càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu
trữ càng được tăng lên bấy nhiêu: đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận
lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không
tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ
không bảo đảm gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động
nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh.
Vì những lý do trên nên em chọn đề tài: “Công tác Văn thư” làm báo cáo
tốt nghiệp. Đây là một lĩnh vực rất lớn nên em chỉ để cập đến công tác văn thư ở
nơi em thực tập đó là Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng.
Bố cục đề tài gồm 3 phần như sau:
Phần A : Giới thiệu về Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng

Phần B : Lý luận về công tác văn thư
Phần C : Thực trạng công tác văn thư ở Trung tâm Nghiên cứu
và Phát triển Vùng
PHẦN A:
GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN
VÙNG
 Tên cơ sở :
Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng -
Bộ Khoa học và Công nghệ

 Tên quốc tế :
Centre for Regional Research and
Development (CRD)
 Địa chỉ :
Tầng 5 Nhà 70 Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn
Kiếm, Hà Nội
 Điện thoại : (04) 9424357
 Fax : (04) 9421078
 Giám đốc : Phan Huy Chi
1. Chức năng và nhiệm vụ:
Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng (trước đây là Trung tâm Nghiên
cứu và Hỗ trợ phát triển vùng lãnh thổ - Đồng bằng sông Hồng) là đơn vị trực thuộc
Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường, được thành lập theo quyết định số
351/QĐ-BKHCNMT ngày 12/3/1999 của Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệ và
Môi trường. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học Công nghệ số:528 ngày
9 tháng 4 năm 1999 của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. (Phụ lục số: 1)
Trung tâm là đơn vị sự nghiệp khoa học, hoạt động theo phương thức tự
trang trải và được phép trực tiếp ký kết các hợp đồng nghiên cứu, tư vấn, dịch vụ
trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình.
Hiện nay, Trung tâm có gần 70 cán bộ khoa học có năng lực và giàu kinh
nghiệm trong các lĩnh vực nghiên cứu phát triển kinh tế – xã hội, khoa học công
nghệ môi trường và xây dựng, tư vấn, triển khai các dự án …
Trung tâm có một Hội đồng khoa học với các Giáo sư, Tiến sỹ, nhà khoa
học có trình độ cao và giàu kinh nghiệm về nghiên cứu, quy hoạch phát triển.
Đồng thời có trên 150 cộng tác viên là các cán bộ khoa học, quản lý thuộc các
ngành chuyên sâu có liên quan ở Trung ương và Địa phương

Trung tâm có chức năng là cầu nối giữa các hoạt động khoa học, công
nghệ và môi trường với các hoạt động nghiên cứu và phát triển kinh tế – xã hội
vùng và dưới vùng. Hỗ trợ thực hiện các dự án kinh tế – xã hội đã được duyệt
trong quy hoạch và các loại dự án khác.
Trung tâm có các nhiệm vụ sau đây:
 Cập nhật và xử lý tổng hợp các kết quả nghiên cứu, các tư liệu về kinh tế – xã
hội để bổ sung ngân hàng dự liệu các vùng. Cung cấp các thông tin, tư liệu
cho các cơ quan quản lý Nhà nước.
 Tổng hợp, nghiên cứu và kiến nghị các vần đề về khoa học công nghệ và môi
trường phục vụ phát triển kinh tế – xã hội của các vùng, các địa phương.
 Nghiên cứu những luận cứ khoa học cho phát triển vùng.
 Xây dựng các dự án phát triển, tư vấn, chuyển giao công nghệ, bồi dưỡng
nghiệp vụ và hợp tác quốc tế … trong các lĩnh vực có liên quan.Thúc đẩy các cơ
quan tài trợ cho việc phát triển vùng. Thiết lập, duy trì và xúc tiến các mối quan
hệ hữu quan nhằm thúc đẩy các cơ quan tài trợ cho việc phát triển vùng.
 Tổ chức thử nghiệm, hoàn thiện công nghệ để chuyển giao vào sản xuất.
 Nghiên cứu khả thi các dự án sản xuất và triển khai vào cuộc sống góp phần
phát triển kinh tế, xã hội tại địa phương.
2. Các hoạt động chính:
a. Công tác nghiên cứu.
Nghiên cứu xây dựng quy hoạch:
Công tác nghiên cứu quy hoạch mà Trung tâm đã thực hiện bao trùm lên
nhiều lĩnh vực, như quy hoạch môi trường, quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội,
quy hoạch phát triển khoa học – công nghệ, quy hoạch khai thác tiềm năng …

Thông qua việc nghiên cứu kỹ lưỡng hiện trạng phát triển của từng lĩnh
vực, kết hợp với việc phân tích tiềm năng mọi mặt của địa phương, các nhà
nghiên cứu đã đưa ra các phương hướng, chỉ tiêu phát triển cụ thể của từng
ngành, phù hợp với từng giai đoạn. các báo cáo quy hoạch còn tìm ra được các
giải pháp tốt nhất để thực hiện các mục tiêu phát triển đã đề ra.
Đến nay trung tâm đã nghiên cứu xây dựng được nhiều dự án Quy hoạch,
từ quy hoạch huyện đến quy hoạch vùng, dải. Trong đó điển hình nhất là Dải ven
biển Bắc Bộ, với các kết quả đạt được Trung tâm đã thực thi triển khai ở đây
nhiều dự án sản xuất góp phần chuyển đổi cơ cấu kinh tế. Đặc biệt là các dự án
phát triển nuôi trồng thuỷ sản.
Nghiên cứu về môi trường:
Vần đề môi trường hiện nay đang là vần đề của toàn cầu. Tình hình ô
nhiễm môi trường ở nước ta đang ở mức báo động. Ô nhiễm môi trường gây ảnh
hưởng không nhỏ đến sự phát triển kinh tế – xã hội cũng như sức khoẻ của con
người. Vì vậy thông qua các đề tài nghiên cứu về môi trường của mình, Trung
tâm cũng đã góp phần nhỏ vào công cuộc bảo vệ môi trường chung của cả nước.
Đặc trưng của các nghiên cứu về môi trường của Trung tâm là nghiên cứu
sự tương tác giữa phát triển kinh tế với biến động môi trường, để đưa ra được
phương án phát triển phù hợp, vừa đảm bảo tốc độ tăng trưởng đi lên của nền
kinh tế, vùa đảm bảo môi trường ít bị ô nhiểm. Từ các kết quả nghiên cứu, Trung
tâm đã triển khai xây dựng mô hình môi trường cộng đồng tại xã Cẩm Mỹ (Cẩm
Xuyên, Hà Tĩnh), xã Phùng Xá (Thạch Thất, Hà Tây) và xã Nam Hồng (Đông
Anh, Hà nội).
b. Xây dựng dự án và chuyển giao công nghệ
Trung tâm đã được Nhà nước giao cho xây dựng các dự án sản xuất tôm
sú giống và tôm càng xanh giống theo quy trình công nghệ của Trung Quốc.
Trong hai đợi sản xuất đầu tiên, hai trại giống đã sản xuất được gần 30 triệu tôm

sú giống và 6,5 triệu tôm càng xanh giống. Với quy trình công nghệ do Trung
tâm chuyển giao, giờ đây các tỉnh phía Bắc đã có thể chủ động được con giống,
một bước thành công cho nghề nuôi tôm.
Trên cơ sở các kết quả đạt được, Trung tâm đã phối hợp cùng các địa
phương tổ chức chuyển giao công nghệ (Sư đoàn 327 – Quảng Ninh); sản xuất
tôm giống (Thái Bình, Nam Định); nuôi cá lồng trên biển tại Quảng Ninh
Với các dự án thử nghiệm công nghệ, Trung tâm đã và đang thử nghiệm kỹ
thuật hun khói diệt chuột của Hungari trong điều kiện Việt Nam; thử nghiệm chất
giữ ẩm KH98 ở một số địa phương như Thanh Hoá, Hà Nội, Hà Tây, Thái Nguyên.
Ngoài ra Trung tâm đã phố hợp với các địa phương ở Hà Nội nghiên cứu
một số khu sản xuất nông nghiệp kỹ thuật cao tại Gia Lâm, Đông Anh, Hà Nội.
Kết quả này đã được UBND thành phố Hà Nội đề nghị cho áp dụng mở rộng …
c. Hợp tác quốc tế
Trong lĩnh vực hợp tác quốc tế, Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng
đã xây dựng được các chương trình hợp tác với Hungari, Israel, Đài Loan, Nhật
Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc…
Với sự hỗ trợ của các tổ chức quốc tế, Trung tâm đã tổ chức thành công
nhiều cuộc hội thảo, hội nghị quốc tế lớn, điển hình như:
- Hội nghị APEC về vai trò và sự đóng góp của công nghệ tiên tiến cho nền
sản xuất nông nghiệp.
- Hội thảo giới thiệu công nghệ sản xuất khí Biogas phục vụ phát triển nông
thôn miền núi và các khu đô thị.
- Hội thảo giới thiệu công nghệ xử lý nước thải của Hàn Quốc, Trung
Quốc…
Với mối quan hệ bền vững với các đối tác Trung Quốc, Trung tâm đã được
Bộ Khoa hoc, Công nghệ và Môi trường giao cho làm đầu mối quan hệ với Trung

Quốc về hợp tác sông Hồng – sông Nguyên. Các nhà khoa học hai nước đã và đang
có sự trao đổi kinh nghiệm nghiên cứu, đề xuất được các chương trình hoạt động cụ
thể nhằm phát triển kinh tế và bảo vệ môi trường lưu vực sông Hồng – sông
Nguyên thông qua 3 cuộc hội thảo được tổ chức luân phiên tai Việt Nam và Trung
Quốc.
3. Cơ cấu tổ chức:
Trung tâm được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng.
Giám đốc trung tâm chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Khoa học và
Công nghệ, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật hiện hành về mọi hoạt
động của Trung tâm.
Tổ chức bộ mày của Trung tâm gồm có:
- Văn phòng:
 Tổ chức và nhân sự
 Tài vụ kế toán
 Một số văn phòng dự án chương trình
 Hoạt động quốc tế
 Các bộ phận tác nghiệp (văn thư)
- Phòng phát triển thị trường:
 Hoạt động nghiên cứu và phát triển các vùng lãnh thổ
 Dịch vụ khoa học công nghệ
 Nghiên cứu và phát triển thị trường sản phẩm khoa học công
nghệ
 Liên doanh, liên kết sản xuất dịch vụ khoa học
Nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị trong Trung tâm do Giám đốc Trung tâm

quy định. Việc thay đổi tổ chức bộ máy của Trung tâm do Giám đốc Trung tâm
quyết định sau khi có ý kiến phê chuẩn của Bộ.

15
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG
BAN GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM
VĂN PHÒNG TRUNG TÂM PHÒNG PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG
Tổ
chức
và
nhân
sự
Tài
vụ
kế
toán
Một số
văn
phòng
dự án
chương
trình
Hoạt
động
quốc
tế
Các
bộ
phận
tác
nghiệp
(văn
thư)
Hoạt
động
nghiên
cứu và
phát
triển
các
vùng
lãnh
thổ
Dịch
vụ
khoa
học
công
nghệ
Nghiên
cứu và
phát
triển thị
trường
sản
phẩm
khoa
học
công
nghệ
Liên
doanh
liên
kết
sản
xuất
dịch
vụ
khoa
học

Tr-êng TH Th-¬ng m¹i – Du lÞch HN B¸o c¸o thùc tËp tèt nghi
§Æng ThÞ ViÖt Hµ TKVP3
16
4. Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm:
Ở Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng thì Văn phòng Trung tâm có
chức năng và nhiệm vụ là rất lớn. Văn phòng Trung tâm điều phối tất cả mọi
hoạt động của Trung tâm và chỉ trực thuộc dưới quyền quản lý của Giám đốc
Trung tâm.
Đứng đầu Văn phòng của Trung tâm là Chánh văn phòng. Chánh văn
phòng phải chiu trách nhiệm hoàn toàn trước Giám đốc Trung tâm về mọi
hoạt động của Văn Phòng.
Vì Văn phòng Trung tâm điều phối mọi hoạt động của cả Trung tâm
nên nhân sự của Văn phòng cũng chính là tất cả các cán bộ của Trung tâm.
Do tính chất của công việc nên một người có thể đảm nhận một công việc
hoặc một người có thể đảm nhận hai ba công việc khác nhau.
Văn phòng có những nhiệm vụ sau:
- Văn phòng điều phối tất cả mọi hoạt động của Trung tâm
- Văn phòng tổ chức các hoạt động quốc tế
- Văn phòng tham gia hoạt động phát triển thị trường:(Tổ chức hoạt
động nghiên cứu và phát triển các vùng lãnh thổ, tham gia các dịch vụ
khoa học công nghệ, nghiên cứu và phát triển thị trường sản phẩm
khoa học công nghệ, liên doanh liên kết sản xuất dịch vụ khoa học)
- Văn phòng tham gia một số văn phòng dự án và các chương trình
- Văn phòng điều phổi và quản lý nhân sự của Trung tâm
- Văn phòng quản lý tài chính kế toán của toàn bộ Trung tâm
- Văn phòng xây dựng kế hoạch cho Trung tâm
- Văn phòng xây dựng tác nghiệp giúp đỡ các bộ phận khác
- Văn phòng quản lý hành chính văn thư, lưu trữ
5. Kết luận:
Trung tâm nghiên cứu và Phát triển vùng là đơn vị khoa học thử
nghiệm về mô hình tổ chức. Chức năng cầu nối giữa các hoạt động khoa học,
công nghệ và môi trường với các hoạt động phát triển kinh tế – xã hội và đưa
khoa học công nghệ vào đời sống đã được thể hiện một các rõ nét qua các
hoạt động của Trung tâm: cập nhật dữ liêu – Nghiên cứu cơ sở lý luận –
Nghiên cứu triển khai – Xây dựng mô hinh – Xây dựng dự án thử nghiệm.

17
Hoạt động của Trung tâm đã khẳng định được tính hiệu quả và tính mới của
một loại hình cơ quan khoa học nghiên cứu hỗ trợ phát triển vùng trong hệ
thống các cơ quan khoa học của nước ta.
Trung tâm luôn tiếp tục mở rộng sự cộng tác với các Bộ, Ngành của
Trung ương, địa phương, các tỉnh thành phố trong cả nước, các doanh nghiệp,
các tập đoàn công ty trong và ngoài nước, các tổ chức quốc tế, các đoàn ngoại
giao trong công tác nghiên cứu, đào tạo, phối hợp đầu tư, thúc đẩy sự phát
triển kinh tế – xã hội của các vùng trong cả nước.

18
PHẦN B:
LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
CHƯƠNG I:
NHỮNG VẦN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ cho công tác quản lý. Bao gồm toàn bộ các công tác về xây dựng văn bản, tổ
chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động các cơ quan Nhà
nước các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức Xã hội, các đơn vị vũ trang (các
cơ quan)
2. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:
a.Xây dựng văn bản
- Soạn thảo văn bản
- Duyệt bản thảo
- Đánh máy văn bản
- Ký văn bản
b.Quản lý và giải quyết văn bản
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
- Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan
c.Bảo quản và sử dụng con dấu
- Bảo quản con dấu
- Sử dụng con dấu
3. Yêu cầu trong công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở
các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đấy:

19
a.Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc
xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng
văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải
quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ
làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm
giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu ra trong các văn bản.
b.Chính xác
- Chính xác về nội dung văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý;
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác;
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
- Chính xác về thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy
định;
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.
- Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
 Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong
tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn
bản, chuyển giao văn bản …
 Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện
đúng các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
c.Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng
văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán
bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm
yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của Hội
đồng Nhà nước và quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Hội đồng Bộ trưởng.
d.Hiện đại
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu
hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm

20
cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có
năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở
thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với
tình độ khoa học công nghệ của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của moi
cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các
phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liện quan đến việc nâng cao
hiệu quả của công tác văn thư.

21
CHƯƠNG II:
VĂN BẢN
I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN
1. Khái niệm chung về văn bản:
Văn bản là phương tiện ghi tin trên một vật liệu nhất định bằng một
ngôn ngữ cụ thể. Theo mỗi phong cách nhất định để truyền đạt trao đổi thông
tin.
2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước:
Văn bản quản lý Nhà nước có thể được hiểu là những quyết định và
thông tin quản lý Nhà nước thành văn do các cơ quan quản lý Nhà nước ban
hành theo thẩm quyền trình tự thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh
các mối quan hệ quản lý Nhà nước qua lại giữa các cơ quan Nhà nước với
nhau, giữa các cơ quan tổ chức với công dân.
II. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1. Chức năng thông tin:
- Văn bản ghi lại và truyền đạt một cách đầy đủ, chính xác các thông tin quản
lý
- Thông tin ở trong văn bản bắt buộc phải là những thông tin đúng, đủ, mới,
và có tinh khả dụng.
- Văn bản thì chứa những loại thông tin sau
 Thông tin quá khứ: là thông tin liên quan đến sự việc được giải
quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các hoạt động quản lý
 Thông tin hiện hành: là thông tin liên quan đến sự việc và quá trình
quản lý đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan quản lý nhà nước
 Thông tin dự báo: là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai.
Các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó
để hoạch định phương hướng của mình.
2. Chức năng pháp lý
- Thực hiện chức năng pháp lý: văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền
đạt các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính do đó là chứng cứ
pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý Nhà nước

22
- Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp luật được
hình thành trong hoạt động của cơ quan và tổ chức Nhà nước
- Chúng là căn cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành
công việc của các cơ quan tổ chức Nhà nước
- Văn bản là sản phẩm hoạt động áp dụng luật do đó nó là cơ sở pháp lý
vững chắc để Nhà nước giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ quản lý hết
sức phức tạp của mình.
3. Chức năng quản lý
- Văn bản cung cấp thông tin cần thiết giúp cho việc tổ chức tốt công việc
của lãnh đạo.
- Văn bản tham gia vào điều hành công việc tổ chức thực hiện các quyết
định quản lý. Văn bản là công cụ để các nhà lãnh đạo điều hành công việc.
- Văn bản là đầu mối để theo dõi kiểm tra hoạt động của cấp dưới.
III. CÁC LOẠI VĂN BẢN
1. Văn bản quy phạm pháp luật
- Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình từ luật định trong đó có các quy tác xử
sự chung được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ
xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Văn bản quy phạm pháp luật có
các loại sau:
- Hiến pháp: Là đạo luật cơ bản của Nhà nước quy định những điều cơ bản về
chế độ Chính trị, Xã hội, quyền lợi và nghĩa vụ của công dân. Các nguyên tắc
cơ bản về tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước. Đặc điểm: Hiến pháp
là nền tảng cơ sở cho toàn bộ pháp luật của Nhà nước.
- Luật: Là văn bản có hiệu lực pháp lý sau Hiến pháp. Dùng để cụ thể hoá
các nguyên tắc cơ bản được ghi trong Hiến pháp. Là văn bản quy phạm
pháp luật có hiệu lực pháp lý cao nhất và là bộ phận hợp thành quan trọng
nhất của luật pháp CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM . Đặc
điểm: có tính ổn định cao, áp dụng lâu dài.
- Pháp lệnh: Là loại văn bản dùng để quy định những vần đề về chính sách,
về chế độ của Nhà nước và những vần đề cấp bách trong quản lý Nhà nước
khi chưa ban hành thành Luật: VD Pháp lệnh bảo vệ rừng. Đặc điểm:
Manh tính cấp bách thực hiện sau một thời gian sẽ được xây dựng thành
Luật
- Lệnh: Là loại văn bản dùng để công bố Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, thực
hiện nghĩa vụ của Chủ tịch nước đã được Pháp luật quy định. Đặc điểm:

23
Dùng để công bố quy định, công bố tình trạng chiến tranh, đại xá, ra lệnh
tổng động viên, ban bố tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc trong từng
vùng.
- Nghị quyết: Là loại văn bản ban hành các chủ trương, chính sách của
Chính phủ thông qua dự án, kế hoạch và Ngân sách Nhà nước, phê duyệt
đề ước quốc tế, chương trình hoạt động của các cơ quan chấp hành cung
cấp, ghi lại kết luận đã được thảo luận và thông qua tại các cuộc họp. Đặc
điểm: Nghị quyết là cơ sở để ban hành các văn bản khác kể cả các văn bản
quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao hơn.
- Nghị định: Là loại văn bản dùng để:
 Ban hành các quyết định về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân
nhằm quyết định biện pháp và quản lý của Nhà nước, điều chỉnh
trên phần ranh giới, địa giới hành chính dưới cấp tỉnh, Thành phố
trực thuộc Trung ương.
 Quyết định về nghĩa vụ quyền hạn, bộ máy tổ chức của các Bộ,
các cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và các cơ
quan khác thuộc quyền của Chính phủ
 Ban hành các chính sách về chế độ thể lệ của Nhà nước
 Nghị định của Chính phủ là những vấn đề hết sức cấp thiết nhưng
chưa đủ điều kiện để xây dựng thành luật hoặc Pháp lệnh để đáp
ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước
- Quyết định: Là loại văn bản dùng để ban hành các chế độ chính sách, quy
đinh, quy chế trong cả nước hay trong một ngành, một địa phương, điều
chỉnh các công việc về tổ chức nhân sự, áp dụng từng chính sách cho từng đối
tượng. Giải quyết một số sự việc, cụ thể trong từng cơ quan.
- Chỉ thị: Là văn bản của các cơ quan cấp trên gửi cơ quan cấp dưới nhằm
truyền đạt những chủ trương chính sách, biện pháp quản lý và chỉ đạo việc
tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách đó. Đặc điểm: Loại văn bản
này không đặt ra chế độ chính sách mới
- Thông tư: Là loại văn bản dùng để hướng dẫn giải thích thì hành các văn
bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao hơn. Đặc điểm: Thường gắn
liền với một văn bản quy phạm pháp luật được loại văn bản này hướng dẫn.
2. Văn bản hành chính thông thường
- Văn bản hành chính thông thường là bộ phận không thể thiếu được trong
các cơ quan nhà nước. Nó dùng để tryền đạt, trao đổi thông tin giao dịch
giữa các cơ quan với nhau, giữa các cơ quan với cá nhân. Văn bản hành
chính thông thường có các loại sau:

24
- Kế hoạch công tác: Là đề án chương trình, kế hoạch cộng tác, là văn bản
về phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu tiến hành một nhiệm vụ công tác
trong một thời gian nhất định.
- Báo cáo: Là văn bản dùng để tổng kết, sơ kết, kết quả công tác hoặc phản
ánh sự việc vụ việc đã và đang xảy ra.
- Biên bản: Là văn bản ghi lại những sự việc đã và đang xẩy ra.
- Công văn hành chính: Là loại văn bản không có tên loại được dùng để
thông tin trong các hoạt động giao dịch, trao đổi công tác giữa các chủ thể
có thẩm quyền để giải quyết những công việc có liên quan. Công văn có
nhiều loại: công văn hướng dẫn, công văn chỉ đạo, công văn nhắc nhở,
công văn yêu cầu …
- Tờ trình: Là các loại văn bản mang tính chất trình bầy các chủ trương kế
hoạch công tác, sự việc của cơ quan cấp dưới, đề xuất với cơ quan cấp trên
xin xét duyệt
- Công điện: Là loại văn bản ngắn gọn để truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức
hoặc người có thẩm quyền có tính khẩn cấp băng phương tiện thông tin vô
tuyến hoặc hữu tuyến. Sau khi gửi công điện, nếu vấn đề cần thiết thì cơ quan
gửi công điện phải ra văn bản để gửi đến cơ quan nhận.
- Giấy giới thiệu: Là loại giấy tờ cấp cho các công chức, viên chức để thực
hiện vần đề được giao.
- Thông báo: Là loại văn bản của các cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng
và Nhà nước để công bố một quyết định quan trọng về đối ngoại và đối
nội.
IV. SOẠN THẢO VĂN BẢN
Việc soạn thảo văn bản là một công việc mà bất cứ một người văn thư
chuyên trách nào cũng phải biết. Họ phải nắm được các yêu cầu chung, yêu
cầu về nội dung, quy trình soạn thảo của một văn bản.
1. Những yêu cầu chung trong quá trình soạn thảo văn bản:
Phương thức sử dụng từ ngữ:
- Cần dùng từ đúng nghĩa sao cho từ phải biểu hiện chính xác nội dung
cần thể hiện:
 Không làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa
 Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp: đặt từ vào đúng vị trị ngữ pháp
của nó trong quan hệ từ đó với những từ khác trong câu

25
- Sử dụng từ đúng văn phong pháp luật ban hành:
 Sử dụng từ ngữ phổ thông trung tính thuộc văn viết, không dùng
từ thuộc phong cách khẩu ngữ
 Tránh sử dụng từ cổ, thần trọng dùng từ mới.
 Không dùng từ địa phương.
 Không dùng tiếng lóng, từ thông tục vì chúng sẽ làm mất đi tính
trang trọng uy nghiêm của văn bản
 Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành.
- Sử dụng từ đúng chính tả:
 Tránh các lỗi về thanh điệu
 Tránh các lỗi về vần
 Tránh các lỗi về phụ âm đầu
 Phân bố các kí hiệu biểu thị một âm
 Tránh lẫn về từ viết hoa
- Dùng từ đúng quan hệ kết hợp:
Câu trong văn bản
- Trong văn bản không được dùng các câu nghi vấn và câu cảm thán
- Hạn chế sử dụng câu phức, những câu đặc biệt chỉ được sử dụng
trong những trường hợp được quy định
- Xét theo mục đích phát ngôn của văn bản thi có: câu tường thuật và
câu mệnh lệnh
- Xét theo cấu trúc ngữ pháp thì có: Câu đơn
- Trong văn bản không được dùng dấu ? , !, … ,
Trình bầy đề mục
- Đề mục phải thể hiện được toàn vẹn hệ thống
- Đề mục dễ theo dõi và dễ sử dụng
- Đảm bảo tính logic của nội dung văn bản
2. Những yêu cầu về nội dung văn bản:
- Văn bản phải có tính mục đích

26
- Văn bản phải có tính khoa học
- Văn bản phải có tính đại chúng
- Văn bản phải có tính quy phạm
- Văn bản phải có tính khả thi
3. Quá trình chuẩn bị soạn thảo:
Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước đi cần thiết được sắp
xếp một cách khoa học để xây dựng một văn bản nhằm đạt được các yêu cầu
về hiệu quả và chất lượng của văn bản.
Quy trình soạn thảo nhằm mục đích:
 Đảm bảo cho việc thực hiện pháp luật được nghiêm minh đặc biệt là
đối với văn bản quy phạm pháp luật.
 Tránh sự chồng chéo mâu thuẫn các nội dung văn bản giữa các cơ
quan trong cùng một hệ thống hoặc trong cùng một cơ quan.
 Tuân thủ quy trình đảm bảo cho văn bản có tính trật tự logic về nội
dung
 Đảm bảo tính khoa học, tính khả thi thực tiễn cho văn bản.
Quá trình chuẩn bị soạn thảo văn bản bao gồm các bước sau
a.Sơ bộ xác định vần đề:
Khi soạn thảo văn bản phải xem xét các vấn đề trước khi soạn thảo như
mục đích ban hành văn bản, thời gian ban hành văn bản, vấn đề cần giải quyết
trong văn bản, đối tượng giải quyết trong văn bản, kết quả tác động của văn
bản.
b.Xác định tên loại văn bản:
Khi xác định tên loại văn bản phải căn cứ vào thẩm quyền ban hành
văn bản của cơ quan, nội dung vần đề cần giải quyết, mục đích yêu cầu ra văn
bản.
Nội dung của việc xác định tên loại văn bản phải so sánh giữa mục đích
của từng loại văn bản với công dụng của từng loại văn bản để chọn ra văn bản
cần sử dụng, sau đó xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn.
c.Thu thập thông tin:

27
Mỗi văn bản đều cần phải có các số liệu, dẫn chứng sự việc, căn cứ
pháp lý … Đó là thông tin cần thiết cho việc soạn thảo văn bản. Các thông tin
phải được thu thập một cách đầy đủ, khách quan, chính xác …
Mỗi loại thông tin khi thu thập đánh giá cần phải đảm bảo những tiêu
chuẩn sau:
- Thông tin phải đúng chính xác đặc trưng của sự vật hiện tượng
- Thông tin phải đủ phản ánh được mọi khía cạnh của sự việc hiện
tượng
- Thông tin phải kịp thời đúng lúc đúng thực trạng mang theo góc độ
thời gian
- Thông tin phải hệ thống có nghĩa là nắm trong một sâu chuỗi sự việc
hiện tượng có trình tự hợp lý, có trật tự rõ ràng,
- Thông tin phải khả dụng
d.Lập đề cương
Đây là bước cần thiết cho việc soạn thảo văn bản, là việc hình thành
một cách toàn diện, văn bản sẽ được soạn thảo với việc sắp xếp nội dung một
cách hợp lý, dễ hiểu.
Sắp xếp trật tự các ý sao cho khoa học và logic nhất: có các cách sắp xếp
sau
- Sắp xếp theo tầm quan trọng
- Sắp xếp theo thời gian
- Sắp xếp theo không gian
- Sắp xếp từ cụ thể đến khái quát và ngược lại
- Sắp xếp theo logic nguyên nhân và kết quả của vần đề
Chú ý: Cần phải cân nhắc kĩ các điểm cần khái quát, cụ thể và điều
chỉnh sao cho cân đối. Những điểm có nội dung giống nhau và có liên quan
chặt chẽ với nhau thì tập hợp lại trong cùng một chương, mục hoặc phần. Cần
chú ý dến biểu hiện liên kết về hình thức của văn bản; đó là hệ thống đề mục
phải thống nhất ý chính, ý phụ, thứ bậc phải rõ ràng.
e.Viết bản thảo
Dựa vào đề cương để viết bản thảo. Chú ý tuân thủ văn phong, pháp
luật hành chính. Bản thảo viết song phải được kiểm tra từng khâu.
f.Trao đổi ý kiến và sửa chữa bản thảo

28
Trao đổi ý kiến của lãnh đạo cơ quan để nắm được tư tưởng chỉ đạo. Lấy
ý kiến của các cơ quan hữu quan để đảm bảo tính khách quan và trành mâu
thuẫn chồng chéo. Lấy ý kiến của các chuyên gia soạn thảo văn bản và các
chuyên gia về chuyên môn để đảm bảo nội dung đúng hình thức chuẩn. Lấy ý
kiến của bộ phận văn thư để đảm bảo các thủ tục hành chính cần thiết theo quy
định của Nhà nước.
g.Duyệt văn bản
Bản thảo văn bản phải được duyệt trước khi đánh máy trình ký và được
làm thủ tục gửi đi, người duyệ bản thảo phải ký tắt vào bản thảo đã duyệt.
Tuỳ từng văn bản, từng cơ quan mà việc tổ chức duyệt bản thảo có
những điểm riêng.
i.Trình ký và hoàn thiện văn bản
Sau khi văn bản đã được trình ký thì phải làm thủ tục hoạn thiện về thể
thức phải đóng dấu điền ngày tháng năm ban hành lên văn bản. Những văn
bản này thi do cơ quan chuyên trách của văn thư đảm nhận.
4. Thể thức văn bản:
Thể thức văn bản là toàn bộ những yếu tố phải có trong một văn bản
được trình bầy theo các quy định và phương pháp khoa học để đảm bảo tính
chân thực giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn.
Các yếu tố phải có trong một văn bản:
- Quốc hiệu ( tiêu ngữ)
- Tác giả: Tên cơ quan, đơn vị, đoàn thể, tổ chức làm ra văn bản
- Địa danh, ngày tháng năm viết văn bản
- Số và kí hiệu của văn bản
- Tên gọi và trích yếu nội dung của văn bản
- Nội dung văn bản
- Nơi nhận
- Chữ ký
- Con dấu
Ngoài ra còn có thể có
- Dấu chỉ mức độ mật hoặc khẩn của văn bản.

29
CHƯƠNG III:
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN
I. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan hình thành ra tạo nên
một loại phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành,
quản lý của các cơ quan. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác
dụng thì vấn đề tổ chức giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan trọng
không thể xem nhẹ. Bởi vì hiệu quả của công việc quản lý, điều hành ở từng
cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thông tin ở trong
các văn bản đến kịp thời, triệt để hay không
Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp
hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con
đường bưu điện … được gọi chung là văn bản đến.
Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên
tắc kịp thời, chính xác, và thống nhất. Bảo đảm được nguyên tắc này các văn
bản đến sẽ được xử lý giải quyết ngay, không bị lẫn lộn, văn bản không bị
chuyển đi chuyển lại lòng vòng, gây nên sự chậm trễ và tốn kém thời gian và
công sức.
Trách nhiệm tổ chức quản lý và giải quyết văn bản thuộc về Chánh,
Phó Văn phòng. Trưởng, Phó phòng Hành chính của mỗi cơ quan. Bộ phận
Văn thư cơ quan trực tiếp thực hiện một số công việc cụ thể như sau:
3. Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến
a.Tiếp nhận kiểm tra, phân loại các loại văn bản đến:
- Kiểm tra văn bản do các nơi gửi đến, nếu phát hiện văn bản gửi sai đối
tượng, hoặc bì đựng tài liệu bị rách nát, có đấu hiệu bị lộ thông tin của tài
liệu … thì phải hỏi lại nhân viên bưu điện hay người chuyển văn bản.
Đồng thời phải báo cáo cho lãnh đạo văn phòng, hoặc Trưởng phòng Hành
chín có biện pháp giải quyết. Kiểm tra cả về số lượng của văn bản xem đủ
hay thiếu.
- Sau khi kiểm tra thì tiến hành phân loại văn bản: (phân làm hai loại)

30
+ Văn bản đăng ký: văn bản của cơ quan khác gửi đến
+ văn bản không phải đăng ký: Sách báo, tạp chí, thư cá nhân
b.Bóc bì đựng văn bản đến (trừ các văn bản gửi trực tiếp cho cá nhân
và các văn bản đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”).
- Nếu văn thư cơ quan tổ chức theo nguyên tác tập trung thì theo sự phân
công của lãnh đạo Văn phòng. Văn thư bóc bì văn bản , vào sổ và chuyển
đến các đối tượng liên quan.
- Bóc bì văn bản không được làm rách, mất chữ của tìa liệu. Địa chỉ nơi gửi,
dấu của bưu điện … phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết
- Những bì văn bản có đóng dấu “khẩn” “thượng khẩn” “hoả tốc” phải được
bóc bì ngay và trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.
- Văn bản gủi đến có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhân phải ký xác nhận
và đóng dấu vào phiếu gửi và chuyển trả lại cơ quan gửi để theo dõi, xử lý
kịp thời những “sự cố” trên đường vẫn chuyển có thể xảy ra
c.Đóng dấu đến
- Đóng dấu đến vào văn bản mà cơ quan nhân được. Số đến và ngày đến của
văn bản phải ghi khớp với số và ngày ghi trong sổ đăng ký văn bản đến. Số
đến ghi liện lực từ 01 bất đâu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12
hàng năm
- Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phân giấy trắng dưới số, ký
hiệu hoặc trích yếu nội dung văn bản.
d. Đăng ký văn bản đến
- Mọi văn bản đến đều phải đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến. Những cơ
quan lớn số lượng văn bản đến nhiêu thì có thể đăng ký văn bản dến vào
các sổ khác nhau như: (một sổ đăng ký văn bản mật, một sổ đăng ký của
cấp dưới và các đơn vị trực thuộc gửi lên, một sổ đăng ký văn bản của các
cơ quan khác gửi tới, một sổ đăng ký đơn thư). Nếu cơ quan có số lượng
văn bản đến hàng ngày, hàng tháng, hàng năm ít chỉ cần một sổ đăng ký
văn bản mật, một sổ đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản

31
-
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
Số
đến
Ngày
đến
Nơi
gửi
văn
bản
Số ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn
bản
Tên loại
trích yếu
nội dung
văn bản
Lư
u
hồ
sơ
số
Nơi
nhận
hoặc
ngườ
i
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
- Mẫu sổ đăng ký văn bản mật
Số
đế
n
Ngày
đến
Nơi
gửi
văn
bản
Số ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn
bản
Tên loại
trích yếu
nội dung
văn bản
Mứ
c độ
mật
Nơi
nhận
hoặc
ngườ
i
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
e.Trình các văn bản đến
- Tất cả văng bản đến, sau khi đã đăng ký, tuỳ theo chế độ công tác văn thư
của cơ quan, cán bộ công chức phụ trách công tác này phải trình ngay cho
Chánh văn phòng xem xét, nghiên cứu để quyết định phương hướng giải
quyết. Lãnh đạo Văn phòng ghi rõ văn bản được chuyển đến cá nhân, đơn
vị phải giải quyết. Văn thư cơ quan căn cứ vào đó để chuyển văn bản đến
các đối tượng có liên quan trong thời gian sớm nhất.
f.Chuyển giao văn bản đến
- Đối với những cơ quan nhỏ, các đơn vị ở chung trong một khu vực thì
không phải làm sổ chyển riêng mà sử dụng sổ đăng ký văn bản đến của cơ
quan làm sổ chuyển.
g.Sao in văn bản đến

32
- Trong thực tế hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan đơn vị cần
thiết phải sao in văn bản đến thành nhiều bản.
- Hiện nay, ở hầu hết các cơ quan sử dụng rất phổ biến các bản photocopy
đề chuyển tải thông tin đến các đối tượng có liên quan.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến là công việc phức tạp đời hỏi các
cơ quan phải quan tâm chú ý thích đáng
II. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI
Hàng ngày, các cơ quan trong khi giải quyết các công việc thuộc chức
năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề liện quan
tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy tờ mà cơ quan gửi đi (văn bản đi).
Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực
và hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Đồng thời qua đó góp
phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công
chức trong việc thực hiện nhưũng công việc được giao.
1. Khái niệm văn bản đi
Tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, điều hành công
việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối
tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
2. Ngyên tắc chung
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong
quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vi vậy, việc
tổ chức quản lý văn bản đi phải bảo đảm chính xác, kịp thời, tiếp kiệm và theo
đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do
cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan. Để tổ chức
quản lý thống nhất văn bản đi, theo nguyên tác này thì các văn bản đều phải
được quy về một đầu mối - đó là bộ phận văn thư. Và phải thực hiện một số
công việc cụ thể như sau:
3. Quy trình
a. Trình văn bản đi.
- Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho các chuyên viên
am hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị soạn thảo. Sau khi văn bản
đã được soạn và in ấn xong thì phải trình cho thủ trưởng hoặc người được
uỷ quyền ký trước khi ban hành

33
- Đối với văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần trình
văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ.
- Văn bản có nội dung phức tạp khi trình cho thủ trưởng ký nhất thiết phải
kèm theo các văn bản có liên quan gọi là hồ sơ trình ký dể người ký thẩm
tra lại nội dung văn bản khi cần thiết
b. Xem lại thể thức, ghi ngày tháng
- Công việc được giao cho bộ phận văn thư của cơ quan thực hiện. Nhiệm
vụ cụ thể ở đây là soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức theo quy
định hiện hành. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại
trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.
- Ghi số và ghi ngày tháng đới với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại
trừ bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng
nhất định, tính từ số 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12
hàng năm.
- Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều
phải thêm số 0 đằng trước để tránh sự nhầm lẫn.
- Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Số: …./PTV
Hà nội, ngày tháng năm
- Ngày tháng của văn bản ghi, sau địa danh dưới quốc hiệu
c. Đóng dấu văn bản đi
- Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ,
tức là chữ ký của thủ trưởng hoặc ngươi được uỷ quyền ký.
- Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực dấu theo quy định
chung của Nhà nước . Dấu chỉ được đóng trùm lên từ một phần tư đến một
phần ba chữ ký về phía bên trái.
d. Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyên
giao văn bản đến các đối tượng có liên quan.

34
- Các văn bản đi đều phải đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng,
đúng và đầy đủ các cột mục theo quy định. Khi đăng ký không được dùng bút
chì, không tẩy xoá, không viết tắt những từ ít thông dụng.

35
-
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:
Số và
ký hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn bản
Tên loại và
trích yếu
nội dung
Nơi nhận
văn bản
Số lượng
bản
Đơn vị hoặc
người lưu
văn bản
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
e. Chuyển giao văn bản đi
- Tất cả văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan
phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp
thời.
- Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan
đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin.
Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ,
bị ẩm ướt không bị rách, mủn. Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên
cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay người nhận, sổ và ký hiệu văn bản,
số lượng văn bản để chuyển nhanh chóng chính xác đến người nhận, tránh
mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra.
- Phải làm sổ chuyển giao văn bản đi: Đây là công việc phải hoàn tất trước khi
chuyển giao văn bản đi. Sổ chuyển giao văn bản đi có mẫu sau:
Ngày
tháng
chuyển
Số, ký hiệu
văn bản (số
phiếu gửi
phiếu
chuyển)
Số lượng
văn bản
(hoặc số
lượng bì)
Đơn vị
hoặc cá
nhân văn
bản hay bì
Ký nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6
- Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký đóng dấu, ghi số, ghi ký
hiệu, ngày tháng và đăng ký vào sổ văn bản đi phải được gửi ngay đến các
đối tượng có liên quan. Công việc này có thể gửi trực tiếp, nhưng phổ biến
là gửi theo đường bưu điện.
f. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu.

36
- Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản
lý đều được giữ hai bản chính để lưu lại, một bản gửi cho đơn vị hoặc
người thảo, một bản lưu ở văn thư
- Các tập văn bản lưu phải do bộ phận văn thư thuộc văn phòng cơ quan
quản lý chặt chẽ và thống nhất.

37
CHƯƠNG IV:
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn
bản. Dấu là thành phần biểu hiện quyền lực của nhà nước và của cơ quan
trong văn bản. Dấu là thành phần giúp cho việc chống giả mạo văn bản.
1. Sử dụng dấu
Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có
thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ (văn bản
giấy tờ chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc đóng dấu vào văn bản
giấy tờ chưa ghi nội dung.
Dấu phải đóng rõ ràng ngay ngắn. Trường hợp đóng đấu ngược, mờ
phải huỷ văn bản để làm văn bản khác.
Chỉ người được giao giữu dấu mới được đóng vào văn bản. Tất cả
những người khác không được mượn dấu để đóng vào văn bản hoặc giấy tờ
khác.
Dấu cơ quan đóng vào văn bản do cơ quan làm
Dấu Văn phòng đóng vào văn bản lấy danh nghĩa Văn phòng làm ra.
2. Bảo quản con dấu
Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ. Trường
hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa cơ quan, đơn vị, Thủ trưởng
của cơ quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo, nhưng phải bảo quản cẩn
thận và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu.
Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cẩn giữ và đóng dấu, khi
vắng phải giao lại cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.
Dấu phải để trong hòm, tủ có khoá chắc chắn trong cũng như ngoài giờ
làm việc.
Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu. Khi cần cọ rủa dấu có thể
ngâm vào xăng và dùng chổi lông để rửa.
Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xin
phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ.
Nếu để mất con dấu, đóng dấu không đúng quy đinh, lợi dụng việc bảo
quan, sử dụng để hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố
trước pháp luật (Nghị định 49 CP ngày 15/8/1996 của Chính phủ về xử phạt
Hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự)

38
Khi con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan Công an gần nhất, đồng
thời báo cáo cho cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy
tìm và thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.

39
PHẦN C:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở

Công tác văn thư ở trung tâm nghiên cứu và phát triển vùng bộ khoa học và công nghệ.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Công tác văn thư ở trung tâm nghiên cứu và phát triển vùng bộ khoa học và công nghệ.doc

Similar to Công tác văn thư ở trung tâm nghiên cứu và phát triển vùng bộ khoa học và công nghệ.doc (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 👍👍👍 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 👍👍👍 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (19)

Công tác văn thư ở trung tâm nghiên cứu và phát triển vùng bộ khoa học và công nghệ.doc